フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する

フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する

フィルター処理を行うと、ビューで表示されるアイテム数を減らし、見たいデータだけを表示できます。フィルターは、場所、アイテムの種類、価格の幅など特定の条件を満たすアイテムを選択します。インデックスやフィルターを使用すると、ユーザー自身のデータに素早く戻ったり、リスト ビューのしきい値の超過を防いだりすることができます。フィルターは、データをそのまま返すことも、データをグループにまとめたり並べ替えたりしてより便利な書式にして返すこともできます。

インデックスは、フィルターと一緒に使用することで、フィルターのパフォーマンスを向上させます。リストまたはライブラリにあるアイテムの数が、リスト ビューのしきい値を超えるものの 20,000 アイテム未満の場合、既存の列にインデックスを追加することが通常できます。そうしておいてからフィルターを適用すると、表示されるデータをリスト ビューのしきい値である 5,000 アイテム未満にすることができます。

フィルター処理は、演算子 ([より大きい]、[より小さい]、など) に該当するデータからアイテムを選択することにより、返されるデータの量を減らします。フィルター処理されたビューを作成する場合、データ セットを最大に減らすことができるインデックス付きの列を、フィルター式の一番最初に使うようにします。たとえば、県または日付フィールドを用いてフィルター処理を行うと、多くの場合データ セットを大幅に減らすことができます。15,000 のアイテムがある場合、返されるアイテム数が 5,000 未満になるようなインデックスを最初に使うようにします。この方法は、アイテム数が 5,000 未満のデータ セットの場合でも行うようにします。

SharePoint は、クエリで最初のインデックス付きの列を選択し、次に残りの列を使いデータを選択します。ビューのフィルターで指定する他の列は、インデックス付きでもインデックスなしでも構いません。フィルター処理されたビューが返す結果がリスト ビューのしきい値を下回っている場合でも、ビューでこれらのインデックスは使用されません。

たとえば、size = large AND color = red というクエリがあるとします。このリストでは、サイズにはインデックスが設定されていませんが、色には設定されています。リストの "red" のアイテムが 5000 未満であれば、クエリは大規模なリストで成功します。ただし、クエリが size = large OR color = red である場合、データベースからはすべての赤いアイテムは検索できますが、大きなアイテムをすべて探すために、リスト全体をスキャンしなければなりません。5000 を超えるアイテムが返される場合、クエリは制限されます。

フィルター式で 2 つ以上の列を使用する場合、決定するインデックスでは AND 演算子を使用する必要があります。たとえば大量の動物が記載されたリストから Dogs を返したいとします。インデックスが設定されていない Species という列に Dog の値があります。Species = Dog のみを問い合わせた場合、クエリは制限されます。ただし、インデックス付きの Class という列がある場合、Class = Mammals AND Species = Dog とクエリできます。猫と犬の検索に、Class = Mammals AND (Species = DOG OR Species = Cats) というクエリも可能です。2 番目のクエリではすべての哺乳類が選択され、次いで犬と猫がフィルター処理されます。

注: リスト ビューのしきい値を超えているかどうかフィルター式が判断するときに、ごみ箱に移動されたアイテムもカウントされます。ごみ箱を空にすると、それらはカウントされなくなります。詳細については、「ごみ箱を空にするまたはファイルを復元する」を参照してください。

フィルター処理に使用する列にインデックスが付与されていない場合は、まずはインデックスを作成するようにします。詳細については、「SharePoint 列にインデックスを追加する」を参照してください。

列のインデックスを作成すると、それをビューの作成時や変更時にビューに追加し、ビューのフィルター処理に使用できます。ビューを作成する前にリストに列を追加することで、並べ替え、グループ化、フィルター処理の柔軟性を上げることもできます。並べ替えとフィルター処理を行う時は、データ セット内に含まれるものの表示されていない列を選択することができます。

ビューを作成する

  1. ビューを作成するリストまたはライブラリを開きます。

  2. バージョンに応じて、次のいずれかの操作を行います:

    • SharePoint 2016、2013、2010、または SharePoint Online クラシック モードでは、[リスト] または [ライブラリ] タブ、[ビューの作成] を順にクリックします。

      SharePoint ライブラリのリボン内の [ビューの作成] ボタン。
    • SharePoint Online または グループに接続された SharePointでは、[表示オプション] ボタンの下向き矢印をクリックし、[ビューの管理]または [現在のビューの編集] をクリックします。

      [ビューの管理] が選択されている [選択項目の表示] メニュー
      現在のビューの編集
  3. [ビュー] セクションまで下方向にスクロールし、[ビューの作成] をクリックします。

  4. [ビューの種類] ページで、使用するビューをクリックします。わからない場合は、[標準ビュー] を選択します。

    [ビューの種類] ページ
  5. ビュー名に入力します。

    ビューの名前と、必要に応じてファイル名を設定します
  6. ビューの Web アドレスを編集するか、既定値を使用します。これは後で変更できます。

  7. [フィルター] セクションの [次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する] をクリックし、インデックス付きの列のいずれかに基づいてアイテムのフィルター処理を行う方法を選びます。

    たとえば、今日変更されたアイテムのみのビューを作成するには、[更新日時 (インデックス作成済み)] 列と [が次の値に等しい] 条件をクリックし、「今日」と入力します。

    SharePoint Online で、インデックス付きフィールドを選択します

    注: 名前の後に [(インデックス作成済み)] が表示された列がない場合、そのリストまたはライブラリで利用できるインデックス付きの列はありません。まず、単純インデックスまたは複合インデックスを作成してください。

  8. 各ページに表示されるアイテム数を制限するには、[アイテムの制限] まで下方向にスクロールし、[表示するアイテム数] 値を設定します。ビューの作成時、表示する既定のアイテム数は 30 です。

    [ビューの設定] ページに表示するアイテム数を設定する
  9. ページにアイテムの制限を設定するときに設定できるオプションが 2 つあります。

    • 指定したサイズのアイテムをまとめて表示する: データがページごとに表示されます。これは、対話的ではない方法でアイテムを参照するときに役立ちます。

      アイテムが制限数を超える場合、別のページに表示されます。

      機能の画像

    • 指定したアイテム数に制限する: 上限が作成されるので、フィルター操作ですべての結果が返されることもあれば、返されないこともあります。これは、ビューをテストするとき、プロトタイプを作成するとき、単にビューの上位の値を取得したいときなどに便利です。

  10. 垂直方向のウィンドウの形式でリストのアイテムのすべての情報を確認するには、[スタイル] から[プレビュー ウィンドウ] を選択します。[プレビュー ウィンドウ] は、ビューの編集または作成時に [スタイル] から選ぶことができるビューのスタイルのうちの 1 つです。

    [ビューの設定] ページでのスタイルの選択

    ページの左側にあるスクロール領域でアイテム タイトルにマウスを移動すると、データをすばやくスクロールし、ページの右側に現在のアイテムの列の値をすべて表示できます。最初に表示されるデータが少なくなるほど、ビューの表示速度が速くなります。また、このスタイルは、リストの幅が広いときや、列数が多く、データを表示するために横スクロールが必要なときに特に便利です。

    機能の画像

  11. [OK] をクリックします。

ビューで行える操作は他にもありますが、リスト ビューのしきい値を超えているためにブロックされているデータを見るためには、この操作だけで十分です。セットの合計による並べ替えまたはグループ化、フォルダーの展開、モバイル デバイスでのビューの閲覧の最適化なども行えます。

ビューを変更するには

  1. ビューを作成するリストまたはライブラリを開きます。

  2. 次のいずれかの操作を行います:

    • SharePoint 2016、2013、2010、または SharePoint Online クラシック モードでは、[リスト] または [ライブラリ] タブをクリックし、[現在のビュー] の下のビューを選択し、[ビューの変更] をクリックします。

      [ビューの変更] が強調表示されている [ライブラリ] タブ
    • SharePoint Online で [表示オプション] ボタンの下向き矢印をクリックし、[現在のビューの編集] をクリックします。

      [ビューの管理] が選択されている [選択項目の表示] メニュー
  3. [ビュー] セクションに下方向にスクロールし、ビューをクリックします。

  4. その後、上記の「ビューを作成する」の手順 5 ~ 9 の説明に従って設定を変更できます。

  5. [OK] をクリックします。

多数のアイテムをすばやくフィルターできるビューを作成するには、フィルターで指定する最初の列はインデックス付きの列である必要があります。ビューのフィルターで指定する他の列は、インデックス付きでもインデックスなしでも構いませんが、ビューでこれらのインデックスは使用されません。フィルターの最初の列が、リスト ビューのしきい値を超える数のアイテムを返さないようにします。

フィルターの最初の列がリスト ビューのしきい値を超える場合、複数の列を使ったフィルターを使うことができます。複数の列を使ってフィルター処理したビューを定義する場合、"AND" 演算子を使うと、返されるアイテムの合計が制限されます。ただし、この場合でも、より少ないデータを返す可能性が高い列をフィルターの最初の列に指定するようにします。"OR" フィルターを使用すると、ほとんどの場合、返されるアイテムの数が増加するため、このような状況では効率的ではありません。

ビューの詳細については、「リストまたはライブラリでビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

重要: 1 つのルックアップ列にインデックスを設定し、パフォーマンスを改善できますが、インデックス付きのルックアップ列を利用し、リスト ビューしきい値の超過を防ぐことはできません。プライマリまたはセカンダリのインデックスとして別の種類の列を使用してください。

重要: インデックス付きフィールドでリストをフィルター処理する場合、削除されたアイテムがごみ箱にあるかどうかを確認します。ごみ箱のアイテムは、ごみ箱から削除されるまではバックエンド データベースから削除されず、リスト ビュー アイテムのしきい値に対する計算に計上されます。フィルター処理後のリストのアイテムとごみ箱のアイテムの合計数がリストのしきい値の制限を超える場合、結果が不完全であったり、操作がブロックされることがあります。詳細については、「ごみ箱を空にするまたはファイルを復元する」を参照してください。

フィルター処理に使用できるキーワードには、現在の日付に基づく [Today] と、現在のユーザーに基づく [Me] の 2 つがあります。これらは、日付またはユーザーによって動的に変化します。

[Me] は、大きなライブラリで自分のドキュメントだけを表示させたい時に使用できます。[Me] は、[作成者] や [更新者] などの人 に関連した列で動作します。たとえば、自分が作成したすべてのドキュメントを表示するには、[作成者] の列が [Me] に等しいというフィルターを設定します。ユーザーが編集者で、最後に作業を行ったファイルを表示させたい場合は、[更新者] の列が [Me] に等しいというフィルターを設定します。両方を表示するには、2 つのフィルターを作成し、Or で結合します。

[Me] を使用したフィルター処理
ユーザー自身により作成または更新されたドキュメントを取得するためのフィルター

[Today] というキーワードは、日付に関連した列で動作します。数式を使用すると、今日の日付に応じて変化する日付範囲を設定できます。たとえば、過去 30 日間に更新されたすべてのドキュメントを表示させるには、[日付] の列が [Today] - 30 以上というフィルターを作成することができます。現在の日付を除外するには、2 つ目のフィルターで日付列が [Today] 以下と設定し、2 つのフィルターをAndで結合します。

[Today] を使用したフィルター処理
過去 30 日間に更新されたファイルを取得するためのフィルター

新たにビューを作成する手間をかけることなく、リストまたはライブラリで素早くフィルター処理を行えます。[より大きい] や [等しい] などの演算子を設定することはできないため、柔軟性には欠けます。フィルターのリストは、列のデータから取得されます。たとえば、部門の列に基づいて、人事部門や IT 部門などを条件にフィルター処理が行えます。

  1. リストまたはライブラリで、フィルター処理を行う列のヘッダーにマウスを移動し、下向き矢印をクリックします。

  2. ドロップ ダウン ボックスの下の方で、フィルター処理に使用したい値をクリックします。選択した値に、最初からチェック ボックスが表示されていない場合は、チェック ボックスが表示されます。

    列見出しをクリックしてフルター処理に使用される値を選択します。
    SharePoint 2010、2013、または2016
    列見出しをクリックして、すばやくフィルター処理を行います
    SharePoint Online または SharePoint グループに接続されたサイト
  3. 操作が完了しすべての値の表示に戻る場合は、下向きの矢印をクリックし、[フィルターのクリア] (列名から) をクリックし、それから [閉じる] をクリックします。

次に、インデックス付きの列に適した一般的なビューをいくつか提案します。

フィルターするデータ

インデックスを作成する列

最近変更されたアイテム

[更新日時] 列

先週変更されたアイテムのみを表示するには、"[更新日時] が次の値より大きい[今日]-7" というフィルターを適用します。

新しいアイテム

[作成日時] 列

先週追加されたアイテムのみのビューを表示するには、"[作成日時が次の値より大きい[今日]-7" というフィルターを適用します。

自分のアイテム

[作成者] 列

自分が追加したアイテムのみのビューを作成するには、"[作成者が次の値に等しい[Me]" というフィルターを適用します。

期限が今日のアイテム

[期限] 列 (リストまたはライブラリに自分で作成した列)

今日が期限のアイテムのみのビューを作成するには、"[期限が次の値に等しい [今日]" というフィルターを適用します。

ディスカッション掲示板の更新

[最終更新日時] 列

先月更新されたディスカッションのみのビューを作成するには、"[最終更新日時][が次の値より大きい][今日]-30" というフィルターを適用します。 

ドキュメント ライブラリのファイルをアーカイブする

[更新日] 列

2016 年以降変更されていない (アーカイブを行う) ドキュメントのビューを作成するには、[更新日] [が次の値より小さ] [December 31st 2016] というフィルターを適用します。

財務データの一部を検索する

[地域]、[] (2 つの単一インデックス)

2015 年の北東地域の財務データのビューを作成するには、[地域] 列は [] 列よりも値の数が少ないと予想されるので、[地域] [が次の値に等しい] [NE] AND [年] [が次の値に等しい] [2015] というフィルターを適用します。

注: 列のインデックスに基づいてフィルター処理されたビューを作成する場合でも、リスト ビューのしきい値を超えている場合、他の操作がブロックされることがあります。このような操作には、インデックスの追加または削除、ビュー定義での並べ替えの作成、列合計の表示、計算フィールドの追加、更新、または削除などがあります。そのような場合は、制限がない時間帯に操作をお試しください。

サポートされている列の種類

  • 1 行テキスト

  • 選択肢 (単一値)

  • 数値

  • 通貨

  • 日付と時刻に関する数式

  • ユーザーまたはグループ (単一値)

  • 管理メタデータ

  • Yes/No

  • 参照

サポートされていない列の種類

  • 複数行テキスト

  • 選択肢 (複数値)

  • 集計値

  • ハイパーリンクまたは画像

  • ユーザー設定の列

  • ユーザーまたはグループ (複数値)

  • 外部データ

ご意見をお待ちしています。

2017 年 4 月 30 日に作成

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