クエリを使ってデータを管理する

クエリの概要

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クエリを使用すると、ビジネスに関する疑問やその他の疑問に対してデータに基づく答えを探し、迅速かつ簡単に一括更新を行うことや、データベースから情報を削除することができます。

クエリとは

Access での クエリは、データベースにある関連情報や特定の情報を見つけるために行う質問のようなものです。

クエリでは、1 つのテーブルのデータだけを使うこともあれば、複数のテーブルのデータを使うこともあります。たとえば、連絡先の電話番号を見つけるだけでよい場合、必要なのは、連絡先テーブルの電話番号フィールドで特定の人物の電話番号を問い合わせる単純なクエリです。または、複数のテーブルのデータ (顧客情報と受注情報など) を結合して、顧客が何を注文したかを確認することもできます。

Access では、クエリはデータベース オブジェクトです。クエリはデータを保存しません。その代わりに、テーブルに保存されているデータを表示し、そのデータを操作できるようにします。クエリでは、1 つまたは複数のテーブル、他のクエリ、またはこれらの組み合わせから取得したデータが表示されます。次に例を示します。

  • 選択クエリを使用したデータの表示。データが満たす必要のある抽出条件を指定し、どの値を表示するかを列挙して、1 つまたは複数のテーブルにある情報を検索し、表示します。たとえば、Tailspin Toys が製造したすべての製品を表示するように問い合わせることができます。

  • 抽出条件の検索と連動した検索。再利用可能なクエリを作成し、検索のたびに抽出条件を指定します。たとえば、検索対象の仕入先の名前をユーザーに確認し、その仕入先から購入したすべての製品を表示するクエリを作成できます。

  • クエリに基づくデータの更新または追加。データを問い合わせ、その結果を使用して情報を自動的に入力または更新します。Tailspin Toys の製品名すべての先頭に "TT" が付いている場合は、同社のすべての製品を検索し、各項目が "TT" で始まるように製品名を更新します。そのすべてを 1 つの更新クエリで実行できます。

  • クエリに基づくデータの削除。情報またはレコードを検索し、削除します。たとえば、Tailspin Toys が廃業し、同社製品が販売されなくなった場合は、同社のすべての製品を検索し、関連するテーブルから自動的に削除します。

クエリ ウィザードを使用して、データシート ビューで情報を表示する選択クエリを作成します。

注: ウィザードを使用する場合、一部のデザイン要素は利用できません。必要な場合は、クエリを作成した後、デザイン ビューでそのクエリを変更します。

注:  クエリを作成する前に、データベースのテーブル間のリレーションシップを設定したことをご確認ください (データのクエリを実行するときに使用するため)。詳細については、「テーブル間のリレーションシップの使用を開始する」と、このトレーニングの関連モジュールを参照してください。

クエリを作成します。

  1. [作成]、[クエリ ウィザード] の順に選択します。

  2. [選択クエリ ウィザード] を選択し、[OK] を選択します。

  3. フィールドを含むテーブルを選択するか問い合わせ、[選択されたフィールド] の一覧にフィールドを追加します。完了したら、[保存] を選びます。

    必要なだけの数のテーブルから、フィールドを必要な数だけ追加します。

    数値フィールドを追加した場合

    数値フィールドを追加した場合、クエリで詳細を取得するか集計データを取得するかについて確認を求められます。次のいずれかを行います。

    • 個々 のレコードを表示する場合は [詳細] を選択し、[次へ] を選択します。手順 4 に進みます。

    • 平均値などの集計された数値データを表示したい場合は、[集計する] を選択し、[集計のオプション] を選択します。どのフィールドをどのような方法で集計するかを指定します。数値フィールドのみが表示されます。それぞれの数値フィールドで関数を選択します。

      • Sum   フィールドのすべての値の合計が返されます。

      • Avg   フィールドの値の平均値が返されます。

      • Min   フィールドで最も小さい値が返されます。

      • Max   フィールドで最も大きい値が返されます。

    • クエリの結果にデータ ソースのレコード数を含める場合は、そのテーブルに対して、["テーブル名" のレコードをカウントする] を選択します。

      日付/時刻フィールドを追加した場合

      クエリ ウィザードで、日付値をグループ化する方法の確認を求められます。たとえば、数値フィールド (価格など) と日付/時刻フィールド (取引日時など) をクエリに追加した後、[集計のオプション] ダイアログ ボックスで、価格フィールドの平均値を表示するように指定します。日付/時刻フィールドを含めたため、一意な日付/時刻値、日、月、四半期、年ごとに集計値を計算できます。

      日付と時刻の値をグループ化するために使用する期間を選択し、[次へ] を選択します。

      注: デザイン ビューでは、日付と時刻の値をグループ化するための他のオプションがあります。

  4. クエリのタイトルを指定します。

  5. クエリを (データシート ビューで) 開くか、クエリを (デザイン ビューで) 変更するかを指定します。その後、[完了] をクリックします。

さらに詳しく

更新クエリを作成して実行する

Excel のトレーニング

Outlook のトレーニング

Access データベースでテーブルとリレーションシップを設定したら、クエリを設計して構築します。これは、データベースの重要なコンポーネントです。

このビデオでは、クエリを作成して実行する基本的なプロセスを説明し、クエリの種類についていくつか紹介して、クエリ ​​ウィザードでクエリを作成する方法とクエリ デザイナーでクエリを変更する方法について解説します。

クエリは、文字通りデータへの質問です。回答が必要な質問から始めることをお勧めします。

たとえば、"Tailspin Toys の先月の注文数はいくつですか。" などです。

その質問で使用する言語は、注文テーブルへのリンクを指し、表示するフィールドを選択した場所から、クエリを作成して実行します。

これが、ほとんどのクエリの基本フローです。質問後、データ ソースを選択します。選択するのは、質問の答えとなるテーブル、あるいはデータを含む別のクエリ結果でもかまいません。

結果に表示するフィールドを選択します。これは、"データ セット" とも呼ばれ、抽出条件を追加します。

この例では、抽出条件により、5 月の Tailspin Toys の結果がフィルター処理されています。

クエリは、回答を求める質問以外にも使用できます。クエリは、万能ツールまたは組み合わせ工具のようなものです。多くの機能を持つため、データベースを操作する最も便利なツールの 1 つです。

たとえば、クエリはフォームやレポートの形式でデータを提供し、またデータを一括変更する際にも役立ちます。

データベースでいくつかの種類のクエリを構築できるようになりました。[作成]、[クエリ デザイン] の順に選択してみましょう。

ここで、[テーブルの表示] ダイアログ ボックスを閉じます。

作成できるクエリの種類は次のとおりです。

選択クエリが最も一般的です。これは、データから回答を得るときに役立つクエリです。

テーブル作成クエリを使用すると、既存のテーブルからレコードを選択し、新しいテーブルとして保存します。これは便利です。たとえば、大きな Excel ファイルをインポートし、そのデータの一部を別々のテーブルに分割する場合に使用します。

既存のデータに対しては、次の 3 つのクエリを実行します。

追加クエリは、既存のテーブルにデータを追加します。

更新クエリは、既存のデータを変更します。

削除クエリは、データを削除します。

クロス集計クエリは、平均または合計などの集計データを表示するときに使用します。

たとえば、地域ごとの売上集計が必要な場合は、クロス集計クエリを使用します。

クエリ デザイナーでクロス集計クエリは次のように表示されます。

結果は次のようになります。四半期ごとの売上データが返されています。

ユニオン クエリを使用すると、複数の選択クエリの結果を 1 つに結合します。関連付けられていないソースからデータを表示するときに、この操作を行います。

パススルー クエリを使用すると、Microsoft SQL Server のような大きいデータベースに接続し、そのデータベースのクエリを処理します。

この操作を行うとき、Access はフロント エンドとなり、一連のツールはより大きなデータベースの実行に役立ちます。

最後に、データ定義クエリを使用すると、テーブルおよびインデックスを作成または変更します。Access には、テーブルを作成したり、インデックスを変更したりする方法が非常に数多く用意されており、実際には使用することのないクエリの種類があるかも知れません。

では、選択クエリを作成してみましょう。これは頻繁に使用するクエリの種類です。

選択クエリを作成するには、[作成] タブを選択し、[クエリ ウィザード] を選択します。

クエリを初めて使う場合は、ここから始めることをお勧めします。

[選択クエリ ウィザード] を選択し、[OK] を選択します。

[電話番号] テーブルを選択して、[顧客] と [電話番号] フィールドを選択します。

[次へ] を選びます。

クエリのタイトルをわかりやすくしたい場合は変更します。

表示する結果を選択します。

その後、[完了] をクリックします。

結果が表示されます。

この時点で、2 点質問が生じます。1 つは "どの種類のクエリを作成したのか。"

もう 1 つは、"オフィスの電話番号とファックス番号をどう区別するのか" という点です。

クエリにデータを追加することで、これらの疑問を解決することができます。

クエリを変更するには、[クエリ デザイナー] を開きましょう。[ホーム]、[ビュー]、[デザイン ビュー] の順に選択します。

[クエリ デザイナー] には、データ ソースが表示されます。ここでは、テーブルが表示されますが、これはクエリにもなります。また、クエリのフィールドも表示されます。

リボンはクエリの "種類" を示します。ここでは、"選択" クエリであることが分かります。

[種類] フィールドを追加して、電話番号リストを使いやすくするには、ドラッグするだけです。

結果を表示するには、[デザイン] タブで [実行] を選択します。

クエリ ウィザードを使用すると、すばやく簡単に操作できますが、すべての操作を行うことはできません。たとえば、クエリ ウィザードを使用して数式を追加することはできません。

柔軟性の向上と変更が必要な場合は、クエリ デザイナーを使用します。

ここでは、クエリ ウィザードとクエリ デザイナーを使用して、クエリを作成し実行する基本的な方法を学びました。クエリは、データを分析したり、必要な回答を入手したりするときに役立ちます。

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