ドキュメント削除ポリシーを作成する

組織は、法令遵守、法的事項、その他の規制により、一定期間ドキュメントを保持することを求められることがよくあります。ただし、必要な期間を超えてコンテンツを保持すると、法律的なリスクとなる場合があります。

ドキュメント削除ポリシーを使用すれば、特定の期間が経過した後でサイト内のドキュメントを削除してリスクを事前に軽減することができます。たとえば、OneDrive for Business サイトでは、作成から 5 年が経過したドキュメントを削除することができます。

ドキュメント削除ポリシーを作成したら、それをサイト コレクション テンプレートに割り当てることができます。これにより、そのテンプレートから作成されたすべてのサイト コレクションでポリシーが利用できます。ポリシーを特定のサイト コレクションに割り当てることもできます。このポリシーは、該当するサイト コレクションのテンプレートに割り当てられている可能性のあるどのポリシーよりも優先されます。

ドキュメント削除ポリシー センターのホーム ページ

ポリシー テンプレート

ドキュメント削除ポリシーを 1 から作成することも、サンプル ポリシーのいずれかを使用することができます。コンプライアンス ポリシー センターにサンプル ポリシーがあります。これらのサンプル ポリシーはそのまま使用することも、出発点として使用して名前を変更したり内容を変更したりすることもできます。

サンプル ドキュメント削除ポリシー

ドキュメント削除ポリシーの使用方法の例

サイト コレクションまたはサイト コレクション テンプレートには、2 つ以上のポリシーを割り当てることができ、各ポリシーにはそれぞれ 1 つまたは複数のルールを含めることができます。ただし、サイト当たりアクティブにすることができるポリシーは 1 つだけあり、またサイト内のライブラリに対してはいかなる場合も 1 つの削除ルールしかアクティブにすることはがきません。

ポリシー間の関係を示す図

さらに、ポリシーを必須または既定のポリシーとして選び、削除ルールを既定のルールとして選ぶことができます。

  • 必須のポリシー    ポリシーが必須のポリシーとしてマークされると、サイト コレクションまたはテンプレートに割り当て可能なポリシーは 1 つのみとなります。そのポリシーは既定のポリシーとしてマークされる必要があり、すべてのサイトに適用されます。サイト所有者は、ポリシーを無効にすることはできません。

  • 既定のポリシー    ポリシーが既定のポリシーとしてマークされると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーは割り当てられているすべてのサイトで自動的にアクティブになります。

  • 既定のルール    削除ルールが既定のルールとして設定されると、そのルールはポリシーを使用するサイト内のすべてのライブラリに自動的に適用されます。

次の例では、どのようなときに必須のポリシー、既定のポリシー、および既定のルールを使用すればよいかを説明します。

例 1:1 つのルール を含む 1 つのポリシーをサイト コレクション テンプレートに適用する

あらゆる OneDrive for Business サイトまたはあらゆるチーム サイトなど、広い範囲の構造化されていないコンテンツにわたってドキュメント削除ポリシーを適用する場合を例に挙げます。サイト コレクション テンプレートから作成されたすべてのサイトで 1 つのドキュメント削除ポリシーのみがアクティブになるようにする場合は、次の作業を行います。

  1. 1 つの既定の削除ルールを含む 1 つのポリシーを作成します。

  2. ポリシーを必須および既定のポリシーとして設定します。

  3. ポリシーをサイト コレクション テンプレートに割り当てます。

この例では、既定の削除ルールは、テンプレートから作成されたすべてのサイト コレクション内のすべてのライブラリに適用されます。サイト所有者はポリシーを無効にすることができません。これは、ドキュメント削除ポリシーを広範囲に正確に適用するための最も簡単な方法です。

1 つの必須ポリシーを示す図

例 2:複数のルールを含む 1 つのポリシーをサイト コレクションのテンプレートに適用する

サイトの所有者は多くの場合、サイトに含まれるコンテンツの種類を十分に把握しているので、サイト所有者が自分のサイトに最も適した削除ルールを選択できるようにすることができます。サイト所有者がポリシー全体を無効にできるようにすることもできます。

さらに、ポリシーの作成および管理は引き続き一元的に行うことができできます。また、1 つのポリシーとルールを既定値として選択することで、サイト所有者が別のポリシーを選択するか、ポリシーを無効にするまで、1 つのポリシーが常に有効になるようにすることができます。このような柔軟性をサイト所有者に提供する場合は、次の作業を行います。

  1. いくつかの削除ルールを含むポリシーを 1 つ作成し、そのうちの 1 つを既定のルールとして設定します。

  2. ポリシーを既定のポリシーとして設定します。

  3. ポリシーをサイト コレクション テンプレートに割り当てます。

サイト所有者は、代替削除ルールのいずれかを選択したり、ポリシーを無効にしたり、何もせずに既定のポリシーとルールを適用対象としたりすることができます。

1 つのポリシーと複数のルールを示す図

例 3:1 つまたは複数のルールを含むいくつかのポリシーをサイト コレクションに適用する

この例ではサイト所有者に最大限の柔軟性を提供します。つまり、サイト所有者はポリシーを複数の選択肢の中から選び、その後、ルールを複数の選択肢の中から選ぶことができます。また、1 つのポリシーとルールが既定値として設定されると、既定のポリシーは、サイト所有者が別のポリシーを選択するか、ポリシーを無効にするまで、常に有効になります。なお、ポリシーとルールを既定値として設定しなかった場合は、サイト所有者がポリシーまたはルールを選択し適用するという作業を行うまで、サイト内のドキュメント ライブラリに対してポリシーまたはルールはアクティブになりません。

前述の 2 つの例とは異なり、これらのポリシーはサイト コレクション テンプレートではなく特定のサイト コレクションに割り当てられます。つまり、特定のサイト コレクションのコンテンツに合わせてポリシーを具体的にカスタマイズすることができます。

ポリシーとルールは継承されます。サイト所有者は各自のサイト用のポリシーとルールを選択することができます。すべてのサブサイトは親からポリシーを継承します。ただし、サブサイトの所有者は別のポリシーを選択することにより、継承を解除することができます。この場合、継承を再度解除するまで、そのポリシーがすべてのサブサイトに適用されます。

このシナリオを設定するには、次の作業を行います。

  1. それぞれ 1 つまたは複数のルールを含むポリシーをいくつか作成します。

  2. ポリシーとルールを既定値として設定します。

  3. 特定のサイト コレクションにポリシーを割り当てます。

さらに、ポリシーとルールが特定のサイト コレクションに合わせてカスタマイズされます。ここで、サイト所有者は各自のサイトに最適なポリシーとルールを選択して、継承を解除することができます。

複数のポリシーとルールを示す図

ドキュメント削除ポリシーを作成する

  1. [Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センター] で、[データ管理] を選択し、左側のナビゲーションで [保持] を選択し、[削除] の [SharePoint Online と OneDrive for Business のドキュメントの削除に関するポリシーを管理する] を選択します。新しいブラウザー タブにドキュメント削除ポリシー センターが開きます。

    セキュリティ/コンプライアンス センター からドキュメント削除ポリシー センターに初めて移動すると、ポリシー センターが自動的に作成されます。ポリシー センターは手動で作成することもできます。それには、サイト コレクションを作成し、[エンタープライズ] タブの [コンプライアンス ポリシー センター] を選択します。

  2. [削除ポリシー] を選択します。

    [削除ポリシー] オプション
  3. [新しいアイテム] を選択します。

  4. ポリシー名と説明を入力します。サイト所有者は、この名前と説明に基づいてサイトのポリシーを選ぶことがあるので、サイト所有者が適切なポリシーを選択できるように十分な情報を含めます。

  5. ルールを作成するには、[新規] を選択します。

  6. 名前を入力し、次のオプションを選択します。

    • ルールでドキュメントを完全に削除するようにするか、またはごみ箱に削除するようにするかを選択します。ごみ箱は、サイトからアイテムが完全に削除される前の第 2 段階のセーフティ ネットとして機能します。ごみ箱の詳細については、「ごみ箱を空にするまたはファイルを復元する」を参照してください。

    • 削除日をドキュメントの作成日または前回の変更日のいずれを基に算出するかを選択します。

    • 日数、月数、または年数を入力します。ドキュメントは、これらの期間が経過すると削除されます。

    • ルールを既定のルールとするかどうかを選択します。最初に作成したルールは自動的に既定のルールとして設定されます。既定のルールは、ポリシーを使用するサイト内のすべてのライブラリに自動的に適用されます。

    [新しい削除ルール] ページ
  7. [Save] を選びます。

  8. サイト所有者が別のルールを選んでサイトに適用できるようにする場合は、別のルールを作成します。サイト所有者が何も行わなければ、既定のルール (存在する場合) が適用されます。

  9. ポリシーからルールを削除するには、ルールを選び、[削除]、[OK] の順に選択します。

    注: ルールを削除した場合、ポリシーに既定のルールが含まれていなければ、そのポリシーに対して有効になるルールはありません。すなわち、ドキュメントは削除されません。

    ポリシー メッセージからのルールの削除を確認する

サイト コレクション テンプレートにドキュメント削除ポリシーを割り当てる

サイト コレクション テンプレートにポリシーを割り当てると、そのテンプレートから作成されたすべてのサイト コレクション (既存のサイト コレクションと将来的に作成されるサイト コレクションの両方を含む) でポリシーを利用できるようになります。

ドキュメント削除ポリシーに対して指定される期間は、ドキュメントが割り当てられてからの時間ではなく、ドキュメントが作成または変更されてからの時間であることに注意してください。ポリシーを最初に割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーの割り当てられて以降に新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。

  1. [セキュリティ/コンプライアンス センター] で、[データ管理] を選択し、左側のナビゲーションで [保持] を選択し、[削除] の [SharePoint Online と OneDrive for Business のドキュメントの削除に関するポリシーを管理する] を選択します。新しいブラウザー タブにドキュメント削除ポリシー センターが開きます。

  2. [テンプレートのポリシー割り当て] を選択します。

    [テンプレートのポリシー割り当て] オプション
  3. [新しいアイテム] を選択します。

  4. 次のいずれかの操作を実行します。

    • チーム サイト テンプレートなどのサイト コレクション テンプレートにポリシーを割り当てるには、[サイト コレクション テンプレートへの割り当て] を選択し、サイト コレクション テンプレートを選択します。

    • ユーザーの One Drive for Business にポリシーを割り当てるには、[OneDrive for Business テンプレートへの割り当て] を選択します。

      注: サイト コレクション テンプレートにポリシーを割り当てると、ポリシーは、テンプレートから作成された既存のサイト コレクションと、将来的に作成されるサイト コレクションの両方で利用できるようになります。

    OneDrive のオプションが表示された [テンプレートの選択] ページ
  5. [Save] を選びます。

    注: 各テンプレートには、1 つポリシー セットを割り当てることができるだけです。このテンプレートに既にポリシーが割り当てられていることを示すエラーが表示された場合、[キャンセル] を選択し、左側のナビゲーションの [サイト コレクションへの割り当て] を選択し、サイト コレクションを選択して、既に割り当てられているポリシー セットを表示および管理します。

  6. [割り当てポリシーの管理] を選択し、割り当てるポリシーを選択し、1 つのポリシーを既定のポリシーとするかどうかを選択します。既定のポリシーを設定すると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーに割り当てられたすべてのサイトでそのポリシーが自動的にアクティブになります。

    [ポリシーの追加と管理] ページ
  7. [Save] を選びます。

  8. すべてのサイトに対してポリシーを適用し、サイト所有者による無効化を許可しない場合は、[ポリシーを必須としてマークする] を選択します。ポリシーを必須としてマークすると、サイト コレクション テンプレートにはそのポリシーしか割り当てることができなくなります。ポリシーは既定値としてマークすることも必要です。

    このオプションが淡色表示になっている場合は、[割り当てポリシーの管理] を選択し、少なくとも 1 つのポリシーが割り当てられ、既定値として設定されていることを確認します。

  9. [Save] を選びます。

サイト コレクションにドキュメント削除ポリシーを割り当てる

特定のサイト コレクションにポリシーを割り当てることで、その特定のサイト コレクションでのみポリシーを利用できるようにします。つまり、サイト コレクション内のコンテンツに合わせてポリシーをより具体的にカスタマイズすることができます。また、特定のサイト コレクションに割り当てられるポリシーは、そのサイト コレクション用のテンプレートに割り当てられるどのポリシーよりも優先されます。たとえば、営業部門のサイト コレクション (チーム サイト テンプレートから作成) に割り当てられたポリシーは、チーム サイト テンプレートに割り当てられたどのポリシーよりも優先されます。

ドキュメント削除ポリシーに対して指定される期間は、ドキュメントが割り当てられてからの時間ではなく、ドキュメントが作成または変更されてからの時間であることに注意してください。ポリシーを最初に割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーの割り当てられて以降に新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。

  1. [セキュリティ/コンプライアンス センター] で、[データ管理] を選択し、左側のナビゲーションで [保持] を選択し、[削除] の [SharePoint Online と OneDrive for Business のドキュメントの削除に関するポリシーを管理する] を選択します。新しいブラウザー タブにドキュメント削除ポリシー センターが開きます。

  2. [サイト コレクションのポリシー割り当て] を選択します。

    [サイト コレクションのポリシー割り当て] オプション
  3. [新しいアイテム] を選択します。

  4. [サイト コレクションの選択] を選び、名前または URL でサイト コレクションを検索し、サイト コレクションを選択して、[保存] を選択します。

    注: 各サイト コレクションには、ポリシー セットを 1 つずつ割り当てることができるだけとなります。このサイト コレクションに既にポリシーが割り当てられていることを示すエラーが表示された場合、[キャンセル] を選択し、左側のナビゲーションの [サイト コレクションへの割り当て] を選択し、サイト コレクションを選択して、既に割り当てられているポリシー セットを表示および管理します。

    [サイト コレクションの選択] ページ
  5. [割り当てポリシーの管理] を選択し、割り当てるポリシーを選択し、1 つのポリシーを既定のポリシーとするかどうかを選択します。既定のポリシーを設定すると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーに割り当てられたすべてのサイトでそのポリシーが自動的にアクティブになります。

    [ポリシーの追加と管理] ページ
  6. [Save] を選びます。

  7. すべてのサイトに対してポリシーを適用し、サイト所有者による無効化を許可しない場合は、[ポリシーを必須としてマークする] を選択します。ポリシーを必須としてマークすると、サイト コレクションにはそのポリシーしか割り当てることができなくなります。ポリシーは既定値としてマークすることも必要です。

    このオプションが淡色表示になっている場合は、[割り当てポリシーの管理] を選択し、少なくとも 1 つのポリシーが割り当てられ、既定値として設定されていることを確認します。

  8. [Save] を選びます。

ポリシーの割り当てを削除する

割り当て済みのポリシーは、割り当てが削除されると、サイト コレクションまたはサイト コレクション テンプレートのいずれのサイトにも適用されなくなります。

  1. [セキュリティ/コンプライアンス センター] で、[データ管理] を選択し、左側のナビゲーションで [保持] を選択し、[削除] の [SharePoint Online と OneDrive for Business のドキュメントの削除に関するポリシーを管理する] を選択します。新しいブラウザー タブにドキュメント削除ポリシー センターが開きます。

  2. [テンプレートのポリシーの割り当て] または [サイト コレクションのポリシー割り当て] のいずれかを選択します。

  3. 割り当てアイテムを選択し、[...]、[アイテムの削除] の順に選択します。

    ポリシー割り当ての [アイテムの削除] コマンド

ポリシーを削除する

使用中のポリシーを削除することはできません。ポリシーを削除するには、そのポリシーが含まれているサイト コレクションおよびサイト コレクション テンプレートへのすべての割り当てを削除しておく必要があります (前のセクションを参照してください)。

  1. [セキュリティ/コンプライアンス センター] で、[データ管理] を選択し、左側のナビゲーションで [保持] を選択し、[削除] の [SharePoint Online と OneDrive for Business のドキュメントの削除に関するポリシーを管理する] を選択します。新しいブラウザー タブにドキュメント削除ポリシー センターが開きます。

  2. [削除ポリシー] を選択します。

    [削除ポリシー] オプション
  3. ポリシーを選択します。

  4. リボンの [アイテム] タブを選択し、[ポリシーの削除] を選択します。

    リボンの [ポリシーの削除] ボタン
  5. ポリシーが使用中である場合、そのポリシーを使用しているすべてのサイト コレクションから削除するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。削除しても問題ないことを確認したら、[OK] を選択します。

    削除ポリシー確認メッセージ

関連項目

Overview of document deletion policies

Apply or remove a document deletion policy for a site

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