ドキュメントをルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成する

ドキュメントをルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成する

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コンテンツ オーガナイザーは、ライブラリのいくつかの重要なタスクを自動的に管理する SharePoint の機能です。時間の節約になるだけでなく、ドキュメント ライブラリを一貫して管理するのに役立ちます。

コンテンツ オーガナイザーができること

コンテンツ オーガナイザーは次のタスクを自動的に実行できます。

  • ドキュメントを別のライブラリやフォルダーにルーティングする    基本的にコンテンツ オーガナイザーはドキュメントのゲートキーパーとして機能します。コンテンツ オーガナイザーは、ドキュメントがアップロードされるたびにユーザーが作成したルールに従ってドキュメントの移動先を決定します。その後、ドキュメントを正しいライブラリやフォルダーにルーティングします。ライブラリやフォルダーは別のサイト コレクションでもかまいません。ルールはコンテンツ タイプとメタデータの組み合わせを基準にできます。

  • 自動仕分けライブラリにすべてのドキュメントをアップロードします。   アップロードしたすべてのドキュメントを自動仕分けライブラリ、メタデータの入力が可能、送信のプロセスが完了した場所に置きますにコンテンツ オーガナイザーを構成できます。

  • フォルダー サイズの管理   フォルダー内のアイテム数を監視して、指定されたアイテム数を超えないようにコンテンツ オーガナイザーを構成できます。既定では、この制限値は 2,500 アイテムで、2,501 番目のアイテムが登録されると、コンテンツ オーガナイザーは自動的に新しいフォルダーを作成してドキュメントをそこに保存します。1 つのフォルダー内で許容されるアイテム数を、コンテンツ オーガナイザーで指定できます。

  • 重複する送信の管理   ドキュメントをアップロードするライブラリに既に存在する場合は、コンテンツ オーガナイザー SharePointのバージョンを使用するか、一意の文字を追加して、ファイル名を変更することができます。これにより、既存の文書と、重複の両方が保持されます。

  • 監査ログの維持    コンテンツ オーガナイザーは、ドキュメントについての監査ログを維持できます。監査ログはルーティングされた後でドキュメントとともに保存されます。

サイトのコンテンツ オーガナイザー機能をアクティブにする

このタスクの実行には、少なくともサイトの所有者権限が必要です。

サイトのコンテンツ オーガナイザー機能をアクティブにするには

  1. 構成するサイトに移動します。

  2. 設定アイコン設定] をクリックし、ドロップダウン メニューから [サイトの設定] を選びます。

    SharePoint Online、 設定アイコン設定] をクリックして、およびサイト コンテンツ] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページの [サイトの操作] グループで、[サイト機能の管理] をクリックします。

  4. コンテンツ オーガナイザーの機能名の隣の [アクティブ化] をクリックします。機能がアクティブになると、[状態] 列に [アクティブ] と表示されます。

    organzier のコンテンツを有効にする] ボタン

ドキュメントをルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成する

注: コンテンツ オーガナイザーを構成するには、少なくともサイトの所有者権限が必要です。

  1. 指定した場所にドキュメントを自動的にルーティングするようにコンテンツ オーガナイザーを構成するサイトに移動します。

  2. 設定アイコン設定] をクリックし、ドロップダウン メニューから [サイトの設定] を選びます。

    SharePoint Online、 設定アイコン設定] をクリックして、およびサイト コンテンツ] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの管理]グループで [コンテンツ オーガナイザーの設定] をクリックします。

    注: このサイトで機能がアクティブ化されている場合にのみ、コンテンツ オーガナイザーの設定リンクが表示されます。

  4. [ユーザーを自動仕分けライブラリにリダイレクト] セクションのチェック ボックスをオンにして、コンテンツ オーガナイザーを強制的に適用します。これにより、ユーザーがドキュメントをアップロードするときに、ユーザーは自動的に自動仕分けライブラリにリダイレクトされます。

  5. 別のサイトへドキュメントをルーティングするルールを許可する場合は、[別サイトへの送信] セクションでチェック ボックスをオンにします。

  6. 送信先のアイテム数が指定した数を超えたときにサブフォルダーを自動的に作成するには、[フォルダーのパーティション分割] セクションの [送信先のアイテム数が増えすぎた場合に、サブフォルダーを作成する] チェック ボックスをオンにします。

    • [フォルダー単位のアイテム数] ボックスに、新しいフォルダーを作成する前にフォルダー内に格納できるドキュメントの数を入力します。

    • [フォルダー名の形式] ボックスに、作成される任意の新しいフォルダーの命名規則を入力します。

  7. [送信アイテムの重複] セクションで、アイテムの重複にバージョン管理機能を使用するか、重複の場合はアイテムのファイル名に必ず一意の文字を付加するかを選択します。

  8. 送信したアイテムやドキュメントの監査エントリとして監査ログまたはメタデータを保存する場合は、[コンテキストの保持] セクションのチェック ボックスをオンにします。

  9. ルール マネージャー ] セクションでは、組織内のルールの管理者ユーザー名を入力します。ルール マネージャーは、Web サイトの管理アクセス許可を設定] ページのコンテンツ オーガナイザー ルールが必要です。詳しくは、ドキュメントをルーティングするコンテンツ オーガナイザーを作成するルールを参照してください。

  10. 電子メール メッセージが自動的にルール管理者に送られるように適切なチェック ボックスをオンにします。コンテンツ オーガナイザーは送信されたコンテンツがルールと一致しないとき、または任意のコンテンツがコンテンツ オーガナイザーに登録されたときに電子メール メッセージを送信できます。

    注: メールを有効にするには、SharePoint またはネットワーク管理者に、サーバーまたはサービスこれらのチェック ボックスを構成する必要があります。

  11. [送信ポイント] セクションに、現在のサイトにコンテンツを送信可能な他のサイトまたは電子メール メッセージング ソフトウェアの情報を入力します。

    ヒント: このセクションには、電子メール システムからドキュメントを送信するためにワークフローまたはカスタム ソリューションを作成する必要がある場合に、現在のサイトにコンテンツを送信するための Web サービスの URL が表示されます。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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