ドキュメント削除ポリシーの概要

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重要: 進むには、アイテム保持ポリシーを] または [ドキュメントの削除ポリシーではなく、セキュリティとコンプライアンス センターで作成されたラベルを使用することお勧めします。ドキュメントの削除ポリシーがアイテム保持ポリシー、密接に共同作業が続行されますが、アイテム保持ポリシーを使用することをお勧め保持または Office 365 の任意の場所でコンテンツを削除する必要がある場合。詳細については、これらの機能ではなくアイテム保持ポリシーを使用するを参照してください。

組織の理由により、コンプライアンス、法律、一定期間のドキュメントやその他のビジネス要件を保持する必要があります。ただし、組織では、必要なより長いドキュメントを繰り返し、不要な法的リスクが作成されます。ドキュメントの削除ポリシーを使用することができます積極的にリスクを軽減する特定の期間の後にサイト内のドキュメントを削除することによって、たとえば、できますを削除するユーザーのOneDrive for Businessサイトでドキュメントをドキュメントが作成された後、5 年間します。

ドキュメントの削除ポリシーは強力なまだ柔軟な-などができます。

  • サイト所有者に、一元的に作成して管理しているポリシーから選択させることができます。またサイト所有者が、特定のポリシーを自身のコンテンツに適用すべきでないと判断した場合に、サイト管理者がそのポリシーを使わないことを許可することもできます。

  • OneDrive for Businessのすべてのサイトなどのサイト コレクション内のすべてのサイトで 1 つの必須ポリシーを適用またはでも、チーム サイト] テンプレートなど、特定のサイト コレクションのテンプレートから作成されたすべてのサイト コレクションにポリシーを適用します。

  • サイトの所有者によるアクションを必要とせずに、自動的に適用される既定のルールの既定のポリシーを提供できます。

  • サイトの所有者が選択できる複数の削除ルールを含むポリシーを作成できます。

作成して保存[Office 365 Security & Compliance Centerで検索できるドキュメントの削除ポリシー センターを使用してドキュメントの削除のポリシーを管理します。または、手動でサイト コレクションを作成するコンプライアンス ポリシー センターの [エンタープライズ] タブで選択ポリシー センターを作成できます。各テナントが 1 つだけのドキュメントの削除ポリシー センターを設定して、 Security & Compliance Centerから開始すると自動的に作成されます。

ドキュメント削除ポリシー センターのホーム ページ

ドキュメント削除ポリシーを使用する状況

ドキュメントの削除ポリシー、に加えてOffice 365は、サイトのコンテンツのこれらのアイテム保持ポリシーを提供します。

各種類のポリシーは特定の種類のサイトやデータに対して最適に機能します。たとえば、組織には、契約の財務サイトや記事のナレッジ ベースなどのコンテンツ タイプを使用する高度に構造化されたサイトがある場合があります。この場合、コンテンツ タイプ ポリシーを使用することができます。または、組織で、法律文書を保持する必要がある場合があり、その場合はコンテンツ タイプとレコード センターを使用して、ファイル計画を実装できます。

ドキュメント削除ポリシーは、構造化データとコンテンツ タイプで最適に機能するレコード管理ポリシーや情報管理ポリシーに取って代わるものではありません。代わりに、OneDrive for Business サイトやチーム サイトなどの非構造化データの自動削除を幅広く管理する必要がある場合は、ドキュメントの削除ポリシーを使用すべきです。

サイト コンテンツの保持オプションを示す図

既にリストまたはライブラリにコンテンツ タイプのポリシーまたは情報管理ポリシーを使用しているサイトに、ドキュメント削除ポリシーを適用した場合、ドキュメント削除ポリシーが有効な間は、それらのポリシーは無視されます。つまり、サイトでは、構造化コンテンツまたは非構造化コンテンツのどちらか (両方ではなく) を対象にしたポリシーのみを使用するように計画する必要があります。ドキュメント削除ポリシーが他のポリシーを上書きするしくみの詳細については、「Apply or remove a document deletion policy for a site (サイトのドキュメント削除ポリシーの適用または削除)」を参照してください。

他のポリシーと異なり、ドキュメント削除ポリシーは、ドキュメント ライブラリにのみ機能し、リストには機能しません。

削除ポリシーとルール

ドキュメント削除ポリシーには、次を指定する 1 つ以上の削除ルールが含まれます。

  • 削除するまでの期間。

  • 削除日をドキュメントの作成日または最終更新日のどちらを基に算出するか。

  • ドキュメントを完全に削除するか、またはごみ箱に削除するか。

ポリシーに複数のルールがある場合、サイト所有者はコンテンツに最も適したルールを選択することができます。

[新しい削除ルール] ページ

ポリシーと割り当て

ドキュメントの削除ポリシーを作成した後は、サイト コレクションのテンプレートに割り当てることができます: たとえば、割り当てることができますポリシー OneDrive for Businessテンプレートにすべてのユーザーの OneDrive サイトが含まれるようにします。サイト コレクションのテンプレートにポリシーを割り当てると、この既に、将来、そのテンプレートから作成されたサイト コレクションのほか、そのテンプレートから作成するすべてのサイト コレクションに適用されます。

OneDrive のオプションが表示された [テンプレートの選択] ページ

ポリシーを特定のサイト コレクションに割り当てることもできます。そうすると、該当するサイト コレクション テンプレートに割り当てられているどのポリシーよりも優先されます。たとえば、チーム サイト テンプレートにポリシーを割り当てられますが、そのテンプレートから作成された特定のサイト コレクションに別の一連のポリシーを適用して、それらを上書きできます。

1 つの必須ポリシーまたは選択する複数のポリシー

ポリシーを割り当てる際に、このポリシーのみを割り当てることができ、サイト コレクションのすべてのサイトに適用されるように、それを必須にすることができます。サイト所有者は、必須ポリシーをオプトアウトできません。これは、サイト内のドキュメントが何があろうと、削除ポリシーの対象になることを意味します。

1 つのポリシーを必須にする代わりに、複数のポリシーをサイト コレクションに割り当てることもできます。これにより、各サイト所有者が各自のサイトに適用するポリシーを選択したり、またはまとめてオプトアウトしたりすることもできます。たとえば、一般的なビジネス ドキュメント用に 1 つのポリシー、異なる保持スケジュールを持つ財務ドキュメント用に別のポリシーを作成できます。サイト所有者は多くの場合、自分のサイトにどのようなコンテンツが含まれているか最もよく知っているため、適用すべきドキュメント削除ポリシーを最もよくわかっています。各サイトに適用できるポリシーは 1 つだけです。

1 つのルールまたは選択する複数のルール

でき、各ポリシーが多くのルールを含めることができます: たとえば、一般的なビジネス ドキュメントの削除ポリシーが 2 つのルールを必要があります。

  • 法的義務または継続的なビジネス ニーズに基づいて、保持する必要がないドキュメントは作成から 1 年以上保持しない。

  • 1 年以上必要とされ、アクティブで継続的なビジネス用途に必要なドキュメントは作成から 3 年以上保持しない。

サイト所有者は、サイトに一般的なビジネス ドキュメントが含まれているか判断し、この削除ポリシーを選択して、ポリシーから適切なルールを選択できます。サイトに現在適用されているポリシーからのみ (任意のポリシーからではなく) ルールを選択でき、ルールはサイト内のすべてのドキュメント ライブラリに適用されます。

サイト コレクション、ポリシー、およびルールのリレーションシップ

基本的なリレーションシップには次のものがあります。

サイト コレクションまたはサイト コレクション テンプレートには、1 つ以上のポリシーを割り当てることができ、それらのポリシーにはそれぞれ 1 つまたは複数のルールを含めることができます。ただし、サイトあたりアクティブにできるポリシーは 1 つだけであり、またサイト内のライブラリに対してはいかなる時も 1 つの削除ルールしかアクティブにできません。

ポリシー間の関係を示す図

ドキュメント削除ポリシーは継承される

アクセス許可、ナビゲーション、およびその他の多くのサイト機能と同様に、ドキュメント削除ポリシーは継承されます。サイト所有者は自分のサイトのドキュメント削除ポリシーを選択することができ、すべてのサブサイトは親からポリシーを継承します。サブサイトの所有者は別のポリシーとルールの組み合わせを選択することにより、継承を解除することができます。そのポリシーは継承が再度解除されるまで、すべてのサブサイトに適用されます。

初めてドキュメント削除ポリシーを割り当てる

ドキュメントの指定した期間削除ポリシー意味時間ドキュメントが作成または変更されると、時間ではなく、ポリシーが割り当てられていたために重要です。たとえば、ドキュメントが作成された後の 2 年間を完全に削除するドキュメントの削除ポリシーを作成して複数のサイト コレクションが 4、5 年を作成したサイト コレクションのテンプレートにそのポリシーを割り当てることもします。この例では、既存のサイト コレクションが既に削除ポリシーで指定された 2 つの年を経過した多数のドキュメントが含まれている可能性がありますが、つまり、大量のコンテンツが初めての文書の削除ポリシーを割り当てる直後に削除されます。

ポリシーを初めて割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーが割り当てられてから新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。また、期間は、ポリシーが最初に割り当てられた時からの時間ではなく、各ドキュメントの経過期間であることに注意してください。

そのため、初めてサイトにポリシーを割り当てる前に、まず既存のコンテンツの経過期間と、ポリシーがその既存のコンテンツに及ぼす可能性のある影響を考慮する必要があります。新しいポリシーを割り当てる前に、サイト所有者に伝えて、可能性のある影響を評価する時間を与える必要がある可能性もあります。

ポリシーの反映のタイム ラグ

サイト コレクションにポリシーを割り当てると、サイト所有者は、[サイトの設定] ページの [ドキュメント削除ポリシー] リンクを使用して、サイトで使用可能なポリシーを表示して、適用します。

サイト コレクションにポリシーを割り当てられている場合を除き、ドキュメントの削除ポリシーのリンクは表示されません。ポリシーをサイトに割り当てられている直後に、リンクが表示も、-からドキュメントの削除ポリシーのリンクが表示されたときに割り当てられたポリシーの場合は、最大 24 時間がかかることができます。

アクセス許可

ドキュメント削除ポリシー センターを使用するコンプライアンス チームのメンバーには、ポリシー センターとポリシーの適用対象となるサイト コレクションの両方へのアクセス許可が必要です。次のようにすることをお勧めします。

  1. ドキュメントの削除ポリシー センターのすべてのユーザーが含まれているセキュリティ グループを作成、コンプライアンス ポリシー管理チーム可能性があります。詳細については、セキュリティ グループの Manage Mail-Enabledを参照してください。

  2. ドキュメントの削除ポリシー センターで、サイト コレクションの所有者権限、セキュリティ グループに割り当てます。詳細については、サイト コレクションの管理者のアクセス許可を参照してください。

  3. ドキュメント削除ポリシーを割り当てる必要がある各サイト コレクションで、サイト コレクション所有者アクセス許可をセキュリティ グループに割り当てます。

ドキュメント削除ポリシーと保持ポリシーの連携のしくみ

保持ポリシーにより、すべてのコンテンツが特定の期間保持されますが、ドキュメント削除ポリシーにより、特定の期間の後にすべてのコンテンツが削除されます。

ドキュメントを一定期間保持する必要がある場合は、削除ポリシーと共に、保持ポリシーを使用できます。たとえば、ドキュメントを変更後 3 年間保持し、さらに最終更新日から 3 年後にそれらのドキュメントを削除する削除ポリシーを設定できます。

削除ポリシーは保持を上書きできないことに注意してください。サイトが保留中で、ドキュメント削除ポリシーによってドキュメントを削除する場合、ドキュメントが手動で削除された場合と同様に、ドキュメントはアイテム保管ライブラリに保持されます。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

関連項目

Create a document deletion policy (ドキュメント削除ポリシーを作成する)

Apply or remove a document deletion policy for a site (サイトにドキュメント削除ポリシーを適用または削除する)

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