ドキュメント セットの概要

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ドキュメント セットは、単一のエンティティとして管理できる関連のドキュメントのグループです。1 つの手順でドキュメント セットを作成しの特性とメタデータを定義できます。

ドキュメント セットとは

多くの種類のプロジェクトでは、ユーザーは多くの場合の関連するドキュメント セット全体を生成します。ドキュメントの場合は、プロジェクトの結果である可能性がありますか「成果物」標準的な「ピッチ帳」を本格的なサービス会社が生じる場合がありますなどとそれらの要求に応えます提案書可能なクライアントからします。ピッチ ブックには、特定のプロジェクトの特定の要件に応じてカスタマイズとともに、これらの要素が含まれる常に可能性があります。

  • サービス会社の概要

  • SWOT (強み、弱み、外部における機会、さらされている脅威) 分析

  • ビジネス計画

  • 類似の企業分析

別のケースでは、この一連のドキュメントが、より大きなプロジェクトを支援し、何か他の成果を実現するためのさまざまな情報の集まりにすぎないこともあります。たとえば、製造業では、製造する製品ごとにそのデザイン、テスト、製造に関連した標準的なドキュメントのセットを作成します。

同時に、またはフェーズでは、これらのドキュメントを作成することがあります。ドキュメントを生成または 1 人または多数のユーザーを確認することがあります。すべてのドキュメント (Word 文書) など、同じ形式があります。または、別のファイル形式があります (例、Word 文書、OneNote ノートブック、PowerPoint プレゼンテーション、Visio の図面を excel ブック、およびなど)。

ドキュメント セットは、組織でこのような状況をより簡単に管理するのに役立ちます。ドキュメント セットは、複数の関連するドキュメントを 1 つのビューにまとめ、単一のエンティティとして作業し、管理できるようにします。新しいドキュメント セットを作成する場合は、実際に新しいコンテンツ タイプを作成します。コンテンツ タイプは、サイト コレクション全体で使用できるようになり、複数ドキュメントから成る関連資料ごとに、新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを構成することができます。

ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加すると、ユーザーが 1 つの文書を作成するときと同じ方法で、ドキュメント セットの新しいインスタンスを作成することができます。

ドキュメント セットで操作できるもの

ドキュメント セット コンテンツ タイプには、複数のドキュメントから成る関連資料を確実に、より簡単に作成、管理できるさまざまな固有の機能があります。ドキュメント セット コンテンツ タイプを構成すると、次のようなことができます。

  • すべての情報をユーザーが必要な設定が含まれているドキュメント セットのウェルカム ページのカスタマイズ   をします。[ようこそ] ページは、プロジェクトの情報や、ドキュメント セット (たとえば、プロジェクト タイムライン、リソース、およびなどへのリンク) で作業しているチーム メンバーにリソースを表示するように設定できる Web パーツ ページです。また、セットに追加されたドキュメントの一覧も表示されます。

  • 自動的に作成され、ドキュメント セットの新しいインスタンスごとに含まれている既定のコンテンツを指定   します。自動的に含まれている、特定のドキュメントを持つことができ、ユーザーを使用するテンプレートを制御することができます。既定のドキュメントが正しいコンテンツ タイプであることができます。たとえば、組織では、特定の種類の通信を使用するテンプレートをブランドをアップロードできますこれらドキュメント セット コンテンツ タイプを構成するとします。

  • 使用できるコンテンツ タイプの指定    ドキュメント セット内で使用できるコンテンツ タイプを指定します (ドキュメント ファイル、画像、音声、ビデオなど)。

  • 共有メタデータの指定    セット内のすべてのドキュメントに必要な共有メタデータとメタデータ列を指定します。既定のドキュメントは、ドキュメント セットが作成されるときに、メタデータを使用して自動的に提供され、共有メタデータをウェルカム ページに表示することができます。

  • ワークフローの割り当て   ドキュメント セットを使用します。標準の校閲や承認のワークフローを使用するには、ドキュメント セットを使ってし、1 つのファイルの場合と同様、ワークフロー ステップに進みますが全体のドキュメント セットします。また、組織では、ドキュメント セットのカスタム ワークフローを作成することができます。

  • ドキュメント セットの送信    対象となるフォルダー、サイト、ライブラリにルーティングするために、コンテンツ オーガナイザーにドキュメント セットを送信します。

サイトのユーザーは、ドキュメント セット コンテンツ タイプをライブラリに追加した後、使い慣れたドキュメント管理機能や特殊なドキュメントセット機能を使用することができます。

ドキュメント セットの作成者は、次のすべてのタスクを実行することができます。

  • ドキュメント ライブラリの [新しいドキュメント] を使用して、複数のドキュメントから成る新しい関連資料を効率よく簡単に作成する。

  • ドキュメント セット内の現在のプロパティやドキュメントについて、バージョン履歴のスナップショットを取得する。

  • ドキュメント セット全体またはドキュメント セット内の個々のアイテムに対するワークフローを開始して、共通のタスク (レビュー、承認など) を管理する。

  • ドキュメント セットへのリンクをメールで送信する。

  • [送信] を使用してドキュメント セットを他の場所に移動またはコピーする (送信先はサーバーの全体管理で構成されている必要があります)。

  • ドキュメント セットの権限を管理する。

関連項目

作成して新しいドキュメント セット コンテンツ タイプを構成します。

作成してドキュメント セットを管理します。

ドキュメント セットのウェルカム ページをカスタマイズします。

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