ビデオ: Excel から Access にデータを移動する

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Excel で作成した連絡先リストや在庫リストの管理に手間がかかるようになってきたら、データを Access に移動する頃合いかもしれません。Access には、大量のデータの管理に適したツールが用意されています。このビデオでは、Access で簡単なインポート操作を行う方法を説明します。

注:  このビデオでは、データを Web データベースにインポートする方法については説明しません。Web データベースの詳細については、「Web で共有するデータベースを作成する」を参照してください。

ビデオの内容

Excel でデータを準備する

重要:  以降の手順でワークシートに変更を加える必要がある場合、必ずブックまたはワークシートのバックアップ コピーを作成してから手順を進めるようにしてください。

  • Excel ワークシートのデータの途中に空の行または列がある場合は、できればデータを 1 つのリストにまとめてください。空のセルが含まれていても問題ありませんが、移動するデータの中に完全に空の行または列が含まれないようにしてください。

  • 各列にできる限り同じ種類のデータが含まれるように、データを並べ替えてください。たとえば、数値のみ、テキストのみの列にまとめます。1 つの列に別々のデータ型が混在する場合、最初の 8 行以内に各データ型のデータが少なくとも 1 つは出現するようにしてください。これにより、Access でその列に最適なデータ型が決定されるため、インポート エラーの回避に役立ちます。

  • ワークシートのタブ名が Access のテーブル名として使用されます。たとえば、ワークシートの名前が Sheet1 であれば、インポートされるテーブルの名前も Sheet1 になります。データを移動する前に、もっとわかりやすい名前をテーブルに割り当てるには、次の手順に従ってワークシートの名前を変更します。

    • ワークシートの下部に表示されているタブをダブルクリックし、目的の名前を入力した後、Enter キーを押します。

Access にデータを移動する

  1. Excel 上で、Access に移動するデータと列見出し (存在する場合) を選択します。

  2. 選択したデータを右クリックし、[コピー] をクリックします。

  3. Access 上で、既存のデータベースを開くか、新しいデータベースを作成します。

    新しいデータベースを作成すると、空のテーブルが表示されます。このテーブルは保存せずに閉じます。

  4. ナビゲーション ウィンドウが表示されていない場合は、F11 キーを押して表示します。

  5. ナビゲーション ウィンドウの任意の場所を右クリックして、[貼り付け] をクリックします。

    データに列見出しが含まれているかどうかを確認するダイアログ ボックスが表示されます。

  6. コピーしたデータに列見出しが含まれている場合は、[はい] をクリックします。含まれていない場合は、[いいえ] をクリックします。

    問題がなければ、オブジェクトが正常にインポートされたという内容のメッセージが表示されます。

  7. [OK] をクリックして操作を続行します。

ナビゲーション ウィンドウに新しいテーブルが表示されます。新しいテーブルをダブルクリックして、データが正しくインポートされたことを確認します。

インポート エラーを修正する

インポート処理中に問題が発生した場合、エラーの説明が記載されたインポート エラー テーブルが作成されます。エラーを確認するには、インポート エラー テーブルをダブルクリックします。エラーが大量に発生した場合は、インポートしたテーブルを削除し、Excel ワークシート上で問題を修正した後で、コピーと貼り付けの手順を再実行することをお勧めします。エラーの数が少ない場合は、Access 上で手動で修正することもできます。すべての問題を修正したら、インポート エラー テーブルを削除してもかまいません。

フィールドのデータ型を設定する

目的のデータ型で Access テーブルに入力できない場合、フィールドのデータ型を変更する必要があります。

フィールドのデータ型を調べるには、フィールド内の値を選択し、[フィールド] タブの [表示形式] で [データ型] ボックスを確認します。たとえば、データ型が [数値型] の場合、そのフィールドに "166A" などの文字を入力することはできません。

フィールドのデータ型を変更する

警告:  フィールドのデータ型を変更すると、データが失われることがあります。フィールドのデータ型を変更する前に、.accdb ファイル (またはテーブル全体) のバックアップ コピーを作成するようにしてください。

  1. 変更するセルをクリックします。

  2. [フィールド] タブの [表示形式] の [データ型] ボックスの一覧で、新しいデータ型を選択します。

    警告メッセージが表示されます。

  3. データのバックアップ コピーを作成済みで、続行してもかまわない場合は、[はい] をクリックします。

  4. テーブルを保存します。

主キーを追加する

レコードの重複を避け、テーブル間のリレーションシップを簡単に作成できるようにするために、新しいテーブルに主キー フィールドを追加することをお勧めします。次の手順を使用します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. [フィールド名] 列の最初の空のセルに、「ID」と入力します。

  3. [データ型] 列で [オートナンバー型] を選択します。

  1. 新しい ID 行が選択された状態で、[デザイン] タブの [ツール] で [主キー] をクリックします。

  2. テーブルを保存して閉じます。

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