フィードバックの収集ワークフローについて

フィードバックの収集ワークフローについて

重要:  この記事は機械翻訳されています。機械翻訳についての「免責事項」をお読みください。この記事の英語版を参照するには、ここをクリックしてください。

SharePoint 製品に付属のワークフローより一貫性のあるより効率的にように、ビジネス プロセスを自動化するために使用できる機能です。SharePoint のフィードバックの収集ワークフローを使用して、ドキュメントやその他の項目を 1 つまたは複数のユーザーがフィードバックのために SharePoint 製品に格納されているをルーティングすることができます。プロセスを処理する SharePoint ワークフローでの他のすべての操作を実行する必要があります。 多くの時間がすでにします。

詳しくは、「SharePoint に組み込まれているワークフローについて」をご覧ください。

重要:  フィードバックの収集ワークフローは、既定ではアクティブ化されておらず、関連付けフォームの [ワークフロー テンプレートの選択] ボックスに表示されていません。これを使用できるようにするには、サイト管理者が、サイト コレクション レベルでアクティブ化する必要があります。

すべてのことをする必要がある場合は、フィードバックの収集ワークフロー タスクの実行   完了セグメントまで下にスクロールし、それを展開します。ここでは他のセグメントのない必要があります。

手動プロセスと自動化されたワークフローの比較

SharePoint ワークフローには次の特長があります。

  • 効率的なと   一貫性のあるフィードバックの収集ワークフローがドキュメントまたはアイテムを自動的にルーティング、割り当てのレビュー タスクおよびその進捗状況を追跡アラームと必要なときに通知を送信します。ワークフローのアクティビティを監視および中央の状態] ページで、調整することができますされ、ワークフローの実行時にイベントの履歴は、完了した後、60 日間保持されます。

  • 作業の軽減    フィードバックの収集ワークフローを使うと、自分と同僚の時間と労力を減らすことができ、それと同時にフィードバック処理の合理化と標準化も実現します。

次に、非常に単純なフィードバックの収集ワークフローの図を示します。

単純なフィードバックの収集ワークフローのフローチャート

この記事を使うためのヒント

この記事の情報は、10 の展開可能なセグメントに分けて記載されています。

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ワークフローの追加、開始、監視、管理をする場合    これらの作業にまだ慣れていない場合は、初めてワークフローを設計して追加するときに、この記事の各セグメントを順番に読みながら作業することをお勧めします。情報や記事のレイアウトに慣れたら、読み直すときには必要なセグメントに直接アクセスできます。

グラフィックに関するメモ    ワークフローに関するこの一連の記事の画面イメージや概念図は、基本的に承認ワークフロー タイプに基づいています。ただし、概念や手順を明確にするために必要な場合は、この記事の画像や図をフィードバックの収集ワークフローに合わせてカスタマイズしています。

この記事の印刷について    この記事は長文です。選択したセグメントだけを印刷する場合は、印刷時にそれらのセグメントのみが展開されていることを確認してください (また、印刷物にグラフィック全体を含める場合は、縦向きではなく横向きで印刷してください)。

検索について    この記事内のテキストや用語を検索する際は、あらかじめ検索対象のセグメントがすべて展開されていることを確認してください。

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フィードバックの収集ワークフローの詳細

フィードバックの収集ワークフローの詳細

フィードバックの収集ワークフローは、SharePoint のリストまたはライブラリに保存されているドキュメントやその他のアイテムをフィードバックのために 1 人または複数のユーザーに回覧する SharePoint 機能です。このワークフローを使うと、プロセス全体の自動化、効率化、標準化が実現します。

参加者にルーティング アイテムのワークフロー

SharePoint 製品に組み込まれている基本となるフィードバックの収集ワークフローは、テンプレートとして機能します。このテンプレートを使って、複数のフィードバックの収集ワークフローをサイトに追加できます。追加する各ワークフローは、基本となるフィードバックの収集ワークフローの一意のバージョンで、それぞれが追加時に指定された設定に基づいて独自に機能します。

このセグメントのセクション

  1. どのようなフィードバックの収集ワークフローで実行できるか。

  2. フィードバックの収集ワークフローで実行できない処理

  3. この種類のワークフローを使用したことができますか。

  4. 方法はする計画、追加、実行、およびこの種類のワークフローを維持するためですか。

1. フィードバックの収集ワークフローで実行できる処理

  • 最初にフィードバックの収集ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加するときに、参加者の人数と、参加者に対してタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) かすべて同時に割り当てる (並列) かを指定できます。参加者のタスクを複数の個別のステージに分割するかどうかと、各タスクの最終的期限や実行期間を指定することもできます。これらの設定は、アイテムに対するワークフローを手動で開始するたびに変更できます。

  • ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。各参加者の対応としては、アイテムに関するフィードバックの送信、アイテムに対する変更の依頼、タスクの再割り当て、タスクの削除などが考えられます。

  • ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。

  • ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。

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2. フィードバックの収集ワークフローで実行できない処理

フィードバックの収集ワークフローは、アイテムの承認と拒否を収集したり、Web サイトの Web ページ発行を制御したりするように設計されていません。レビュー対象のアイテムを参加者が承認または拒否するワークフローを追加する場合は、「参照」の「承認ワークフローについて」をご覧ください。

また、フィードバックの収集ワークフローは、署名を収集するように設計されていません。ワークフローを使って Microsoft Word 文書、Microsoft Excel ブック、Microsoft InfoPath フォームの署名を収集する場合は、「参照」の「署名の収集ワークフローについて」をご覧ください。

Microsoft SharePoint Designer 2013 を使って、SharePoint 製品に用意されている任意のワークフローをさらにカスタマイズする方法については、Microsoft Software Developer Network (MSDN) のヘルプをご覧ください。

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3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

を追加する、   ワークフロー既定では、リストの管理アクセス許可が必要を追加するワークフローをします。(既定では、所有者グループがリストの管理権限を持つ。 と閲覧者グループのメンバー グループしない)。

を開始する、   既定でも、ワークフローが必要ですを開始するアイテムの編集権限が既に追加されているワークフローします。(メンバー グループとは、所有者グループの両方がアイテムの編集権限を既定である。 Visitors グループがない)。

所有者は、所有者グループのメンバーのみが開始できるように特定のワークフローを構成することもできます (それには、関連付けフォームの最初のページで、[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします)。

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4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

基本的な段階は次のとおりです。

  • ワークフローの実行前 (計画、追加、開始)   
    ワークフローを追加する前に、ワークフローの追加先 (1 つのリストやライブラリ、またはサイト コレクション全体) と、ワークフローの動作の詳細を計画します。ワークフローを追加して構成したら、必要な権限を持つユーザーであればだれでも、特定のアイテムに対するワークフローを開始できます。ワークフローは、自動的に実行されるように設定することもできます。自動実行は、2 つのきっかけとなるイベントのいずれかまたは両方に基づいてアクティブにできます。その状況とは、アイテムがリストまたはライブラリに追加または作成されたときと、リストまたはライブラリのアイテムが変更されたときです。

  • ワークフローの実行時 (実行、監視、調整)   
    個々 の参加者が割り当てられた作業を完了するワークフローの実行中にします。自動アラームは、タスクの期限を満たしている参加者に送信されます。その一方で、特定のワークフロー インスタンスのサーバーの全体のワークフローの状態] ページからワークフローの進捗状況を監視することができます。その同じページから実行時に、ワークフローに調整ができます。また、ワークフローのキャンセルまたはそこからが終了した場合は、必要に応じて。

  • ワークフローの実行結果 (レビュー、レポート、変更)   
    [ワークフローの状態] ページで、最大 60 日間の実行 (またはインスタンス) の履歴全体を確認できるワークフローが完了したら、します。同じ] ページで、このワークフローのバージョンのパフォーマンスに関する統計のレポートを作成できます。最後に、データがあることをする方法についてのワークフロー機能を変更するのには場合、を開くし、ワークフローを最初に追加するときに完了した関連付けフォームを編集します。

次のフロー チャートは、新しいワークフローを追加する担当者の視点でこれらのステージを示したものです。

ワークフロー プロセス

関連情報

新しいフィードバックの収集ワークフローを計画する前に、まず、この記事の許可セグメントを確認し、計画セグメントに進みます。

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許可セクションの expando アイコン

フィードバックをタスク フォームでのみ許可する、またはアイテムでも許可する

フィードバックをタスク フォームでのみ許可する、またはアイテムでも許可する

ワークフローに関する基本的な決定事項は、次の 2 つの点を検討することをお勧めします。

  • 参加者がフィードバックをタスク フォームの [コメント] フィールドでのみ送信できるようにするか、それともアイテム自体でも変更履歴とコメントを挿入できるようにするか。

  • 参加者がアイテム自体で変更履歴とコメントを挿入できるようにする場合、この操作を複数の参加者がドキュメントを同時に編集できる共同作業環境で行うか、それとも各参加者がドキュメントをチェックアウトして各自のレビュー中に単独の編集権限を持つようにするか。

これらの選択肢を明確にするうえで役立つ図を次に示します。

さまざまなモードを許可して、フィードバックを提供します。

以降は、次の点に注意しながら読み進めてください。

  • 現在チェックアウトされているアイテムでワークフローを開始することはできません。

  • "フィードバックの収集" ワークフローには、レビュー対象のアイテムに変更が加えられた場合にワークフローを即座に取り消すオプションがあります。

  • アイテムに変更履歴とコメントを挿入できるのは、アイテムをその作成元のプログラムのインストール バージョンで開いている場合だけです。そのプログラムの Web アプリケーション バージョンで開いている場合は挿入できません。

このセグメントのセクション

  1. フィードバックをタスク フォームでのみ許可します。

  2. フィードバックをタスク フォームとアイテム (共同作業バージョン) の両方で許可します。

  3. フィードバックをタスク フォームとアイテム (単独アクセス バージョン) の両方で許可します。

1. フィードバックをタスク フォームでのみ許可する

これには、機械的に最も簡単な方法という利点があります。参加者が変更を提案する方法は 2 つだけで、その両方でタスク フォームが使われます。

  • コメントを送信する。

  • ワークフローの実行中にアイテムに変更を加えるように依頼する。

主な欠点は、もちろん、参加者が特定の変更をアイテムで直接指定することができない点です。提案する変更の数が多いほど、参加者はアイテムで直接作業したいと考えるようになります。

アイテムの変更からの保護に関するメモ   確認する最も簡単な方法参加者しない 't変更アイテム自体では、実行中にアイテムをチェック アウトします。現在チェック アウトされている任意の項目を少し方法戻るとおり、ワークフローの開始ことはできません。

この問題に対処する方法は 2 つあります。

  • ワークフローが開始されるまで待ってから、実行中にアイテムをチェックアウトします (ワークフローが自動的に開始される場合は、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに自分の名前が表示されていることを確認します。その後、アイテムでワークフローが開始されたことを示す通知を受け取ったら、そのアイテムをチェックアウトします)。この方法には、アイテムをチェックアウトしている間は同じアイテムで他のワークフローを開始できないという制限があります。

  • あるいは、アイテムをチェックインしたままで、アイテムのチェックアウトもそのアイテムでの変更も行わないことを重要事項として参加者に知らせる方法もあります。もちろん、タスク通知に含めるメモにこの指示を追加することをお勧めします。"フィードバックの収集" ワークフローに参加したことがないユーザーには、さらに詳しく説明することをお勧めします (ワークフローの開始前に個別に電子メールを送信したり、参加者に直接説明したりしてください)。

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2. フィードバックをタスク フォームとアイテムの両方で許可する (共同作業バージョン)

この場合は、すべての参加者がアイテムを常に使用できます。他の参加者がレビューを完了するまで待ってから自分のレビューを開始する必要はありません。このような柔軟性は、SharePoint 製品のグループ作業機能によって実現しています。

参加者には次の必要事項を知らせます。

  • 変更を行う間、アイテムをチェックインしたままにする。

  • アイテムをその作成元のプログラムのインストール バージョンで開く (そのプログラムの Web アプリケーション バージョンで開かない)。

  • 変更を行ったりコメントを挿入したりする前に、変更の追跡を有効にする。

  • 変更をサーバーに保存する。

前述のように、"フィードバックの収集" ワークフローには、レビュー対象のアイテムに変更が加えられた場合にワークフローを即座に取り消すオプションがあります。そのオプションをオンにすると、参加者がアイテムに対する変更を初めて保存するときに (変更履歴やコメントの場合でも) ワークフローは即座に取り消されます。

また、アイテム自体で変更を行うことができるようにする場合は、リストまたはライブラリの [バージョン設定] で、[ドキュメントを編集する前に必ずチェックアウトする] を [いいえ] に設定します。

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3. フィードバックをタスク フォームとアイテムの両方で許可する (単独アクセス バージョン)

この場合は、一度に 1 人の参加者のみがアイテムをチェックアウトして変更を行うことができます。

  • ワークフローのタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) 場合は、おそらく問題ありません。

  • タスクをすべて一度に割り当てる (並列) 場合は、別の参加者の作業が完了してアイテムにアクセスできるようになるまで待つことが必要になる場合があります。

アイテムがチェックアウトされているときはそのアイテムでワークフローを開始できないので、このワークフローを実行する前にアイテムがチェックインされていることを確認する必要があります。

参加者には次の必要事項を知らせます。

  • アイテムを開く前にチェックアウトする。

  • アイテムをその作成元のプログラムのインストール バージョンで開く (そのプログラムの Web アプリケーション バージョンで開かない)。

  • 変更を行ったりコメントを挿入したりする前に、変更の追跡を有効にする。

  • 変更をサーバーに保存し、作業が完了したらすぐにアイテムを再度チェックインする。

前述のように、"フィードバックの収集" ワークフローには、レビュー対象のアイテムに変更が加えられた場合にワークフローを即座に取り消すオプションがあります。そのオプションをオンにすると、参加者がアイテムに対する変更を初めて保存するときに (変更履歴やコメントの場合でも) ワークフローは即座に取り消されます。

関連情報

新しいフィードバックの収集ワークフローを計画する準備ができたら場合、は、この記事の計画セグメントに進みます。

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新しい "フィードバックの収集" ワークフローを計画する

新しい "フィードバックの収集" ワークフローを計画する

このセグメントでは、"フィードバックの収集" ワークフローのバージョンを追加する前に決定する必要がある事項やまとめておく必要がある情報について説明します。

場合は、既にこの種類のワークフローを追加し、必要な特定の手順を確認する方法を理解できたらは、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に直接移動できます。

このセグメントのセクション

  1. テンプレートとバージョン

  2. 関連付けフォームをについてください。

  3. 12 の検討事項

1. テンプレートとバージョン

SharePoint 製品に付属のワークフローはマスター テンプレートとして機能します。このテンプレートに基づいて、個々の具体的なワークフローをリスト、ライブラリ、サイト コレクションに追加します。

たとえば、"フィードバックの収集" ワークフローを追加するときに実際に追加されるのは、全般的な "フィードバックの収集" ワークフロー テンプレートの 1 つのバージョンです。それぞれのバージョンに独自の名前と独自の設定を決めておき、個別のバージョンを追加するときに関連付けフォームで指定します。これにより、"フィードバックの収集" ワークフローのマスター テンプレートに基づくすべてのバージョンにそれぞれの用途に応じた名前と設定を適用して、複数のワークフローを追加することができます。

次の図では、"承認" ワークフロー テンプレートに基づく 3 つのワークフローが追加されています。各ワークフローは、単一のライブラリのすべてのコンテンツ タイプ、単一のライブラリの単一のコンテンツ タイプ、サイト コレクション全体の単一のコンテンツ タイプにそれぞれ対応しています。

ワークフローの承認テンプレートに基づく 3 つのワークフロー

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2. 関連付けフォームについて

付属のワークフロー テンプレートのいずれかに基づく新しいワークフロー バージョンを追加するときは、関連付けフォームで新しいバージョンの機能を指定します。

次のセクションで、関連付けフォームに入力する際の一連の検討項目について説明します。その前に、フォームとそのフィールドに簡単に目を通しておきましょう。

関連付けフォームの最初のページ

開始フォームの最初のページ

関連付けフォームの 2 番目のページ

特定の開始フォーム フィールドで関連付けフォームの 2 ページ目

注: 2 ページ目の赤いボックス内のフィールドは開始フォームにも表示されます。開始フォームはワークフローを手動で開始するたびに表示され、その実行でのみ適用する設定を編集できます。

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3. 12 の検討事項

このセクションの検討事項をすべて確認すれば、ワークフローを追加する準備が整います。

  1. 適切なワークフローの種類がよいですか。

  2. 1 つのリスト、ライブラリ、またはサイト コレクション全体か。(と)コンテンツ タイプを 1 つまたはすべてのコンテンツ タイプですか。

  3. 適切な名前とは何ですか。

  4. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規ですか?

  5. 方法などをだれがこのワークフローは開始するか

  6. 操作このいずれかから継承するコンテンツ タイプも、このワークフローを取得します。

  7. 参加者: 参加者と順序ですか。

  8. どのような追加情報参加者が必要ですか。

  9. フィードバックをタスク フォームでのみ、か、アイテムですか。

  10. タスクの期限ですか。

  11. このワークフローが終了する場合

  12. 通知する必要がある相手ですか。

01. ワークフローの種類が適切かどうか

この記事では、フィードバックの収集 – SharePoint 2013とメニューに表示されるワークフロー テンプレートに関するものです。このワークフロー タイプが最適な選択肢であることを確認していない場合は、この記事の方法を確認してセグメントに戻ってください。利用可能なその他のワークフロー テンプレートの詳細については、 SharePoint に組み込まれたワークフローについて、「参照」セクションの記事を参照してください。

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02. 1 つのリストまたはライブラリとサイト コレクション全体の比較、 および、1 つのコンテンツ タイプとすべてのコンテンツ タイプの比較

"フィードバックの収集" ワークフローの新しいバージョンは、1 つのリストまたはライブラリだけで使用できるようにすることも、サイト コレクション全体で使用できるようにすることもできます。

  • 1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、すべてのコンテンツ タイプで実行するか 1 つのコンテンツ タイプのみで実行するかを設定できます。

  • サイト コレクション全体に対するワークフローを追加する場合は、必ず 1 つのサイト コンテンツ タイプのみで実行するように設定する必要があります。

サイト コレクションのマップ。3 通りの追加方法が説明されています。

コンテンツ タイプとは

SharePoint のリストまたはライブラリに格納されるドキュメントやその他のアイテムは、さまざまなコンテンツ タイプに属します。コンテンツ タイプには、ドキュメントExcel スプレッドシートのような基本となる汎用的なものから、契約書製品設計仕様書のような高度に専門的なものまであります。SharePoint 製品に既定で用意されているコンテンツ タイプもありますが、それらをカスタマイズして使えるほか、独自に作成して追加することもできます。

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03. 適切な名前

ワークフロー バージョンの名前を付けるときは、次の点を考慮します。

  • どのような目的に使うかを明確に示す。

  • 他のワークフローとの違いを明確に示す。

編集者のグループに属しているとします。このグループでは、"フィードバックの収集" ワークフローを 2 つ使います。

  • 最初のワークフローは、グループのメンバーが提出した各ドキュメントに対して実行します。このワークフローでは、グループの管理者からのフィードバックだけを収集します。

  • 2 つ目のワークフローは、グループのメンバー以外が提出した各ドキュメントに対して実行します。このワークフローでは、グループのすべてのメンバーからのフィードバックを収集します。

最初のワークフローの名前を付けることがあります送信フィードバック内と 2 つの外側フィードバックの送信します。

ヒント: 他のワークフローと同様に、名前付け規則を統一して、ワークフローにかかわるすべての人がその規則に習熟するようにすることをお勧めします。

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04. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

タスク リストと履歴リストについては、サイトの既定のリストを使うか、その他の既存のリストを使うか、そのワークフロー専用の新しいリストを要求することができます。

  • サイトに多数のワークフローがある場合や一部のワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、ワークフローごとに新しいリストを要求することを検討してください (管理するリストが長すぎると、パフォーマンスが低下する可能性があります。短いリストを複数管理する方が、長いリストを 1 つ管理するよりもすばやく簡単に処理できます)。

  • ワークフローのタスクや履歴に、通常のリストとは別に保持することが望まれる機密データが含まれる場合は、そのワークフロー用に新しい別のリストを用意する必要があることを明示的に指定してください (ワークフローを追加したら、新しいリストに対する適切な権限を設定してください)。

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05. このワークフローをだれがどのように開始するか

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

  • 特定のドキュメントまたはアイテムに対して "フィードバックの収集" ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームという別のフォームが表示されます。開始フォームには、関連付けフォームの 2 ページ目の設定のほとんどが含まれます。このフォームを使って、ワークフローを開始するユーザーは、[開始] をクリックする前にそれらの設定 (現在のインスタンスの設定のみ) を変更することができます。

  • 自動開始の場合は、開始フォームは表示されないため、関連付けフォームで指定された既定の設定が変更されずにそのまま使われます。

次の図に、手動開始と自動開始の違いを示します。

手動と自動の開始のフォーム比較

開始フォームに加えた変更は、ワークフローの現在のインスタンスの中に適用されているのみです。ワークフローの永続的な,既定の設定を変更するには、この記事の変更セグメントで説明するように、元の関連付けフォームを編集します。

手動開始

手動開始を許可すると、必要な権限を持つすべてのユーザーが、対応するアイテムに対するワークフローをいつでも開始できるようになります。

手動開始の利点としては、選択した場合にしかワークフローが実行されないこと、ワークフローを実行するたびに開始フォームを使って設定を変更できることなどがあります。

簡単な例    チーム メンバー以外が作成したアイテムのみにワークフローを実行するために、ワークフローを手動開始のみに設定すると、自分やチーム メンバーが作成したアイテムに対してワークフローを自動的に実行することができなくなります (それを回避するには、チーム メンバーが作成したアイテムのリストやライブラリと、それ以外のすべての作成者によるアイテムのリストやライブラリを、別々に管理する方法があります。このようにすると、外部の作成者のリスト以外では、ワークフローを自動的に実行できます)。

手動開始の主な欠点は、ワークフローを実行する必要があるときに忘れずに実行するように注意が必要なことです。

自動開始

次のどちらかまたはそれぞれの状況でワークフローが自動的に開始されるように設定することができます。

  • リストやライブラリで新しいアイテムが作成またはアップロードされたとき。

  • リストやライブラリに既に格納されているアイテムが変更されたとき。

自動開始の利点は、ワークフローの開始を意識する必要がないことです。きっかけとなる状況が発生するたびに自動的に開始されます。

簡単な例    予算ライブラリにアップロードまたは作成されたすべての予算を組織の経理担当者が確認する必要があるとします。この場合、そのライブラリに "フィードバックの収集" ワークフローを追加して、経理担当者を唯一の参加者として指定することができます。また、新しいアイテムがリストに追加 (作成) されるたびにワークフローが自動的に開始されるように設定できます。このようにすると、経理担当者は常に最新の情報を確認できます。

自動開始には次の 2 つの欠点があります。

  • きっかけとなるイベントが発生するたびにワークフローが必ず実行され、実行を回避することができません。

  • 個々のワークフローの開始時に設定を変更することはできません。

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06. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加するときは、サイト コレクション内のワークフローの追加先のコンテンツ タイプを継承する他のすべてのコンテンツ タイプにもワークフローを追加することができます (1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、このオプションは関連付けフォームに表示されません)。

ノート

  • 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

  • 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。

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07. 参加者: 参加者と順序

レビュー タスクの割り当て先の各ユーザーには、名前または電子メール アドレスを指定する必要があります。

単一ステージと複数   ステージですか。レビュー タスクの 1 つだけのステージまたは複数のステージがあることができます。複数のステージがあれば、1 つずつステージが実行されます。

並列レビューと順次   が確認するか。任意の 1 つのステージの参加者に割り当てる (並列) で同時にすべてのレビュー タスクがあるかに指定した順序でレビュー タスクに割り当てられている 1 つずつ (順次) を選択できます。シリアルのオプションをたとえばを設定する場合、ワークフローの拒否を最初に便利なことができます: 参加者したいかどうかは、レビューのコンテキストの一部として、以前の参加者のコメントを参照できるようにするにさらにします。

ここでは、簡単なシナリオを使って、複数のステージで順次レビューを行う場合の利点をいくつか示します。

玉原さんが新しい "フィードバックの収集" ワークフローを追加しているとします。玉原さんは、自分で各アイテムをレビューする前に、同僚の早川さんと上川さんにレビューを依頼したいと考えています。こうすることで、自分のレビューを開始する前に 2 人のコメントを確認できます。このように設定するには、次の 2 つの方法があります。

  • 順次レビュー   の早川さんと上川さんは、最初の 2 つの参加者とは、3 番目の 1 つの段階順次レビューをフランク設定を確認します。
    この契約環境で早川さんする必要があります、フィードバックを送信前に、小林さんのタスクが割り当てられています。小林する必要があります自分のフィードバック フランクのタスクが割り当てられる前にします。
    フランクが自分の 1 つの段階順次レビューを設定する方法を示します。
    順次ステージが強調された設定を示すフォーム

  • ワークフローの 2 つのステージを設定を使って 2 つの   段階早川さん彼女を開始する前に完了するを待つ上川さんがないように場合フランクが、校閲、同時に割り当てるには、早川さんと上川さん: 最初の早川さんと上川さんのレビューの並列ステージs、およびのみ、自分の個別のステージを確認します。最初の段階が完了していない場合は、2 番目の段階ことはありませんが起動します。
    フランクが、2 つのステージの並列レビューを設定する方法を示します。
    並列ステージが強調された設定を示すフォーム

次の図は、両方の方法を示したものです。

順次ワークフローと 2 つのステージのワークフローを並べて表示

外部からの参加者    SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。

次に、そのプロセスの図を示します。

外部からの参加者を含めるためのプロセス フロー チャート

を各グループ全体または各グループのメンバーに 1 つのタスクを割り当てるか?   グループ アドレスまたは配布リストを追加するには、ワークフロー参加者の間で、 1 つのタスクメンバーグループの割り当てまたは割り当てのワークフローはあることができますにタスクを 1 つだけ、 グループの全体 (も送信します。通知の各メンバーにその 1 つのタスク)。グループ全体に 1 つだけのタスクが割り当てられると、グループのメンバーできる要求し、その 1 つのタスクを完了します。(この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます)。

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08. 参加者が必要とする追加情報

関連付けフォームには、指示、要件の詳細、リソースなどを指定できるテキスト フィールドがあります。

このテキスト フィールドにおける検討事項は次のとおりです。

  • 問題や疑問点があった場合、参加者はだれに問い合わせるべきか。

  • 校閲者がフィードバックのタスク フォームでのみ送信できるかも挿入できる変更履歴とコメントのアイテム itself?

  • 校閲者がアイテム自体に変更履歴とコメントを挿入できるようにする場合、変更を行う前にアイテムをチェックアウトするか、それとも複数の校閲者が同時に作業できるようにアイテムをチェックインしたままにするか。

  • 割り当てる場合は、ワークフローが 1 つのタスクのみを各グループまたは配布リストに、メンションを付けるここでこのような各グループのメンバーが完了する前に、タスクを要求する必要があります。これにより、グループの他のメンバーは、同じタスクを開始することで時間を無駄しません。(この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます)。

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09. フィードバックをタスク フォームでのみ許可するか、アイテムでも許可するか

この重要な質問に関連するいくつかの注意事項があります。既にまだ登録していない場合、は、[開き、詳細については、この記事の許可セグメントを読みます。

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10. タスクの期限

ワークフロー タスクの期限は、次のいずれかまたは両方の方法で指定できます。

カレンダー日付で指定する    すべてのタスクの期限とするカレンダー日付を 1 日だけ指定できます。

  • 、自動的に開始するワークフローを設定する場合は、通常はべきで 'tは、このオプションを使用します。日付を指定した値しませんが自動的に調整するたびに現在の日付を基準ワークフローが自動的に開始するためです。

タスク期間で指定する    各タスクの実行期間を、そのタスクが割り当てられた日を開始日として日数、週数、または月数で指定できます。

  • カレンダーで指定された期限は、タスク期間の指定よりも優先されます。つまり、今日が 6 月 10 日である場合、実行期間が 3 日間で、カレンダーで期限が 6 月 11 日と指定されているタスクが今日割り当てられたとすると、タスクの期限は 6 月 13 日 (3 日間の最終日) ではなく、6 月 11 日 (カレンダーで指定された期限) になります。

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11. このワークフローが終了するタイミング

不要なレビューに時間を浪費しないようにするために、アイテムに変更が加えられた場合にワークフローを即座に取り消すことができます。

このオプションをオンにした場合、参加者はタスク フォームでのみフィードバックを送信できます。つまり、アイテム自体に変更履歴とコメントを挿入することはできません。挿入するとアイテムが変更され、ワークフローが取り消されるためです。このオプションをオンにする場合は、[依頼] フィールドに、レビュー対象のアイテムで直接変更を行わないように参加者に指示するメモを含めてください。

注:  現在チェックアウトされているアイテムに対してワークフローを開始することはできません。レビュー対象のアイテムの変更を防ぐには、ワークフローの開始後にそのアイテムをチェックアウトします (ただし、アイテムがチェックアウトされている間は、そのアイテムで他のワークフローを開始できません)。

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12. 通知する必要がある相手

関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに、このワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前またはアドレスを入力できます。

  • このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

関連情報

場合は、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに新しいフィードバックの収集ワークフローを追加する準備ができたら、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に移動します。

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追加のセクションの概念のアイコン

"フィードバックの収集" ワークフローを追加する (1 つのリストまたはライブラリのみ)

"フィードバックの収集" ワークフローを追加する
(1 つのリストまたはライブラリのみ)

ワークフローの追加を使い慣れているいない場合、このセグメントの手順を実行する前に、この記事で上記の方法を確認して入力値の種類、および計画セグメントを確認すると便利なことがあります。

このセグメントのセクション

  1. 始める前に

  2. ワークフローを追加します。

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

電子メール    ワークフローで電子メール通知やアラームを送信するには、SharePoint サイトで電子メールを有効にする必要があります。この設定が完了しているかどうかわからない場合は、SharePoint 管理者に確認してください。

アクセス許可   既定の設定は、リスト、ライブラリ、ワークフローを追加するリストを管理する権限を持つサイト コレクションまたはする必要があります。(既定では、所有者グループがリストの管理権限を持つ。 メンバーのグループと閲覧者グループしません。権限の詳細については、セグメントをご覧ください方法を確認してこの記事の。)

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

  1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、またはいずれか 1 つのコンテンツ タイプで実行するワークフローのすべてのすべてのコンテンツ タイプ)、指定し、[ワークフローの追加] をクリックします。
    すべてのコンテンツ タイプにワークフロー ページを追加して、吹き出しになったワークフローを追加します。

  5. 関連付けフォームの最初のページを入力します
    (図の後に手順を示してあります)。

段落番号付きの吹き出し付きの関連付けフォームの最初のページ

吹き出し番号 1

コンテンツ タイプ

既定の選択の [すべて] のままにするか、特定のコンテンツ タイプを選びます。

吹き出し番号 2

ワークフロー

[フィードバックの収集 – SharePoint 2013] テンプレートを選びます。

注:  [フィードバックの収集 – SharePoint 2013] テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、このテンプレートがサイト コレクションまたはワークフローでアクティブ化されているかどうかを確認してください。

吹き出し番号 3

名前

このワークフローの名前を入力します。このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。

ワークフローの名前付けに関するヒントについては、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

タスク リスト

このワークフローで使うタスク リストを選びます。既存のタスク リストを選ぶか、[タスク (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。

代わりに新しいタスク リストを既存の選択など) を作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 5

履歴一覧

このワークフローで使う履歴リストを選びます。既存の履歴リストを選ぶか、[新しい履歴リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。

代わりに新しい履歴リストを既存の選択など) を作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 6

開始オプション

このワークフローを開始する方法を指定します。

さまざまなオプションについては、この記事の計画セグメントをご覧ください。

  1. このフォームの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

  2. 関連付けフォームの 2 ページ目を入力します
    (図の後に手順を示してあります)。

    注: SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、この関連付けフォームの 2 ページ目にある最初のいくつかのオプション (次の図にある番号 1 ~ 7。つまり、[割り当て先] から [CC] まで) が表示され、その 1 つのインスタンスのみについて、これらのオプションを変更できます。

段落番号付きの吹き出し付きの関連付けフォームの 2 ページ目

吹き出し番号 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

  • タスクを 1 つずつ割り当てる場合 (順次)   
    タスクを割り当てる順に名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクを同時に割り当てる場合 (並列)   
    名前やアドレスの順序は気にしなくてかまいません。

  • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
    外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 2

順序

タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。

順次ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 3

新しいステージの追加

最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

グループの展開

  • [割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

  • だけ 1 つ には、各タスクが割り当てられている全体のグループをフィールドに入力するのに割り当てる]チェック ボックスをオフ] このチェック ボックス。(グループの各メンバーは、タスク通知を受け取るが、いずれかのメンバーが要求してグループ全体の代理として 1 つのタスクを完了します。ありますこの記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順について。)

吹き出し番号 5

要求

ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

  • 質問や問題がある場合の連絡先

  • かどうかをタスク フォームでのみ、またはアイテム自体でも、フィードバックを送信できます。(したり、アイテムの場合かどうか校閲者がドキュメントをチェック アウト チェックのままにする必要があります。)
    詳細については、この記事の許可セグメントをご覧ください。

  • 必要に応じて、引き受けている単一のタスクに関するメモに割り当てられているグループ全体または配布リストです。
    この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます。

吹き出し番号 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

  • このワークフローが常に自動的に開始される場合は、[すべてのタスクの期限] フィールドを空のままにし、この 2 つの [期間] フィールドだけを使用して期限を制御することをお勧めします。ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームで正確な期限を常に指定することができます。

詳細については、期限を使用して、タスクの期間を使用する場合は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 7

CC

ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。

  • フィールドの名前を入力は 'ワークフロー タスクの割り当て、その結果

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

吹き出し番号 8

ワークフローの終了

レビュー対象のアイテムが変更されたら即座にワークフローを停止して取り消すには、このオプションを選びます。

このオプションを選ぶ場合、校閲者はワークフローを終了しない限り追跡対象の変更およびコメントを追加できないことに注意してください。

  1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに移動し、新しいワークフローをテストするのには、最初のインスタンスを開始します。

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追加のセクションの概念のアイコン

"フィードバックの収集" ワークフローを追加する (サイト コレクション全体)

"フィードバックの収集" ワークフローを追加する
(サイト コレクション全体)

ワークフローの追加を使い慣れているいない場合、このセグメントの手順を実行する前に、この記事で上記の方法を確認して入力値の種類、および計画セグメントを確認すると便利なことがあります。

このセグメントのセクション

  1. 始める前に

  2. ワークフローを追加します。

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

サイトの電子メールの通知とアラーム、電子メールを送信するワークフローの順序でメールを有効にする必要があります。確認、これが既に完了していない場合は、SharePoint 管理者に確認してください。

アクセス許可   SharePoint の既定の設定は、リスト、ライブラリ、ワークフローを追加するリストを管理する権限を持つサイト コレクションまたはする必要があります。(既定では、所有者グループがリストの管理権限を持つ。 メンバーのグループと閲覧者グループしません。権限の詳細については、セグメントをご覧ください方法を確認してこの記事の。)

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [設定] アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

    注:  サイト コレクション全体に追加されたワークフローは、単一のコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ追加されます。

    ドキュメント コンテンツ タイプ。タイプが強調されています。

    1. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
      [設定] セクションの [ワークフロー設定]

    2. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] リンクをクリックします。
      [ワークフローの追加]

    3. 関連付けフォームの最初のページを入力します
      (図の後に手順を示してあります)。

段落番号付きの吹き出し付きの関連付けフォームの最初のページ

吹き出し番号 1

ワークフロー

[承認 – SharePoint 2013] テンプレートを選びます。

注:  [承認 – SharePoint 2013] テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、このテンプレートがサイト コレクションまたはワークフローでアクティブ化されているかどうかを確認してください。

吹き出し番号 2

名前

このワークフローの名前を入力します。このサイト コレクションのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。

ワークフローの名前付けに関するヒントについては、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 3

タスク リスト

このワークフローで使うタスク リストを選びます。既存のタスク リストを選ぶか、[タスク (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。

代わりに新しいタスク リストを既存の選択など) を作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

履歴一覧

このワークフローで使う履歴リストを選びます。既存の履歴リストを選ぶか、[新しい履歴リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。

代わりに新しい履歴リストを既存の選択など) を作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 5

開始オプション

このワークフローを開始する方法を指定します。

さまざまなオプションについては、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 6

リストおよびサイト コンテンツ タイプを更新しますか。

このコンテンツ タイプを継承する他のすべてのサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプに、このワークフローを追加する (関連付ける) かどうかを指定します。

  • 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

  • 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。

  1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

  2. 関連付けフォームの 2 ページ目を入力します
    (図の後に手順を示してあります)。

    注: SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、この関連付けフォームの 2 ページ目にある最初のいくつかのオプション (次の図にある番号 1 ~ 7。つまり、[校閲者] から [CC] まで) が表示され、その 1 つのインスタンスのみについて、これらのオプションを変更できます。

段落番号付きの吹き出し付きの関連付けフォームの 2 ページ目

吹き出し番号 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

  • タスクを 1 つずつ割り当てる場合 (順次)   
    タスクを割り当てる順に名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクを同時に割り当てる場合 (並列)   
    名前やアドレスの順序は気にしなくてかまいません。

  • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
    外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 2

順序

このステージのタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。

順次ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 3

新しいステージの追加

最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

グループの展開

  • [割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

  • 1 つだけのタスクに割り当てられている が全体のグループが、このチェック ボックスはオフに割り当てるフィールドに入力します。(グループの各メンバーは、タスク通知を受け取るが、いずれかのメンバーが要求してグループ全体の代理として 1 つのタスクを完了します。ありますこの記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順について。)

吹き出し番号 5

要求

ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

  • 質問や問題がある場合の連絡先

  • かどうかをタスク フォームでのみ、またはアイテム自体でも、フィードバックを送信できます。(したり、アイテムの場合かどうか校閲者がドキュメントをチェック アウト チェックのままにする必要があります。)
    詳細については、この記事の許可セグメントをご覧ください。

  • 必要に応じて、引き受けている単一のタスクに関するメモに割り当てられているグループ全体または配布リストです。
    この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます。

吹き出し番号 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

  • このワークフローが常に自動的に開始される場合は、[すべてのタスクの期限] フィールドを空のままにし、この 2 つの [期間] フィールドだけを使用して期限を制御することをお勧めします。ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームで正確な期限を常に指定することができます。

詳細については、期限を使用して、タスクの期間を使用する場合は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 7

CC

ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。

  • フィールドの名前を入力は 'ワークフロー タスクの割り当て、その結果

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

吹き出し番号 8

ワークフローの終了

レビュー対象のアイテムが変更されたら即座にワークフローを停止して取り消すには、このオプションを選びます。

このオプションを選ぶ場合、校閲者はワークフローを終了しない限り追跡対象の変更およびコメントを追加できないことに注意してください。

  1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに移動し、新しいワークフローをテストするのには、最初のインスタンスを開始します。

セグメントの先頭へ|記事の先頭へ

開始] セクションの概念のアイコン

フィードバックの収集ワークフローの開始

フィードバックの収集ワークフローの開始

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

  • 必要な権限を持つすべてのユーザーはいつでも手動で開始できます。

  • 自動的に指定したトリガーとなるイベントが発生するたびに、リストにアイテムを追加するときに、または、ライブラリたびに、リスト内にあるアイテムが何らかの形で変更します。
    (きっかけのイベントまたはイベントが指定されて、関連付けフォームの最初のページで、元を追加して、ワークフローの構成の中に。詳細については、参照、この記事の計画セグメント)。

注: 現在チェックアウトされているアイテムに対してワークフローを開始することはできません (ワークフローが開始したであれば、任意のアイテムをチェックアウトできます。ただし、その後は、そのアイテムをチェックインして戻すまで、そのアイテムに対してそれ以上のワークフローを開始することはできません)。

このセグメントのセクション

  1. ワークフローを自動的に開始します。

  2. ワークフローを手動で開始します。

  3. リストまたはライブラリから手動で開始します。

  4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始します。

1. ワークフローを自動的に開始する

ワークフローが自動的に開始されるように構成されている場合は、きっかけとなるイベントが発生するたびに、きっかけとなったアイテムに対してワークフローが実行されます。

ワークフローが開始されると、最初のタスクが割り当てられ、タスク通知が各割り当て先に送信されます。また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

注: 自動的に開始する新しいワークフローが追加されると、すべてのタスクの期限] フィールド (関連付けフォームの 2 ページ目) は、通常は空白のまま、明示的な日付値の指定がされないため自動的に、ワークフローを開始するたびに日付を基準自体を調整します。詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

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2. ワークフローを手動で開始する

権限に関するメモ   通常は、ワークフローを開始するアイテムの編集権限が必要です。(既定で、[メンバー] グループとは、所有者グループには、このアクセス許可を持って両方が、閲覧者グループは使用できません。ただし、所有者こともできます、ワークフローのワークフローで単位でワークフローを開始したユーザーのリストの管理権限を要求します。このオプションを選択するには、所有者基本的に指定できます、およびその他の所有者のみが特定のワークフローを開始できます。詳細については、セグメントをご覧ください方法を確認してこの記事の。)

ワークフローを開始する場所

次のいずれかの場所からワークフローを手動で開始できます。

  • アイテムが保存されているリストまたはライブラリから

  • から項目自体の内部、作成元の Microsoft Office プログラムで開かれています。(このする必要があります、完全にインストールされているプログラムや web アプリケーション バージョンではありませんに注意してください)。

このセグメントの残りの 2 つのセクションでは、両方の方法の手順を説明します。

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3. リストまたはライブラリから手動で開始する

  1. ワークフローを実行する対象のアイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選び、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー] グループで [ワークフロー] をクリックします。

  3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [新しいワークフローの開始] で、実行するワークフローをクリックします。
    ワークフロー開始のリンク

  4. 開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を行います。

    注: 開始フォームで、ここでは、行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスの中に使用のみです。ワークフローが実行されるたびに適用される変更を加える場合は、またはしないこのフォームに表示されるワークフローの設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントを参照してください。

段落番号付きの吹き出しを含む開始フォーム

吹き出し番号 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。

  • タスクを 1 つずつ割り当てる場合   
    タスクを割り当てる順に名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクを同時に割り当てる場合   
    名前やアドレスの順序を考慮する必要はありません。

  • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
    外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 2

順序

各セグメントでタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かの指定が、意図したとおりであることを確認します。

順次ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 3

新しいステージの追加

現在構成されているステージ以外に必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

グループの展開

  • [割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

  • ごとに 1 つだけのタスクが割り当てられているが全体のグループが入力したオフへの割り当てフィールドに、このチェック ボックスを使用します。(グループの各メンバーは、タスク通知を受け取るが、いずれかのメンバーが要求してグループ全体の代理として 1 つのタスクを完了します。ありますこの記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順について。)

吹き出し番号 5

要求

ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

  • 質問や問題がある場合の連絡先

  • かどうかをタスク フォームでのみ、またはアイテム自体でも、フィードバックを送信できます。(したり、アイテムの場合かどうか校閲者がドキュメントをチェック アウト チェックのままにする必要があります。)
    詳細については、この記事の許可セグメントをご覧ください。

  • 必要に応じて、引き受けている単一のタスクに関するメモに割り当てられているグループ全体または配布リストです。
    この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます。

吹き出し番号 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

詳細については、期限を使用して、タスクの期間を使用する場合は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 7

CC

必要に応じて追加または削除を行います。次の点にご注意ください。

  • フィールドの名前を入力は 'ワークフロー タスクの割り当て、その結果

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  1. 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

セグメントの先頭へ

4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

  1. コンピューターにインストールされている Office プログラムでアイテムを開きます。

  2. 開いたアイテムで、[ファイル] タブをクリックして、[保存と送信] をクリックし、アイテムで実行するワークフローをクリックします。

  3. ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。

  4. 大きな [ワークフローの開始] ボタンをクリックします。

  5. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

    注: 開始フォームで、ここでは、行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスの中に使用のみです。ワークフローが実行されるたびに適用される変更を加える場合は、またはしないこのフォームに表示されるワークフローの設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントを参照してください。

    段落番号付きの吹き出しを含む開始フォーム

吹き出し番号 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。

  • タスクを 1 つずつ割り当てる場合   
    タスクを割り当てる順に名前またはアドレスを入力します。

  • すべてのタスクを同時に割り当てる場合   
    名前やアドレスの順序を考慮する必要はありません。

  • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
    外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 2

順序

各セグメントでタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かの指定が、意図したとおりであることを確認します。

順次ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 3

新しいステージの追加

現在構成されているステージ以外に必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

グループの展開

  • [割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

  • ごとに 1 つだけのタスクが割り当てられているが全体のグループが入力したオフへの割り当てフィールドに、このチェック ボックスを使用します。(グループの各メンバーは、タスク通知を受け取るが、いずれかのメンバーが要求してグループ全体の代理として 1 つのタスクを完了します。ありますこの記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順について。)

吹き出し番号 5

要求

ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

  • 質問や問題がある場合の連絡先

  • かどうかをタスク フォームでのみ、またはアイテム自体でも、フィードバックを送信できます。(したり、アイテムの場合かどうか校閲者がドキュメントをチェック アウト チェックのままにする必要があります。)
    詳細については、この記事の許可セグメントをご覧ください。

必要に応じて、引き受けている単一のタスクに関するメモに割り当てられているグループ全体または配布リストです。
この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます。

吹き出し番号 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

詳細については、期限を使用して、タスクの期間を使用する場合は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 7

CC

必要に応じて追加または削除を行います。次の点にご注意ください。

  • フィールドの名前を入力は 'ワークフロー タスクの割り当て、その結果

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  1. 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

関連情報

  • 初めてこのワークフローが実行されている場合は、他の参加者とが必要情報アシスタンス割り当てられた作業を完了するためにですか。(が役に立つこの記事の完全セグメント。)

  • また、参加者が電子メール通知を受け取っているかどうか、特に、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかを確認することをお勧めします。

  • もちろん、1 つまたは複数のワークフロー タスク自分を完了する必要があります。詳細については、この記事の完全セグメントに進みます。

  • またにどのようにすることができますの管理、ワークフローの現在のインスタンスの進捗状況については、この記事の監視セグメントに移動します。

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完全なセクションの概念のアイコン

フィードバックの収集ワークフロー タスクを実行する

フィードバックの収集ワークフロー タスクを実行する

フィードバックの収集ワークフローで初めてタスクが割り当てられた場合は、タスクを実行する前に、記事のこのセグメントをすべて参照すると役立ちます。そうすることで、使用できるすべてのオプションについて知ることができます。

注: ワークフロー タスクが自分に割り当てられたことがわかっているにもかかわらず、電子メールの受信トレイに通知メッセージが表示されない場合は、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかを確認します。通知が誤って処理されている場合は、フィルターの設定を適切に調整します。

最初に適切な記事を取得したかどうかを確認する

ワークフローの種類によって、必要なタスク アクションも異なります。

したがって、作業を開始する前に、自分に割り当てられたタスクが、別の種類のワークフローのタスクではなく、間違いなくフィードバックの収集ワークフローであることを確認します。

次の場所のいずれかを確認してください。をテキストを検索します。

  • タスク通知の [件名
    タスク通知の件名のテキストを確認してください。

  • レビューするアイテムのメッセージ バーの [
    アイテムのメッセージ バーのテキストを承認してください

  • [ワークフローの状態] ページでタスクのタイトル
    [状態] ページのタスク名のテキストを確認してください。

これらの場所にテキストを確認してください] が表示されない場合は開始またはを基にしているワークフロー テンプレートを見つけるには、ワークフローを最初に追加したユーザーの確認: かどうか、カスタム ワークフローします。この記事の「参照」セクションで、SharePoint 製品に含まれているワークフローのその他のタイプの使用方法に関する記事へのリンクが表示されます。

ただし、自分のタスクがフィードバックの収集タスクである場合は、このまま読み進めてください。

このセグメントのセクション

  1. プロセスの概要

  2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームを取得します。

  3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスします。

  4. アイテムをレビューします。

  5. 入力し、タスク フォームを送信します。

  6. 期限超過通知

  7. (オプション) を完了する前に、グループ タスクを引き受ける

  8. (省略可能) のアイテムに変更を依頼します。

  9. 他のユーザーにタスクを再割り当て (オプション)

  10. (省略可能) 外部からの参加者の代わりに、タスクを完了します。

1. プロセスの概要

ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。

  • 電子メールでタスク通知を受信する。

  • Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。

  • SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。

フィードバックの収集ワークフローが自分に割り当てられていることを確認した場合は、次の 2 つの作業を実行します。

  • アイテムをレビューする    アイテムを開いてレビューします。

  • タスクを実行する    タスク フォームを使用して、レビューの結果を送信します。

このため、通常、タスクの実行には、次の 3 つのアイテムが関係しています。

  • (電子メールとして受け取る) 通知メッセージ

  • (アイテムを開いてレビューする) レビューのために送信されたアイテム

  • (自分が開いて情報を入力し、送信する) タスク フォーム

次に、この 3 つのアイテムの例を示します。

タスク通知メッセージ、レビューするアイテム、タスク フォーム

注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く] は、Outlook のフル インストール バージョンでメッセージを開いた場合にだけ表示され、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合は表示されません

セグメントの先頭へ

2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

  1. タスク通知メッセージの [このタスクの完了方法] の手順で、アイテムへのリンクをクリックします。

  2. 開いたアイテムで、メッセージ バーの [このタスクを開く] ボタンをクリックします。

メール通知メッセージからアイテムとタスクにアクセスする

注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く] は、Outlook のフル インストール バージョンでメッセージを開いた場合にだけ表示され、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合は表示されません

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3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

  1. レビューするアイテムが保存されているリストまたはライブラリで、アイテムとワークフローに関連付けられている [進行中] リンクをクリックします。

  2. [ワークフローの状態] ページで、タスクのタイトルをクリックします。

  3. タスク フォームのワークフローの適用先を示すメッセージ バーで、アイテムへのリンクをクリックします。

リストまたはライブラリからアイテムとタスク フォームにアクセスする

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4. アイテムをレビューする

この例では、アイテムは Microsoft Word 文書です。

ヒント: 場合は、グループ作業-1 つのグループのメンバーがグループ全体のタスクを完了できるように、全体のグループまたは配布リストに割り当てられている 1 つのタスクは、-、アイテムをレビューする前に、タスクを要求することをお勧めします。記事こと、また、グループの他のメンバーを参照可能性を低くようにします。手順については、請求グループ タスクを完了する前に、このセグメントのセクション 7 を参照してください。

2 つの黄色のメッセージ バーを確認するには、項目

ドキュメントの上部にある、2 つの黄色のメッセージ バーに注目してください。

読み取り専用   この文書が読み取り専用モードで開いて専用、つまり、文書を読み取ることができますに変更を加えることはできません。

ワークフローを実行しているユーザーは、フィードバックをタスク フォームでのみ許可するか、それともアイテム自体でも変更履歴とコメントを許可するかを選べます。アイテム自体で作業するかどうかはっきりしない場合は、ワークフローを開始したユーザーまたはワークフローを最初に追加したユーザーに確認します。 変更履歴とコメントを挿入する場合、[ドキュメントの編集] をクリックします。

次の点を確認してください。

  • 変更履歴とコメントを挿入する前にドキュメントをチェックアウトするか、または複数の校閲者が同時に作業できるようにチェックインしたままにするかを確認します。

  • 変更履歴のすべての変更やコメントを挿入する前にオンにすることを確認します。詳細については、この記事の許可セグメントをご覧ください。

  • アイテムの作業が終了したら変更をサーバーに保存します。アイテムをチェックアウトした場合は、チェックインして戻します。

ワークフロー   タスクの完了タスク フォームを送信し、[このタスクを開く] をクリックする準備ができたらします。

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5. タスク フォームに入力して送信する

[フィードバックの収集] ワークフローのタスク フォームの表示例を次に示します。

吹き出しになったフィールドを持つタスク フォームのフィードバックを収集します。

最初の 2 つのコントロールに注意してください (アイテムの削除このワークフロー タスクがアイテムのタイトルに適用されます) を校閲のために、アイテム内から開いたときに、タスク フォームに表示されません

吹き出し番号 1

アイテムを削除する

ワークフローの現在のインスタンスからこのタスクを削除するには、このリンクをクリックします。

  • タスクを削除しても、レビュー対象アイテムは削除されません。

  • 削除されたタスクは、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域に表示されなくなります (ただし、削除したことは、このページの [履歴] 領域に記録されます)。

注:  ワークフローのこのインスタンスを自分で開始しなかった場合は、タスクを削除する前に、ワークフローを開始したユーザーに確認する必要がある場合があります。

吹き出し番号 2

このワークフロー タスクはアイテムのタイトルに適用されます

レビュー対象のアイテムを開くには、このリンクをクリックします。

吹き出し番号 3

[状態]、[依頼者]、[統合済みコメント]、[期限]

この 4 つのフィールド内のエンティティは編集や変更ができませんが、これらの情報は役に立つことがあります。

[統合済みコメント] ボックスには、タスクを実行する方法に関する追加の手順だけでなく、ワークフローのこの同じインスタンスのタスクを既に完了した参加者がフォームで送信したすべてのコメントが含まれています。

同様に、自分のフォームを送信した後、[コメント] ボックス (4) に入力したテキストは、以降の参加者の [統合済みコメント] ボックスにも表示されます。

吹き出し番号 4

コメント

フィードバックをここに入力するか貼り付けます。

ここに入力したテキストは [ワークフローの履歴] に記録され、以降の参加者の [統合済みコメント] フィールド (3) にも表示されます。

吹き出し番号 5

フィードバックの送信

関与したいフィードバックを [コメント] フィールド (4) に入力し、変更履歴とコメントをアイテム自体に挿入したら、このボタンをクリックしてフィードバックを送信し、タスクを完了します。

注: I の変更を加える前に単独で用語の選択ことを確認する 'これを行うことになっています。.詳細については、次を参照してくださいセクション 4このセグメントで, アイテムをレビュー

吹き出し番号 6

キャンセル

変更や応答を保存せずにフォームを閉じるには、このボタンをクリックします。タスクは未完了状態で、対象ユーザーに割り当てられたままになります。

吹き出し番号 7

変更依頼

レビューしているアイテムに変更を加えるように依頼するには、このボタンをクリックします。

要求の詳細を入力するフォームの図と、詳細な手順については、出席依頼アイテムへの変更は、このセグメントのセクション 8 に移動します。

注:  このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

吹き出し番号 8

タスクの再割り当て

このタスクを別のユーザーに割り当てるには、このボタンをクリックします。

再割り当ての詳細を入力するページの図と、詳細な手順については、他のユーザーにタスクを再割り当て、このセグメントのセクション 9 に移動します。

注:  このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

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6. 期限超過通知

タスクまたはワークフロー インスタンス全体の完了期限が超過している場合は、通知が次のユーザーに自動的に送信されます。

  • タスクが割り当てられたユーザー

  • ワークフローを開始したユーザー (または、ワークフローが自動的に開始された場合は、ワークフローを最初に追加したユーザー)

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7. タスクを実行する前にグループ タスクを引き受ける (オプション)

グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。

アイテムをレビューする前にタスクを引き受けます。ユーザーがタスクを引き受けると、タスクはそのユーザーに直ちに割り当てられ、グループの他のメンバーがそのタスクを実行することはできなくなります (このように、必要な作業を実行するのは、1 人だけです)。

  1. [ワークフローの状態] ページで、グループに割り当てられているタスクの名前をポイントして、矢印を表示します。

  2. 矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックし、タスク フォームで [タスクの引き受け] ボタンをクリックします。
    グループ タスクを要求する方法

[ワークフローの状態] ページが更新されると、そのタスクはグループではなく、特定のユーザーに割り当てられていることが確認できます。

後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。

[タスク] フォームの [タスクの解除] ボタン

アイテムをレビューするには、戻る

8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

このプロセスを始める前に、ワークフローに変更が加えられた場合、ワークフローが即座に終了するように設定されている場合があることに注意してください。ワークフローを開始したユーザーまたはワークフローを最初に追加したユーザーに問い合わせて、ワークフローに変更を加えても問題ないかどうか、およびワークフローがその時点で終了しても問題ないかどうかを確認することをお勧めします。

変更依頼オプションをシナリオで説明します。

まず、自分の名前が玉原だとします。

次に、同僚の早川さんが作成したドキュメントで早川さんがフィードバックの収集ワークフローを開始したとします。

早川さんの新しいドキュメントをレビューしたときに、ドキュメントの概要が長すぎると感じました。

ワークフロー タスク フォームの下部にある [変更依頼] ボタンをクリックしてから、このフォームを実行します。

アイテムに変更を加えるように依頼するフォーム

吹き出し番号 1

変更依頼フォーム

変更依頼フォームの送信先の名前と電子メール アドレスを入力します

(ワークフローを開始したユーザー、 またはワークフローが自動的に開始された場合はこのフィードバックの収集ワークフローを最初に追加したユーザーに変更依頼を送信する場合は、 このフィールドを空のままにすることもできます)。

吹き出し番号 2

新しい依頼

必要な変更を説明し、変更を加えるユーザーが必要とする場合がある情報を提供します

(ここに入力するテキストは [統合済みコメント] 領域に追加されます)。

吹き出し番号 3

新しい期間

次の操作のいずれかを行います。

  • 既存の期限を   日付フィールドを空白のままにします。

  • 期限を削除するのに   は完全に数値0を入力します。

  • 新しい期限を指定するのに   は、ここを数値型の日付し、次のフィールドに、期間の単位を指定します。組み合わせるには、2 つのエントリは、変更は、仕事の前に、期間を特定します。

吹き出し番号 4

新しい期間の単位

新しいタスクの期間を指定する場合は、このフィールドと [新しい期間] フィールドを組み合わせて使用して、タスクが完了するまでの期間を指定します (たとえば、3 日間1 か月間2 週間など)。

ある場合は、フォームのエントリをすべてようにしたい、送信] をクリックして、現在のタスクがマークされている方法完了します。(ただし、まだ完了したらされません。されるタスクが割り当てられます校閲もう一度早川さんは変更タスクを完了するとします。)

その一方で、早川さんは次の電子メール通知を受け取ります。

アイテムの変更が要求されたときに送信される通知

早川さんは [件名] 行 (図の番号 1) をひとめ見ただけで、これが通常のフィードバック収集通知ではなく、アイテムに変更を加える依頼であることを理解できます。早川さんは、[変更要求] テキスト (番号 2) で依頼された特定の変更に関する情報を確認します。

早川さんは、アイテムをチェックアウトして、要求された変更を加えて保存し、アイテムを再度チェックインします。(アイテムが変更されたら直ちに終了するようにワークフローが設定されている場合、このアクションによってワークフローは終了します。)

次に、早川さんは [ワークフローの状態] ページに移動し、[タスク] 領域から変更依頼タスクを開きます。


要求された変更が完了したときに送信されるフォーム

早川さんは、[コメント] フィールドに必要な情報を追加し、[返信の送信] をクリックします。ワークフローでは、次の 2 つのアクションが実行されます。

  • 早川さんの変更依頼タスクが完了としてマークされます。

  • 新しいレビュー タスクが自分に割り当てられ ([統合済みコメント] エリアに早川さんのコメントが追加されています)、タスクの通知が自分に送信されます。

ここで、変更されたアイテムのレビューを実行できます。

また、次の図に示すように、これらのすべてのアクションは追跡され、[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクションに表示されます。

ワークフロー履歴。変更要求からのアクションが表示されています。

次に、プロセス全体の図を示します。

変更要求のフロー チャート

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9. 別のユーザーにタスクを再割り当てする (オプション)

特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。

次のフォームが表示されます。

[タスクの再割り当て] フォーム

吹き出し番号 1

タスクを再割り当てください。

このタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

ワークフローを開始したユーザー、またはそのワークフローを最初に追加したユーザー (ワークフローが自動的に開始された場合) にこのタスクを割り当てるには、このフィールドを空白のままにします。

吹き出し番号 2

新しい依頼

タスクを完了するために必要な情報を、タスクが割り当てられているユーザーに提供します (ここに入力するテキストは [統合済みコメント] 領域に追加されます)。

吹き出し番号 3

新しい期間

次の操作のいずれかを行います。

  • 既存の期限を   日付フィールドを空白のままにします。

  • 期限を削除するのに   は完全に数値0を入力します。

  • 新しい期限を指定するのに   は、ここを数値型の日付し、次のフィールドに、期間の単位を指定します。組み合わせるには、2 つのエントリは、変更は、仕事の前に、期間を特定します。

吹き出し番号 4

新しい期間の単位

新しいタスクの期間を指定する場合は、このフィールドと [新しい期間] フィールドを組み合わせて使用して、タスクが完了するまでの期間を指定します (たとえば、3 日間1 か月間2 週間など)。

フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。

入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。

再割り当てされたタスクのタスク通知

また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。

再割り当てされたタスクのワークフローの状態ページのタスク領域と履歴領域

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10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。

  1. 外部からの参加者の電子メールアドレスを、関連付けフォームの 2 ページ目にある適切な [割り当て先] ステージに含めます。

  2. このワークフローでは、外部からの参加者のタスクが、ワークフローを開始したサイト メンバー (ワークフローが自動的に開始された場合はワークフローを最初に追加したメンバー) に割り当てられます。タスクが実際に割り当てられたユーザーが、外部からの参加者の代理人となります。

  3. このサイト メンバーは、外部からの参加者がレビューに使うアイテムのコピーを送信するようにとの指示が記載されたタスク通知を受け取ります (一方、外部からの参加者はタスク通知のコピーを受け取ります。これらのコピーには、便利な通知または注意として機能するものがあります)。

  4. タスクが実際に割り当てられたサイト メンバーは、アイテムのコピーを外部からの参加者に送信します。

  5. 外部からの参加者はアイテムをレビューして、返信をサイト メンバーに送信します。

  6. 外部からの参加者の返信が届いたら、サイト メンバーが、外部からの参加者の代わりに SharePoint 製品でタスクを実行します。

次に、プロセスの図を示します。

外部からの参加者を含めるためのプロセス フロー チャート

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監視セクションを表すアイコン

実行中の "フィードバックの収集" ワークフローを監視、調整、または終了する

実行中の "フィードバックの収集" ワークフローを監視、調整、または終了する

実行中のワークフローの監視、調整、または終了を集中管理できるのは、ワークフローのインスタンスの [ワークフローの状態] ページです。

最初に、このページを表示する方法を説明し、次に、このページにあるオプションと情報の使い方について説明します。最後に、監視に関する追加情報を得られる他の 2 つのページについて説明します。

このセグメントのセクション

  1. [ワークフローの状態] ページにアクセスします。

  2. [ワークフローの状態] ページを使ってワークフローの進捗状況を監視するには

  3. アクティブなタスク (既に割り当てられているタスク) を変更します。

  4. 今後のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更します。

  5. 取り消すまたは終了このワークフローを実行します。

  6. アイテムでワークフローを実行していることを確認します。

  7. サイト コレクション全体のワークフローを監視します。

1. [ワークフローの状態] ページにアクセスします。

アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。

ワークフローの状態リンクをクリックする

[ワークフローの状態] ページが開きます。

注記: 

  • リストまたはライブラリに多くのアイテムが含まれている場合は、並べ替え機能やフィルタリング機能を使って、目的のアイテムをすばやく見つけることができます。同じような並べ替えやフィルター処理を繰り返し実行している場合は、特定の調整を自動化するカスタム ビューを作成すると便利です。

  • [ワークフローの状態] ページを表示するには、関心がある特定のインスタンスの "開始されました" 電子メール通知の [このワークフローの状態の表示] リンク、または "完了しました" 電子メール通知の [ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックすることもできます。

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2. ワークフローの進捗状況を監視するワークフローの状態] ページを使う

[ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。

[ワークフロー情報] セクション

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー情報] セクション

質問:

  • ワークフローのこのインスタンスを開始したのはだれですか。

  • このインスタンスはいつ開始されましたか。

  • このインスタンスで最後のアクションはいつ実行されましたか。

  • このインスタンスはどのアイテムに対して実行されていますか。

  • このインスタンスの現在の状態は何ですか。

[タスク] セクション

ワークフローの状態ページのタスク領域

質問:

  • 既に作成されて割り当てられたタスクはどれですか。また現在の状態は何ですか。

  • 既に完了したタスクはどれですか。またその各タスクの結果は何ですか。

  • 既に作成されて割り当てられた各タスクの期限はいつですか

削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません

[ワークフローの履歴] セクション

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー履歴] セクション

質問:

  • ワークフローのこのインスタンスで、既に発生したイベントは何ですか。

  • 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。

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3. アクティブなタスク (既に割り当てられているタスク) を変更します。

既に割り当てられているがまだ完了していないタスクを変更する方法は 2 つあります。

  • 単一のアクティブなタスクを変更する

  • すべてのアクティブなタスクを変更する

単一のアクティブなタスクを変更する

アクセス許可を1 つのタスクを自分以外の人に割り当てられている変更を加えた、リストの管理権限が必要です。(既定では、所有者グループがリストの管理権限を持つ。 メンバーのグループと閲覧者グループしません。ようには可能であれば、たとえば、する他の参加者のタスクを変更するのには、ワークフローを開始することができるアクセス許可を付与できます。)

必要な権限を持っている場合

  1. [ワークフローの状態] ページで、[タスク] リストでタスクのタイトルをクリックします。
    リストにあるタスクのタイトルをクリックする

  2. タスク フォームを使用して、タスクを実行、削除、または再割り当てするか、アイテムの変更を要求します。

タスク フォームを使用する方法の詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

すべてのアクティブなタスクを変更する

アクセス許可 [リストの管理権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページで、次の図のコマンドのリンクの 4 つすべてが表示されます。ワークフローのインスタンスを開始したユーザーのページで、最初の 3 つのリンクが表示されますが、このワークフローを終了リンクではありません 'tにしない限り、リストの管理権限を与えられたユーザーが表示されます。(もう一度、所有者グループは、既定では、リストの管理権限を持っているは、メンバーのグループと閲覧者グループしない)。

  1. [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[フィードバックの収集ワークフローのアクティブなタスクを更新] リンクをクリックします。

  2. 開いたフォームに変更を加え、[OK] をクリックします。

    • この実行で、タスクが現在割り当てられているユーザーに変更を反映したメッセージが送信されます。

    • タスクが割り当てられていないタスクが既に完了または削除すると、およびn'tこのフォームに加えた変更の影響をします。

    • まだ割り当てられていないタスクに変更を加える場合は、このセグメントでは、将来のタスクを変更するには、次のセクションを参照してください。

      アクティブなタスクのフォームを変更する

吹き出し番号 1

タスクごとの期間、期間の単位

既存の期限を保持する   には、空白のままにタスクごとの期間の日付し、期間の単位]に変更を加えない。

期限を削除するのに   はない状態タスクごとの期間に数値0を入力します。

タスクを拡張することによって期限を移動する   期間両方の期間フィールドを使用単位の種類と数を指定するのには、期間を延長を使用します。

吹き出し番号 2

要求

テキスト、出席依頼を変更するのに   は、テキスト ボックスで必要な変更を加えます。

  1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンスのアクティブなタスクすべてが更新されます。

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4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更します。

アクセス許可 [リストの管理権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページで、次の図のコマンドのリンクの 4 つすべてが表示されます。ワークフローのインスタンスを開始したユーザーのページで、最初の 3 つのリンクが表示されますが、リストの管理権限を与えられたユーザーは表示しないこのワークフローの最後のリンクです。(もう一度、所有者グループは、既定では、リストの管理権限を持っているは、メンバーのグループと閲覧者グループしない)。

  1. [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[フィードバックの収集の校閲者の追加または更新] リンクをクリックします。

  2. 開いたフォームに変更を加え、[更新] をクリックします。

    注:  既に作成され割り当てられているタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません

今後のタスクのフォームを変更する

吹き出し番号 1

参加者、順序、グループの展開

  • 参加者を追加または削除するには、あるいはタスクの順序を変更するには    [参加者] フィールドの参加者の名前またはアドレスを追加または削除したり、その順序を変更します。

  • ステージ全体を削除するのにはクリックしてで、割り当て先をクリックし、[フィールド段階では、ctrl キーを押しながら DELETE キーを押します。

注: 使って、グループ全体に 1 つだけのタスクまたはメンバーごとに 1 つのタスクは、配布グループが表示されるかどうかを指定するグループの展開] チェック ボックスを割り当てられている必要があります。

詳細については、これらのフィールドを使用して、計画セグメントと、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) を参照してください。

吹き出し番号 2

要求

  • テキスト、出席依頼を変更するのに   は、ボックス内のテキストを変更を加えます。

吹き出し番号 3

すべてのタスクの期限、タスクごとの期間、期間の単位

  • 日付を変更するか、期限、予定表を削除するのに   は既存の日付を削除し、いずれかの新しいまたは、特定の日付のすべての期限を削除するには、フィールドを空白のままです。(しない 't は、このフィールドに 0 を入力します。このフィールドする必要がありますか、予定表の日付の値を含むまたは空にする。)

  • 既存の   期間のままにタスクごとの期間空白し、期間の単位] の変更はありません。

  • 期間を削除するのに   はない状態タスクごとの期間に数値0を入力します。

  • タスクを拡張する   期間拡張する期間の数値とに使用単位の種類を指定の両方の期間フィールドを使用します。期限と期間の設定の詳細については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

  1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンスにある将来のタスクすべてに変更が反映されます。

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5. このワークフローの実行取り消すまたは終了

ワークフロー インスタンスが正常に完了する前に、実行中のワークフロー インスタンスを終了する方法が 2 つあります。

  • ワークフローを取り消す    すべてのタスクは取り消されますが、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域に保持されます。

  • このワークフローを終了する    すべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域から削除されます。(ただし、これらのタスクは、[ワークフロー履歴] 領域には反映されます)。

2 つの方法の手順は次のとおりです。

取り消し (すべてのタスクが取り消されますが、タスク リストと履歴の両方に保存されます)

アクセス許可 [リストの管理権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページで、次の図のコマンドのリンクの 4 つすべてが表示されます。ワークフローのインスタンスを開始したユーザーのページで、最初の 3 つのリンクが表示されますが、このワークフローを終了リンクではありません 'tにしない限り、リストの管理権限を与えられたユーザーが表示されます。(もう一度、所有者グループは、既定では、リストの管理権限を持っているは、メンバーのグループと閲覧者グループしない)。

ワークフローの現在のインスタンスが不要になった場合は終了させることができます。

  • [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[すべてのフィードバックの収集タスクを取り消し] リンクをクリックします。

現在のすべてのタスクが取り消され、ワークフローは取り消しの状態で終了します。取り消されたタスクは、まだ [タスク] 領域と [ワークフローの履歴] 領域の両方に表示されます。

終了 (すべてのタスクが [タスク] リストから削除されますが、履歴には残ります)

アクセス許可 [リストの管理権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページで、次の図のコマンドのリンクの 4 つすべてが表示されます。ワークフローのインスタンスを開始したユーザーのページで、最初の 3 つのリンクが表示されますが、このワークフローを終了リンクではありません 'tにしない限り、リストの管理権限を与えられたユーザーが表示されます。(もう一度、所有者グループは、既定では、リストの管理権限を持っているは、メンバーのグループと閲覧者グループしない)。

エラーが発生した場合や、ワークフローが停止して応答しない場合は、そのワークフローを終了できます。

  • [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[このワークフローを終了します] リンクをクリックします。

ワークフローで作成されたすべてのタスクは取り消さし、ワークフローの履歴] 領域で、反映しているもいる場合は、[ワークフローの状態] ページで、[タスク] 領域から削除します。ステータスが [キャンセル]で、ワークフローを終了します。

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6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

アイテムの [ワークフロー] ページには、そのアイテムで現在実行されているワークフローのリストが表示されます。

  1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選び、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー] グループで [ワークフロー] をクリックします。

  3. [ワークフロー] の [アイテム名] ページの [実行中のワークフロー] に、そのアイテムで現在実行されているインスタンスのリストが表示されます。

注:  1 つのワークフロー バージョンの複数のインスタンスは同じアイテムで同時に実行できないことに注意してください。たとえば、どちらも "フィードバックの収集" テンプレートが基になっている 2 つのワークフローが追加されているとします。1 つの名前は "計画についてのフィードバック" で、もう 1 つの名前は "予算についてのフィードバック" です。1 つのアイテムで、同時に "計画についてのフィードバック" と "予算についてのフィードバック" のそれぞれのインスタンスを実行できますが、どちらのワークフローでも 2 つのインスタンスを同時に実行することはできません。

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7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

サイト コレクション管理者は以下をひとめで確認できます。

  • サイト コレクションに現在存在する各ワークフロー テンプレートに基づくワークフローの数。

  • 各ワークフローのテンプレート自体が、サイト コレクションで現在アクティブかアクティブでないか。

  • サイト コレクションで現在実行中の各ワークフロー テンプレートに基づくワークフロー バージョンのインスタンスの数。

この方法を次に説明します。

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [設定] アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページの [サイトの管理] で [ワークフロー] をクリックします。

[ワークフロー] ページが開き、情報が表示されます。

関連情報

初めてこのワークフローのバージョンが実行している場合は、この記事の校閲セグメントのインスタンスのイベントを表示し、検出して中のワークフロー機能が必要かどうかの手順を使用する可能性があります。

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[校閲] セクションの概念的なアイコン

"フィードバックの収集" ワークフローの結果を確認してレポートを作成する

"フィードバックの収集" ワークフローの結果を確認してレポートを作成する

ワークフロー インスタンスが完了したら、履歴に記録されたイベントを確認できます (任意のインスタンスの記録に、完了後 60 日間アクセスできます)。

重要:  ワークフローの履歴は、非公式な参照のみを目的としています。正式な監査などで法的な証拠として使用することはできません

複数のインスタンスにわたる、ワークフローの全体的なパフォーマンスに関するレポートを実行することもできます。

このセグメントのセクション

  1. 最新のインスタンスのイベントを確認します。

  2. 最大 60 日間の access のインスタンスの履歴

  3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成します。

1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

アイテムがまだ同じリストまたはライブラリにあり、その後に同じアイテムに対して同じワークフローが実行されていなければ、リストまたはライブラリから最新のインスタンスの履歴にアクセスできます。

任意のアイテムに対して実行されたワークフローの最新のインスタンスの [ワークフローの状態] ページを表示するには、次の操作を行います。

  • アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムおよびワークフローの状態のリンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" というタイトルのドキュメントで、ワークフローは "新しいドキュメントの承認" です。

ワークフローの状態リンクをクリックする

[ワークフローの状態] ページの一番下の方に、[ワークフローの履歴] セクションがあります。

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー履歴] セクション

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2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

同じアイテムに対して同じワークフローを再び実行したにインスタンスの履歴を確認することもできます。

リストまたはライブラリか、ワークフロー完了通知から、最長 60 日間、履歴を確認できます (SharePoint 製品では、ワークフローのタスクの履歴が 60 日間保持されます)。

リストまたはライブラリから確認する場合

  1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選び、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー] グループで [ワークフロー] をクリックします。

  3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [完了したワークフロー] で、確認するワークフロー インスタンスの名前または状態をクリックします。
    アイテムのワークフロー ページの完了ワークフローの一覧
    そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

ワークフロー完了通知から確認する場合

  • 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。

ワークフローの完了通知。履歴リンクが強調されています。
そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

すべての完了通知を保持するために Outlook ルールを作成することがあります。ルールの設定をコピー、独自の個別のフォルダーには、[件名完了テキストがあるすべての受信メッセージ。(ことを確認する、Outlook ルールコピーメッセージを受信し、[移動しないも表示されません受信トレイの。)Outlook の仕分けルールを作成する方法の詳細については、「ルールを含む電子メール メッセージを管理する」を参照してください。

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3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

  • アクティビティ継続期間レポート    このレポートは、ワークフローの各アクティビティの平均所要時間や、ワークフロー全体 (ワークフローのインスタンス) の所要時間を調べる場合に使います。

  • 取り消しとエラー レポート    このレポートは、ワークフローの完了前に取り消しやエラーが頻繁に発生していないかどうかを調べる場合に使います。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

  1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
    ワークフローの状態をクリックする

  2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
    [ワークフローの履歴] セクションの [ワークフロー レポートの表示] リンクをクリックする

  3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
    アクティビティ継続期間レポートのリンクをクリックする

  4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。
    ファイルの保存場所を確認して [OK] をクリックする
    レポートが作成されて、指定した場所に保存されます。

  5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。
    リンクをクリックしてレポートを表示する

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

についての動作を変更するものがある場合は、この記事の変更セグメントを参照してください。

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[調整] セクションの概念的なグラフィック

"フィードバックの収集" ワークフローを変更、無効化、または削除する

"フィードバックの収集" ワークフローを変更、無効化、または削除する

新しい "フィードバックの収集" ワークフローの最初のインスタンスを実行し、その結果を確認した後に、ワークフローの設定の変更が必要になる場合があります。

また、ワークフローを使っているうちに、設定をさらに変更する場合もあります。

さらに、ワークフローを (削除せずに) 短期的または長期的に無効にしたり、完全に削除したりする場合もあります。

このセグメントのセクション

  1. ワークフローの永続的な設定を変更します。

  2. 無効にする、ワークフローを削除します。

1. ワークフローの永続的な設定を変更する

既存のワークフローの設定に永続的な変更を加えるには、最初にそのワークフローを追加するために使用した関連付けフォームを開いて編集します。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

  1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

    注:  目的の "フィードバックの収集" ワークフローが一覧に表示されない場合は、そのワークフローが特定のコンテンツ タイプに関連付けられている可能性があります。この一覧に表示されるワークフローは、一覧のすぐ上にある [この種類のワークフローの関連付けを表示します] コントロールによって制御されます (図を参照)。このドロップダウン メニューに表示されるコンテンツ タイプを、目的のワークフローが表示されるまで 1 つずつクリックしていきます。目的のワークフローが一覧に表示されたら、ワークフローの名前をクリックします。

  5. 最初にワークフローを追加するために使用したのと同じ 2 ページの関連付けフォームで、必要な変更を加えて変更を保存します。

    フィールドと、関連付けフォームでコントロールの詳細については、計画セグメントと、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) を参照してください。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [設定] アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

  5. 選択したコンテンツ タイプのページで [,設定] をクリックします。ワークフロー設定します。

  6. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

  7. 最初にワークフローを追加するために使用したのと同じ 2 ページの関連付けフォームで、必要な変更を加えて変更を保存します。

    フィールドと、関連付けフォームでコントロールの詳細については、計画セグメントと、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) を参照してください。

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2. ワークフローを無効化または削除する

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

  1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、ワークフローを削除するリンクをクリックします。
    [ワークフローの削除] リンクに吹き出しが付いた [ワークフロー設定] ページ

  5. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
    ワークフローの削除ページのフォーム

このフォームには次の 5 つの列があります。

  • ワークフロー    ワークフローの名前。

  • インスタンス    現在アイテムで実行されているワークフローのインスタンスの数。

  • 許可    ワークフローを有効にするオプション。ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

  • 新しいインスタンスの開始を許可しない    新しいインスタンスを実行できないようにしてワークフローを無効にするオプション。現在実行されているインスタンスは完了するまで続行できます (この操作は元に戻すことができます。後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻って [許可] を選びます)。

  • 削除します。   リストまたはライブラリからワークフローをすべて削除するオプション。実行中のすべてのインスタンスが即座に終了] と、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなります。(この操作は 't元に戻すことです)。

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サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. [設定] アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

  5. 選択したコンテンツ タイプのページで [の設定] [ワークフロー設定] をクリックします。

  6. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの削除] リンクをクリックします。

  7. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
    ワークフローの削除ページのフォーム

このフォームには次の 5 つの列があります。

  • ワークフロー    ワークフローの名前。

  • インスタンス    現在アイテムで実行されているワークフローのインスタンスの数。

  • 許可    ワークフローを有効にするオプション。ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

  • 新しいインスタンスの開始を許可しない    新しいインスタンスを実行できないようにしてワークフローを無効にするオプション。現在実行されているインスタンスは完了するまで続行できます (この操作は元に戻すことができます。後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻って [許可] を選びます)。

  • 削除します。   完全ワークフローをサイト コレクションから削除するオプション。実行中のすべてのインスタンスが即座に終了] と、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなります。(この操作は、n't元に戻すことです。)

関連情報

変更を加えた場合は、ワークフローのテスト インスタンスを実行して、変更内容が反映されているかどうかを確認します。

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さらなるカスタマイズ

SharePoint 製品に含まれているワークフローは、この他にもさまざまな方法でカスタマイズできます。

カスタム ワークフローを一から作成することもできます。

次のいずれかまたはすべてのプログラムを使用できます。

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    ワークフローのフォーム、アクション、動作をカスタマイズします。

  • Microsoft Visual Studio    独自のワークフロー アクションを作成します。

詳しくは、Microsoft Software Developer Network (MSDN) のヘルプをご覧ください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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