テーブルを追加する

テーブルの作成とデータ型の設定

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データが格納されるため、テーブルはデータベースのバックボーンになります。各テーブルは、特定のテーマに関する情報を含みます。たとえば、仕入先のテーブルには、業者名、メール アドレス、電話番号が格納されます。

注: テーブルを作成する前に、Access データベース オブジェクトを理解すると役立ちます。

新しい空白のデータベースを開くと、Access により、自動的に空のテーブルが作成されます。そのテーブルをカスタマイズするには、フィールドを定義し、データを追加します。

デスクトップ データベースのテーブル名を変更する

テーブル 1 は、新しいデスクトップ データベースでの最初のテーブルの既定名です。この名前をテーブルの内容に沿った分かりやすい名前に変更することをお勧めします。

  1. [クイック アクセス ツール バー] で [保存] 保存 を選択します。

  2. [テーブル名] ボックスに、分かりやすい名前を入力します。

テーブルをデスクトップ データベースに追加する

必要に応じて、テンプレートで作業を開始している場合でも、さらにテーブルをデータベースに追加します。

  1. [作成] タブの [テーブル] を選びます。
    Access により、「テーブル <#>」という新しいテーブルが追加されます。「<#>」は、連番で、使用されていない数字です。

  2. このモジュールの前の「Rename a table in a desktop database (デスクトップ データベースのテーブル名を変更する)」にある手順を行って、テーブル名を変更します。

テーブルを保存する

データベースを閉じる前に、作業内容や入力したデータが紛失するのを避けるために、必ずテーブルを保存してください。データベースを閉じるときに、テーブルの作業内容を保存していない場合、Access は、保存するように求めるメッセージを表示します。あるいは、いつでも 保存 を選びます。

データを入力してフィールドを追加する

  1. [データシート ビュー] で、データシートの [クリックして追加] 列にデータを入力します。
    Access は新しいフィールドを作成します。

    [仕入先] テーブルの ID の画面スニペット

  2. 列見出しに新しいフィールド名を入力します。

    ID の入った 2 行を表示する [仕入先] テーブルの画面スニペット

フィールドのデータ型を変更する

データを入力してフィールドを追加すると、Access は、その内容に基づいて、フィールドのデータ型を設定します。[データ型] の [フィールド] タブにデータ型が表示されます。

データ型フィールドを表示する画面スニペット

データ型を変更するには、次の手順を行います。

  1. フィールドを選択します。

  2. [フィールド] タブで、[データ型] の一覧を開き、データ型を選択します。

特定のデータ型のフィールドを追加する

Access は、入力されたデータがフィールドのデータ型と一致することを確認しながら、データを検証します。フィールドに特定のデータ形式が必要な場合は、作成するときにそのデータ型を指定します。

  1. [データシート ビュー] でテーブルを開き、[クリックして追加] を選択して、データ型を選びます。

    [クリックして追加] データ型のドロップ ダウンの画面スニペット

  2. 」など、フィールドの分かりやすい名前を入力します。

    列の分かりやすい名前を追加するフィールドの画面スニペット

データ型が指定されたため、Access は、新しいフィールドに入力されたデータを検証します。たとえば、文字列は [データ] フィールドでは承認されません。また、データ型を指定すると、データベースのサイズを最小限に抑えるうえでも役立ちます。

さらに詳しく

Access アプリのデータ型

Access デスクトップ データベースのデータ型

Excel のトレーニング

Outlook のトレーニング

通常、データベースに追加する最初のオブジェクトはテーブルです。その理由を簡単に言うと、テーブルはデータを格納するからです。テーブルを作成するときは、主キーを指定します。さまざまなデータ型についても説明し、各フィールドのデータ型の設定方法を示します。

参考のため、ここで設計を行います。[ID] フィールドをダブルクリックすると、編集可能になります。フィールドの名前を [顧客 ID] に変更しましょう。こうすると、フィールドの値が、顧客テーブルのものだとわかります。すべてのテーブルには主キーが必要です。そして、このテーブルの主キーは顧客 ID です。

ここで Enter キーを押すと、Access で次の空白のフィールドが選択され、このメニューが表示されます。これらのアイテムのほとんどはデータ型です。データベースのすべてのフィールドに、データ型を割り当てる必要があります。

データ型はフィールドのサイズを制御するため、記憶域の効率性を高めます。たとえば、名前を取得するだけの場合、その名前用に巨大な記憶領域を作成する必要はありません。この簡単な例では重要ではないかもしれませんが、大量のデータがある場合に重要になります。

データ型は、間違いを防ぐためにも役立ちます。たとえば、日付と時刻を格納するように設定されているフィールドに名前を入力することはできません。

使用できるデータ型を簡単に説明しましょう。[短いテキスト] は最大 256 文字を保持するテキスト フィールドです。[数値]、[通貨]、[日付と時刻]、および [Yes/No] があります。

[Yes/No] フィールドには、Yes または No、True または False、または 1 と 0 を格納できます。

[ルックアップ/リレーションシップ] は、データ型ではありません。これを使用して、そのフィールドの選択肢のリストを作成することができます。

[リッチ テキスト] と [長いテキスト] は、どちらも 1 GB のテキストを格納できます。デスクトップ データベースではリッチ テキストが使用され、Access の Web アプリでは長いテキストが使用されます。これらの主な違いは、リッチ テキストに、フォントや、太字や斜体などのその他の書式を適用できる点です。

[添付ファイル] データ型を使用すると、メールと同様に、レコードに画像やその他のファイルを添付できます。[ハイパーリンク] データ型を使用すると、Web やメール アドレスを保存できます。[集計フィールド] データ型を使用すると、姓と名を組み合わせたり、割引率を計算したりすることができます。

このテーブルには別のデータ型、[オートナンバー] もあります。このデータ型では、新しいレコードが追加されると連番が割り当てられます。このフィールドの値を変更または削除することはできません。原則として、主キーの値は変更しないため、多くの主キーでこのデータ型が使用されます。

Access の Web アプリでテーブルを作成するときに、[添付ファイル] データ型の代わりに [イメージ] データ型を使用すると、画像を格納して表示できます。

このフィールドでは、[短いテキスト] を選択します。このフィールドは名前を格納するため、256 文字で十分であるからです。データ型を選択すると、見出しが編集可能になります。「」と入力して、Tab キーを押し、次の空白のフィールドを選択します。[短いテキスト] をもう一度選択し、「」と入力します。姓と名を 2 つの個別のフィールドとして設定するのは、各フィールドにデータの可能な限り最小の単位を含めるというデータベースの設計原則を反映させるためです。

Ctrl キーを押しながら S キーを押し、テーブルを保存します。テーブルを「顧客」と名付けましょう。

これで、主キーと、名と姓の短いテキスト フィールドを作成できました。各フィールドは、データの可能な限り最小の単位とデータ型を保持します。このテーブルに必要なものが準備できました。

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