メールを整理する

仕分けルールを作成してメールを管理する

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メッセージの送信者または受信者に基づく仕分けルールを作成し、仕分けルール テンプレートを使い、仕分けルールを削除して、メールを整理します。

メッセージの送信者または受信者に基づいて仕分けルールを作成する

  1. 仕分けルールを作成するメッセージを選択します。

  2. [ホーム] > [ルール] の順に選択します。

    メッセージの送信者と受信者に基づいて、提案される仕分けルールが表示されます。

  3. 次のオプションを選択します。

    • 提案されたルールの 1 つを選び、宛先フォルダーを選んで、[OK] を選択します。

    • メッセージの送信者、受信者、または件名に基づく詳細な仕分けルールのオプションを指定するには、[仕分けルールの作成] を選択します。

  4. 手順 3 で [仕分けルールの作成] を選んだ場合、[仕分けルールの作成] ボックスが表示されます。

  5. [次の条件に一致する電子メールを受信したとき] で、使う条件のボックスをオンにします。

  6. [実行する処理] で、指定した条件が満たされたときに仕分けルールで実行するアクションのチェック ボックスをオンにします。

  7. [アイテムをフォルダーに移動する] ボックスをオンにします。

  8. [フォルダーの選択] を選び、既存のフォルダーを選ぶか、[新規] を選んでメッセージを保存するフォルダーを作ります。

  9. [詳細オプション] を選び、他の条件、アクション、または例外を仕分けルールに追加します。

  10. [自動仕分けウィザード] の残りの指示に従った後、[OK] を選択します。

Outlook ルール テンプレートを使う

  1. [ホーム] > [ルール] > [仕分けルールと通知の管理] の順に選択します。

  2. [仕分けルールと通知] ボックスで、[電子メールの仕分けルール] を選び、[新しい仕分けルール] を選択します。

  3. [ステップ 1: テンプレートを選択してください] で、[メッセージの整理] または [情報の通知] のテンプレートの一覧からテンプレートを選択します。

  4. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線の付いた値を選択します。たとえば、[名前/パブリック グループ] リンクを選ぶと、アドレス帳が開きます。

  5. [次へ] を選択します。

  6. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、仕分けルールが適用されるメッセージが満たす必要がある条件を選択します。

  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、追加した条件に対して下線が付けられた値を選択し、値を指定します。

  8. [次へ] を選択します。

  9. [ステップ 1: 処理を選択してください] で、特定の条件が満たされた場合に、仕分けルールによって実行されるアクションを選択します。

  10. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、追加したアクションに対して下線が付けられた値を選択し、値を指定します。

  11. [次へ] を選択します。

  12. [ステップ 1: 例外条件を選択してください] で、仕分けルールの例外を選び、[次へ] を選択します。

  13. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集する] で、追加した例外に対して下線が付けられた値を選び、値を指定します。

  14. [次へ] を選択します。

  15. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] で、仕分けルールの名前を入力します。

  16. [ステップ 2: 仕分けルールのオプションを設定してください] で、目的のチェックボックスをオンにします。

    • [受信トレイ] に既にあるメッセージに対してこのルールを実行するには、["受信トレイ" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスを選択します。

    • 新しい仕分けルールが自動的に有効になります。ルールを無効にするには、[この仕分けルールを有効にする] チェック ボックスをオフにします。

    • Outlook で設定したすべてのメール アカウントにこの仕分けルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  17. [完了] を選択します。

仕分けルールを削除する

  1. メール メッセージを選択します。

  2. [ホーム] > [ルール] > [仕分けルールと通知の管理] の順に選択します。

  3. [仕分けルールと通知] で既存のルールを選び、[削除] を選択します。

  4. 確認メッセージが表示されたら、[はい] を選択します。

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このレッスンでは 仕分けルールを作成して 受信したメールを自動的に 仕分ける方法について解説します。

では仕分けルールを 作成する操作から見ていきましょう。

今回は Yamamoto Tarou が 差出人のメールが自動的に仕事用フォルダに 移動するようにルールを 作ってみましょう。

受信トレイ内の Yamamoto Tarou が 差し出し人のメールをクリックで選択します。

ホーム」タブ>「移動」グループ> 「ルール」のボタンをクリックします。

仕分けルールの作成」をクリックします。

「仕分けルールの作成」の ダイアログボックスが表示されました。

まずは上限を設定します。

差出人が次の場合」に チェックをつけましょう。

右の方には Yamamoto Tarou の 名前が表示されています。

続いて実行する処理を指定します。

自動的に仕事用フォルダーに 移動させるわけですので 「アイテムをフォルダーに移動する」に チェックをつけます。

右にある「フォルダーの選択」ボタンを クリックします。

「仕分けルールと通知」の ダイアログボックスが表示されました。

移動するフォルダーを指定します。

「受信トレイ」の配下の「仕事用」の フォルダーをクリックで選択します。

OK ボタンをクリックします。

これで差出人が Yamamoto Tarou の場合 自動的に仕事用フォルダーに メールが移動します。

下にある OK ボタンを クリックします。

すると「仕分けルールが作成されました。」 「現在のフォルダーにあるメッセージを この仕分けルールで今すぐ実行しますか?」 といったようなメッセージが 表示されます。

今すぐ実行しますのでチェックをつけて OK ボタンをクリックします。

受信トレイにあった Yamamoto Tarou からのメールが 仕事用フォルダーに自動的に移動しました。

この様に仕分けルールを作成しておくと 次から山本太郎のメールが届くと 自動的に仕事用フォルダーに移動します。

では今度は分類項目で 色分けするルールを作ってみましょう。

差出人が Suzuki Mitiko のメールが オレンジ色になるように ルールを作ります。

Suzuki Mitiko から届いたメールを クリックで選択します。

ルール」のボタンをクリックして 「仕分けルールに作成」をクリックします。

条件は「差出人が次の場合」に チェックをつけ 右には Suzuki Mitiko の名前が 表示されていることを確認しましょう。

続いて実行する処理です。

分類項目で色分けをする処理は ダイアログボックスの選択肢にはありません。

右下にある「詳細オプション」を クリックします。

すると「自動仕分けウィザード」という ダイアログボックスが表示され このウィザードを使って より詳細な条件の設定や 処理の設定が可能です。

条件は差出人が Suzuki Mitiko の場合が選択されています。

下にある「次へ」ボタンを クリックします。

処理を選択してくださいと 表示されました。

上から2つ目の「分類項目」に チェックをつけます。

さらに下の方にある 「仕分けルールの説明を編集してください」の ボックスで「分類項目」をクリックして Orange category のチェックボックスに チェックをつけます。

OK ボタンをクリックします。

これで差し出し人が Suzuki Mitiko の場合 分類項目の Orange Category が 割り当てられます。

次へ」ボタンを クリックします。

例外条件を選択することも可能です。

今回は特に例外条件は必要ありませんので 省略して「次へ」ボタンをクリックします。

「ルールの設定を完了します。」と 表示されています。

仕分けルールの名前を 変更することも可能です。

今回はこのままにしておきましょう。

続いて「受信トレイ内のメッセージに 仕分けルールを適用する」の チェックボックスにチェックをつけます。

チェックをつけることで 「完了」ボタンをクリックした後 受信トレイのメールに このルールが適用されます。

では下にある「完了」ボタンを クリックしましょう。

するとこのルールは 「Outlook で電子メールを確認するときのみ 実行されます。

Outlook が実行されておらず、 電子メールをオンラインで確認する場合や 別のデバイスで確認する場合には、 このルールは適用されません。」という メッセージが表示されます。

OK ボタンをクリックします。

これで仕分けルールを作成することができ 受信トレイ内のメールにも 処理が適用されます。

Suzuki Mitiko が差出人のメールが Orange Category で仕分けされました。

この様に分類項目で 色分けするルールを作成しておくと 受信メールに自動的に 色がついて表示されますので 目的のメールが 見つけやすくなります。

作成した仕分けルールを 削除するにも 「ルール」のボタンをクリックして 「仕分けルールと通知の管理」を クリックします。

「仕分けルールと通知」の ダイアログボックスが表示され 「電子メールの仕分けルール」タブが 選択されています。

削除したいルールを クリックで選択し 「削除」ボタンをクリックすると 仕分けルールを削除することができます。

また「仕分けルールの変更」ボタンを クリックして 「仕分けルール設定の編集」をクリックすると 作成している仕分けルールを 編集することも可能です。

このレッスンでは仕分けルールを作成して 受信メールを自動的に 仕分ける方法について解説しました。

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