メーリング リストを作成する

Excelのデータを文書に差し込む

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一括メールまたは文書で、名前や住所などの多くの項目を個別に設定することができます。Excel ブックに格納されているデータを、通信欄を個別に設定するために使用できます。

注: 次の手順には、このビデオに示される内容のみが含まれています。宛名の差し込みを行う方法の詳細な手順については、「Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷」を参照してください。

宛名の差し込みの連絡先に Excel のスプレッドシートを使用する

  1. 宛名の差し込みを行う Word 文書を開きます。

  2. [差し込み文書]、[宛先の選択] の順に選択します。

  3. [既存の一覧を使用する] を選択します。

  4. 使用する Excel スプレッドシートを選択して、[開く] を選択します。

  5. 使用するワークシートを選択して、[OK] を選択します。

    各ワークシート名の最後に $ が付いています。

  6. [アドレス帳の編集] を選択してデータ ソースを表示し、送信するユーザーのチェックボックスをオンにして [OK] を選択します。

  7. Word ファイルを保存して、作成した接続を保存します。

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Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷

Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する

差し込み印刷には、メイン文書と データファイルの 2種類のファイルが必要です。

メイン文書は、雛形となる文書で Word で作成します。

今回使用するメイン文書は annaijyou のファイルです。

では、差し込んでくるデータの データファイルは Excel で作成してあります。

Excel のテーブルを データファイルとして使います。

使用するブックは meibo というブックです。

また後ほど差し込み印刷を設定する際に ワークシート名が必要となりますので 差し込んでくるデータが 入力されているテーブルの ワークシート名を確認しておきましょう。

冬のインテリアフェア」というシートです。

今回は「」のフィールドと 「」のフィールド そして、「時間帯」のフィールドを メイン文書に差し込みます。

メイン文書の「」の前に 「」と「」のフィールドを そして、表の1行目の 日時の項目の内容として 「時間帯」のフィールドを差し込みます。

では、差し込み印刷を設定する 操作を見ていきましょう。

差し込み文書」タブをクリックします。

差し込み印刷の開始」グループの 「宛先の選択」ボタンを使って データファイルを指定します。

「宛先の選択」ボタンを クリックします。

先ほど確認した Excel の テーブルを使いますので 「既存のリストを使用」を クリックで選択します。

すると「データファイルの選択」という ダイアログボックスが表示されます。

Excel で作成したデータファイルを 保存してある場所を指定し、 meibo のブックを クリックで選択します。

開く」ボタンをクリックします。

すると「テーブルの選択」という ダイアログボックスが表示されました。

ここで使用するワークシート名を指定します。

先ほど確認した「冬のインテリアフェア」の シート名をクリックで選択しましょう。

「OK」ボタンをクリックします。

これで Excel で作成した meibo のブックを データファイルとして 指定することができました。

データファイルの指定が済むと 「差し込み印刷の開始」グループの 「アドレス帳の編集」ボタンが 使えるようになります。

この「アドレス帳の編集」 ボタンをクリックすると 「差し込み印刷の宛先」の ダイアログボックスが表示されます。

データファイルに指定した Excel のテーブルの レコードが一覧表示されますので 各レコードのチェックボックスをクリックして 差し込みデータを抽出したり フィールド名の下向き三角をクリックして レコードを並べ替えたり することができます。

では、続いて、メイン文書に 差し込みフィールドを挿入しましょう。

差し込みフィールドを挿入する位置に クリックでカーソルを出します。

今回は「」の前に「」のフィールドと 「」のフィールドを挿入します。

カーソルを出したら 「差し込みフィールドの挿入」ボタンの 下向き三角をクリックします。

すると、ドロップダウンのリストの中に Excel のデータファイルの フィールド名が表示されます。

「姓」をクリックで選択します。

これで、カーソルのあった位置に「」の フィールドを差し込むことができます。

続いて、同じように「」の フィールドを指定します。

これで「」の前に 「」と「」 のフィールドを 続けて挿入することができました。

次に、表の1行目の 「時間帯」のフィールドを挿入する位置に カーソルを出します。

差し込みフィールドの挿入」ボタンの 下向き三角をクリックして 「時間帯」をクリックします。

これで、「時間帯」のフィールドを 挿入することができました。

このように、データファイル内の 各フィールドを挿入するには 「差し込みフィールドの挿入」ボタンの 下向き三角を使って操作をします。

では、差し込んだ結果を 確認していきましょう。

差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」 ボタンをクリックします。

すると、差し込みフィールドが 挿入されたところに 差し込んだ結果が表示されます。

結果のプレビュー」グループの レコードを切り替える 右向き三角や左向き三角をクリックして 次々とレコードを切り替えて 確認することができます。

これで差し込み印刷の設定は完了です。

ちなみに差し込み印刷を実行するには 「差し込み文書」タブの 「完了と差し込み」ボタンを クリックすると 文書の印刷という コマンドが表示されますので 「文書の印刷」をクリックします。

すると「プリンターに差し込み」という ダイアログボックスが表示され レコードを指定して 印刷を実行することができます。

また「完了と差し込み」ボタンを クリックして表示される 「個々のドキュメントの編集」を クリックすると 「新規文書への差し込み」という ダイアログボックスが表示され 差し込んだ結果を新規文書として 作成することも可能です。

Excel のテーブルを データファイルとして指定して 差し込み印刷を設定した状態を 維持するために 「上書き保存」や 「名前を付けて保存」を実行して メイン文書を保存しておきましょう。

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