ドキュメントを OneDrive for Business とチーム サイトのどちらに保存すればよいか

ドキュメントを OneDrive for Business とチーム サイトのどちらに保存すればよいか

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OneDrive for Business ライブラリへのリンクは常にページ上部にあり、いつでもアップロードまたは OneDrive for Business からドキュメントを作成できるので、すべてのドキュメントを OneDrive for Business に保存しようとするのは当然です。しかし、OneDrive for Business に保存したドキュメントにアクセスできるユーザーとアクセスできないユーザーについて検討する必要があります。ドキュメントがプロジェクト関連の共同作業である場合は、チーム サイトに保存することをお勧めします。

OneDrive for Business と SharePoint チーム サイトの違い

OneDrive for Business は、ファイルをコンピューターからクラウドに保存して、そのファイルに任意のデバイスからアクセスしたり、他のユーザーとそのファイルを共有したりできる場所です。OneDrive for Business は、Office 365 または SharePoint Server に含まれており、どこからでもファイルを更新および共有したり、他のユーザーと同時に Office ドキュメントで作業したりすることができます。

SharePoint チーム サイトは、ユーザーがファイル、ドキュメント、アイデアを共同編集できる場所です。チーム メンバー間で双方向のコミュニケーションが促進されるように設定されています。SharePoint はドキュメント ライブラリ、タスク リスト、予定表、ワークフロー、Wiki、およびチームのコミュニケーションや共同作業に役立つその他の機能を提供します。

OneDrive for BusinessとSharePointチーム サイトの両方が、ファイルは、クラウドに保存されます。OneDrive for BusinessまたはSharePointのいずれかをお使いのコンピューターに同期できます。OneDrive for Business のファイルを同期またはSharePoint ファイルの同期をさらに詳しい情報を参照してください。

ドキュメントを OneDrive for Business に保存した方がよい場合

  • そのドキュメントを共有する予定がない場合。
    OneDrive for Businessに配置するドキュメントは、そのドキュメントを共有するまで、プライベートです。これにより、 OneDrive for Businessは下書きドキュメントや他のユーザーを表示する必要がある個人用のドキュメントに対して、最適な方法です。

  • ファイルを共有する予定で個別にし、限られた範囲や期限します。
    たとえば、プロジェクトに関連付けられない可能性があるブログ記事を作成中で、投稿する前に数人の同僚に確認してもらいたい場合、ストレージやコンテキスト情報を追加することなく、同僚に 1 回だけドキュメントを使用してもらえるようにします。同僚に必要なのは、ドキュメントへのリンクと編集のアクセス許可だけです。

  • 既存のチーム サイトのどれにドキュメントを保存すればよいか分からず、ドキュメントの目的から判断する限り、新しいチーム サイトを作成する正当な理由があるとは思えない場合。

ドキュメントをチーム サイト ライブラリに保存した方がよい場合

  • ドキュメントが進行中のプロジェクトに関連するものであることを、チーム メンバーに知らせたい場合。

  • より多くの人に所有権と権限を与えたい場合。ドキュメントがプロジェクトの成功にとって重要なものなら、自分以外にも、サイトを管理できるユーザーがいた方がよいでしょう。

  • 個々のドキュメントではなくサイト単位で権限を付与したい場合。チーム サイトにアクセスできるユーザーは、そのサイトに保存されるドキュメントにもアクセスできます。

  • プロジェクトに関連する他のドキュメントが既にチーム サイト ライブラリに保存されていて、他のメンバーにとって、そこに保存した方が都合がよい場合。

  • ドキュメントを他のユーザーに割り当てるチェックイン ワークフローを作成したい場合。

中小企業の場合は、OneDrive for Business と Office 365 チーム サイトを同時に使用できるようにファイル ストレージと共有を設定するのが理想的です。チーム サイトのカスタマイズに関するこのチュートリアルをご覧ください。チーム サイトを昇格する手順が説明されているので、チーム メンバーは、自分の OneDrive for Business フォルダーと Office 365 チーム サイト間を簡単に移動できます。

OneDrive for Businessからドキュメントをチーム サイトに移動します。

個々 のドキュメントでは、重要度が大きくなりは、プロジェクトに関連するようになります。場合、そのことをお意味から OneDrive for Business をチーム サイトにファイルをコピーします。

OneDrive for Business からのドキュメントの移動に関するトラブルシューティング

OneDrive for Businessからチーム サイト ライブラリにドキュメントを移動する際に注意するいくつかの問題があります。

  • コピーまたはファイルを移動するための手順は、 OneDrive for BusinessのバージョンとSharePointによって異なります。さらに詳しい情報を移動またはコピーするフォルダー、ファイル、またはドキュメント ライブラリ内のリンクを参照してください。

  • OneDrive for Business 内のドキュメントは削除されるので、元のドキュメントへのハイパーリンクが機能しなくなります。サイト上のユーザーが最新のリンクを利用できるよう、チーム サイトに移動したドキュメントを共有しましょう。

  • 元のドキュメントをフォローしていたユーザーがいる場合、そのドキュメントへのニュースフィードのリンクが機能しなくなります。この関連付けを修復するには、新しい場所にあるドキュメントをフォローする必要があります。

  • OneDrive for Business の元の文書を、新しいファイルへのリンクを含む文書で置き換え、新しい場所を知らせたいと思われるでしょう。

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