ルールを使ってメールを管理する

ルールを使ってメールを管理する

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指定した条件に合う送受信メッセージに自動的に適用されるルールを作成して、Outlook 2013 でメッセージを整理しましょう。

ルールを利用してメール メッセージを管理する方法

ルールは、類似のメッセージが届いたときに手動によるファイリングや同じ操作の実行を減らすために役立ちます。クイック操作とは異なり、ルールは通常は常にオンになっていて自動的に実行されます。たとえば、指定したユーザーからメッセージを受信したときに、指定したフォルダーに自動的に移動できます。

メッセージを管理するルールは、自動仕分けウィザードによって簡単に作成できます。ルールは、整理と通知という 2 つのカテゴリのいずれかに分類されます。

自動仕分けウィザードには、次に示すような、とてもよく使用されるルールのテンプレートが用意されています。

  • メッセージの整理    これらのルールは、メッセージをファイリングしたりメッセージに対処するのに役立ちます。たとえば、早川里美のような特定の送信者からのメッセージに対するルールとして、[件名] 行に "売上" という単語が含まれている場合に、対処が必要なことを示すフラグを設定し、"売上" として分類し、"早川さんの売上" という名前のフォルダーに移動するためのルールを作成することができます。

  • 情報の通知    これらのルールは、特定のメッセージをいつ受信したかを何らかの方法で通知します。たとえば、家族からメッセージを受信したときに、モバイル デバイスに自動的にメッセージを送信するルールを作成できます。

  • 最初からルールを作成する    これらのルールは、ルール テンプレートを使わずに作成し、完全にカスタマイズできます。

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