ドキュメント ワークスペース サイトを作成および管理する

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ドキュメント ワークスペース サイトは、1 つ以上の関連するドキュメントを他のユーザーと共同開発する際に役立ちます。このサイトには、ファイルを共有および更新するためのツールや、これらのファイルの状況をユーザーに通知するためのツールが用意されています。

この記事の内容

概要

ライブラリ内のドキュメントからドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

空のドキュメント ワークスペース サイトを作成します。

ドキュメントを追加します。

ユーザーを追加します。

タスクを追加します。

お知らせを追加します。

[リンク] リストにリンクを追加します。

タスクの電子メール通知を作成します。

ドキュメント ワークスペース サイトからライブラリにドキュメントを公開します。

ドキュメント ワークスペース サイトを削除します。

概要

ドキュメント ワークスペース サイトを使用することにより、関連する 1 つ以上のドキュメントの作成を同僚との間で調整することができます。このサイトには、ファイルを共有および更新するためのツールや、これらのファイルの状況をユーザーに通知するためのツールが用意されています。ドキュメント ワークスペース サイトでは、次の方法で同僚と協力してドキュメントを作成することができます。

  • ドキュメント ワークスペース サイトに置かれているコピーに対して直接作業する

  • ローカル コピーに対して作業し、ドキュメント ワークスペース サイトにあるコピーを定期的に更新する

ドキュメント ワークスペース サイトでは、お知らせを公開したり、タスクを割り当てたり、関連するリンクを共有したり、サイトのコンテンツが変更された場合に通知することもできます。短期のプロジェクトのためにドキュメント ワークスペース サイトを作成して、ロジェクト完了後に、サイトを削除したり、恒久的に保存することもできます。

サイトの所有者では既定では、既存のサイト内のドキュメント ワークスペース サイトを作成するのには、必要なアクセス許可レベルがあります。サイトの所有者は、ドキュメント ワークスペース サイトを作成するには、他のサイト メンバーが有効にする場合は、Microsoft Windows SharePoint Services グループに属しているチーム メンバーにサイトを作成するアクセス許可を与えることができます。

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ライブラリ内のドキュメントからドキュメント ワークスペース サイトを作成する

ドキュメント ワークスペース サイトは、既にサイト上のライブラリ内にあるドキュメントから作成することができます。プログラムによっては、Microsoft Windows SharePoint Services と互換性のあるプログラム (Microsoft Office Word 2007 など) の中から新しいドキュメント ワークスペース サイトを作成できる場合もあります。詳細については、そのプログラムのヘルプを参照してください。

  1. ドキュメントが保存されているドキュメント ライブラリを開きます。

  2. ドキュメントの名前をポイントし、表示された矢印をクリックし、[送信] をポイントし、[ドキュメント ワークスペースの作成] をクリックします。

    注: [ドキュメント ワークスペースの作成] オプションが選択できない場合は、そのサイト上にワークスペースを作成する権限が与えられていません。サイト所有者に依頼して、この権限を与えてもらうか、必要なワークスペース サイトを作成してもらってください。

  3. [OK] をクリックします。

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空のドキュメント ワークスペース サイトを作成する

ドキュメント ワークスペース サイトを作成したいけれども、ライブラリ内の既存ドキュメントを基にはしたくない場合は、空のドキュメント ワークスペース サイトを作成し、後から 1 つ以上のドキュメントを追加することができます。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトを作成する場所とするサイトを開きます。

    1. [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

      ヒント: ほとんどの場合、[サイトの操作] メニュー ボタン イメージ を使って、この手順をすべて行うことができます。

    注: 場合によっては、サイト所有者に頼んでドキュメント ワークスペース サイトを作成する権限を与えてもらう必要があります。

  2. [Web ページ] の一覧の [サイトとワークスペース] をクリックします。

  3. タイトル、Web サイト アドレスの最後の部分など、作成するドキュメント ワークスペース サイトに関する情報を入力します。

  4. [テンプレートの選択] セクションで、[グループ作業] タブをクリックし、[ドキュメント ワークスペース] をクリックします。

  5. [権限] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • 親サイトのすべてのメンバをこのワークスペースのメンバにする場合は、[親サイトと同じ権限を使用する] をクリックします。

    • 特定のユーザーのみをこのワークスペースのメンバにする場合は、[固有の権限を使用する] をクリックします。

  6. 親サイトのトップ リンク バーがこの新しいサイトのページに表示されるようにする場合は、[ナビゲーションの継承] の [親サイトのトップ リンク バーを使用する] が選択されていることを確認します。

  7. [作成] をクリックします。

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ドキュメントを追加する

既存ドキュメントからドキュメント ワークスペース サイトを作成したのか、空のドキュメント ワークスペース サイトを作成したのかに関係なく、ドキュメント ワークスペース サイトにはいつでも新しいドキュメントを追加することができます。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで、[共有ドキュメント] をクリックします。

  2. 次のいずれかを実行します。

    • ドキュメントを作成して追加するには、[新規] をクリックします。

    • 既存のドキュメントを追加するには、[アップロード] をクリックし、[参照] をクリックして、追加するファイルを探します。ファイルを選択し、[開く] をクリックします。同じファイル名のドキュメントが既にライブラリ内に存在する場合に既存ドキュメントを上書きしたくない場合は、[既存のファイルに上書きする] チェック ボックスをオフにします。

  3. [OK] をクリックします。

また、[送る] の送信先を作成することにより、他のライブラリ内にあるドキュメントのリンク コピーをドキュメント ワークスペース サイトの [共有ドキュメント] ライブラリに追加することもできます。元のドキュメントまたはリンク コピーが更新された場合には、他の場所にあるコピーも簡単に更新できます。ドキュメントのリンク コピーを他のライブラリに追加する方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

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ユーザーを追加する

ドキュメント ワークスペース サイトにユーザーを追加するには、親サイトまたはドキュメント ワークスペース サイトにメンバを追加するための権限が必要です。ドキュメント ワークスペース サイトにユーザーを追加できない場合は、親サイトの所有者に問い合わせてください。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページの [メンバ] リストで、ユーザーの追加先とするグループの名前をクリックします。

  2. [新規作成] メニューの [ メニューの画像 ユーザーの追加] をクリックします。

  3. ユーザーの追加] セクションで、名前、グループ名またはユーザーを追加するグループの電子メール アドレスを入力します。1 つ以上のユーザーを追加する場合は、それぞれの名前をセミコロン (;) で区切ります。検索し、ディレクトリからユーザーを選択する参照 ボタン イメージ をクリックすることもできます。

  4. [権限の付与] で、ユーザーの追加先とするグループをクリックします。

  5. [OK] をクリックします。

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タスクを追加する

ドキュメント ワークスペース サイトの [タスク] リストを使用すれば、自分またはワークスペースのその他のメンバに作業アイテムを割り当てることができます。これを受けたメンバは、自分に割り当てられたタスクの進捗状況を簡単に更新したり共有したりできます。[タスク] リストでは、タスクの優先度や期限を設定できるだけでなく、タスクの進捗状況や達成率も設定できます。ドキュメント ワークスペース サイトの所有者は、SharePoint サイトのその他の任意のリストで行えるのと同じように、[タスク] リストにユーザー設定のフィールドを追加することができます。リストをカスタマイズする方法の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

  1. [タスク] で、ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページで新しいタスクの追加] をクリックします。

  2. [タイトル] ボックスで、タスクの名前を入力します。

  3. 優先度] ボックスの一覧で、タスクの優先度] をクリックします。

  4. 状態の一覧で、タスクの状態] をクリックします。

  5. 人にタスクを割り当てるには、[担当者] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • タスクを割り当てるユーザーの電子メール アドレスを入力します。

    • タスクを依頼する人の完全な名前を入力し、[名前の確認 ボタン イメージ ] をクリックします。ユーザーが見つかった場合、ディレクトリで、名前は、その人のメール アドレスに解決されます。ディレクトリで、ユーザーが見つからない場合、メッセージなし完全一致が見つかったが表示されます。

    • 検索し、ディレクトリからユーザーを選択する参照 ボタン イメージ ] をクリックします。完了したら、[ OKを] をクリックします。

  6. 必要に応じて、 [説明] ボックスで、タスクの簡単な説明を入力します。

  7. 開始日] ボックスに、タスクの開始日時を入力します。

  8. [期限] ボックスで、タスクを完了する必要があります日付を入力します。

  9. [OK] をクリックします。

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お知らせを追加する

[お知らせ] リストでは、期限、成果物の変更、新しいチーム メンバの紹介などのプロジェクトに関する重要なメッセージをチーム メンバに向けて投稿することができます。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページ、新しいお知らせの追加] をクリックします。

  2. [タイトル] ボックスで、お知らせのタイトルを入力します。

  3. [本文] ボックスで、お知らせのテキスト全体を入力します。

  4. 特定の日付の後に自動的に期限切れのお知らせする場合は、期限切れ日時] ボックスに日付を入力します。

  5. [OK] をクリックします。

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[リンク] リストにリンクを追加する

[リンク] リストを使用して、チーム メンバに役立つリンクを共有できます。リストを使用すると、関連する情報や他の Web サイトなどのリソースにすばやく簡単にアクセスできます。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページ、[新しいリンクの追加] をクリックします。

  2. URL ] セクションで、Web ページの他の種類、リンクするリソースのアドレスを入力し、[リンクの説明を入力します。

    リンクリストの [リンクの名前と説明を入力] ボックスに入力したテキストが表示されます。[ノート] セクションのリンクについての注意事項を含めることができますが、この情報は、ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページに表示される [リンク] ボックスの一覧の既定のビューでは表示されません。

  3. [OK] をクリックします。

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タスクの電子メール通知を作成する

タスクを作成し、それをワークスペース メンバに割り当てた後は、[タスク] リスト内のアイテムに何か変更が加えられたときに電子メール通知が送られてくるように設定することができます。また、メンバも自分で独自に通知を作成して、自分が興味のある他のアイテムに変更があったときに電子メール通知が送られてくるようにすることができます。

注: サーバー管理者が Windows SharePoint Services を実行しているサーバーで電子メールの送信を有効にしている場合にのみ、タスクの電子メール通知を作成できます。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトのホーム ページ、[タスク] をクリックします。

    ホーム ページで、タスクリストが表示されない場合は、すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[タスク] をクリックします。

  2. アクションメニューの画像 ] メニューで、[通知]をクリックします。

  3. [通知のタイトル] セクションで、通知の名前を入力します。

  4. 通知の送信先] セクションで、既定で [ユーザー ] ボックスに、自分の名前が含まれています。他のメンバーに通知を送信するには、セミコロン (;) で区切って [ユーザー ] ボックスに、名前を追加します。

  5. [変更の種類] セクションに通知する変更の種類を選択します。

  6. これらの変更に関する通知を送信する] セクションでは、特定の条件に基づいて変更内容を受信するためのフィルターを選択します。

    ヒント: タスクリストの特定のビューに表示されるアイテムに関する通知を受信することもできます。

  7. 通知を送信するとき] セクションで、通知を受信する頻度を選択します。

  8. [OK] をクリックします。

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ドキュメントを発行して、ドキュメント ワークスペース サイトからライブラリに戻す

ライブラリに格納されていた既存ドキュメントが基になったドキュメント ワークスペース サイトの場合は、ドキュメントのドキュメント ワークスペース サイト上のコピーに加えた変更で元のコピーを更新することができます。

  1. ドキュメント ワークスペース サイトで、ドキュメントが格納されているライブラリを開きます。

  2. ドキュメントの名前をポイントし、表示された矢印をクリックし、[送信] をポイントし、[元の場所へ発行] をクリックします。

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ドキュメント ワークスペース サイトを削除する

ドキュメント作成プロジェクトが完了し、ドキュメントの最終版を他の場所に移動した後は、ドキュメント ワークスペース サイトを削除することもできます。サイトを削除するには、フル コントロール アクセス許可レベルを持っている必要があります。既定では、サイトの所有者にはこのアクセス許可レベルが与えられています。

重要: ドキュメント ワークスペース サイトを削除する場合は、必ずその前にすべてのドキュメントを別の場所に発行しておいてください。ドキュメント ワークスペース サイトを削除すると、そのドキュメント ワークスペース サイト上に置かれていたすべてのドキュメント、ライブラリ、リストとリスト データ、サイト設定、アクセス許可レベル、およびセキュリティ情報が完全に失われます。

  1. サイトのホーム ページには、サイトの操作] メニューの [ ボタン イメージ をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

    [サイトの操作] メニューをカスタマイズしたサイトで、[サイトの設定] をポイントし、表示する設定をクリックします。

  1. [サイトの管理] 列の [このサイトを削除] をクリックします。

  2. [削除] をクリックし、本当にサイトを削除してよいことを確認するために [OK] をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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