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ドキュメントセンターサイトとは

ドキュメントセンターサイトとは

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SharePoint では、コンテンツを管理するためのスケーラブルで機能豊富なエクスペリエンスを提供しています。管理対象のファイルが大量にある場合は、ドキュメントセンターサイトテンプレートを使用することを検討してください。このテンプレートは、大規模なドキュメント管理用に最適化されています。時間を節約し、効率を高めることができます。バージョン、ドキュメント id、ドキュメントセット、メタデータナビゲーション、コンテンツタイプは、テンプレートに含まれています。

ドキュメント センター サイトは次のシナリオの両方で機能します。

  • オーサリング環境    ドキュメント センターのオーサリング環境では、ユーザーは中央リポジトリに格納されている数千のドキュメントやメディア資産の作成や編集を行うことができます。

  • コンテンツ アーカイブ    ナレッジ ベースなどのコンテンツ アーカイブでは、ユーザーはドキュメントの保存や表示を行うことができます。

この記事では、ドキュメントセンターサイトテンプレートの機能について説明します。

ドキュメントセンターを作成するには、「テンプレートを使用してさまざまな種類の SharePoint サイトを作成する」を参照してください。

ドキュメント センター サイトの内容

ドキュメントセンターサイトテンプレートには、ドキュメントの大規模なセットを作成して管理するための、より簡単で効率的な機能が含まれています。ほとんどの場合、サイトの所有者はこれらの機能を個別に追加できます。ドキュメントセンターサイトテンプレートによって、推奨されるドキュメント管理機能が自動的に有効になります。以下のセクションでは、これらの機能について簡単に説明します。

ドキュメントセンターサイトをオーサリング環境またはコンテンツアーカイブとして使うことができます。オーサリング環境では、ユーザーは頻繁にファイルをチェックインまたはチェックアウトして、それらのファイルのフォルダー構造を作成します。バージョン管理が有効になっており、各ドキュメントの以前のバージョンが保持されます。さらに、ワークフローでは、ドキュメントのライフサイクルを制御できます。

対照的に、コンテンツアーカイブにはほとんどオーサリングが行われません。ユーザーはドキュメントを表示またはアップロードするだけです。ドキュメントセンターサイトテンプレートは、サポート技術情報アーカイブと呼ばれるコンテンツアーカイブの種類の作成をサポートしています。通常、ナレッジベースには1つのバージョンのドキュメントが含まれており、サイトは数百万のファイルに拡張できます。一般的なシナリオでは、大規模な組織のテクニカルサポートセンターなど、何千人ものユーザーがコンテンツにアクセスして、主にそれを読むことができます。新しいコンテンツがサイトにアップロードされるのは一部だけです。

次の項目では、ドキュメントセンターサイトに含めることができる一部の SharePoint 機能について説明します。これらの機能に加えて、一部の組織では、ドキュメントセンターの外観とナビゲーションをカスタマイズします。一部のカスタム Web パーツを追加します。

管理されたメタデータは、SharePoint 内のドキュメントに一定の用語を割り当てるシステムです。これらの用語を使ってドキュメントを分類できます。また、メタデータを使って、ユーザーが目的のドキュメントをすばやく見つけるのに役立つ強力なナビゲーション ツールを作成することもできます。

たとえば、会社に、製品に関する問題のトラブルシューティングに役立つ記事が含まれているナレッジベースがあるとします。ユーザーが製品、問題の種類、またはその他のプロパティによって情報をフィルター処理できるようにするメタデータ用語を作成することができます。

ドキュメントセンターサイトでは、各コンテンツは、URL リンクなど、ドキュメントの場所に関係のない一意の ID を取得します。つまり、ドキュメントを移動または変更すると、ID は変わりません。ID を使用して、文書の永続的なリンクを作成し、壊れたリンクを最小限に抑えることができます。

バージョンは、ドキュメントセンターサイトで自動的に有効になります。つまり、ファイルのすべての異なるバージョンの履歴が自動的に作成されます。たとえば、ドキュメントレビュープロセスでは、レビューサイクル中に入力されたすべての更新プログラムのレコードがあることを意味します。更新プログラムを追跡したり、レスポンダに連絡したりすることができます。さらに、現在のバージョンの記事に問題が発生した場合は、最新の正常なバージョンにすばやく戻すことができます。

コンテンツタイプは、コンテンツの設定のグループと共に、特定の種類のコンテンツです。定義済みコンテンツタイプのドキュメントを作成すると、そのコンテンツタイプに対して適切なすべての設定が自動的に受信されます。ドキュメントセンターには、さまざまな種類のドキュメント、ビデオ、テンプレートなど、コンテンツタイプのコレクションが含まれている場合があります。

コンテンツオーガナイザーは、ドキュメントセンターサイトに自動的には含まれませんが、多くのユーザーがそれを追加します。コンテンツオーガナイザーは、組織全体とアイテムの構造を管理できるようにする SharePoint 機能です。コンテンツオーガナイザーは、メタデータまたはコンテンツタイプを使用して、ドキュメントやその他のアイテムを特定の場所に自動的にルーティングすることができます。たとえば、ナレッジベースでは、コンテンツオーガナイザーが、特定の製品の記事を収集する特別なライブラリに、すべての新しい申請を自動的にルーティングすることができます。

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