レポートの作成

基本的なレポートの作成

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注: このページの情報は、Access デスクトップ データベースにのみ適用されます。Access Web アプリでは、レポートをサポートしていません。

他のユーザーとデータベースを共有する前に、わかりやすい形式で情報を保存します。レポートを使用してデータベース内の情報を表示、書式設定、および要約します。

  1. [ナビゲーション] ウィンドウで、レコード ソースを選択します。
    レポートのレコード ソースは、テーブルや名前付きクエリである可能性があります。レコード ソースには、レポートに含めるデータのすべての行と列が含まれている必要があります。

  2. [作成] タブで、使用するレポート ツールを選択して、レポートを作成するために任意の手順に従います。

レポート ツール

説明

レポート

[ナビゲーション] ウィンドウで選択したレコード ソースのすべてのフィールドを含む、単純な表形式のレポートを作成します。

レポート ​​デザイン

[デザイン] で空白のレポートを開いて、必要なフィールドとコントロールを追加します。

空白のレポート

[レイアウト ビュー] で空白のレポートを開いて、[フィールド リスト] から追加するフィールドを選択します。

レポート ​​ウィザード

指示に従って、フィールド、グループ化と並べ替えのレベル、およびレイアウト オプションを指定します。

ラベル

標準またはユーザー設定のラベル サイズ、レポートに含めるフィールド、および並べ替え方法を選択します。

レポートのフィールドにグループ化、並べ替え、または合計を追加します。
  1. [デザイン ビュー] で、レポートを開きます。

  2. [グループ化]、[並べ替え]、および [合計] ウィンドウが表示されない場合は、[デザイン] タブで [グループ化と並べ替え] を選択します。

  3. [グループの追加] または [並べ替えの追加] を選択して、グループ化または並べ替えを行うフィールドを選択します。

  4. その他のオプションを設定して合計を追加するには、グループ化または並べ替えを行った行の上で [その他] を選択します。

さらに詳しく

グループ化レポートまたはサマリー レポートを作成する

Excel のトレーニング

Outlook のトレーニング

他のユーザーとの共有を目的にしたデータの場合、テーブル内の生データでは分かりにくい場合が多いものです。

ここで、登場するのがデータベース レポートです。たとえば、ある時点のデータのスナップショットを示すレポートを作成するとします。

すべての連絡先の中から電話番号だけを示す単純なレポートなど、特定のレコードの詳細について確認することができます。

または、近々で最も大量に発注した顧客を示すサマリー レポートなど、データが示す全体像をまとめることができます。

デスクトップ データベース レポートを作成する場合、まず、レポートに使用するレコードのソースを選びます。

レコード ソースには、レポートに表示するデータのすべての行と列が含まれている必要があります。

レコード ソースは 1 つのテーブルだけで済む場合があります。ただし、データが 2 つ以上のテーブルに分散している場合は、それらのテーブルを含む名前付きクエリまたは埋め込みクエリを使用します。

[ナビゲーション ウィンドウ] で、レコード ソースとなるテーブルまたはクエリを選択します。

[作成] を選択します。また、他の方法を使用してレポートを作成することもできます。

[レポート] を使用すると、レコード ソース内のすべてのフィールドを含む単純な表形式レポートを作成できます。

[レポート デザイン] は [デザイン ビュー] に空白のレポートを開きます。レコード ソースから目的のフィールドとコントロールを追加します。

レコード ソースをセットアップしていない場合は、[空白のレポート] と [フィールド リスト] を使用して、フィールドとコントロールをレポート デザインに直接追加します。

[ラベル] は、レポートの種類の 1 つです。顧客の宛名ラベルと同じように、テーブルやクエリのフィールドを特定の書式で配置します。[ラベル] ツールを使用し、ウィザードに従って、ラベルのサイズ、フィールド、並べ替え順序を選びます。

これから作成するレポートには、[レポート ウィザード] を選択します。このウィザードを使用すると、フィールドの選択、フィールドのグループ化または並べ替えの選択、レポートのレイアウトの指定を順に実行できます。

[選択可能なフィールド] から、レポートに表示する最初のフィールドを選んで、この右矢印を選びます。

引き続き、選択したレコード ソースの選択可能なフィールドから、レポートに表示するフィールドを選んで追加します。

使用できるフィールドは、レコード ソースとして選択した 1 つのテーブルまたはクエリのフィールドだけではありません。必要に応じて、関連する他のテーブルやクエリのフィールドも選択できます。

ここで、強調したい内容に基づいて、データの表示方法を指定します。では、注文の状態別に表示するレポートを作成します。

このページで、グループ化を指定します。グループ化は、大量のデータを整理して、つまり "大きな塊に分けて"、分かりやすくします。

[グループ化のオプション] を選ぶと、追加したばかりのグループ レベルに関する他のオプションが表示されます。

このページで、並べ替え順序を指定します。たとえば、受注 ID の昇順で並べ替えるとします。

[集計のオプション] を選択して、数値データに対して計算を実行するかどうかを指定します。

ここで、レポートのレイアウトを選択します。

レポートを縦方向と横方向のどちらにするかということ、また、すべてのフィールドをページのサイズ内に収めるかどうかを指定します。

レポートのタイトルを追加します。

ここまでのレポートの外観を確認しましょう。既に [プレビュー] が選択されているので、[完了] を選択します。

よくできています。この [印刷プレビュー] タブで調整を行うことができます。

完了したら、[印刷プレビュー] を閉じます。

レポートは、[デザイン ビュー] に表示されます。

[ナビゲーション ウィンドウ] の [レポート] の一覧をご覧ください。新しいレポートがレポート オブジェクトの一覧に追加されています。

後で多少の調整が必要になることもありますが、基本的なレポートはこれで完成です。これで、データを共有して、そこから得られる情報を伝えることができます。

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