ドキュメント ライブラリとは何か。

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ドキュメント ライブラリは、ファイルを安全に保管できる場所です。ファイルの検索や共同作業が簡単であり、あらゆるデバイスからいつでもアクセスできます。たとえば、SharePoint Online では、サイトのドキュメント ライブラリを利用し、特定のプロジェクトまたは特定のクライアントに関連しているすべてのファイルを保存できます。ドラッグ アンド ドロップで簡単にファイルを追加したり、フォルダー間でファイルを移動したりできます。

何も選択されていないドキュメントライブラリの縮小表示ビュー。

注: 画面はこれとは異なる外観になっていますか?管理者は、ドキュメントライブラリにクラシックエクスペリエンスが設定されている可能性があります。その場合は、「ライブラリの概要」を参照してください。 ドキュメントライブラリの所有者、サイトの所有者、または管理者の場合は、「ドキュメントライブラリの既定のエクスペリエンスを新しいまたはクラシックから切り替える」を参照してください。既定のエクスペリエンスを設定する手順は次のとおりです。

注: 一部の機能は現在、従来のエクスペリエンスでのみ使用できます。ページの左下隅にある [クラシックSharePointに戻る] をクリックして、従来のエクスペリエンスに切り替えます。

SharePoint Onlineの既定のサイトにはドキュメントライブラリが含まれており、新しいサイトを作成すると1つが自動的に作成されます。 必要に応じて、ドキュメントライブラリをサイトに追加することができます。これは、たとえば、ファイルのセットへのアクセスを制限する必要がある場合に便利です。各ドキュメントライブラリには、ファイルやフォルダーの一覧が表示され、それぞれについての重要な情報 (作成したユーザーや最終更新日など)。この情報を使ってファイルを整理して、簡単に見つけられるようにすることができます。

ドキュメント ライブラリで可能な操作:

画面を詳しく見ていきましょう。

ドキュメント ライブラリ ページの左上にあるのがメイン メニューです。

SharePoint Onine ドキュメントライブラリメニュー

ここでは、新しいフォルダー、ドキュメント、ドキュメント ライブラリ外にある要素へのリンクを作成できます。

Office 365 で新しいフォルダーやドキュメントを作成する

注: ドキュメントの種類の一覧は、アクセス許可とサイトの設定方法によって異なります。

フォルダーやファイルをアップロードすることもできます。

Office 365 でドキュメント ライブラリにファイルやフォルダーをアップロードする

注: フォルダーは現在、 Microsoft Edgeと Google Chrome ブラウザーでのみサポートされています。

新しい OneDrive 同期クライアントを使用してファイルを同期したり、通知を作成して、何かが変更されたときに警告を受信したりすることもできます。

ドキュメント ライブラリ ページの右上では、ドキュメント ライブラリ ビューをリスト ビューまたはグリッド ビューに変更できます。Internet Explorer をご利用の場合、Windows のファイル エクスプローラーでドキュメント ライブラリを開くことができます。[エクスプローラーで表示] をクリックします。[ビューの保存] をクリックしてカスタム ビューを保存することもできます。また、ライブラリ所有者または管理者である場合、[ビューの管理] をクリックしてライブラリの設定のページでビューを管理することができます。

Office 365 でドキュメント ライブラリ ビューを変更する

リスト ビューの場合、列見出しの右端の ドキュメント ライブラリの [列を追加する] ボタン をクリックして、新しい列を追加および表示する列を選択することができます。グリッド ビューの場合、 ドキュメント ライブラリの [並べ替え] ボタン をクリックし、列見出しの右端の ドキュメント ライブラリの [列を追加する] ボタン をクリックします。

グループ接続されたドキュメントライブラリで列のドロップダウンを追加する

必須のプロパティ、最近のアクティビティ、ファイルの共有者など、ファイルやフォルダーに関する情報を情報ウィンドウで表示したり、編集したりできます。情報ウィンドウの表示/非表示を切り替えるには、ファイルまたはフォルダーを選択し、メイン メニューの右側にある ドキュメント ライブラリの [詳細] ウィンドウ をクリックします。ファイルまたはフォルダーを右クリックし、[詳細] を選択する方法でも情報ウィンドウを表示できます。

Office 365 の [ドキュメント メタデータ] ウィンドウ

ファイルまたはフォルダーを選択すると、ドキュメント ライブラリの左上にあるメニューがそのファイルまたはフォルダーに実行できるアクションの一覧に変わります。

選択したファイルに [ドキュメントライブラリ] メニューの [変更] が表示される

注: サムネイル ビューでファイルまたはフォルダーのメニューを表示するには、サムネイルの右上隅をクリックします。

ファイル名の横にある省略記号の Office 365 のドキュメント ライブラリ リストの省略記号 をクリックして、ファイル名を右クリックするか、リストビューの場合は、別のバージョンのドキュメントメニューを表示できます。このメニューには、ファイルを強調表示し、他のユーザーがすばやく見つけられるようにするための [ピン] などの追加の操作が含まれています。

ライブラリアイテムを右クリックしたときに表示されるメニュー

作業を始める準備をする

詳しい操作については、以下の記事をご覧ください。

ドキュメント ライブラリのファイルを操作する

ドキュメント ライブラリでフォルダーを作成する

ドキュメント ライブラリで新しいファイルを作成する

ドキュメント ライブラリのファイル、フォルダー、リンクに関する情報を表示し、編集する

SharePoint Online の記憶域の手当とその他のソフトウェアの制限

どのような状況で OneDrive for Business の代わりにドキュメント ライブラリを使用しますか。

ファイルの最良の保管場所については、「ドキュメントを OneDrive for Business とチーム サイトのどちらに保存すればよいか」を参照してください。

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