データを追加/編集する

Excel からデータをコピーする

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Access では、Excel スプレッドシートからデータをコピーして、効率よく編集したり、強力なクエリを実行したり、レポートを作成したりする機能が用意されています。これらの機能を活用しましょう。データを既存のテーブル、または新しい空白のテーブルに入力します。

データをコピーする前に、適切にコピーできるように、データに一貫性があり、きちんと構成されているかをご確認ください。

データをクリーンアップする
  • 列内のデータはすべて同じ型で、同じ形式である必要があります。たとえば、すべての電話番号に市外局番が含まれ、国番号が含まれていないこと、すべての住所に都道府県が含まれ、国名が含まれていないこと、すべての値段に .00 と表示されていても銭の単位が含まれていることを確認します。

  • 小見出し、サマリーまたはコメント、列、空白行はすべて削除します。

    注: 必要に応じて、後で Access のクエリを使用して、グループや合計のレポートを作成し、ここで削除したものを追加します。

    データを既存の Access のテーブルに貼り付ける場合は、スプレッドシートに Access のテーブルと同じ数の列が同じ順番で含まれていることをご確認ください (ただし、このデータで新しい Access のテーブルを作成する場合は、列に名前を付けて、お好みの順番で配置します)。

    ヒント: 1 つの列にある情報をそれぞれ分けて一覧表示するのは、データベースを扱う際のよい演習になります。たとえば、姓と名を異なる列に分けて表示したり、市町村名、都道府県、郵便番号を異なる列に分けて表示したりします。

Excel データを新しいテーブルに追加する
  1. テーブルに追加する Excel のデータを選び、コピーします。

  2. Access で [ホーム]、[貼り付け] の順に選択します。

  3. データの最初の行に列見出しが含まれているかを示すには、[はい] または [いいえ] を選択します。

  4. お好みで、テーブル名とフィールド名を変更します。

Excel のデータを既存のテーブルに追加する
  1. テーブルに追加する Excel のデータを選び、コピーします。

  2. Access で、データを貼り付けるテーブルを開きます。

  3. テーブルの末尾にある空欄の行を選びます。

  4. [ホーム]、[貼り付け]、[追加貼り付け] の順に選択します。

Excel のデータを Access データベースにコピーしても、Excel の元のデータは変更されません。

さらに詳しく

ビデオ: Excel から Access にデータを移動する

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Outlook のトレーニング

Excel を使用して連絡先などのデータ リストを保存しているとします。

リストを Excel で管理するのが難しくなってきた場合、クエリやレポート機能を活用できるため、Access に移行するのはよいアイデアです。

Excel のデータをコピーして、Access の既存のテーブルまたは新規のテーブルに貼り付ける方法があります。手順は次のとおりです。

まず、Excel をクリーンアップする必要があります。Access テーブルは、データをより正確に保持できるように、適切に構成されたデータを必要とします。

各列のすべてのデータは、テキスト、日付、数値など、同じ型であることを確認します。

小見出し、サマリー行、空白行を削除します。Access のクエリとレポートのグループ化機能と合計機能を使用して、ここで削除したものを再び作成することができます。

データを既存の Access のテーブルに貼り付ける場合は、Excel データに Access のテーブルと同じ数の列が含まれ、その列が同じ順番に並んでいることを確認します。

列を一致させるために、Excel ワークシートに空白の列を追加する必要があるかも知れません。

Access で新しいテーブルを作成する場合は、最も役立つ形式で、Excel ワークシートを書式設定します。

たとえば、姓と名を異なる列で表示されるようにすると便利です。

また、住所を列ごとに分けると非常に役立ちます。

データの準備が整ったら、選択します。

データをクリップボードにコピーします。

このデータを使用して Access で新しいテーブルを作成する場合は、[ナビゲーション ウィンドウ] を右クリックし、[貼り付け] を選択します。

コピーしたデータに列見出しが含まれている場合は、[はい] を選択します。列見出しが含まれていない場合は、[いいえ] を選択します。

Access により、新しいテーブルが作成され、作業を開始できるようになります。

Access で、既存のテーブルに貼り付ける場合は、追加するテーブルをダブルクリックします。

末尾の空白行にあるアスタリスクを選択して、新しい行を強調表示し、[ホーム] タブで、[貼り付け] の下向き矢印を選択し、[追加貼り付け] を選択します。

Excel データが Access テーブルの列と一致しない場合、[貼り付け] 操作がやり直しになることがあります。

貼り付けに問題がある場合は、Access テーブル内にある各列のデータ型をダブルクリックします。

[フィールド] タブを選び、列をクリックして、この操作を行います。列のデータ型が表示されます。その列に貼り付けようとしているデータが、そのデータ型と一致することを確認します。

データを貼り付けた後、Access で作業を開始できるようになります。これは、データのコピーであるため、Excel にある元のデータは変更されません。

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