Access の使用を開始する

データベース オブジェクト入門

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Access には 6 つのデータベース オブジェクトがあり、それらを組み合わせることにより、データを最大限に活かすことができます。各オブジェクトが果たす役割について説明します。

テーブル

Access ではテーブルで情報を整理します。テーブルとは、帳簿やスプレッドシートのような、行との列からなるリストです。テーブルごとに、特定のテーマに関する情報が格納されるため、ほとんどのデータベースには複数のテーブルが含まれています。

製品、顧客、受注テーブルのスニペット

テーブルの各行はレコードと呼ばれ、各列はフィールドと呼ばれます。レコードには、顧客や注文などの特定のエンティティに対するすべての情報が含まれます。フィールドは、そのエンティティに関する情報の 1 つのアイテムです。製品テーブルでは、たとえば、各行または各レコードは 1 つの製品に関する情報を保持しています。各列または各フィールドは、製品名や製品価格など製品に関する情報の一部を保持します。使い慣れていない場合は、データベースの基本を学びましょう

クエリ

適切に設計されたデータベースでは、フォームまたはレポートで提供するデータは、通常、複数のテーブルに散らばって存在しています。クエリを使用して、さまざまなテーブルから情報を取得し、フォームまたはレポートに表示するために組み立てます。

クエリは、データベースから結果を得るための要求であったり、データ操作の実行に使用されたりすることがあります。または、その両方の役目を果たす場合もあります。クエリを使用して、簡単な質問に対する回答、データを使用した計算の実行、別のテーブルからのデータの結合、またはデータベースへのデータの追加、変更、削除を行います。

さまざまな種類のクエリがありますが、基本となる種類は次の 2 つです。

主なクエリの種類

用途

選択

テーブルからのデータの取得、計算を実行します。

アクション

データの追加、変更、削除を行います。各タスクには特定の種類のアクション クエリが含まれています。Access Web アプリではアクション クエリは使用できません。

フォーム

フォームは、お店の展示ケースのようなものです。簡単に目的のデータベースのアイテムを表示したり、アイテムへのアクセスを可能にしたりします。Access フォームは、紙のフォームと同様に、Access デスクトップ データベースに格納されているデータをユーザーが追加、編集、表示できるオブジェクトです。フォームを設計するときは、使用方法を想定して行うことが重要です。たとえば、ユーザーが複数の場合、適切に設計されたフォームでは、正確、迅速、かつ効率的なデータ入力を行うことができます。

レポート

レポートを使用すると、Access データベースの情報の表示、書式設定、要約などを行うことができます。たとえば、すべての連絡先の電話番号の簡単なレポート、または異なる地域や期間の総売上高の概要レポートを作成することができます。

レポートは、次の用途でデータベース内の情報を表示するときに便利です。

  • データの概要を表示または配布する。

  • データのスナップショットをアーカイブする。

  • 個々のレコードの詳細情報を表示する。

  • ラベルを作成する。

マクロ

マクロとは、ユーザーがタスクを自動化して、フォーム、レポート、およびコントロールに機能を追加できるツールです。たとえば、フォームにコマンド ボタンを追加して、ボタンの OnClick イベントをマクロに関連付ける場合、ボタンをクリックするたびにコマンドが実行されます。

Access には、マクロを作成するためのデザイン環境があります。基本的には、簡素化されたプログラミング言語を使用して、実行するアクションのリストをビルドします。一部のアクションには、入力を表示するフィールドなど、その他の情報を必要とするものがあります。アクションおよび入力情報のリストから選択することにより、デザイン環境で簡単にマクロを作成できます。

マクロは、一連のアクションを自動化したり、データベース内のデータを変更する場合などに使用されます。デザイン ビューでは、マクロは、Visual Basic for Applications (VBA) で使用できるコマンドのサブセットとして機能します。ほとんどのユーザーが、VBA コードを記述するよりも、フォーム、レポート、コントロールに機能を追加するマクロを作成する方が簡単だと感じますが、ユーザーはいつでもデザイン ビュー内でマクロを VBA に変換できます。

データ入力フォームから直接レポートを開くとします。フォームにボタンを追加後、レポートを表示するマクロを作成します。マクロは、ボタンの OnClick イベントにバインドされる単体のマクロ (データベース内の個別のオブジェクト)、またはボタン自体の OnClick イベントに直接埋め込まれたもののどちらかです。いずれの方法でも、ボタンをクリックすると、マクロが実行され、レポートが表示されます。

モジュール

モジュールは、アプリケーションのタスクを自動化し、最後の高度な機能を実行するためにユーザーが記述する VBA コードです。モジュールは、VBA プログラミング言語で記述されます。モジュールは、ユニットとしてまとめて格納されている宣言、ステートメント、手順の集まりです。

データは、それを使って何かを行うまで、それほど興味深いものではなく、実際に意味がないことがあります。Access により、データを構造化し、形成して、それらを有用にするだけでなく、絶対的に不可欠にするコンテキストを与えることができます。データベースに 6 つの Access コンポーネント、つまりオブジェクトを取り入れることで、データの入力、検索、可視化はもちろん、管理も簡単に行うことができます。

それでは、データの操作に使用できる、その 6 つの Access オブジェクトについて説明しましょう。

テーブルはデータを格納します。それらはデータベースのバックボーンです。フィールドは、データベース内のデータの最小単位で、テーブルの列に編成されます。フィールドのコレクションはレコードを形成し、レコードはテーブルの行に編成されます。このように、データのフィールドとレコードは、テーブルとして整然と編成されます。

クエリは、データに関して問い合わせる質問です。たとえば、"第 4 四半期の売上はいくらか" などです。クエリは、データをフィルター処理して、合計や割引の計算などの計算も実行します。その結果は、テーブル内に配置されます。クエリの種類に応じて、データを追加したり、変更したりできます。

フォームを使用すると、データベースを見やすく表示できます。これにより、データをすばやく入力することができます。また、データベースを移動するボタンも表示されます。

レポートでは、データの配置、抽出、または可視化の方法を設定して、データを見やすく表示したり、簡単に分析したりできるようにします。チャートやグラフを使用して一部のデータを表示する必要がある場合、それをレポートに追加できます。

マクロは、データベースの操作を自動化します。マクロは、ボタンが選択されたときに何らかの操作を実行します。繰り返しのタスクを自動的に実行するマクロを作成することもできます。

モジュールは、マクロよりも大がかりな方法でデータベースを自動化するのに役立ちます。モジュールで Visual Basic for Applications を使用してコードを作成すると、強力なタスクを実行できます。モジュールを使用すると、実質的に、データベース用のカスタム アドオンを作成することになります。

6 つのデータベース オブジェクトについて簡単に説明しました。ここで先ほどの例に戻り、ビューについて説明します。ここに表示されているのは、データシート ビューに表示されたテーブル オブジェクトです。操作中のデータベース オブジェクトは常に何らかのビューに表示されていることにご注意ください。オブジェクトを作成するためのビューや、そのオブジェクトを使用するためのビューなどがあります。

これは、別の例です。このテーブルは、データシート ビューで開かれています。タブを使用してデザイン ビューに簡単に切り替えて、テーブルの作成や変更を行う多数のオプションを表示できます。

このフォームは、フォーム ビューで開かれています。このビューを使用すると、基になるテーブルにデータをすばやく追加できます。フォームをレイアウト ビューで開くと、コントロールを追加したり、フォームを変更したりできます。これは、フォームを最初に作成するときに開かれるビューです。

クエリについても同じことが言えます。クエリは、デザイン ビューでセットアップします。クエリを実行すると、結果がデータシート ビューに表示されます。さらに必要に応じて、クエリを SQL ビューで開いて、実際のコードを変更することもできます。

一部のビューでは、両方のジョブを実行できます。たとえば、ご存知のとおり、このテーブルにはデータを追加できますがフィールドを追加して、デザインを変更することもできます。

これで、6 つの種類の Access データベース オブジェクトと、それらのオブジェクトを操作できるビューについて理解できたと思います。データベースを計画する際には、データで何をしたいのかを考えます。データの最終用途が、目標を最も効果的に実現できる Access オブジェクトを特定するのに役立ちます。

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