高度な差し込み印刷

フィールド コードで受信者を絞る

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フィールド コードを使用してメッセージの宛先を絞ることにより、より効果的に高度な差し込み印刷を行えます。

さらに詳しく

Word のフィールド コード

差し込み印刷

差し込み印刷の応用

メールをより効果的に使って、

メッセージを車の整備が必要な読み手にだけ表示することができます。

そうすると、あいまいな表現ではなく、ダイレクトに「整備の時期がきました」とメッセージを伝えることができます。

[アドレス帳の編集] をクリックします。 次回メンテナンスの時期を示す列を追加してあります。

[フィルター] をクリックします。 「次回メンテナンス」フィールドを選びます。 [条件] で [<=] を選びます。

[値] で今日の日付を入力します。 [OK] をクリックします。

宛先リストは、今日より古い日付の次の整備時期を示す宛先に絞られます。

ドキュメントを複数回メールで送信する場合は、フィルターの使用をおすすめします。

ドキュメント内で差し込み印刷を多く使う場合は、フィールド コードを使って短時間で宛先を絞り込むことができます。

[フィルター] をクリックして、[すべてクリア] をクリックします。 [OK] を続けて 2 回クリックします。

メールの先頭をクリックします。 [ルール] をクリックします。

差し込み印刷に関するフィールド コードを追加するのはここです。

使うフィールド コードは、「Skip Record If」です。

ここでは「姓名の姓が "福田"」などというような条件を設定できます。

条件に合う場合には、差し込み印刷の実行時、Word は該当のレコードをスキップします。

ここではコードを手入力するため、[キャンセル] をクリックします。

Alt キーを押しながら F9 キーを押し、Ctrl キーを押しながら F9 キーを押して、「SKIPIF」とスペースを入力します。 [差し込みフィールドの挿入] をクリックし、「次回メンテナンス」を選び、スペースを入力します。

大なり記号と等記号、そしてスペースを入力します。

Ctrl キーを押しながら F9 キーを押し、「DATE」を入力します。これは、ドキュメントで現在の日付を示します。

これで Word は、次回メンテナンスが現在の日付以降の場合スキップします。

比較式を実行する前に、書式スイッチを追加して両方の日付書式が一致するようにします。

フィールド コードの「次回メンテナンス」の後ろをクリックします。

スペース、「¥」記号、「@」を入力し、数値を日付として設定します。

次に引用符の間に、「Y」を 4 文字、「M」を 2 文字、「D」を 2 文字すべて大文字で入力します。

同じことを「DATE」フィールド コードでも行います。

両方のフィールド コードで同じ書式スイッチが設定されていることを確認します。 Alt キーを押しながら F9 キーを押し、もう一度 F9 キーを押してフィールドを更新します。

SKIPIF フィールド コードは非表示になり、差し込みを実行するまで Word に表示されることはありません。

では SKIPIF コードをテストしてみましょう。 「次回メンテナンス」を表示する一時的な差し込みフィールドを追加します。

[完了と差し込み] をクリックし、各ドキュメントに差し込みを実行します。 [OK] をクリックしてすべてのレコードを新しいドキュメントに差し込みます。

新しいドキュメントをスクロールして日付をご確認ください。

現在の日付より前の次の整備日を示すメールだけが表示されるはずです。

設定の確認後、このテスト用ドキュメントを削除できます。

もう 1 つ、便利な方法を覚えましょう。 フィールド コードを誤って入力したとします。

差し込みを開始する前に、[エラーのチェック] をクリックし、 [エラーの確認だけを行い、エラーを新しい文書に記録する] をクリックし、[OK] をクリックします。

無効な差し込みフィールドが表示されます。

この場合、フィールドを削除するか、データ ソースのフィールド一覧から正しい名前を選びます。

エラーが見つからない場合は、[OK] をクリックします。

最後の差し込みを行う場合は、[完了と差し込み] と [電子メール メッセージの送信] をクリックします。 件名を入力し、[OK] をクリックします。

このコースでは、フィールド コードを使って高度な差し込み印刷を実行する方法を学習しました。

フィールド コードについて詳しくは、コースのまとめにあるリンクをご覧ください。

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