ビデオ: リストから値を選択してフォーム上のレコードを検索する

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コンボ ボックス ウィザードを使用すると、フォーム上のレコードを検索できるドロップダウン リストをすばやく作成できます。たとえば、従業員の連絡先情報を表示するフォーム上のレコードを検索するには、フォームの上部にあるコンボ ボックスから従業員の名前を選択すると、フォームにその従業員のレコードが表示されます。

注:  コンボ ボックス ウィザードは、Web 対応のフォームでは無効化されているので、このビデオで説明する手順は、クライアント フォームでのみ使用できます。使用しているフォームの種類がわからない場合は、ナビゲーション ウィンドウのアイコンを確認してください。Web 対応のフォームは、オブジェクトのアイコンに小さな地球が表示されていることによって区別されます。

ビデオの内容

フォームにコンボ ボックスを追加

  1. ナビゲーション ウィンドウでフォームを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. [デザイン] タブの [コントロール] グループで、[コントロール] ギャラリーの下矢印をクリックし、[コントロール ウィザードの使用] オプションが選択されていることを確認します。

  3. [コントロール] ギャラリーで、[コンボ ボックス] コントロールをクリックし、コンボ ボックスを配置するフォーム ヘッダーをクリックします。

    この時点で Access に [セキュリティに関する通知] ダイアログ ボックスが表示されたら、[開く] をクリックしてウィザードを開始します。

  4. コンボ ボックス ウィザードの最初のページで、[リスト ボックス/コンボ ボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] を選択します。このオプションが表示されない場合は、「[リストボックス/コンボボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] オプションが利用できない場合」セクションを参照してください。

  5. ウィザードの次のページで、[選択可能なフィールド] リストから、コンボ ボックスに表示するフィールドを選択し、矢印ボタンを使用して [選択したフィールド] リストにそれを追加します。

注:  コンボ ボックスには複数のフィールドを追加できますが、レコードの検索に使用されるのは最初のフィールドのみです。選択したフィールドが各レコードを一意に識別するようにしてください。 [姓] などのフィールドを選択し、同一の姓を持つレコードが複数ある場合、コンボ ボックスに [名] を追加したとしても、その姓に一致する最初のレコードのみが Access によって検索されます。ここで、優れたテクニックとしては、フォームのレコード ソースの中に 2 つ以上のフィールドを結合するような集計フィールドを作成し、その集計フィールドをコンボ ボックスの値として使用するテクニックがあります。集計フィールドの作成の詳細については、この記事の [参照] セクションを参照してください。

  1. 次のページでは、リストが作成されるとどのように表示されるかが示されます。

    • [キー列を表示しない] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。

    • 必要に応じて列の幅を調整し、すべての値が収まるようにリストを下にスクロールします。

  2. ウィザードの次のページで、「連絡先の検索」のようにコンボ ボックスのラベル名を入力します。

  3. [完了] をクリックします。

    フォーム上にコンボ ボックスが配置されます。フォーム ヘッダーに表示されていることを確認します。必要に応じて、[配置] タブの [挿入]、[分割]、または [マージ] を使用して、フォーム ヘッダー内に新しいコンボ ボックスに適したセルを作成します。

  1. [ホーム] タブの [表示] グループで [フォーム ビュー] をクリックします。コンボ ボックスをテストして、予想通りに動作するか確認します。

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コンボ ボックス内の値のソート

ほとんどの場合、コンボ ボックスの値は並べ替えられません。必要な並べ替えを追加するには、次の手順を使用します。

  1. [ホーム] タブの [表示] グループで [レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. コンボ ボックスを選択します。

  3. プロパティ シートが表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。

  4. プロパティ シートの [すべて] タブの [値集合ソース] プロパティ ボックスで、[ビルド] ボタンをクリックします。 ボタンの画像


クエリ ビルダーが開きます。前の手順の手順 5 で選択したフィールドが、クエリ グリッドの独自の列に表示されます。

  1. コンボ ボックス向けに選択したフィールドの [並べ替え] 行で、並べ替え順 ([昇順] または [降順]) を選択します。

  2. リボンの [閉じる] をクリックし、[はい] をクリックして変更を保存します。

  3. [ホーム] タブの [表示] グループで [フォーム ビュー] をクリックします。コンボ ボックスをテストして、予想通りに動作するか確認します。

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[リスト ボックス/コンボ ボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] オプションが利用できない場合

[リストボックス/コンボボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] オプションがウィザードの最初のページに表示されない場合は、フォームがテーブルまたは保存されたクエリに連結されていない可能性があります。フォームは、ナビゲーション ウィンドウの [テーブル] または [クエリ] から利用できるオブジェクトに連結されている必要があります。

次の手順を使用して、フォームがテーブルまたは保存されたクエリに連結されているかを確認してください。

  1. [キャンセル] をクリックして、ウィザードを終了します。

  2. リスト ボックスまたは前に作成したコンボ ボックスを右クリックして [削除] をクリックします。

  3. プロパティ シートが表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。

  4. プロパティ シートの最上部にあるリストの [フォーム] をクリックします。

  5. プロパティ シートの [データ] タブで、[レコード ソース] プロパティ ボックスを確認します。この記事で説明した手順を使用するには、まずこのボックスにテーブルまたは保存されたクエリの名前が含まれている必要があります。ボックスが空白の場合、レコード ソースとして既存のテーブルまたはクエリを選択するか、レコード ソースとして機能する新しいクエリを作成することができます。ボックスに SELECT ステートメントが含まれる場合、そのステートメントを保存されたクエリに変換する追加のオプションを使用できます。いったん以上のタスクのいずれかを完了すると、次回コンボ ボックスまたはリスト ボックス ウィザードを実行すると、[リスト ボックス/コンボ ボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] オプションが表示されます。

  6. 必要に応じて、次の手順のいずれかに従ってください。

    • オプション 1: レコード ソースとして既存のテーブルまたはクエリを選択

    検索するレコードを含む既存のテーブルまたはクエリがデータベースに存在することがわかっている場合は、この手順を使用してフォームをそのオブジェクトに連結します。

    注:  [レコード ソース] プロパティ ボックスに SELECT ステートメントが含まれている場合、この手順に従うと、そのステートメントが永久に削除されます。復元したい場合を考慮して、ステートメントをテキスト ファイルまたはその他のワープロ プログラムにコピーすることをお勧めします。

    1. [レコード ソース] プロパティ ボックスをクリックし、表示されるドロップダウン矢印をクリックします。

    2. 利用できるテーブルまたはクエリの 1 つを選択します。適切なテーブルまたはクエリが利用できない場合は、続行する前に適切なものを作成する必要があります。詳細については、「テーブルの概要」または「クエリの概要」の記事を参照してください。

    3. フォームを保存し、この記事の最初から手順を繰り返します。これで、ウィザードに [リスト ボックス/コンボ ボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] オプションが表示されるはずです。

      • オプション 2: 保存されたクエリの新規作成、または SELECT ステートメントを保存されたクエリに変換

      検索するデータが複数のテーブルに保存されている場合、それらのテーブルからデータを選択するクエリにフォームを連結する必要があります。

  1. [レコード ソース] プロパティ ボックスで、[ビルド] ボタンをクリックします。 ボタンの画像

    クエリ ビルダーが開きます。

    • [レコード ソース] プロパティ ボックスが元々空の場合、クエリ ビルダーは [テーブルの表示] ダイアログ ボックスを表示されるので、新しいクエリの作成を開始できます。詳細については、「クエリの概要」を参照してください。クエリの作成が終了したら、手順 2 に進みます。

    • [レコード ソース] プロパティ ボックスに元々 SELECT ステートメントが含まれている場合、そのステートメントがクエリ ビルダーに表示されます。手順 2 に進んで、ステートメントを保存されたクエリに変換します。

  2. [デザイン] タブの [閉じる] グループで [名前を付けて保存] をクリックします。

  3. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、['クエリ n' の保存先] ボックスにクエリの名前を入力します。

  4. [貼り付ける形式] ボックスで [クエリ] が選択されていることを確認し、[OK] をクリックします。

  5. [デザイン] タブの [閉じる] グループで [閉じる] をクリックします。

  6. [はい] をクリックし、クエリに加えた変更を保存してプロパティを更新します。

    フォームがデザイン ビューに表示され、新しく保存されたクエリ名が表示されるように、[レコード ソース] プロパティが変更されます。

  7. フォームを保存し、この記事の最初から手順を繰り返します。これで、ウィザードに [リスト ボックス/コンボ ボックスで選択した値に対応するレコードをフォームで検索する] オプションが表示されるはずです。

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