ドキュメントやファイルを SharePoint Online サイトに移動する

ドキュメントやファイルを SharePoint Online サイトに移動する

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Office 365の SharePoint Online を設定すると考えられますがあるドキュメントやファイルをチーム サイトに追加します。異なる種類のコンテンツを追加するには、サイトにいくつかの方法を紹介します。

注: 一緒に使用できるように、 OneDrive for Businessとチーム サイトを設定する方法の記事では、「 Office 365 のファイル ストレージと共有を設定する」を参照してください。

この記事の内容

始める前に

フォルダー、ライブラリ、サブサイトを作成する

ドキュメント、画像、ファイルをアップロードする

連絡先、予定表、スプレッドシート用に SharePoint リストの作成を検討する

一般的なビジネス ニーズに対する SharePoint ソリューションを検討してください。

サイト ユーザーがコンテンツを見つけられるようにする

始める前に

ファイルを移動する前に、記憶域の量Office 365でSharePoint Onlineがあることを確認します。SharePoint Onlineの記憶域の制限に関する情報を見つけるには、 SharePoint Online の制限を参照してください。

ヒント: Office 365での点に注意することが重要、 SharePoint Online (チーム サイト) の記憶域の制限とは異なる記憶域の制限の Exchange Online (のメール アカウントの場合)。メールボックスの記憶域の制限の詳細については、 Office 365の Exchange Online サービスの説明で受信者を参照してください。

次の手順では、現在持っているコンテンツを分析します。これには、ドキュメント、画像、フォームなどが含まれます。

ヒント:  エクスプローラーで、既存のファイルをサイズ順、日付順に検索します。 これにより、最近使われたファイルや、とても大きいサイズのファイルをすばやく見つけることができます。

通常使うコンテンツはどれだけか、またそのすべてを Office 365 に保存する必要があるかどうかを検討します。現在よりも小さい家に引っ越すのと同様に、ここでの目標は、新しいサイトに収まるコンテンツを決定することです。たとえば、組織で使っている記憶域が SharePoint Online に対する Office 365 の制限よりも大きい場合は、次のようなことを判断する必要があります。

  • どのファイルを移動するか。

  • さらに多くの記憶域を購入する必要があるか。

  • サイトが成長するための余地を計画する必要があるか (これは間違いなく必要です)。

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フォルダー、ライブラリ、サブサイトを作成する

移動するコンテンツを確認したら、その整理方法を検討します。最初は、ファイルをチーム サイト上のドキュメント ライブラリにアップロードすることをお勧めします。特に最終的に多くのファイルが予想される場合は、コンテンツを整理するとよいでしょう。コンテンツが増えるに従って、コンテンツを格納するための追加のドキュメント ライブラリ、フォーム ライブラリ、画像ライブラリを作成できます。さまざまな種類のドキュメントやプロジェクトに対してサブサイトを作成することもできます。

サイト上のコンテンツを整理する構造を計画する方法の詳細については、「チーム サイトのコンテンツを計画する」を参照してください。

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ドキュメント、画像、ファイルをアップロードする

Word 文書、PDF ファイルを JPG の写真などのファイルをアップロードするのには、ライブラリかライブラリ内のフォルダーにアップロードします。

注: SharePoint Online ライブラリにアップロードできる 1 つのファイルの最大ファイル サイズは、現在 2 GB です。さらに、一度にアップロードできるファイル数は 100 以下です。

最適なアップロード方法はファイル数によって異なります。最初にアップロード先ライブラリを参照し、次に以下の表を使って方法を選びます。

ファイル数

アップロード方法

1 つのドキュメント

[新しいドキュメント]、[既存のファイルをアップロード] の順に選び、コンピューター上のファイルを参照します。

数多くのドキュメントやフォルダー

リボンの [ライブラリ] タブで、[エクスプローラーで開く] をクリックします。次に、エクスプローラーを使ってファイルをドラッグ アンド ドロップします。

詳しくは、「ライブラリ内のファイルをアップロード、作成、または削除する」をご覧ください。

注:  ファイルの種類によっては、ライブラリにアップロードできないものもあります。これに該当するファイルの種類については、「リストやライブラリに追加できないファイルの種類」をご覧ください。

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連絡先、予定表、スプレッドシート用に SharePoint リストの作成を検討する

どのようなビジネスでも、保有するデータには、予定表、タスク、スプレッドシートなど、さまざまな形態があります。この種類のデータについては、コンテンツをサイト上のリストに移動または変換できます。たとえば、仕事の連絡先のリストを連絡先リストに変換できます。さらに、多くの場合、予定表を SharePoint 予定表 (特殊な種類のリスト) に変換できます。

現在、Microsoft Excel スプレッドシートを使って情報をトラッキングしている場合は、スプレッドシートを直接 SharePoint Online のドキュメント ライブラリにアップロードできます。または、スプレッドシートを SharePoint リストとしてインポートできます。多くのユーザーがリストを同時に更新できるため、SharePoint リストはグループ作業に適しています。リストの異なるビューを作成して、情報を目的どおりに表示できます。

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一般的なビジネス ニーズに対する SharePoint ソリューションを検討する

コンテンツを移動するには、SharePoint ソリューションを使用して既存のタスクをより良く管理する方法もあります。たとえば、ほとんどの組織は、従業員の日常的な知識を取り込んで共有したいと考えています。このような種類の共有には、サイト上の Wiki が適しています。

次の表は、ビジネス プロセスの管理に役立つ SharePoint の機能を示しています。

ビジネス プロセス

説明

重要なお知らせをチーム ブログで共有する

ブログは、仕事仲間に伝達事項を伝えるのに便利です。情報を共有するためのフォーラムが必要な場合は、ブログをセットアップすることを検討してください。

Wiki を使用してチームの知識を共有し、グループ作業を行う

Wiki は、ユーザーのコミュニティが情報を作成して維持する特殊なサイトです。Wiki は、業務にとって重要なプロセス情報や一般的な参照情報を収集して共有するのに適しています。

リソースのスケジュール設定を SharePoint グループ予定表に移動する

グループ予定表は、会議室、オーディオビジュアル機器など共通のリソースをスケジュール設定するために適した方法です。グループ予定表は SharePoint Online サイト上にあるので、チームの全員が SharePoint または Outlook で簡単にこれを表示できます。

データベース プログラムを Access アプリに変換する

Microsoft Access 2013 を使ってデータベースをデザイン、発行し、Access アプリを作成してチーム サイトでそのデータベースを使うことができます。

ワークフローを使ってビジネス プロセスを自動化する

ワークフローは、ビジネス プロセスの主要なタスクを自動化し、トラッキングします。ワークフローは承認プロセスやフィードバックの収集に適しています。

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サイト ユーザーがコンテンツを見つけられるようにする

ドキュメントやファイルをチーム サイトに移動したら、そのことを他のサイト ユーザーに伝えます。サイト ユーザーがサイトでコンテンツを見つけられるようにするために、複数の方法を提供できます。

次の表に、使用できる複数の方法を示します。

方法

説明

検索を使ってコンテンツを見つける

SharePoint Online サイト上のコンテンツを見つける最も簡単な方法は、検索機能を使うことです。

コンテンツを検出できるようにリストとライブラリのビューを構成する

ビューに表示される要素は選択できます。たとえば、1 つのビューでは、タイトルと作成者を表示し、別のビューでは特定の日付の後に追加された項目のみを表示することができます。

サイト ナビゲーションをカスタマイズする

サイト ユーザーがコンテンツを見つけやすいように、チーム サイトへのナビゲーションをカスタマイズできます。

オンライン コンテンツをオフライン時に検索する

OneDrive for Business または Outlook を使って、オフラインのときに SharePoint Online サイトにあるコンテンツを検索できます。

コンテンツの更新を管理する

サイト ユーザーがコンテンツを簡単に見つけられるようにする方法について詳しくは、計画ガイドの「チーム サイトのコンテンツの計画を立てる」をご覧ください。

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更新: 2016 年 10 月 31 日

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