レポートの作成

レポートの変更と印刷

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レポートに必要な情報がすべて含まれていたとしても、あなた個人のブランドを表していない場合もあります。レポートを印刷して共有する前に、外観を変更し、ロゴを追加しましょう。

ヒント: レポートをデザインしたり、書式設定を変更したりする場合は、[レイアウト] ビューを開始します。[ホーム] タブから開始するには、[ビュー] > [レイアウト ​​ビュー] の順に選びます。

  • フィールドのサイズを変更するには、フィールドを選択して端をドラッグします。

    年間売上報告書の製品画面のスニペット

  • フィールドを移動するには、フィールドを選択して、新しい場所にドラッグします。複数のフィールドを移動するには、Ctrl キーを押しながら移動するフィールドを選択して、新しい場所にドラッグします。

  • データベースのすべてのレポートとフォームに視覚的なテーマを追加するには、[デザイン] タブで [テーマ] を選択します。テーマの外観を確認するには、テーマにカーソルを合わせます。すべての色とフォントを変更するには、テーマを選択します。

  • フィールドのフォント スタイルを変更するには、変更するフィールドを選択します。次に、[形式] タブで、フォント、フォント サイズ、フォントの色、および配置を選択します。

  • レポートに背景の画像を追加する場合は、[形式] タブで [背景の画像] > [参照] を選択します。次に、画像が含まれているフォルダーに移動し、画像を選択して、[開く] を選択します。

注: Access では、デザインの変更が自動的に保存されないため、作業を忘れずに保存してください。クイック アクセス ツール バーで [保存] をクリックします。

条件付き書式のルールを使用してデータを強調表示する
  1. 強調表示するデータが含まれるフィールドを選択します。
    複数の項目を選択するには、Ctrl キーを押したまま、フィールドまたはコントロールを選択します。

  2. [形式]、[条件付き書式] の順に選択します。

  3. [新しいルール] を選択して、ルールの種類を選びます。

  4. [ルールの内容を編集してください] で、強調表示するフィールドの値の範囲を入力します。

    新しい書式ルールのインターフェイスのスクリーン ショット

  5. 書式設定ツールバーで、強調表示されたデータで使用するフォントのスタイルや背景色を選択します。

  6. ルールをレポートに適用するには、[OK] を選択します。

ロゴを追加する
  1. [デザイン] タブの [ロゴ] を選びます。

  2. レポートの上部に画像を追加するには、画像が含まれているフォルダーに移動し、画像を選択して、[開く] を選択します。

    • ロゴのサイズを変更するには、イメージ ハンドルを選択し、ロゴが希望のサイズになるまでドラッグします。

    • ロゴを移動するには、ロゴを選択し、ロゴが希望の場所に移動するまでドラッグします。

レポートのプレビューを表示して印刷する
  1. [ファイル]、[印刷]、[印刷プレビュー] の順に選択します。

    • レポートにページ番号を設定するには、[ページ] 矢印を選択します。

    • プレビュー表示を拡大または縮小するには、[ズーム] ボタンを選択します。

  2. 余白を変更するには、[余白] を選択し、余白のサイズを選択します。

  3. レポートの外観に問題がなければ、[印刷] を選択して、印刷オプションを指定します。 必要に応じてプリンターを変更し、印刷する部数を選択します。

  4. レポートを印刷するには、[OK] を選択します。

さらに詳しく

Access におけるレポートの概要

Excel のトレーニング

Outlook のトレーニング

基本的なデータベース レポートは既に作成しているとします。

このレポートには、必要な情報がほとんど表示されています。

ただし、他のユーザーと共有するために、多少の調整を行ってから印刷するとします。

いくつかの基本的な変更から始めるには、[表示] の下にある矢印を選んで、[レイアウト ビュー] を選びます。

デザインまたは形式の変更は、[デザイン ビュー] と [レイアウト ビュー] の両方で行うことができますが、おそらく、[レイアウト ビュー] の方が、データが表示されるので、コントロールのサイズをより簡単に調整できます。

コントロールのサイズを変更するには、希望するサイズになるまで端をドラッグします。

コントロールの 1 つのラベルを変更すると、それに伴い、他のラベルも変更されるのでご注意ください。

コントロールとそのラベルを移動するには、それらを選択して、新しい位置にドラッグします。

コンテキスト メニューを開いて、他のレポートの書式設定オプションを表示するには、コントロールを選んで、Shift キーを押しながら F10 キーを押すか、コントロールを右クリックします。

このメニューを使用して、レイアウトを変更したり、グループ化または並べ替え順序を変更したり、プロパティ シートを開いたり、その他の操作を実行したりすることができます。

他のレポート オプションを表示するには、[プロパティ] を選びます。

[プロパティ シート] には、レポートの調整に使用できる多数のオプションが一覧表示されます。

また、コントロール内のテキストの配置を変更することもできます。

Access では、デザインの変更は自動的に保存されないため、[クイック アクセス ツール バー] で [保存] を選択します。

レポート内の情報を強調表示するのに最適な方法は、条件付きの書式設定ルールを使用することです。

たとえば、2015 年 1 月から 3 月までに出荷された注文を強調表示するとします。

レポートを [レイアウト ビュー] に表示して、強調表示するコントロールを選びます。

複数の項目を選択するには、Ctrl キーを押しながらコントロールを選びます。

[書式設定] を選んで、[条件付き書式] を選択します。

ダイアログ ボックスで、[新しいルール] を選択します。

ルールの種類を [現在のレコードの値を確認するか、式を使用する] のままにします。

もう 1 つの種類のルールでは、データ バーを使用して値を相互に比較します。

強調したい値の範囲を入力します。

その下で、値の書式設定を指定します。

太字と背景色を指定しましょう。

これで、条件付き書式の設定がどのように表示されるかが分かります。[OK] を選択します。

Access は、ルールをレポートに適用します。

レポートをさらに魅力的で見やすくするために、色とフォントをカスタマイズします。

レポートを [レイアウト ビュー] に表示して、[デザイン] を選択し、[テーマ] の下の矢印を選びます。

テーマをポイントして、レポートでどのように表示されるかを確認します。

使用するテーマが見つかったら、それを選びます。Access は、そのテーマをレポートに適用します。

色のみを変更する場合は、[] を選んで、目的のパターンを選びます。

フォントのみを変更する場合は、[フォント] を選んで、目的のフォントを選びます。

さらに本格的なレポートにするには、組織のロゴや他の画像をヘッダーとしてレポートに追加します。

レポートを [レイアウト ビュー] に表示して、[デザイン] を選んで、[ロゴ] を選択します。

画像ファイルに移動して、[OK] を選択します。

Access は、レポートのヘッダーにロゴを追加します。

必要に応じて、ロゴのサイズを希望するサイズに変更します。

ヘッダー内の表示する位置にロゴを移動します。

たとえば、ロゴの透かしや定番製品の写真など、背景イメージをレポートに追加したい場合があるとします。

[レポート ウィザード] または [レポート] ツールを使用してレポートを作成した場合、今日の日付とページ番号がヘッダーまたはフッターに表示されます。

ただし、[レポート デザイン] または [空白のレポート] ツールを使用してレポートを作成した場合、ヘッダーまたはフッターは定義されません。

ページ番号を追加または変更するには、[デザイン] を選択して、[ページ番号] を選択します。

ページ番号の書式、位置、配置を指定します。

ヘッダーまたはフッターの日付を追加、変更、または削除するには、[日付] と [時刻] を選びます。

日付または時刻を含めるかどうかを指定します。含める場合は、書式設定を選びます。

レポートを印刷する準備を行う場合、まず、外観を確認します。

[ファイル]、[印刷]、[印刷プレビュー] の順に選択します。

必要があれば、[印刷プレビュー] タブのコマンドを使用してレポートを調整します。

レポートを見やすくするために拡大または縮小したり、マージンやページの方向を変更したりします。

レポートの外観に問題がなければ、[印刷プレビュー] タブで [印刷] を選択します。

[印刷] ダイアログ ボックスで、使用するプリンターや部数などのオプションを指定します。[OK] を選択します。

Access は、微調整を反映したレポートを印刷します。

以上で、他のユーザーにわかりやすい、見やすくて本格的な外観のレポートが完成しました。

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