メーリング リストを作成する

差し込み印刷について

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ウェルカム レター、特別なお知らせ、お礼の電子メール、または請求書を使って顧客と通信を行う場合、[宛名の差し込み] を使用して、注意を引く文書を個別に設定して作成することができます。

宛名の差し込み手順について理解する

宛名の差し込み手順では、次の 3 つの文書が使用されます。

  • メイン文書:この文書には、差し込み文書のバージョンごとに同じテキストとグラフィックが含まれます。同じ内容の例には、封筒またはレターの本文の差出人住所などがあります。

  • メーリング リスト:この文書には、メイン文書に情報を入力するために使用されるデータが含まれています。たとえば、メーリング リストにはラベルに印刷される住所が含まれます。

  • 差し込み文書:結合したメイン文書とメーリング リストが、差し込み文書になります。情報がメーリング リストから取得され、メイン文書の重複箇所に挿入されます。その結果、ユーザーごとに差し込み文書が個別に設定されます。

宛名の差し込みの可能性を検討する

  • レター:メーリング リストの全員宛てに個別のレターを作成して印刷します。各レターは、別々の用紙に印刷されます。

  • 電子メール:メーリング リストにある各ユーザーにメール メッセージを作成して送信します。

  • 封筒:郵送用の封筒を作成して印刷します。

  • ラベル:宛名ラベルのシートを作成して印刷します。各ラベルには固有の郵送先住所が含まれます。

データ ソース

Word は、さまざまなデータ ソースからデータを抽出して宛名の差し込みを実行できます。メーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み手順の間に作成します。単純なデータ ソースのオプションをいくつか紹介します。

  • Excel スプレッドシート:Excel スプレッドシートを使用します。これは、すべてのデータが正しい形式で 1 つのシート上にある場合、宛名の差し込み用のデータ ソースとしてうまく機能します。

  • Outlook の連絡先リスト:Outlook の連絡先から受信者を選択します。

  • Word データ ファイル:Word 文書に単一の表が含まれている必要があります。テーブルの最初の行には見出し、他の行には差し込むレコードが含まれている必要があります。

さらに詳しく

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差し込み印刷を使用して一括メール、ラベル、封筒を作成して送信する

差し込み印刷に使用できるデータ ソース

Word の宛名の差し込み用に Excel 2016 のデータ ソースを準備する

宛名の差し込みを使用して一括メール メッセージを送信する

差し込み印刷とは Word 文書内の 指定した位置に 別のファイルに準備したデータを 差し込んで印刷する機能です。

ではこれから差し込み印刷が すでに設定されている こちらの案内状を見ながら 差し込み印刷を利用するための基本用語や 前準備について 学んでいきましょう。

この文書は複数の顧客に配布する 案内状ですので それぞれの宛先ごとに文書の一部を 差し替えて印刷したいです。

そこで今回は宛先となる姓・名と 文書内の時間帯の項目を それぞれの顧客ごとに差し替えて印刷する ための差し込みデータが挿入されています。

このような差し込み印刷が設定された文書を 差し込み文書と言います。

差し込み文書を作成するには前準備として メイン文書とデータファイルという 2種類のファイルが必要です。

ではメイン文書とデータファイルについて 見ていきましょう。

メイン文書は雛形となる文書で Word で作成します。

メイン文書には差し替える必要がない 共通する内容を入力しておきましょう。

データを差し込んでくる位置には あらかじめ何も入力しておく必要はありません。

この案内状のような提携書簡の他に 電子メールメッセージ封筒ラベルなどをメイン文書として 差し込み文書を作成することもできます。

では続いてデータファイルを 見ていきましょう。

データファイルはメイン文書に 差し込むデータを 入力したファイルです。

今回のデータファイルは Excel で作成したテーブルです。

他にも Word で作成した表や Access で作成したテーブル、 Outlook の連絡先を データファイルとして使うことができます。

Excel のテーブルを データファイルに指定する場合は ワークシート1枚に収めましょう。

複数のワークシートを一度にデータファイルに 指定することはできません。

またワークシートの1行目には フィールド名が入力された テーブルを作成すると良いでしょう。

Word の表をデータファイルに 指定する場合は 文書内に1つの表を 作成しましょう。

複数の表を一度に データファイルに指定することはできません。

また表の先頭行は見出しとして 項目名が入力された表を作成しましょう。

このように差し込み印刷には 雛形となるメイン文書と 差し込むデータを入力したデータファイル の2種類のファイルが必要です。

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