ドキュメント センターを使用して多数のファイルを管理する

注: この記事は、架空の自転車、自転車部品、および自転車アクセサリ メーカーである飛騨物産株式会社が作成した SharePoint サイトの例です。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 には、ドキュメント センター サイト テンプレートが含まれています。このテンプレートを使用すると、結果のサイトは多数のドキュメントの作成、使用、および格納用に最適化されます。たとえば、飛騨物産株式会社ではドキュメント センターを使用して、技術マニュアル、価格リスト、および製品の仕様や比較などを格納、管理しています。

ドキュメント センター サイトの使用方法

ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境またはコンテンツ アーカイブとして使用できます。オーサリング環境では、ユーザーはファイルのチェックインおよびチェックアウトを行い、これらのファイル用のフォルダ構造を作成します。バージョン管理により、各ドキュメントにつき 10 個以上のバージョンを保持できます。ユーザーはドキュメントを頻繁にチェックインおよびチェックアウトし、ワークフローを使用してドキュメントのライフ サイクルを制御できます。飛騨物産株式会社のドキュメント センターは、オーサリング環境として設定されています。

一方、コンテンツ アーカイブではオーサリングはほとんど行われません。ユーザーは、ドキュメントを表示またはアップロードするだけです。ドキュメント センター サイト テンプレートでは、知識ベース アーカイブの作成がサポートされています。一般に、知識ベースにはドキュメントの単一のバージョンが含まれ、サイトは 1,000 万ファイルという規模まで拡張できます。大きな組織の技術サポート センターのような一般的な例では、10,000 人ものユーザーが主に読み取り目的でコンテンツにアクセスします。その中の 3,000 ~ 4,000 人程度のユーザーがサイトに新しいコンテンツをアップロードします。

注: レコード センター サイト テンプレートを使用して、別の種類の大規模アーカイブを作成することもできます。このテンプレートには、レコードの保存と廃棄を管理する機能も用意されています。

ドキュメント センターの機能

ドキュメント センター サイトは、大規模なドキュメント セットを作成して管理する機能を提供します。ドキュメント センター サイト テンプレートでは、ドキュメントの推奨される管理機能が既定で有効になります。以降のセクションでは、主な機能について簡単に説明します。

ツリー ビューのナビゲーション

ツリー ビューは、多くの Microsoft Windows ユーザーになじみのあるナビゲーション要素です。[ドキュメント] ライブラリはフォルダとサブフォルダの多数のレベルから構成されることがあるため、目的のドキュメントを簡単に見つけるには、ツリー ビューが役立ちます。次の図に、飛騨物産株式会社のドキュメント センターのツリー ビューを示します。

ドキュメント センターのツリー ビュー ナビゲーション

メジャー バージョンとマイナー バージョンのドキュメント バージョン管理

バージョン管理機能は、どのドキュメント ライブラリに対してもオンにすることができます。飛騨物産株式会社のドキュメント センターでは、メジャー バージョンとマイナー バージョンが使用され、これは [ドキュメント] ライブラリの既定の設定です。

バージョン管理することで、ドキュメントへの変更を追跡でき、コンテンツの改定時の管理に役立ちます。バージョン管理は、プロジェクトで複数のメンバーが共同作業する場合や、開発およびレビューの複数の段階を情報が経由する場合に特に有用です。

バージョン管理機能をオンにすると、以前のバージョンのドキュメントを現在のドキュメントとして復元したり、現在のドキュメントを上書きせずに以前のバージョンを表示することができます。次の図に、飛騨物産株式会社のドキュメント センターでのドキュメントのバージョン履歴を示します。

バージョン履歴

チェックインとチェックアウト

ドキュメント センターの既定の設定では、ユーザーはファイルをチェックアウトおよびチェックインする必要があります。チェックアウトを必須にすることで、ファイルを変更できるのが一度に 1 人のユーザーのみになるため、変更を重ねたときに競合や混乱が起きるのを防止できます。チェックアウトを必須にすると、ユーザーが編集のためにファイルを開いたときに、別のユーザーがチェックアウトしていない限り、ファイルは自動的にチェックアウトされます。

ユーザーがファイルをチェックアウトしている間、ファイルをチェックインして戻すまで変更内容は他のユーザーから見えません。これは、ハード ディスク上またはサーバー上のどちらで作業しているときでも同じです。ファイルをチェックインすると、変更内容についてのコメントの入力が求められ、入力したコメントはバージョン履歴の一部となります。[ドキュメント] ライブラリではメジャー バージョンとマイナー バージョンのファイルが追跡されるため、どちらの種類のバージョンをチェックインするかを選択するためのメッセージが表示されます。

コンテンツ タイプ

コンテンツ タイプは、コンテンツの分類のために再利用できる設定のグループです。コンテンツ タイプを使用して、メタデータ、テンプレート、およびアイテムとドキュメントの動作を一貫して管理できます。たとえば、飛騨物産株式会社のドキュメント センターでは、6 つのコンテンツ タイプが定義され、各コンテンツ タイプに対して、ユーザーが作成できるファイルの種類に固有のテンプレートが使用されています。飛騨物産株式会社では、価格リストに Microsoft Office Publisher 2007 ファイルを使用し、製品比較に Excel 2007 ブックを使用しています。[新規] メニューには、サイトのドキュメント センターで使用されているコンテンツ タイプと、任意の一覧やライブラリに対して定義されたコンテンツ タイプが表示されます。

コンテンツの種類を表示する [新規作成] メニュー

関連ドキュメント Web パーツ

[関連ドキュメント] Web パーツでは、ドキュメントを作成、チェックアウト、および変更するための個人用のビューを作成できます。大規模なドキュメント センターでは、Web パーツを活用してファイルを検索および使用しやすくすることで、時間と労力を節約できます。次の図に Web パーツを示します。

関連ドキュメントの Web パーツ

[関連ドキュメント] Web パーツには、前の図に示した列に加え、ドキュメントやドキュメントのプロパティが格納されたフォルダへのリンクが表示されます。

今後のタスク Web パーツ

[今後のタスク] Web パーツを使用すると、ドキュメント関連のタスクについての通知を受けられます。たとえば、スケジュールに応じてドキュメントを自動的にアーカイブするワークフローをグループで使用している場合、システムでその処理が実行される前に、[今後のタスク] Web パーツからドキュメント関連のタスクの通知が送られるように設定できます。

今後のタスク Web パーツ

[今後のタスク] Web パーツには、前の図に示した列に加え、ドキュメントの場所やドキュメントのプロパティが表示されます。

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