ドキュメント ワークスペース サイトを作成する

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組織内の複数のユーザーが共同でファイルを処理する場合、バージョン、コメント、および電子メール メッセージがさまざまな場所に分散してしまうことがあります。ドキュメント ワークスペース サイトを使用することによって、ユーザーは効率的に共同作業を行うことができるようになります。

注: ドキュメント ワークスペース サイトを作成するには、ドキュメント ワークスペース サイトを配置する Microsoft Windows SharePoint Services サイトでワークスペース サイトを作成するための権限が必要です。詳細については、管理者に問い合わせてください。

このトピックの内容

ドキュメント ワークスペース サイトの概要

ファイルの更新

ドキュメント ワークスペース サイトを作成する方法

Office ファイルからドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

電子メールを送信してドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

ライブラリのファイルからドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

Web ブラウザーからドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

ドキュメント ワークスペース サイトにメンバーを追加します。

ドキュメント ワークスペース サイトの概要

ドキュメント ワークスペース サイトは、関連するドキュメントを他のユーザーと共同して開発するための Microsoft Windows SharePoint Services サイトです。このサイトには、ファイルを共有および更新するためのツールや、これらのファイルの状況をユーザーに通知するためのツールが用意されています。

2007 Microsoft Office system プログラム (Word、Excel、PowerPoint、または Visio) のいずれかのファイルを基にしてサイトを作成した場合は、ドキュメント ワークスペース サイトのファイルで直接作業することも、自分用のコピーで作業することもできます。定期的に、サーバーに保存されている変更内容で自分用のコピーを更新したり、自分用のコピーで行った変更内容でサーバーを更新したりできます。

ドキュメント ワークスペース サイトを作成すると、ファイルはサイト上のドキュメント ライブラリに格納されます。ドキュメント ライブラリでは、メンバは Microsoft Office プログラムを使用してファイルを編集したり、Web ブラウザでファイルを表示したりできます。 チーム メンバは、ライブラリに関連ファイルを追加することもできます。ライブラリは、SharePoint サイト上で、チーム メンバと共同でファイルを作成、収集、更新、および管理することができる場所です。ライブラリによってファイルのバージョンを管理することができ、メンバは変更の履歴を確認し、必要に応じて以前のバージョンを復元できます。ライブラリを使用して、ファイルの承認を要求したり、メンバが同時に競合する変更を行うことを防止するためにドキュメントのチェックアウトを要求したりすることもできます。

ドキュメント ワークスペース サイトには、お知らせやリンクなど、チーム内の連絡やタスクの管理に役立つリストが用意されています。たとえば、プロジェクトに参加することになった新しいチーム メンバを紹介したり、関連する Web サイトへのリンクを共有したりすることができます。また、サインアップによってドキュメントやワークスペースに関する警告を受け取ることもできます。これによって、他のユーザーがドキュメントを変更したときや、新しいコンテンツを追加したときに、電子メール メッセージを受け取ることができます。

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ファイルを更新する

サイトへのメンバの追加やタスクの更新などを行うためのドキュメント管理ツールは、Web ブラウザでドキュメント ワークスペース サイトから使用することも、ファイルの [ドキュメント管理] 作業ウィンドウから使用することもできます。

[ドキュメント管理] 作業ウィンドウ

Word、Excel、PowerPoint、または Visio を使用して、ドキュメント ワークスペース サイトにあるドキュメントのローカル コピーを開いた場合、Microsoft Office プログラムによって、定期的にドキュメント ワークスペース サイトから更新内容が取得され、取得した変更内容を使ってローカル コピーを更新するかどうかを確認するメッセージが表示されます。たとえば、ドキュメント ワークスペース サイト上のコピーが変更された場合、更新された内容を自分用のコピーで確認し、反映することができます。

自分用のコピーを変更した場合は、定期的にドキュメント ワークスペース サイト上のコピーを更新することによって、サイトの他のメンバが変更内容を利用できるようにすることができます。ドキュメント ワークスペース サイト上のコピーに対する変更内容が、自分用のコピーで行った変更内容と競合する場合は、どちらのコピーを保存するかを選択できます。ファイルの更新の確認メッセージを表示する時期など、更新の設定を変更することもできます。

ドキュメントの更新は、次の種類のファイルについてのみ可能です。

  • Word 文書

  • Word XML ファイル

  • Word 単一ファイル Web ページ (MHTML)

  • Excel ブック

  • Excel 単一ファイル Web ページ (MHTML)

  • Excel XML ファイル

  • PowerPoint プレゼンテーション

  • Visio 図面

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ドキュメント ワークスペース サイトを作成する方法

ドキュメント ワークスペース サイトを作成したら、すぐに使い始めることも、他のリストやライブラリを追加することも、特定のニーズに合わせてサイトをカスタマイズすることもできます。

Microsoft Office Outlook 2007 から電子メールを送信してドキュメント ワークスペース サイトを設定した場合は、メッセージの [宛先] ボックスと [CC] ボックスに入力したユーザーは自動的にサイトのメンバとして追加されます。他の方法でワークスペースを作成した場合は、サイトを作成した後で他のメンバを追加できます。

ドキュメント ワークスペース サイトは、次のような方法で作成できます。

  • [ドキュメント管理] 作業ウィンドウから作成する    ドキュメント ワークスペース サイトの作成は、Word、Excel、PowerPoint、Visio のいずれかの 2007 Office リリース プログラムで作業する場合にファイルを共有する方法の 1 つです。既にファイルで作業中であり、プログラムを終了することなくワークスペースを作成する場合は、この方法が適しています。

  • 電子メールを送信することによって作成する    ファイルを電子メール メッセージで共有添付ファイルとして送信するときに、ドキュメント ワークスペース サイトを作成できます。共有添付ファイルの送信者は、ワークスペースの管理者になります。メッセージのすべての受信者はドキュメント ワークスペース サイトのメンバになり、サイトへの投稿の権限が付与されます。ワークスペースの作成とサイトへのメンバの招待を同時に行う場合は、この方法を使用します。

  • SharePoint ライブラリの既存のドキュメントから作成する    ファイルが既に SharePoint サイトのライブラリに格納されている場合は、この方法を使用します。ドキュメント ワークスペース サイトでファイルを更新するときに、ライブラリ内の元のコピーに変更内容を反映することができます。

  • SharePoint サイトから作成する    この方法では、Web ブラウザを使用して SharePoint サイトで作業しているときにドキュメント ワークスペース サイトを作成します。この方法では、サイトを作成するときに、説明、ユーザーの権限、およびサイトの Web アドレスの最後の部分などの詳細を選択することができます。

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Office ファイルからドキュメント ワークスペース サイトを作成する

  1. 2007 Office リリース プログラムで次の操作を行います。

    Word、Excel、または PowerPoint の場合

    • Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックして、発行] をクリックし、[ドキュメント ワークスペースの作成] をクリックします。

      Visio の場合

    • [ツール] メニューの [ドキュメント管理] をクリックします。

  2. [ドキュメント管理] 作業ウィンドウの [ドキュメント ワークスペース] で、ワークスペースの名前を入力します。

    ファイルを既に保存している場合は、既定の名前はドキュメントの名前になりますが、変更することができます。

  3. [新しいワークスペースの場所] ボックスの一覧で、ワークスペースを作成する SharePoint サイトの場所を入力します。

    以前に SharePoint サイトにアクセスしたことがある場合は、その名前が一覧に表示されます。サイトの名前が表示されない場合は、[新しい URL を入力してください] をクリックし、サイトの Web アドレスを入力します。

  4. [作成] をクリックします。

  5. まだファイルを保存していない場合は、保存を確認するメッセージが表示されたら [はい] をクリックします。

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電子メールを送信してドキュメント ワークスペース サイトを作成する

ファイルを共有添付ファイルとして送信することによって、Office Outlook 2007 からドキュメント ワークスペース サイトを作成できます。電子メール メッセージの [宛先] ボックスと [CC] ボックスに入力したユーザーがサイトのメンバになります。受信者には、ドキュメント ワークスペース サイトの基になっているファイルのコピーと、ワークスペースへの招待が送信されます。

  1. Office Outlook 2007 で、[ファイル] メニューの [新規作成] をクリックし、[メッセージ] をクリックします。

  2. 電子メール メッセージの [宛先] ボックスまたは [CC] ボックスに、ドキュメント ワークスペース サイトにメンバとして追加するユーザーの名前を入力します。

  3. [メッセージ] タブの [挿入] で [ファイルの添付] をクリックし、[ファイル] をクリックします。

  4. 添付するファイルを探して選択し、[挿入] をクリックします。

  5. [メッセージ] タブの [挿入] で [ファイルの添付] をクリックし、[添付ファイルのオプション] をクリックします。

  6. [添付ファイルのオプション] 作業ウィンドウで、[共有添付ファイル] をクリックします。

    ドキュメント ワークスペース サイトへの招待とリンクが、電子メール メッセージの本文に追加されます。

  7. [ドキュメント ワークスペースを作成する場所] ボックスの一覧で、ワークスペースを作成する SharePoint サイトの場所を入力します。

    以前に SharePoint サイトにアクセスしたことがある場合は、その名前が一覧に表示されます。サイトの名前が表示されない場合は、[新しい URL を入力してください] をクリックし、サイトの Web アドレスを入力します。

  8. 独自のメッセージを作成する場合は、必要に応じてテキストやグラフィックを変更または追加します。

  9. [送信] をクリックします。

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ライブラリ内のファイルからドキュメント ワークスペース サイトを作成する

SharePoint サイトのライブラリにある既存のファイルからドキュメント ワークスペース サイトを作成するには、次の手順を実行します。

  1. Web ブラウザで、ファイルを格納している SharePoint サイトのライブラリを開きます。

    ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックしてから、ライブラリの名前をクリックします。

  2. ファイルをポイントし、表示された矢印をクリックします。次に、[送信] をポイントし、[ドキュメント ワークスペースの作成] をクリックします。

  3. [OK] をクリックします。

注: ドキュメント ワークスペース サイトでファイルを変更した後、ライブラリ内のファイルの元のコピーに変更内容を発行することができます。Web ブラウザで、SharePoint サイトのドキュメント ワークスペース サイトを開きます。ドキュメントが格納されているワークスペース ライブラリで、ファイルをポイントし、表示された矢印をクリックします。次に、[送信] をポイントし、[元の場所へ発行] をクリックします。

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Web ブラウザからドキュメント ワークスペース サイトを作成する

次の手順に従って、特定のファイルをベースにせずにドキュメント ワークスペース サイトを作成し、後でファイルを追加することができます。SharePoint サイトでドキュメント ワークスペース サイトを作成するための権限が必要です。

  1. Web ブラウザで、ドキュメント ワークスペース サイトを作成する SharePoint サイトを開きます。

  2. サイトの操作] メニューの [ ボタンの画像 で、[作成] をクリックします。

  3. [Web ページ] の一覧の [サイトとワークスペース] をクリックします。

  4. [タイトルと説明] に、ドキュメント ワークスペース サイトのタイトルと説明を入力します。

    タイトルはトップ リンク バーなど、サイトの各ページのナビゲーションに表示され、説明は各ページの上部に表示されます。

  5. [テンプレートの選択] セクションで、[グループ作業] タブをクリックし、[ドキュメント ワークスペース] をクリックします。

  6. [Web サイトのアドレス] で、ドキュメント ワークスペース サイトの Web アドレスの最後の部分を入力します。

  7. [権限] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • 親サイトのすべてのメンバをこのワークスペースのメンバにする場合は、[親サイトと同じ権限を使用する] をクリックします。

    • 特定のユーザーのみをこのワークスペースのメンバにする場合は、[固有の権限を使用する] をクリックします。

      [固有の権限を使用する] をクリックした場合は、現在のページで設定を入力し終わった後で権限を設定できます。

  8. 親サイトのサイド リンク バーにこのワークスペースへのリンクを追加するには、[ナビゲーション] で [はい] が選択されていることを確認します。

  9. 親サイトのトップ リンク バーがこの新しいサイトのページに表示されるようにする場合は、[ナビゲーションの継承] の [親サイトのトップ リンク バーを使用する] が選択されていることを確認します。

  10. [作成] をクリックします。

  11. [このサイトのグループのセットアップ] ページが表示された場合は、サイトの閲覧者、メンバ、および所有者を設定します。

  12. [OK] をクリックします。

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ドキュメント ワークスペース サイトにメンバを追加する

ドキュメント ワークスペース サイトにユーザーを追加する権限があり、サイトに固有の権限が設定されている場合は、Microsoft Office ファイルの [ドキュメント管理] 作業ウィンドウまたは Web ブラウザのドキュメント ワークスペース サイトで、ワークスペースにメンバを追加できます。

重要: ドキュメント ワークスペース サイトで親サイトの権限を継承している場合は、サイトに追加するメンバを選択することはできません。サイトの権限の詳細については、サイト所有者または管理者に問い合わせてください。

  • 次のいずれかを実行します。

    • Microsoft Office ファイルから追加する場合    [ドキュメント管理] 作業ウィンドウでメンバを追加するには、次の操作を行います。[ドキュメント管理] 作業ウィンドウは、通常、ファイルの左右のいずれかの端に表示されます。作業ウィンドウが表示されていない場合は、この手順の後のメモを参照してください。

      1. [ドキュメントの管理] 作業ウィンドウで、メンバー メンバ ] をクリックします。

      2. 作業ウィンドウの下部にある [新しいメンバの追加] をクリックし、次の手順を実行します。

    • ブラウザでドキュメント ワークスペース サイトから追加する場合    [メンバ] で [新しいユーザーの追加] をクリックします。

注: Word、Excel、または PowerPoint で、[ドキュメントの管理] 作業ウィンドウを開くには Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックし、[サーバーのタスク] をクリックし、[ドキュメント管理情報] をクリックします。[ツール] メニューを Visio では、ドキュメントの管理] 作業ウィンドウを開くには、ドキュメント管理をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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