ドキュメント ライブラリのファイルを操作する

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SharePoint ドキュメントライブラリには、ファイルを作成して、ファイルをコピーしてフォルダー間で移動するためのさまざまな方法が用意されています。自分や他のユーザーがファイルに対して行った作業を表示したり、必要に応じて復元できる以前のバージョンを保存したりすることができます。自分とチームは、ファイルの場所、内容、および操作方法を多く制御できます。

ドキュメント ライブラリで新しいドキュメント、リンク、またはフォルダーを作成する

SharePointドキュメントライブラリを作成したら、コンテンツを追加する必要があります。まず、ドキュメントやファイルを作成したり、アップロードしたりすることができます。

Office 365 で新しいフォルダーやドキュメントを作成する

新しいOffice 365ドキュメントを選択すると、ライブラリにジェネリックファイルが作成されます (文書 .docx、本の xlsx など)、それぞれのアプリで空白の文書が開かれます。SharePoint または Office 365 管理者または所有者が異なるドキュメントの種類を設定することがあります。詳しくは、「ドキュメントライブラリで新しいファイルを作成する」をご覧ください。

ファイルを整理するために、ドキュメント ライブラリでフォルダーを使用することができます。ライブラリへのフォルダーの追加の詳細については、「ドキュメント ライブラリでフォルダーを作成する」を参照してください。

ドキュメント ライブラリのファイルを編集する

ドキュメント ライブラリのファイル名をクリックし、Word、Excel、PowerPoint などの Office 365 アプリに関連付けられているファイルを開き、オンラインで編集することができます。Office 365 での編集時に、すべての変更内容が自動的に保存されます。

[開く] が強調表示されているファイルの省略記号メニュー

Word などのデスクトップアプリを使用している場合は、ファイルを開いたり編集したりしたときに表示されます。デスクトップアプリを選択した場合、ドキュメントはアプリで開かれ、他のファイルと同じように編集できます。Word、Excel、または PowerPoint のオンラインバージョンとは異なり、変更を保持するには、終了する前に文書を明示的に保存する必要があります。

ファイルに関連付けられているアプリがない場合は、ファイルをダウンロードできます。ファイルを開いて編集する方法の詳細については、「ドキュメント ライブラリ内のドキュメントを編集する」を参照してください。

ドキュメント ライブラリからファイルを削除する

ドキュメントライブラリ内のアイテムが不要になった場合は、削除できます。フォルダーを削除すると、 SharePointに含まれているファイルまたはフォルダーも削除されます。詳細については、「ドキュメントライブラリからフォルダー、ファイル、またはリンクを削除する」を参照してください。

削除アイコンと、トップ リンク バーで強調表示されているリンク

削除したものを戻す必要がある場合、ごみ箱から復元できることがあります。詳細については、「Restore deleted content in the Recycle Bin of a SharePoint site」 (SharePoint サイトのごみ箱にある削除済みコンテンツを復元する) を参照してください。

排他編集のためのファイルのチェックインまたはチェックアウト

ファイルをチェックアウトすると、他のユーザーが変更できなくなります。これは、同僚が変更を元に戻したり、上書きできないようにするのに役立ちます。

ファイルを選択し、トップバーの省略記号をクリックして、[チェックアウト] を選択します。

ファイルがチェックアウトされている間は、誰もチェックアウトしたり、編集したりすることはできません。もう一度ファイルをチェックインすれば、他のユーザーは変更内容を確認することができます。詳細については、「ドキュメント ライブラリのファイルのチェックアウトまたはチェックイン」を参照してください。

ドキュメント ライブラリでのファイル アクティビティを確認する

チームと作業を行う際に、作業が順調に進んでいるかどうかを確かめるために、ドキュメント ライブラリでの追加、削除、編集などのファイル アクティビティを確認することができます。1 つのアイテムのファイル アクティビティを確認したり、ドキュメント ライブラリでのすべてのアクティビティの概要を表示したりすることができます。

最近のアクティビティ リスト

ファイルが更新されている場合は、[最近のアクティビティ] でいくつかのアイテムを展開して詳細を確認することができます。ファイル アクティビティの表示の詳細については、「ドキュメント ライブラリでのファイル アクティビティ」を参照してください。

ドキュメント ライブラリでファイルのバージョン履歴を表示して操作する

SharePoint Online のバージョン履歴では、ドキュメント ライブラリに保存またはチェックインされたファイルの新しいバージョンが作成されます。

3 つのバージョンが表示されているバージョン履歴ダイアログ ボックス

バージョン履歴には、ファイルがチェックインされたときに追加されたコメント、ファイルサイズ、およびドキュメントライブラリにチェックインまたは保存された日付を表示できます。ファイルのバージョンを復元または削除するように選択することもできます。詳細については、「 SharePoint ドキュメントライブラリでファイルのバージョン履歴を表示する」を参照してください。

ドキュメント ライブラリでファイル情報を表示して編集する

ドキュメント ライブラリには、アイテム自体だけでなく、ファイル、フォルダー、リンクの名前、タイトル、ハッシュタグなどの個々のプロパティが保存されます。

Office 365 の [ドキュメント メタデータ] ウィンドウ

ドキュメント ライブラリ内の各アイテムの名前、タイトル、またはハッシュタグ プロパティを表示して編集することができます。これらのプロパティを表示して編集する手順については、「ドキュメント ライブラリでファイル、フォルダー、またはリンクに関する情報を表示し、編集する」を参照してください。

ご意見をお待ちしています。

2018年10月16日更新

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