ドキュメント セットの概要

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ドキュメント セットという新しいコンテンツ タイプを使用して複数のドキュメントから成る作業生産物を作成および管理できます。ドキュメント セットは、1 つの手順で作成して単一のエンティティとして管理できる、関連するドキュメントをひとまとめにしたものです。

この記事の内容

ドキュメント セットとは

ドキュメント セット機能

関連作業

ドキュメント セットとは

プロジェクトに従事するメンバーがそれぞれまったく異なるドキュメントを作成することはまれです。多くの種類のプロジェクトに共通することですが、関連性のある一連のドキュメントをセットとして作成する方が一般的です。場合によっては、この一連のドキュメントが、プロジェクトの最終的な結果 (成果物) になることもあります。たとえば、専門職業的なサービスを提供する企業であれば、クライアントから提案書の依頼を受けると、そのたびに資料を作成します。別のケースでは、この一連のドキュメントが、より大きなプロジェクトを支援し、何か他の成果を実現するためのさまざまな情報の集まりにすぎないこともあります。たとえば、製造業では、製造する製品ごとにそのデザイン、テスト、および製造に関連した標準的なドキュメントのセットを作成します。

こうしたドキュメントは、1 人または複数の担当者によって、同時にまたは段階的に制作されます。関係するドキュメントのファイル形式も、Word 文書、PowerPoint プレゼンテーション、Visio 図面、Excel ファイルなど多岐にわたります。

複数のドキュメントから成る作業生産物を制作、管理する組織は、日ごろ作成している作業生産物ごとに一貫して新しいコンテンツ タイプである "ドキュメント セット" を適用することができます。ドキュメント セット コンテンツ タイプは、複数の関連するドキュメントを 1 つのビューにまとめ、単一のエンティティとして作業に従事し、管理できるようにしたフォルダー ベースのコンテンツ タイプです。

ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加すると、ライブラリ内のリボンから [新しいドキュメント] をクリックして、ユーザーがドキュメント セットの新しいインスタンスを作成できるようになります。

[新しいドキュメント] メニューの [ドキュメント セット] コマンド

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ドキュメント セットの機能

ドキュメント セット コンテンツ タイプには、複数のドキュメントから成る作業生産物を確実に、より簡単に作成、管理できるさまざまな機能があります。ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成すると、次のようなことが可能になります。

  • ドキュメント セット内で利用可能なコンテンツ タイプを指定する (ドキュメント ファイル、画像、オーディオ、ビデオなど)。

  • 既定の (ドキュメント セットの新しいインスタンスが作成されるたびに自動的に作成される) ドキュメントを指定する。既定のドキュメントは、利用可能なコンテンツ タイプに対応付けることができます。たとえば、契約書などに使用される標準テンプレートが社内に存在する場合や、特定の種類の連絡で使用される会社情報を含むテンプレートが存在する場合、ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成するときにそれらのテンプレートをアップロードします。

  • セット内のすべてのドキュメントと同期させる共有メタデータを指定する。

  • ドキュメント セット コンテンツ タイプから作成される作業生産物について、その各インスタンスに表示されるドキュメント セットのウェルカム ページをカスタマイズする。このウェルカム ページの実体は Web パーツ ページであり、プロジェクト情報やプロジェクト リソース (プロジェクトのタイムライン、リソースへのリンクなど) を表示するように設定することで、ドキュメント セットに従事しているチーム メンバーに役立つ情報を提供することができます。

  • ドキュメント セットを使用できるようにするワークフローを構成します。ドキュメント セットを使って標準の校閲や承認のワークフローを使用することができます。さらに、組織では、次の 4 つドキュメント セットのワークフロー アクションを使用する Microsoft SharePoint Designer 2010 で使用可能なドキュメント セットのカスタム ワークフローを作成することができます。

ドキュメント セット コンテンツ タイプが構成され、ライブラリに追加された後、ドキュメント セット内のドキュメントを作成または管理しているサイト ユーザーは、使い慣れたドキュメント管理機能に加え、[ドキュメント セット] リボンの [管理] タブなどの特別な機能を使って、ドキュメント セット内のドキュメントの作業に従事することができます。

ドキュメント セットの作成者は、次の作業を実行することができます。

  • ドキュメント ライブラリの [新しいドキュメント] コマンドを使用して、複数のドキュメントから成る新しい作業生産物を効率よく簡単に作成する。

  • ドキュメント セット内の現在のプロパティおよびドキュメントについて、バージョン履歴のスナップショットを取得する。

  • ドキュメント セット全体またはドキュメント セット内の個々のアイテムに対するワークフローを開始して、共通のタスク (レビュー、承認など) を管理する。

  • ドキュメント セットへのリンクを電子メールで送信する。

  • [送信] コマンドを使用してドキュメント セットを他の場所に移動またはコピーする (送信先はサーバーの全体管理で構成されている必要があります)。

  • ドキュメント セットのアクセス許可を管理する。

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関連作業

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