メールと予定表の管理

予定表を使いこなす

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Outlook on the Web を使用して、予定表を簡単に再スケジュールする方法について説明します。

次の手順は、Outlook on the Web に最適です。

予定を再スケジュールするには
  1. 再スケジュールする予定を開いて、[Scheduling assistant] を選択し、会議に招待したすべてのユーザーのスケジュールを表示します。

  2. 会議の新しい時刻を選択します。

  3. 必要に応じて、[Change room] を選択して、新しい会議室を選択し、[OK] を選択します。

  4. [Details] ウィンドウで、会議の新しい時刻を説明するメモを入力します。

  5. 必要であれば、[Skype meeting]、[Add Skype meeting] の順に選択して、Skype 経由でリモートから参加するオプションを出席者に提供します。

    物理的な会議の場所を残したまま、出席者に Skype 経由で参加するオプションを提供する場合は、[Change location] ダイアログ ボックスで [No] を選択します。会議の場所を "オンライン会議" に変更する場合は、[Yes] を選択します。

  6. [Send] を選択します。

私は今、予定されているイベントのメニューを決めるために仕出し業者に試食に来ています。

楽しい打ち合わせですが、時間が長引いています。

さきほど、別の会議の時間が近づいていることが Outlook から通知されました。

このまま試食を続けるべきか、次の会議に定刻どおり参加するべきか、どうしたらよいでしょうか。

Outlook を使用すれば、どちらも可能になります。

リマインダーの会議を選択し、[編集] を選択して [スケジュール アシスタント] を表示します。

それぞれの参加者のスケジュールを確認できます。

会議の時間を 30 分延ばしても Tony は参加できることがわかりました。

新しい会議室を見つける必要がありますが、問題ありません。

すべての会議室を Outlook から確認できるので、その時間に空いている会議室に招待状を送り、会議の時間変更を Tony に連絡するだけです。

さらに、Tony がオンラインでの会議を希望する場合に備えて、[Skype 会議] を選択します。

場所を [オンライン会議] に変更するか確認を求められます。

必要なら会議室が使えることを Tony に伝えるため、[いいえ] を選びます。

次に、[送信] を選択して新しい時間と場所を送信します。

これで試食に戻れます。

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