差し込み印刷の応用

標準的な差し込み印刷のヒント

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差し込み印刷の基本を応用してみましょう。 Excel のリストをインポートしたり、Excel のデータや数値ツールを使います。 また、個人向けのメッセージに合わせて差し込み印刷をカスタマイズできます。

Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷

挿入する情報がすべて準備できていれば、差し込みをスムーズに実行できます。したがって、次の点をご確認ください。

  • スプレッドシートの列は、差し込み印刷で使用するフィールドと一致します。たとえば、名でリーダーに対応するには、姓と名に個別の列があることを確認します。

  • 差し込み対象のすべてのデータすべてがスプレッドシートにある。

  • 数値書式は変更されない。 先頭または末尾が 0 の日付、時刻、通貨、または郵便番号がスプレッドシートに含まれる場合は、「差し込み印刷の数値、日付、またはその他の値の書式を設定する」をご覧ください。

データの準備ができたら、差し込み印刷を開始する

  1. Word で、新しいドキュメントを開きます。

  2. [差し込み文書]、[差し込み印刷の開始] の順にクリックし、実行する差し込みの種類をクリックします。

  3. [宛先の​​選択]、[既存のリスト​​を使用] の順にクリックします。

  4. Excel スプレッドシートを参照し、[開く] をクリックします。 Word のメッセージが表示された場合は、[Sheet1$] を選び、[OK] をクリックします。 これで、Excel スプレッドシートが、Word で作成中の差し込み印刷ドキュメントに接続されました。

  5. 次に、スプレッドシートの情報が入る差し込み印刷フィールドをドキュメントに挿入できます。たとえば、メール メッセージや手紙にあいさつ文を追加するには、[差し込み文書]、[あいさつ文] の順にクリックします。また、[差し込み文書]、[住所ブロック] の順にクリックして、リストから住所を追加することもできます。

  6. 文書の準備ができたら、[結果のプレビュー] をクリックし、矢印をクリックして文書の各コピーを表示します。

  7. 差し込みを完了するには、[完了と​​差し込み] をクリックし、[文書の​​印刷] または [電子メール ​​メッセージの送信] をクリックします。

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