プレゼンテーションを保存し、共有する

個人情報を削除する

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プレゼンテーションを再利用または共有する前に、[ドキュメント検査] を使用して、機密性の高い情報や注釈を削除することができます。

ドキュメント検査を使う

  1. [ファイル]、[情報] の順に選択します。

  2. [問題のチェック]、[ドキュメント検査] の順に選択します。

  3. 検査する項目を選択します。

    注: 検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない種類の情報も確認できることがあります。

    • コメントと注釈:他のユーザーとの共同作業でプレゼンテーションを作成した場合は、プレゼンテーションにコメントやインク注釈などの項目が含まれている可能性があります。このような情報が含まれていると、プレゼンテーションの共同作業者、校閲者のコメント、プレゼンテーションに加えられた変更を他のユーザーが見ることができます。

    • ドキュメントのプロパティと個人情報:ドキュメントのプロパティはメタデータとも呼ばれ、作成者、主題、タイトルなどのプレゼンテーションに関する詳細情報を含む場合があります。ドキュメントのプロパティには、Office プログラムによって自動的に維持される情報の含まれています。たとえば、ドキュメントを最も最近保存した人の名前や、ドキュメントの作成日などの情報です。特定の機能を使用した場合、ドキュメントには、その他の種類の個人を特定できる情報 (PII) が含まれることもあります。

    • 埋め込みドキュメント:Excel スプレッドシートから表を貼り付けるなど、他のファイルからコンテンツを追加した場合、それらのファイルのコンテンツを表示できる可能性があります。

    • カスタム XML データ:プレゼンテーションには、文書自体には表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。ドキュメント検査でこの XML 情報を見つけて削除できます。

    • スライド上の非表示の内容:プレゼンテーションには、非表示に設定されているために表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。

    • スライド外のコンテンツ:PowerPoint プレゼンテーションには、スライドからスライド外の領域にドラッグしたため、そのままでは表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。スライド外のコンテンツの検査対象は、テキスト ボックス、クリップアート、グラフィック、表です。

    • プレゼンテーション ノート:PowerPoint プレゼンテーションのノート セクションには、他のユーザーに公開して共有したくないテキストが含まれている可能性があります (特に、プレゼンテーションの発表者が使う目的のためだけに書かれたメモなど)。

  4. [検査] を選択します。

  5. 検査結果が表示されたら、[削除] を選択してノート作成者などの項目を削除するか、このような情報を保持することができます。
    または、[詳細情報] を選択して他の情報を確認します。

  6. 確認が終わったら、[閉じる] を選びます。

さらに詳しく

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プレゼンテーションを検査して非表示のデータと個人情報を削除する

PowerPoint でスライドを作ると、 個人情報が記録されてしまいます。

ファイルを他の人に転送したり、 1つのファイルに対して複数人作業するなど ファイルをシェアするときは 個人情報に気を付けなければいけません。

では、個人情報などの管理の方法を 紹介します。

まず、「ファイル」のタブをクリックして 開いてください。

ここの「情報」の中の「問題のチェック」の アイコンをクリックします。

そうすると、「ドキュメント検査」というのが あるので、 これを選択して「ドキュメント検査」の ブラウザーを表示させます。

そうすると、このような項目が それぞれあります。

この項目にチェックボックスを 付けているものだけ、 このファイル内で検査されます。

どういった項目があるかというと、 「コメントと注釈」、 これは資料を複数名で作成するときに 各自が例えば、指示ですとか ちょっとした注意時点とかを コメントに書いて残すことができます。

このコメントは記載者の名前、 個人名が記されてしまうので 資料を作り終わった後、 最後はドキュメント検査で コメントが隠れていないか、 スライド上にコメントが残っていないかを 確認し、削除するといいでしょう。

後、「ドキュメントのプロパティと個人情報」 このファイルが誰が作ったとか、 そういった個人情報が このドキュメントに 記録されてしまっているので 個人情報がないかという事を検査します。

後、「埋め込みドキュメント」 これは PowerPoint 上で他のファイルが リンクされていないかというのを検査します。

例えば、Excel を直接このファイル上に リンクさせてしまったり、 埋め込んでいる場合があります。

その Excel の他のシートに 重要な情報が入っていたりすると、 その重要な情報まで他の人に 見られてしまうという事が起こりうるので、 この埋め込みのドキュメントがあるかないか というのを確認したほうがいいと思います。

後は「スライド上の非表示の内容」、 これは非表示にしてしまっているために、 自分が忘れてしまっている 重要な情報などがあるかもしれないので このスライド上の非表示の内容は 確認しておくといいと思います。

次に、「スライド外のコンテンツ」 これは PowerPoint にはスライドから スライド外の領域にドラッグされたために、 そのままでは表示されないオブジェクトが 含まれていることがあります。

スライド上にはみ出して、 ものすごくスライドから遠いところに 何かオブジェクトを間違っておいてしまって そのまま忘れてしまっているとか、 そういったものがあるかないかというのを 検査します。

後は「プレゼンテーション ノート」です。

プレゼンテーションのノートには 発表者向けに書かれたテキストなどが 記載されています。

なので、あくまでも発表者だけが 知っておきたいキーワードとか、 そういった情報が 書かれていることが多いので、 一般には見られたくないテキストが 含まれていることがあるので このプレゼンテーション ノートも 検査しておくといいでしょう。

これら、確認したい項目にチェックを付けて 「検査」をクリックします。

そうすると、このように項目ごとに アイテムが見つからなかった項目と、 「この情報がありましたよ」という項目を 知らせてくれます。

検査した結果その情報が隠れていたとき、 その情報を削除したいときは この「すべて削除」というのを クリックします。

例えば、この「ドキュメントのプロパティと 個人情報」 このファイル内に情報が記録されていました。

それを削除したい時は 「すべて削除」をクリックします。

下に行くと、 この「プレゼンテーションノート」 ノートに何かコメント等が書かれていました。

それが見つかったのですが ノートの内容は削除したくないなと思ったら、 この「すべて削除」をクリックしないで そのまま「閉じる」をクリックして この「ドキュメント検査」のウィンドウを 閉じます。

これで、このファイルに隠れている 重要な情報を管理することができます。

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