メールを整理する

メール色やフラグで分類する

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メール メッセージにフラグを追加すると、後でメール メッセージを処理するための視覚的なアラームとして機能します。フラグの追加方法、フラグが設定されたメール メッセージへのアラームの設定方法、メール メッセージに色分類項目を割り当てる方法について説明します。

フォロー アップのフラグを設定する

  1. メール メッセージを選択します。

  2. を選択します フラグ
    フラグが赤くなり、[フラグの設定] メッセージがメール メッセージのヘッダーに表示されます。
    フォローアップ

    注: フォロー アップのフラグは、実行可能な項目にのみ使用されます。

すべてのフォロー アップ フラグを表示する

  1. [ビュー]、[To Do バー]、[タスク] の順に選択します。


    フラグ付きのタスク

  2. [To Do バー] ウィンドウが開き、すべてのフラグを表示します。

フォロー アップ フラグを削除する

  1. メール メッセージを右クリックします。

  2. [フラグの設定]、[進捗状況を完了にする] の順に選択します。
    [フラグの設定] ツールバー
    フォロー アップ フラグが緑のチェックマークに変更され、[ To Do バー] から削除されます。

アラームを設定する

  1. アラームを設定するメール メッセージを選択します。

  2. [ホーム]、[フラグの設定]、[アラームの追加] の順に選択します。

  3. [ユーザー設定] ボックスで、[フラグの内容] に、[フラグの設定] を選択するか、説明を入力します。

  4. [アラーム] ボックスをチェックして、日付と時刻を入力し、[OK] を選択します。

    アラームのベル リマインダー アイコンがメッセージに表示されます。

  5. アラームの時間を変更するには、[フラグの設定]、[アラームの追加] の順に選択して、時間を編集し、[OK] を選択します。

[実施項目] を見つける

  1. Outlook によって実施項目のようなものがメール内で検出された場合、[実施項目] タブ アクション アイテム が自動的に閲覧ウィンドウに表示されます。

  2. 実施項目を行うことを通知するために [フォロー アップ フラグ] を設定する場合、[実施項目] ドロップダウンの矢印を選択して、実施項目を参照し、[フラグの設定] を選択します。

    注: [フラグの設定] を選択した場合、実施項目が [To Do バー] ウィンドウに表示されます。

  3. タスクが完了したら、完了としてマークされます。

    • [実施項目] ドロップダウンで、[進捗状況を完了にする] を選択するか、または

    • [To Do バー] ウィンドウで、フラグが設定されたメッセージを右クリックし、[進捗状況を完了にする] を選択します。

色分類項目を作成する

  1. [ホーム]、[分類項目]、[すべての分類項目] の順に選択します。

  2. 色分類項目の名前を変更するには、[色分類項目] ボックスで、色分類項目を選択して [名前の変更] を選択します。選択した分類項目に適切な名前を入力して、Enter キーを押します。

  3. 分類の [] を変更するには、[色] ドロップダウン [色] のドロップダウン を選択します。

  4. 新しい色分類項目を作成するには、[新規作成] を選択して、名前を入力し、色を選択して [OK] を選択します。

  5. [色分類項目] での操作が完了したら、[OK] を選択します。

メールに色分類項目を割り当てる

  1. メール メッセージを右クリックします。

  2. [分類] を選択して、メッセージに適切な色分類項目を選択します。

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電子メール メッセージに色分類項目を割り当てる

このレッスンでは、メールにフラグや アラームを設定したり 分類項目を使ってメールを 色で分類する方法について解説します。

まずはメールにフラグを 設定する操作から見ていきましょう。

フラグは処理が必要なメールにつける 目印のようなものです。

フラグを設定したいメールを クリックで選択します。

ホーム」タブ>「タグ」グループの 「フラグの設定」ボタンをクリックします。

フラグは期限付きで 設定することができます。

では「今日」をクリックしましょう。

選択したメールに今日が期限の 赤いフラグが表示されました。

閲覧部分のヘッダー部分には いつまでに開始してください いつが期限です、といったような メッセージが表示されます。

処理が済んで フラグを完了に設定にするには 設定したいメールをクリックで選択します。

フラグの設定」ボタンをクリックし 「進捗状況を完了にする」をクリックします。

これでフラグを完了に 設定することができました。

メールの右上に表示されます、フラグの アイコンも緑のチェックに変化します。

ちなみにフラグを解除するには 「フラグの設定」ボタンをクリックし 「フラグをクリア」をクリックすると フラグを解除することができます。

また、フラグの設定は 今使った「フラグの設定」ボタンの他に フラグを設定したいメールに マウスポインタをポイントし 右上に表示されるフラグのアイコンを クリックして設定することもできます。

この方法で設定したフラグは 今日が期限のフラグとなります。

また、メールに表示された フラグのアイコンを直接クリックして 完了に設定することもできます。

メールを右クリックして 「フラグの設定」から フラグの種類を選択して設定したり 進捗状況を完了にしたり フラグをクリアすることも可能です。

では次に、アラームを設定する 操作を見ていきましょう。

アラームを設定したいメールを クリックで選択します。

フラグの設定」ボタンをクリックします。

アラームの追加」をクリックします。

ユーザー設定のダイアログボックスが 表示されました。

フラグの内容や開始日 期限を指定することができます。

アラーム」のチェックボックスに チェックが付いていることを確認しましょう。

チェックが外れていると アラームは設定されません。

アラームにチェックをつけて、アラームを 実行する日時を指定することができます。

OK ボタンをクリックして これでアラームの設定は完了です。

アラームを設定したメールには 右上にアラームのアイコンが表示されます。

ヘッダー部分には アラームの日時も表示されます。

では次に分類項目を使って、メールを 色で分類する操作を見ていきましょう。

色で分類したいメールを クリックで選択します。

「タグ」グループ>「分類」ボタンを クリックします。

すると分類分けする 色の一覧が表示されました。

任意の色をクリックします。

「分類項目の名前の変更」 というダイアログボックスが表示されます。

ここで、この色につける名前を 指定することができます。

今回はこのままで設定していきますので 「はい」をクリックして 青い色で選択したメールを 分類することができました。

では、他のメールにも 青い色を設定していきましょう。

幾つか色があったほうが わかりやすいので その他のメールに では違う色を設定します。

今度は黄色を指定しましょう。

このように分類項目を使って メールを色分けすると メールの右上に その色が表示されます。

また閲覧ウィンドウの ヘッダー部分にも その色が表示されます。

分類項目を使って 色で分類をしていると その色を条件として 並べ替えることができます。

見てみましょう。

表示」タブをクリックします。

「並べ替え」グループの 「分類項目」をクリックします。

すると同じ色を指定したメールが 同じ位置に表示されますので メールが見つけやすくなります。

このように「ホーム」タブ>「タグ」グループ の「分類」のボタンを使って メールを色で分類分けすることができます。

ちなみに分類項目を解除するには 解除したいメールをクリックで選択し 「分類」のボタンをクリックします。

設定されている色をクリックします。

これで解除することができます。

では、メッセージ一覧のメールの並び順は 通常の日付順に戻しておきます。

このレッスンでは、メールにフラグや アラームを設定したり 分類項目を使ってメールを色で 分類したりする方法について解説しました。

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