ドキュメント センター サイトを使用する

ドキュメント センター サイトを使用する

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SharePoint はコンテンツ管理のための多くの機能を提供し、高い拡張性を持ちます。管理が必要な数百または数千のドキュメントやビデオなどがあるなら、ドキュメント センター サイト テンプレートを使うことを検討してください (SharePoint に最初から含まれています)。このテンプレートは大規模なドキュメント管理向けに最適化されています。時間を節約して効率を高めることができる SharePoint には、ドキュメント センター サイト テンプレートも含まれています。ドキュメントのバージョン管理、ドキュメント ID、ドキュメント セット、メタデータ ナビゲーション、コンテンツ タイプなどの主要な機能がテンプレートに組み込まれています。

ドキュメント センター サイトは次のシナリオの両方で機能します。

  • オーサリング環境    ドキュメント センターのオーサリング環境では、ユーザーは中央リポジトリに格納されている数千のドキュメントやメディア資産の作成や編集を行うことができます。

  • コンテンツ アーカイブ    ナレッジ ベースなどのコンテンツ アーカイブでは、ユーザーはドキュメントの保存や表示を行うことができます。

この記事では、ドキュメント センター サイト テンプレートの機能と、ドキュメント センター サイトの作成方法について説明します。

ドキュメント センターを作成するには、さまざまな種類の SharePoint サイトを作成するのには、使用するテンプレートを参照してください。

ドキュメント センター サイトの内容

ドキュメント センター サイト テンプレートには、大量のドキュメントの作成や管理を簡単で効率的にする機能が含まれています。多くの場合、サイトの所有者はこれらの機能を個別に追加できます。しかし、ドキュメント センター サイト テンプレートではお勧めのドキュメント管理機能が自動的に有効になります。以下のセクションではこれらの機能について簡単に説明します。

ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境またはコンテンツ アーカイブとして使用できます。オーサリング環境では、ユーザーはファイルのチェックインおよびチェックアウトを頻繁に行い、これらのファイル用のフォルダー構造を作成します。バージョン管理が有効になり、ドキュメントごとに以前のバージョンを 10 以上保存できます。また、ドキュメント ライフ サイクルをワークフローで管理できます。

これとは対照的に、コンテンツ アーカイブではオーサリングはほとんど行われません。ユーザーは、ドキュメントを表示またはアップロードするだけです。ドキュメント センター サイト テンプレートは、ナレッジ ベース アーカイブと呼ばれる一種のコンテンツ アーカイブの作成をサポートします。一般に、ナレッジ ベースにはドキュメントの単一のバージョンが含まれ、サイトは一千万ものファイルにまで拡張できます。大きな組織の技術サポート センターのような一般的な例では、10,000 人ものユーザーが主に読み取り目的でコンテンツにアクセスします。その中の 3,000 ~ 4,000 人程度のユーザーがサイトに新しいコンテンツをアップロードします。

ドキュメント センター サイトに含めることができる SharePoint 機能のいくつかを以下の項目に示します。リストには使用できる機能のごく一部のみを記載しています。これらの機能に加えて、多くの組織ではドキュメント センターの外観やナビゲーションをカスタマイズしたり、組織固有の機能に対応したカスタマイズされた Web パーツを加えたりしています。

管理されたメタデータは、SharePoint 内のドキュメントに一定の用語を割り当てるシステムです。これらの用語を使ってドキュメントを分類できます。また、メタデータを使って、ユーザーが目的のドキュメントをすばやく見つけるのに役立つ強力なナビゲーション ツールを作成することもできます。

たとえば、製品に関する問題のトラブルシューティングに役立つ記事を含んだナレッジ ベース リポジトリが組織にあるとします。製品、問題、またはその他の特性による情報のフィルタリングをユーザーが行うためのメタデータの用語を作成できます。

ドキュメント センター サイト内では、ドキュメントの配置 (URL リンクなど) とは無関係の一意な ID をすべてのコンテンツが持ちます。ドキュメントを移動させたり名前を変更したりしても、この ID は変わりません。このため、ID を使ってドキュメントに対する永続リンクを作成でき、リンク切れによる時間の浪費の可能性を最小にできます。

ドキュメント センター サイトでは、ドキュメントのバージョン管理は自動的に有効になります。つまり、ドキュメントの異なるすべてのバージョン履歴が自動的に得られます。これにより、たとえばドキュメントの校閲プロセスでは、校閲サイクルの間に加えられたすべての更新の記録が得られます。更新内容や連絡先などを記録できます。また、記事の現在のバージョンに問題が起きた場合には、正しいことがわかっている最後のバージョンにすぐに戻すことができます。

コンテンツ タイプは、コンテンツについての一連の設定がある特別な種類のコンテンツです。定義されたコンテンツ タイプのドキュメントが作成された場合、ドキュメントは、コンテンツ タイプのすべての固有の設定を受け取ります。たとえば、ドキュメント センターには、異なる種類のドキュメント、ビデオ、テンプレートなどの一連のコンテンツ タイプを持たせることができます。

コンテンツ オーガナイザーは、ドキュメント センター サイトに自動的には含まれません。しかし、多くのユーザーが追加しています。コンテンツ オーガナイザーは、アイテムの全体の編成と構造を管理するための SharePoint の機能です。コンテンツ オーガナイザーは、メタデータまたはコンテンツ タイプを使って、ドキュメントやその他のアイテムを特定の場所に自動的にルーティングできます。たとえば、ナレッジ ベースでは、コンテンツ オーガナイザーによって、すべての新規の送信を特定の製品向けの記事を集めた特別なライブラリに自動的にルーティングするようにできます。

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