ドキュメントの情報管理ポリシー ステートメントを表示する

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チーム サイトのドキュメント ライブラリに保存されているドキュメントを開いたり編集したりする作業は、日常的に行われます。文書、ブック、またはプレゼンテーションを開いたときに、ドキュメント ウィンドウの上部のメッセージ バーに、情報管理ポリシーについての情報が表示されることがあります。これは何を意味しているのでしょうか。

組織では、企業のビジネス プロセスへの準拠を徹底したり、情報の管理に関する法律上または行政上の規制を遵守したりするために、Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトで情報管理ポリシーを定義して使用できます。情報管理ポリシーが適用された Microsoft Office Word 2007 文書、Microsoft Office Excel 2007 ワークシート、または Microsoft Office PowerPoint 2007 プレゼンテーションを開くと、ポリシーが適用されていることがメッセージ バーに表示され、ポリシー ステートメントを確認できます。

重要: 情報管理ポリシー ステートメントを表示する機能は、 Office Word 2007、 Office Excel 2007、 Office PowerPoint 2007のバージョンの Microsoft Office Professional Plus 2007、Microsoft Office Enterprise 2007、Microsoft Office Ultimate 2007 でのみ使用できます。

この記事の内容

情報管理ポリシー ステートメントは必要でも操作を実行するか

情報管理ポリシー ステートメントを表示します。

情報管理ポリシー ステートメントに対して必要な操作

Office SharePoint Server 2007 では、管理者がアイテムに対して情報管理ポリシーを設定でき、これらのアイテムに対して行われる操作を制御および監視できます。Office Word 2007、Office Excel 2007、および Office PowerPoint 2007 では、情報管理ポリシーの説明を簡単に参照でき、ドキュメントへのバーコードの挿入やラベルの挿入など、情報管理ポリシーによって要求される操作がある場合は、それを促すメッセージが表示されます。

情報管理ポリシーには、以下のポリシー機能を含めることができます。

  • 有効期限    有効期限ポリシー機能では、一貫性のある追跡可能な方法で、期限切れのコンテンツを組織がサイトから削除できます。

  • 監査    監査ポリシー機能では、ドキュメントやリスト アイテムに対して実行されたイベントと操作をログに記録することによって、コンテンツ管理システムがどのように使用されているかを組織で分析できます。

  • バーコード    バーコード ポリシー機能は、サイトから印刷されたドキュメントやリスト アイテムの物理コピーを組織で追跡するのに役立ちます。

  • ラベル    ラベル ポリシー機能も、サイトから印刷されたドキュメントやリスト アイテムの物理コピーを組織で追跡するのに役立ちます。

  • カスタム ポリシー機能。組織が設計して配置します。

通常、組織では、コンテンツに適用するポリシー機能の内容や、コンテンツに対して必要な特別な処理を説明するために、ポリシー ステートメントを作成します。

ユーザーの操作が必要となる可能性のあるポリシー機能には、バーコードとラベルの 2 つがあります。ドキュメントの情報管理ポリシーによってバーコードまたはラベルが要求されている場合、必要な要素のないドキュメントを保存または印刷しようとすると、バーコードまたはラベルの挿入を求めるメッセージが表示されることがあります。バーコードとラベルの詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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情報管理ポリシー ステートメントを表示する

情報管理ポリシーが適用された Office Word 2007 文書、Office Excel 2007 スプレッドシート、または Office PowerPoint 2007 プレゼンテーションを開くと、ポリシー ステートメントを表示するためのボタンがメッセージ バーに表示されます。このダイアログ ボックスから情報管理ポリシーを操作することはできません。ポリシー ステートメントの表示のみが可能です。

注: 情報管理ポリシーは、コンテンツ タイプごとに個別に作成できます。また、1 つのドキュメント ライブラリには複数のコンテンツ タイプを含めることができます。したがって、同じドキュメント ライブラリ内の複数のアイテムに、それぞれ異なる情報管理ポリシーが適用される場合があります。

  1. ライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでライブラリの名前をクリックします。

    ライブラリの名前がサイド リンク バーに表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、ライブラリの名前をクリックします。

  2. 目的の文書、スプレッドシート、またはプレゼンテーションの名前をクリックします。Office Word 2007、Office Excel 2007、または Office PowerPoint 2007 でファイルが開きます。

    注: ファイルをチェックアウトする必要はありません。

  3. ポリシーを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

    • ドキュメント ウィンドウの上部のメッセージ バーで、[詳細] をクリックします。

      情報管理ポリシー ステートメントを表示しているメッセージ バー

      ヒント: メッセージ バーを閉じるには、右上隅の [メッセージ バーを閉じる] をクリックします。メッセージ バーを再度表示するには、[表示] タブの [表示/非表示] で [メッセージ バー] チェック ボックスをオンにします。

    • 文書ウィンドウの下部にあるステータス バーの [ ステータス バー インジケーター このドキュメントにはポリシー ] ボタンをクリックします。

      メッセージ バーを閉じた場合でも、ステータス バーのインジケータをクリックすることで、いつでも情報管理ポリシー ステートメントを表示できます。このインジケータは、ドキュメントに情報管理ポリシーが適用されている場合にのみ表示されます。

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