パイロット プロジェクトについて: ホワイト ペーパー

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"ご搭乗のお客様の中にパイロットのお客様がいらっしゃいましたらコール ボタンを押してお知らせください。" - こんなアナウンスは、飛行機の乗客のだれもが聞きたいとは思いません。 私は、2013 年 12 月に実際に起きた、このびっくりするような事件に関するニュースを読み返してみました。 米国アイオワ州デモインを出発した航空機のパイロットが急に体調不良に陥り、副操縦士が乗客の中にパイロットがいないかどうかをたずねるアナウンスをしたのです。 その緊急事態を救ったのが、 米国空軍で B1 爆撃機のパイロットを務める Mark Gongol 大佐でした。 彼のおかげで飛行機は安全に着陸し、乗客乗員も全員無事でした。

これはすばらしい話ですが、このニュースを最近読み返すことになったきっかけは別のことでした。 私たちの見込み顧客から、私たちのエンタープライズ プロジェクト タイムシート ソフトウェアの "パイロット実行" の可否について問い合わせがあったのです。 この種の問い合わせにはいつも戸惑いを覚えます。 飛行機に乗っているだれかが "パイロット" と言った場合、だれもがその意味を明解に理解できます。しかし、ソフトウェア オプションを評価しているだれかが "パイロット" と言った場合、その意味は不明瞭になります。

ソフトウェアの世界で使われる "パイロット" という用語は、"概念実証" のような他の難解な評価方法とよく混同されて使われています。これらの用語の意味と、エンタープライズ評価プロセスでのこれらの用語の使い方について説明します。

概念実証

これは、数年前から電気工学の分野でよく使われるようになった用語です。 "ブレッド ボード" に回路を配線する目的は、回路の生産を始めるためではなく、回路が動作することを確認することにあります。 概念実証では、生産用の回路を製作するよりも研究室の仕事台でより多く時間を費やすことになります。問題が発生した場合に被害が及ぶのは、自分が取り扱っている目の前の回路基板のみになります。 これは、電気回路が望ましい結果をもたらすことを実証する、安価でリスクの低い方法でした。

ソフトウェア用語の "概念実証" では、何かを実証することが想定されています。 エンタープライズ プロジェクト管理またはエンタープライズ タイムシート ソフトウェアの概念実証に私が協力できるかどうかについて見込み顧客からたずねられたとき、私はいつも、"どのような概念を実証するのですか" と同じ返事を返します。

この回答を聞いた見込み顧客は、通常、沈黙し、困ったような表情を浮かべます。

概念実証を行うときに何を実証しようとしているのかを自分自身で理解していないのに、成功と失敗をどのように判断するのでしょうか。 もちろん、それは無理な話です。

それでは、なぜ概念実証を行おうとするのでしょうか。 最も一般的な背景には、研究しているソフトウェアの実装に必要な同意を経営幹部から得られない担当者が、実際に動いているソフトウェアを見せれば経営幹部にそのアイデアを気に入ってもらえ、その展開に同意してもらえると考えている事情があります。 この場合、"実証" の対象となるのは経営幹部であり、"概念" はエンタープライズ ソフトウェアのすべてのアイデアです。

エンタープライズ プロジェクトやタイムシート ソフトウェアがビジネスに適していることを経営幹部にそのように簡単に納得してもらえるのであれば、私たちはより多くのソフトウェアを展開することになるでしょう。

この方法の問題は、この概念実証インスタンスを展開できるようにする作業について、エンタープライズ システムの運用展開に関して得られるのと同じサポートを得ることがきわめて難しいということにあります。 組織がエンタープライズ システム (たとえば、タイムシートまたはプロジェクト管理システム) を展開する場合、それを成功させるうえで多くのものが必要になります。 最初に、展開に関係する組織のすべての側面について、経営陣および直接の業務遂行責任を負う担当者から情報提供を受ける必要があります。 次に、構成のための時間、他のエンタープライズ システムにリンクするためのテクニカル サービスによる支援、経営陣による支援、トレーニングのための時間、そして資金が必要になります。

これらの要素のいずれかが欠けた場合、概念実証で完成させることができるシステムはどのようなシステムになるでしょうか。 それは、せいぜい、目標とするシステムをまねたものにしかなりません。 今日のクラウドの時代では、おそらく完全にホストされるシステムを利用でき、少なくともサーバーやソフトウェアを購入することを心配する必要はありません。しかし、単にシステムをインストールするだけでは、(基本的な展開であっても) 概念実証システムの展開に必要な作業の一部を行うだけにすぎません。

組織全体に影響を与える可能性がある何かの実装に多くの資金とリソースを費やすのを組織がためらう理由は簡単に理解できます。 それは、リスクの高い行為です。 私たちは、エンタープライズ プロジェクト管理ソフトウェアの良い面についてのみ取り上げがちになりますが、同じプロジェクトがうまくいかなかった場合に同様に悪影響を持つことは容易に想像できます。 そのため、リスクを減らすことが明らかに重要になります。 しかし、システムの利点について経営陣を納得させることが事実上の課題である場合は、さらに良い方法があります。 HMS Software において、私たちは次のいくつかの手法に重点を置きました。

  1. 現実の既存の顧客と話す。

    恵まれたことに、私たちには、全般的にたいへん満足していただいているすばらしい顧客が何社かあります。 新しい見込み顧客が新しく始めようとしていることに不安を覚えている場合は、既存の顧客から話を聞く機会を設けます。 多くのケースで、既存の顧客は親切にも面会の機会を設けてくれました。 顧客どうしが互いに連絡を取り合っているケースもあり、私たちは意図的にその関係に関与しないようにしています。 私たちは、既存の顧客が良いニュースと課題の両方を共有することを奨励しています。

  2. 実証は私たちに任せる。

    実証を必要とする概念が本当にある場合は、私たちがお手伝いします。 特定の実装の特定の側面を最初に実証する必要があるのには正当な理由があります。 展開では、特定の種類のデータを大量に扱うことが考えられます。 たとえば、以前、非常に大規模なプロジェクト負荷で動作しているソリューションのデモンストレーションを要求されたことがあります。 特定のブラウザーまたは特定のデータベースで動作するソフトウェアや、特定の外部システムの特定のバージョンへのリンク動作を見せて欲しいという要求でした。 評価を妨げているのがそのような考え方であるとしたら、その課題を解決するのに最も適した人はその分野の専門家です。

  3. 一定のトレーニングを受けることができる。

    会社のスタッフが自社のデータを使って運用しているシステムを見せることが見込み顧客の絶対条件である場合は、ホストされるシステムにデータを読み込むのを私たちがお手伝いします。さらに、最低限、顧客の希望に沿ってシステムを構成し、関係者のトレーニングを提供します。 私たちは、会社を訪問してデモンストレーションそのものを手伝うやり方を大いに好みます。しかし、それが不可能な場合は、関係者が使うスクリプトまたはデモンストレーションを評価することのほか、その調整やデモンストレーションを行うためにスタッフをトレーニングすることに協力していただけるよう求めます。

パイロットが必要な状況

それでは、パイロット プロジェクトの場合はどうでしょうか。 こちらの方が良いと思いますか。 その可能性はあります。 エンタープライズ タイムシートまたはエンタープライズ プロジェクト管理システムのパイロット展開を確立するよう求められたら、目標を決めることから始める必要があります。 目標が概念実証に関連していれば、パイロット プログラムにはまったく関係がありません。

パイロット プロジェクトは、実際に運用されている "ライブ" 展開です。 通常、パイロット プロジェクトには評価対象のシステムで考慮される合計ユーザー ベースのサブセットが含まれます。そのため、パイロット プログラムにはある程度の時間がかかる可能性があります。 完全なターゲット ユーザー ベースのニーズは最初から考慮されますが、パイロット プログラムでは、パイロット ユーザーのために実際の実装を行うことに重点が置かれます。 パイロット ユーザーは、新しいシステムを使って実際にプロジェクトを管理したり、実際にタイムシートに入力したりします。

パイロット実装でも、データの量または複雑さを除いて、完全な運用展開が直面するのと同じ課題に直面します。 私の経験では、スポンサーの不在、予算、時間、リソースの不足がパイロット プロジェクトの共通の課題です。一番困るのは、パイロット プロジェクトの成否を判断するための明快な目標がないことです。

これは、パイロット プロジェクトが悪いということにはなりません。 パイロットを実施すると、いろいろな情報を得られ、不完全または不十分な構成の展開によって組織全体に影響が及ぶリスクを緩和するのに役立ちます。 しかし、パイロット プロジェクトを成功させるには多少の考慮が必要になります。

最近、私たちは、パブリック セクター組織のための大規模な展開に着手しました。 この課題に関して満足していることは、組織が評価を完了するために求められるすべての時間を既に費やしているということです。 この組織では、エンタープライズ システムに関する選択を行いました。 うれしいことに、それは私たちのシステムです。 私たちは、この 1 年にわたって技術上の質問を解決するために彼らの評価チームと連携してきました。そして、現在は、この組織のスタッフの日常業務への影響に作業の重点が移っています。

彼らは、彼らのグループと 6 か月間にわたって協力することを提案してきました。そのグループはかなりの規模でしたが、それでもグループ全体の約 10% にすぎません。 十分な予算があり、パイロットは最も上級レベルの経営陣から支援されています。そして、私たちには、このような展開に関して通常私たちが行うすべての面でサポートできることを確認するのに十分な時間があります。 このプロジェクト追跡およびタイムシート環境を扱うことになるグループは、予見できる将来の運用環境においてもこのシステムを操作することになるため、これは単なるテストではありません。 これは、"試してようすを見る" やり方というより、展開の第 1 段階となります。 これらのすべての要素に基づき、今年の末には良い結果が得られると考えられます。

まとめ

パイロット プロジェクトと概念実証プロジェクトは、エンタープライズ ソフトウェアにおける現実です。将来どちらかを実施する場合、関係者全員にいくつかの重要な成功要因を示すと、成功を手助けすることができます。

  1. 最初に、目標が明確に表現されていることを確認します。

  2. 次に、あなたが必要とするものを経営陣が理解していること、その目標を達成するために資金、リソース、時間の面であなたをサポートする意思があることを確認します。

  3. 最後に、プロジェクト計画を立て、ポートフォリオの他のプロジェクトと同様に管理します。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、カナダのモントリオールに拠点を置き、Microsoft 認定パートナーである HMS Software 社の社長であり創業者です。マギル大学で経済学の学士を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に 30 年以上携わってきました。PMI (プロジェクト マネジメント協会) の古くからの会員であり、MPUG (Microsoft Project Users Group) のモントリオール、トロント、ケベックの支部の設立を支援しました。Vandersluis 氏が寄稿した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada magazine、PMI の PMNetwork、Project Times などがあります。マギル大学で上級プロジェクト管理を教えており、北米および世界中のプロジェクト管理団体の会合で頻繁に講演しています。HMS Software 社は TimeControl プロジェクト指向型の時間管理システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project ソリューション パートナー企業です。

Chris Vandersluis 氏のメールの連絡先は chris.vandersluis@hms.ca です。

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連のその他の記事については、EPM ガイダンスのブログ (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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