ドキュメントを検査して非表示のデータと個人情報を削除する
Microsoft Word 文書の電子コピーをクライアントや仕事仲間と共有する場合は、文書自体またはそのドキュメント プロパティ (メタデータ) に非表示のデータや個人情報が保存されていないかどうかを事前に確認することをお勧めします。この非表示の情報から、組織や文書に関する公開したくない詳細を明らかにできる場合があるので、文書を他のユーザーと共有する前に、この非表示の情報を削除した方がよいでしょう。
ここでは、Word のドキュメント検査機能を使用して、文書内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除する方法について説明します。
この記事の内容
非表示のデータと個人情報を見つけて削除する
ドキュメント検査により、Word 文書内の非表示のデータと個人情報を見つけて削除できます。電子メールへの添付などによって Word 文書の電子コピーを共有する場合は、事前にドキュメント検査を実行することをお勧めします。
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検査対象の Word 文書を開きます。
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[ファイル] タブをクリックして [名前を付けて保存] をクリックし、[ファイル名] ボックスに名前を入力して元の文書のコピーを保存します。
重要 ドキュメント検査で削除されたデータは復元できないことがあるため、ドキュメント検査は元の文書のコピーに対して実行することをお勧めします。
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元の文書のコピーで、[ファイル] タブをクリックし、[情報] をクリックします。
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[共有準備] の [問題のチェック] をクリックし、[ドキュメント検査] をクリックします。
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[ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。個別の検査の詳細については、「ドキュメント検査で見つけて削除できる情報」をご覧ください。
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[検査] をクリックします。
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[ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。
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ブックから削除する項目の検査結果の隣にある [すべて削除] をクリックします。
重要
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ブックから削除した非表示の内容は、[元に戻す] をクリックしても復元できないことがあります。
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OpenDocument テキスト (.odt) 形式で保存するドキュメントから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、保存するドキュメントごとにドキュメント検査を実行する必要があります。
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非表示のデータと個人情報の種類
Word 文書に保存されている可能性のある非表示のデータと個人情報には、いくつかの種類があります。このような情報は、Word で表示するときにすぐには見えなくても、他の人が参照したり取得したりできることがあります。
非表示の情報には、他の作業者と共同で執筆と編集ができるように Word によって文書に自動的に追加されるデータが含まれることがあります。また、作業者が意図的に非表示になるように指定した情報もあります。
Word 文書に含まれる非表示のデータや個人情報には、次の種類があります。
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コメント、変更履歴、バージョン、インク注釈 他の人と共同で作成した文書には、変更履歴、コメント、インク履歴、バージョンなどが含まれている場合があります。この情報により、文書に手を加えた人の名前、校閲者のコメント、文書に加えられた変更を他の人が確認できます。
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文書のプロパティと個人情報 メタデータとも呼ばれる文書のプロパティには、作成者、表題、タイトルなど、文書についての詳細情報が含まれています。また、文書を最後に保存した人の名前、文書が作成された日付など、Office プログラムによって自動的に維持される情報も含まれています。使用された機能によっては、電子メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、テンプレート名など、個人を特定できる情報 (PII) が文書に含まれていることもあります。
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ヘッダー、フッター、透かし Word 文書のヘッダーやフッターに情報が含まれていることがあります。また、Word 文書には透かしを追加する場合があります。
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隠し文字 Word 文書には、隠し文字に設定されたテキストが含まれている場合があります。文書に隠し文字が含まれているかどうかがわからない場合は、ドキュメント検査機能で検索できます。
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ドキュメント サーバーのプロパティ Microsoft Windows SharePoint Services をベースにしたドキュメント ワークスペース サイトやライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存された文書には、このサーバーの場所に関係する文書のプロパティや情報が含まれていることがあります。
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カスタム XML データ 文書自体には表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。このような XML データは、ドキュメント検査で見つけて削除することができます。
ドキュメント検査で見つけて削除できる情報
Word では、Word 文書固有の非表示の情報や個人情報を見つけて削除するためのさまざまな検査項目が表示されます。ドキュメント検査で見つけて削除できる Word 文書内の非表示の情報と個人情報の一覧については、次の表を参照してください。
注記
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検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない種類の情報も確認できることがあります。
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Microsoft Word Starter 2010 を使用している場合は、記載されている Word の機能がすべて Word Starter でサポートされるわけではないことに注意してください。Word Starter で使用できる機能の詳細については、「Word Starter の機能のサポート」をご覧ください。
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検査名 |
見つけて削除できる項目 |
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コメント、変更履歴、バージョン、および注釈 注 Word Starter 2010 のドキュメント検査機能では、バージョンと注釈のみが削除されます。 |
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文書のプロパティと個人情報 |
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ヘッダー、フッター、透かし |
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隠し文字 |
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カスタム XML データ |
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非表示の内容 |
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