パブリック フォルダを作成、共有する

この機能では、Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003、または Exchange Server 2007 のアカウントを使用する必要があります。ほとんどの自宅用や個人用のアカウントでは、Microsoft Exchange は使用しません。 Microsoft Exchange アカウントと、アカウントを接続する Exchange のバージョンを決定する方法については、[参照] リンクを参照してください。

パブリック フォルダを使用すると、組織内の他のユーザーと共に情報を収集、整理、および共有することができます。通常、パブリック フォルダはプロジェクト チームまたはユーザー グループで使用し、共通の関連分野の情報を共有します。これらのフォルダは、Microsoft Outlook で管理します。パブリック フォルダには、メッセージ、予定、連絡先、仕事、履歴項目、メモ、フォーム、ファイル、投稿など、任意の種類の Outlook フォルダを格納できます。

パブリック フォルダで情報を作成および共有するには、次のような一連の手順を実行します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

パブリック フォルダーを作成し、アクセス許可、ビュー、フォーム、およびルールを指定します。

モデレーターによって管理されたパブリック フォルダーを作成します。

パブリック フォルダを作成してアクセス権、ビュー、フォーム、およびルールを指定する

パブリック フォルダを作成するには、既存のパブリック フォルダにフォルダを作成するためのアクセス権を持っている必要があります。アクセス権の取得方法については、管理者に問い合わせてください。

  1. パブリック フォルダを作成する

    1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[フォルダ] をクリックします。

    2. [名前] ボックスにフォルダの名前を入力します。

    3. [フォルダに保存するアイテム] ボックスで、作成するフォルダの種類をクリックします。

    4. [フォルダを作成する場所] ボックスの一覧で、フォルダの作成場所をクリックします。

      既存のアイテムとパブリック フォルダーをすぐに開始します。

      1. フォルダーの一覧で、ナビゲーション ウィンドウで、コピーするフォルダーをクリックします。

      2. [ファイル] メニューで、フォルダー] をポイントし、[名前のフォルダーにコピー] をクリックします。

      3. フォルダ一覧で、フォルダのコピー先となる場所をクリックします。

  2. アクセス許可レベルを設定する

    1. ナビゲーション ウィンドウのフォルダー一覧で、共有するパブリック フォルダを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

      パブリック フォルダの共有アクセス権を設定するには、所有者アクセス権を持っている必要があります。一度に 1 つのフォルダに対してのみアクセス権を設定できます。

    2. [アクセス権] タブをクリックします。

    3. [追加] をクリックします。

    4. [検索] ボックスに、共有アクセス権を与えるユーザーの名前を入力します。

    5. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

    6. [名前] ボックスの一覧で、追加したユーザーの名前をクリックします。

    7. [アクセス権] で、目的の設定を選択します。

      注: [名前] ボックスの一覧の [既定] をクリックすると、そのパブリック フォルダにアクセスするすべてのユーザーに同じアクセス権を割り当てることができます。

  3. ビューを作成して情報を整理および検索する

    次のいずれかを実行します。

    1. ビューを一から作成します。   

      1. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントし、[ビューの定義] をクリックします。

      2. [新規] をクリックします。

      3. [新しいビュー名] ボックスに、ビューの名前を入力します。

      4. [ビューの種類] ボックスの一覧で、目的のビューの種類をクリックします。

      5. 表示を使用できるユーザーを変更するには、[使用条件] のオプションをクリックします。

      6. [OK] をクリックします。

      7. ビューをさらにカスタマイズするには、[内容] のボタンをクリックし、使用するオプションを選択します。

      8. オプションの設定が完了したら、[OK] をクリックします。

      9. ビューをすぐに使用するには、[適用] をクリックします。

    2. 標準ビューに基づくビューを作成します。   

      1. 新しいビューのベースとなる表示に切り替えます。

      2. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントし、[現在のビューの編集] をクリックします。

      3. 変更するそれぞれの項目について、[内容] のボタンをクリックし、必要なオプションを選択します。

      4. 必要な変更が完了したら、[ビューのカスタマイズ] ダイアログ ボックスを閉じます。

      5. [表示] メニューの [現在のビュー] をポイントし、[ビューの定義] をクリックします。

      6. フォルダーのフォルダー名のビュー ] ボックスに、現在のビュー設定] をクリックします。

      7. [コピー] をクリックします。

      8. [新しいビュー名] ボックスに、ビューの名前を入力します。

      9. ビューを使用できるユーザーを変更するには、[使用条件] のオプションをクリックします。

        注: 新しいビューは、サブメニューの現在のビューに追加されます ([表示] メニューの [並べ替え]をポイントします)。 

  4. パブリック フォルダの既定のビューを変更する

    パブリック フォルダの既定のビューを変更するには、そのフォルダに対する所有者アクセス権を持ち、すべてのユーザーに表示するフォルダに少なくとも 1 つのユーザー設定ビューが定義されている必要があります。

    1. フォルダー一覧で、ナビゲーション ウィンドウのパブリック フォルダを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

    2. [管理] タブをクリックします。

      所有者アクセス権を持っていないと、[管理] タブが表示されません。

    3. [フォルダの初期ビュー] ボックスの一覧で、パブリック フォルダを開くときに常に表示するビューをクリックします。

      [標準] ビューに、パブリック フォルダのアイテムの種類に対応する既定の Microsoft Outlook ビューが表示されます。

  5. 他のユーザーがパブリック フォルダへの情報の投稿に使用できるフォームを指定する

    個人の共有フォルダまたはパブリック フォルダにフォームを追加するには、編集者、発行編集者、所有者のいずれかのアクセス権を持っている必要があります。対象のフォルダがパブリック フォルダで、そのフォルダに対する所有者アクセス権を持っている場合、フォルダを使用する他のユーザーが使用できるフォームを制限できます。

    1. フォルダー一覧で、ナビゲーション ウィンドウのフォルダを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

    2. [フォーム] タブをクリックします。

    3. [このフォルダに関連付けられたフォーム] ボックスの一覧にフォームを追加するには、[管理] をクリックし、そのフォームを指定します。

    4. [閉じる] をクリックします。

    5. パブリック フォルダを使用する他のユーザーが利用できるフォームを制限するには、[このフォルダ内のフォームの参照範囲] のオプションをクリックします。

  6. パブリック フォルダに投稿されるアイテムを処理するルールを作成する

    パブリック フォルダのルールを作成または変更するには、そのフォルダに対する所有者アクセス権を持っている必要があります。

    1. フォルダー一覧で、ナビゲーション ウィンドウの、ルールを作成または変更するパブリック フォルダを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

    2. [管理] タブをクリックします。

    3. [フォルダ アシスタント] をクリックします。

    4. 次のいずれかの操作を行います。

      • ルールを作成するには、[ルールの追加] をクリックします。

      • 既存のルールを変更するには、一覧のルールをクリックし、[ルールの編集] をクリックします。

    5. 処理を開始するためにそのアイテムが満たす必要のある条件を入力します。詳細な条件を入力するには、[詳細設定] をクリックします。

    6. [実行する処理] で、目的のオプションを選択します。

      注: ルールを作成すると、既定でそのルールが有効になります。

  7. パブリック フォルダに情報を追加する

    次のいずれかの操作を行います。

予定表を共有します。

連絡先リストを共有します。

タスク リストを共有します。

パブリック フォルダーに情報を投稿します。

予定表を共有する

  1. 新しいフォルダを作成し、[フォルダに保存するアイテム] ボックスの一覧の [カレンダー アイテム (*.msg)] をクリックします。

  2. [フォルダを作成する場所] ボックスの一覧の [予定表] をクリックし、[OK] をクリックします。

  3. フォルダに会議とイベントを追加します。

連絡先リストを共有する

  1. 新しいフォルダを作成し、[フォルダに保存するアイテム] ボックスの一覧の [連絡先アイテム (*.msg)] をクリックします。

  2. [フォルダを作成する場所] ボックスの一覧で、[連絡先] をクリックし、[OK] をクリックします。

  3. フォルダに連絡先を追加します。

    注: 共有された連絡先リストが、[Outlook アドレス帳] または [連絡先] に表示されます。

仕事リストを共有する

  1. 新しいフォルダを作成し、[フォルダに保存するアイテム] ボックスの一覧の [タスク アイテム (*.msg)] をクリックします。

  2. [フォルダを作成する場所] ボックスの一覧で、[仕事] をクリックし、[OK] をクリックします。

  3. フォルダに仕事を追加します。

    注: 仕事リストはパブリック フォルダにコピーできますが、仕事の依頼をパブリック フォルダにコピーしたり、パブリック フォルダで仕事の依頼を作成したりすることはできません。

パブリック フォルダに情報を投稿する

  1. 情報を投稿するパブリック フォルダを開きます。

  2. 情報投稿用の既定のフォームを使用するには、[ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[現在のフォルダに投稿] をクリックします。

  3. フォームに、投稿する情報を入力します。

  4. [投稿] をクリックします。

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モデレート パブリック フォルダを作成する

パブリック フォルダをモデレート フォルダとして指定するには、所有者アクセス権を持っている必要があります。

  1. フォルダー一覧で、ナビゲーション ウィンドウのパブリック フォルダを右クリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

  2. [管理] タブの [モデレート フォルダ] をクリックします。

  3. [フォルダをモデレート フォルダとして設定] チェック ボックスをオンにします。

  4. [新しいアイテムの転送先] ボックスに、着信メッセージを受信するユーザーの名前、またはメッセージを確認用として格納する代替パブリック フォルダの名前を入力します。確認を行うモデレータは、手順 6. で指定します。

  5. オプション: モデレータが新しいメッセージを受信したときに自動的に返信メッセージを送信するには、[新しいアイテムの返信] のオプションを選択します。

    次のいずれかのオプションを選択します。

    • 標準の応答   

      • "送信物ありがとうございます。いくつかのフォルダーやディスカッション グループへの発信ができるかどうかが公開されていることを確認する検証されていることに注意してください。この場合がある遅延前に、他のユーザーが承認申請を表示することができます。"

    • ユーザー設定の応答   

      • [カスタムで返信] をクリックし、[テンプレート] をクリックします。カスタムの返信のテキストを入力します。

        モデレータがメッセージを投稿した場合、モデレータはこれらのいずれの返信メッセージも受信しません。

  6. モデレータであるユーザーの名前を追加または削除するには、[追加] または [削除] をクリックします。

  7. オプション: 選択したモデレータのプロパティを表示するには、[プロパティ] をクリックします。

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注記: 

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