ドキュメントを OneDrive for Business とチーム サイトのどちらに保存すればよいか

ドキュメントを OneDrive for Business とチーム サイトのどちらに保存すればよいか

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すべてのドキュメントをOneDrive for Businessに保存するのは魅力的です。OneDrive for Businessライブラリへのリンクは、常にページの一番上にあり、 OneDrive for Business からドキュメントアップロードまたは作成する準備ができています。ただし、 OneDrive for Businessに保存したドキュメントにアクセスできないユーザーについて考える必要があります。ドキュメントがプロジェクトに関連する共同作業である場合は、チームサイトに保存する方が適している場合があります。

OneDrive for BusinessとSharePointチームサイトの違い

OneDrive for Businessは、コンピューターからクラウドにファイルを保存して、任意のデバイスからアクセスしたり、他のユーザーと共有したりすることができる場所です。Office 365またはSharePoint Serverの一部として、 OneDrive for Businessでは、どこからでもファイルを更新して共有したり、他のユーザーと同時に Office ドキュメントを操作したりすることができます。

SharePoint チーム サイトは、ユーザーがファイル、ドキュメント、アイデアを共同編集できる場所です。チーム メンバー間で双方向のコミュニケーションが促進されるように設定されています。SharePoint はドキュメント ライブラリ、タスク リスト、予定表、ワークフロー、Wiki、およびチームのコミュニケーションや共同作業に役立つその他の機能を提供します。

OneDrive for BusinessとSharePointチームサイトの両方を使用すると、ファイルはクラウドに保存されます。OneDrive for BusinessまたはSharePointのいずれかをコンピューターに同期することができます。詳しくは、「OneDrive for Business のファイルを同期する」または「 SharePoint ファイルを同期する」をご覧ください。

ドキュメントをOneDrive for Businessに保存する場合

  • そのドキュメントを共有する予定がない場合。
    OneDrive for Businessに配置したドキュメントは、共有するまで非公開です。これにより、 OneDrive for Businessは、他のユーザーが表示する必要がない下書きドキュメントや個人用ドキュメントに最適なオプションになります。

  • 個別にファイルを共有する予定はあるが、範囲またはライフサイクルが限定されている場合。
    たとえば、プロジェクトに関連付けられない可能性があるブログ記事を作成中で、投稿する前に数人の同僚に確認してもらいたい場合、ストレージやコンテキスト情報を追加することなく、同僚に 1 回だけドキュメントを使用してもらえるようにします。同僚に必要なのは、ドキュメントへのリンクと編集のアクセス許可だけです。

  • 既存のチーム サイトのどれにドキュメントを保存すればよいか分からず、ドキュメントの目的から判断する限り、新しいチーム サイトを作成する正当な理由があるとは思えない場合。

ドキュメントをチーム サイト ライブラリに保存した方がよい場合

  • ドキュメントが進行中のプロジェクトに関連するものであることを、チーム メンバーに知らせたい場合。

  • より多くの人に所有権と権限を与えたい場合。ドキュメントがプロジェクトの成功にとって重要なものなら、自分以外にも、サイトを管理できるユーザーがいた方がよいでしょう。

  • 個々のドキュメントではなくサイト単位で権限を付与したい場合。チーム サイトにアクセスできるユーザーは、そのサイトに保存されるドキュメントにもアクセスできます。

  • プロジェクトに関連する他のドキュメントが既にチーム サイト ライブラリに保存されていて、他のメンバーにとって、そこに保存した方が都合がよい場合。

  • ドキュメントを他のユーザーに割り当てるチェックイン ワークフローを作成したい場合。

小規模企業の場合は、 OneDrive for BusinessとOffice 365チームサイトを一緒に使用するように、ファイルストレージと共有をセットアップすることをお客様にとって理想的です。チームサイトをカスタマイズする方法については、このチュートリアルを参照してください。このチュートリアルでは、チームメンバーが OneDrive for BusinessフォルダーとOffice 365チームサイトの間をすばやく前後に移動できるようにするための手順について説明します。

ドキュメントをOneDrive for Businessからチームサイトに移動する

個々のドキュメントが重要性を増し、プロジェクトに関連することがある場合があります。このような場合は、 OneDrive for Business からチームサイトにファイルをコピーすることが適切です。

OneDrive for Businessからのドキュメントの移動に関するトラブルシューティング

OneDrive for Businessからチームサイトライブラリにドキュメントを移動する場合は、次の点に注意してください。

  • ファイルをコピーまたは移動する手順は、 OneDrive for BusinessとSharePointのバージョンによって異なる場合があります。詳しくは、「ドキュメントライブラリ内のフォルダー、ファイル、またはリンクを移動またはコピーする」をご覧ください。

  • OneDrive for Businessで文書を削除したため、元の文書へのハイパーリンクが機能しなくなります。チームサイトに移動したドキュメントを共有して、サイト上のユーザーに、更新された機能リンクを与えることをお勧めします。

  • 元のドキュメントをフォローしていたユーザーがいる場合、そのドキュメントへのニュースフィードのリンクが機能しなくなります。この関連付けを修復するには、新しい場所にあるドキュメントをフォローする必要があります。

  • OneDrive for Businessの元の文書を、新しいファイルへのリンクを提供し、新しい場所を発表するだけで置き換えることができます。

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