ドキュメント管理の概要

ドキュメント管理では、コンテンツの作成や組織内での共有など、進行中の作業をサポートするドキュメントの保存と整理を行います。正式なドキュメント管理システムがなければ、多くの場合、その組織のコンテンツは管理されないまま個々に作成され、複数のファイル共有や個々のハード ディスク ドライブに分散して保存されます。この状態では、従業員が効率的にコンテンツを検索し、共有し、共同作業を実現することは困難です。また、コンテンツに含まれる有益なビジネス情報とデータを組織で利用することも難しくなります。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 には、次の作業を実現する豊富なドキュメント管理機能が備わっており、組織で必要とされるドキュメント管理機能が提供されます。

  • ドキュメントを保存、整理、検索する。

  • ドキュメントの一貫性を確保する。

  • ドキュメントのメタデータを管理する。

  • 許可されていないアクセスまたは使用からドキュメントを保護する。

  • ドキュメントの処理方法に関する一貫したビジネス プロセス (ワークフロー) を確保する。

注: この記事は、架空の自転車、自転車部品、および自転車アクセサリ メーカーである飛騨物産株式会社が作成した SharePoint サイトの例です。

たとえば、飛騨物産株式会社でユーザー マニュアルや製品仕様書などのユーザー向け発行物を作成しているテクニカル ドキュメント チームは、Office SharePoint Server 2007 のさまざまなドキュメント管理機能を使用しています。このチームで作成するすべてのコンテンツが、ドキュメント センター サイト テンプレートを使用して作成されたサイトに保存されます。このドキュメント センター サイトでは、チーム メンバーがメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理を使用して、各バージョンのドキュメント開発を追跡しています。また、必須のチェックアウト機能を使用することで、他のメンバーが行った作業を誤って上書きすることがないようにしています。

ドキュメント センター サイトでドキュメントの保存と整理を行う

Office SharePoint Server 2007 に用意されているドキュメント センター サイト テンプレートを使用して、多数のドキュメントの作成、使用、および保存に最適なサイトを作成できます。ドキュメント センター サイト テンプレートから作成されるサイトには、既定で有効になっている必須のチェックアウト機能やメジャーおよびマイナー ドキュメント バージョン管理機能など、専用のドキュメント管理機能が備わっています。必須のチェックアウト機能では、ファイルを変更できるのが一度に 1 人のユーザーのみになるため、変更を重ねたときに競合や混乱が起きるのを防止できます。また、バージョン管理を使用すると、ドキュメントへの変更を追跡でき、コンテンツの改定時の管理に役立ちます。バージョン管理は、プロジェクトで複数のメンバーが共同作業する場合や、開発および校閲の複数の段階を情報が経由する場合に特に有用です。

コンテンツ タイプを使用してドキュメントを一貫して管理する

コンテンツ タイプは、特定の種類のコンテンツに共通の動作が指定されている再利用可能な設定のグループです。コンテンツ タイプを使用すると、サイト コレクション全体を通じて、一貫した方法でコンテンツを整理、管理、処理できます。コンテンツ タイプを、作成するドキュメントの種類または情報製品ごとに定義して、これらの各種のドキュメントが一貫した方法で処理されるようにできます。

たとえば、飛騨物産株式会社のテクニカル ドキュメント部門では、ユーザー マニュアルと製品仕様書の 2 種類のコンテンツ タイプを作成しました。チーム メンバーがドキュメント センターにアクセスして新しいドキュメントを作成する場合、ドキュメント ライブラリの [新規作成] のオプションとしてこれらのコンテンツ タイプが表示されます。それぞれのコンテンツ タイプでは固有のテンプレートが指定されているため、すべてのユーザー マニュアルと製品仕様書の書式が同じになります。また、固有のユーザー設定の列も指定されているため、たとえば、すべてのユーザー マニュアルに、そのマニュアルが対象とする製品モデルに関するメタデータが保存されます。さらに、固有のワークフローを指定することもできるため、すべてのユーザー マニュアルが確実に同一のフィードバック プロセスと承認プロセスをたどるように指定できます。この場合、製品仕様書は異なるコンテンツ タイプに含まれるため、これらのドキュメントがたどるプロセスと必須のメタデータはユーザー マニュアルと異なるものにできます。

ドキュメントのプロパティを管理する

Web サイトまたはドキュメント管理システムに保存されている情報をユーザーが検索する主な方法の 1 つは、ファイルと共に保存されているメタデータ (ドキュメントのプロパティ) の参照または検索です。しかし、多くの場合、組織内の従業員はファイルを保存するときに、そのファイルのドキュメント プロパティをわざわざ追加したり更新したりしません。

2007 Microsoft Office system のプログラムおよびサーバーは、ドキュメントのメタデータの作成と更新に便利です。Office SharePoint Server 2007 サイトに保存されているドキュメントを、Word、Excel、PowerPoint など 2007 Office リリース のデスクトップ プログラムで開いたり編集したりする場合、ファイルの上部に表示されるドキュメント情報パネルで、そのドキュメントのサーバー プロパティを編集できます。そのドキュメントのコンテンツ タイプ、またはそのドキュメントが保存されているライブラリにユーザー設定の列が追加されている場合、これらの列の値がドキュメント情報パネルのプロパティ フィールドに表示されます。2007 Office リリース のプログラムでは、ドキュメント プロパティの編集環境がコンテンツの編集環境に統合されているため、コンテンツのメタデータの品質を簡単に向上させることができます。

ドキュメント情報パネル

また、Microsoft Office InfoPath 2007 を使用して、ドキュメント情報パネルをカスタマイズし、独自のコンテンツ タイプを追加することもできます。

ドキュメントを保護する

Office SharePoint Server 2007 には、SharePoint サイトに保存されたドキュメントを、許可されていないアクセスまたは使用から保護する手段もいくつか用意されています。たとえば、ドキュメント ライブラリ全体に Information Rights Management (IRM) を適用できます。IRM を使用すると、SharePoint リストまたはライブラリからダウンロードしたファイルに対してユーザーが実行できる操作を制限できます。ダウンロードされたファイルは IRM によって暗号化され、これらのファイルの復号化を許可されるユーザーおよびプログラムが制限されます。また、ファイルの読み取りを許可されているユーザーの権限を制限して、ファイルの印刷やファイルからのテキストのコピーなどの操作を実行できないようにすることができます。このように、IRM は、機密情報または専有情報の制御および配布を管理する企業ポリシーの徹底に役立ちます。

Office SharePoint Server 2007 には、ファイルを保護する別の手段も用意されています。たとえば、作成中のドキュメントの下書きをユーザーに読まれないようにするには、ドキュメント ライブラリにメジャー バージョン管理機能およびマイナー バージョン管理機能を設定して、マイナー バージョン (下書き) の読み取りを許可するユーザー グループを指定します。下書きは、メジャー バージョンとして承認されていないファイルまたはリスト アイテムのマイナー バージョンです。同じライブラリでコンテンツの承認を必須に設定すると、適切な権限を持つユーザーがメジャー バージョンの下書きとしてドキュメントを公開することを承認しない限り、下書きはメジャー バージョンとして公開されません。

ドキュメントを保護するもう 1 つの方法として、個々のフォルダ、リスト アイテム、またはドキュメントに対する権限の構成があります。アクセスを制限するドキュメント ライブラリ内に保存されているファイルが 1 つまたは 2 つの場合は、これらの個々のアイテムに対する権限を編集して、アイテムの表示または編集を実行する権限を持つユーザーを変更できます。

ドキュメントに関するプロセスをワークフローで管理する

ドキュメントに関する一般的なビジネス プロセスをサポートするために、Office SharePoint Server 2007 には、ドキュメントの校閲、承認、および署名の収集などのタスク管理に使用できる組み込みのワークフローが用意されています。ワークフローは、あるビジネス プロセスに関連する操作またはタスクの流れに沿ってドキュメントやアイテムの処理を自動化したものと定義できます。組織ではワークフローを使用することで、ドキュメントに関するビジネス プロセスに含まれるユーザーのタスクを自動的に追跡および管理できるため、ドキュメントに関するビジネス プロセスをより効率的に管理できます。

たとえば、飛騨物産株式会社のテクニカル ドキュメント チームは、フィードバックの収集ワークフローを活用しています。ドキュメントの作成者は、電子メールを受信者に送信する代わりに、現在のドキュメントに対するワークフローを Office Word 2007 からすぐに開始できます。ワークフローでは、受信者への通知メッセージの送信、受信者に割り当てるタスクの作成、それらのタスクの状態の追跡など、プロセスの管理が行われます。校閲者は、Word 2007 または Microsoft Office Outlook 2007 を使用してタスクを実行できます。

また、Microsoft Office SharePoint Designer 2007 または Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation を使用することによって、組織固有のビジネス プロセスを管理するカスタム ワークフローを開発し、展開することができます。

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