トラッキングの重要性: ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、「最前線の現場から」コレクションの一部です。プロジェクトの作業を進捗管理する利点についての説明、追跡方法、および時間管理の追跡と進捗状況の追跡との違いについて説明します。

その他のホワイト ペーパーについては、「最前線の現場から」のホワイト ペーパーを参照してください。

トラック (追跡) オア トリート

ここ北米はハロウィンの季節なので、脅威なもの、プロジェクトの進捗管理について説明します。何ですか?脅威ではないですか。フィールドからの情報は、そうではありません。

計画は管理ではないはいまだに一般的です。

多くの業界や組織では、正式なプロジェクト管理のスケジュールを作成するときでも、計画モードのままで管理されることがないというのが非常に一般的です。プランの練習している場合、もう一度を計画する必要があります。これは、ソフトウェア開発よりも普及していません。ソフトウェア業界でのプロジェクト管理でなされたすべての進歩に対して、計画および管理されているプロジェクトの数に対する計画のみされたプロジェクトの数は膨大です。あなたも計画だけした人の一人なら、良い知らせは、あなただけではないことです。悪い情報は、あなただけではないことです。

一部の業界でプロジェクトの進捗管理が一般的ではない多くの理由があります。たとえば、一部の業界ではプロジェクトの当初の計画を作成するために、入札を作成、プロジェクトの価格を決定、プロジェクトを契約、見積もりを行う専門担当者がよくあります。これはさまざまな別の環境の場合もそうですが、そのほとんどは常に建設、大量のエンジニアリング、航空宇宙/防衛、および大規模なエンジニアリング/調達/建設 (EPC) プロジェクトです。入札を獲得すると、完全に新しいチームは、プロジェクトの進捗管理および配信を採用します。大規模なプロジェクトでは、見積を作成してから契約を終了するまでの時間が長いので、元の入札を作成したユーザーは多くの場合は他の入札を作成するためにかなり前に移動しています。今始まったプロジェクトは彼らにとっては古いニュースの場合があります。したがって、計画および計画自体の構造を作成したユーザーが利用できないために、プロジェクト管理を行う人は元の計画を追跡することはできません。

ただし、プロジェクトが進捗管理を行わない最も一般的な理由は、プロジェクトが非常に流動的で作業の進捗管理が困難すぎるためです。一部のプロジェクトは非常にすばやく変更になるので、プランを維持するだけで膨大な作業が行われます。計画を更新するためにすべての時間を費やしていると、予定している追跡には貴重な時間が少ししか残りません。

これは、どちらが不必要なものかという興味深い効果がある可能性があります。プロジェクト マネージャーが条件の変更に基づいて計画を何度も更新する環境では、プロジェクトが実際に遅れることはなく、予算を実際に超えることもなく、実際に管理されないこともありません。どの可能性があるでしょうか。結局のところ、ちょうど 20 分前に計画を更新し、計画していた場所をまさに管理しています。

ソフトウェア開発業界している場合およびそれを検討している場合は、これはアジャイルのように聞こえますし、それは正しいです。アジャイル プロジェクト管理のアイデアは、デザインし、作成中の配信が繰り返し発生したときに構築する必要があります。このプランを調整して、いつでも、「クライアントの報告はとてもよい。今はここで止めることができる。」と言うことができます。

特定の種類の開発には完全に適切ですが、他のユーザーにとっては夢です。ほとんどのソフトウェア開発環境では、その他のすべての業界と同じプロジェクト管理の制約があります。守るべき期限、順守すべき予算、および配信先の範囲の固定一覧があります。その従来のプロジェクト管理を呼び出してしましょう。主にアジャイル環境でも、経験的にアジャイル管理が、従来のプロジェクト管理の傘の内部で行われます。

どのような特典が計画され、プロジェクトを進捗管理することで膨大な主な利点が発生する可能性があります。管理の全体概念を見てみましょう。

進捗管理とはどういう意味ですか。

プロジェクト進捗管理が非常に独特な定義を持つと考えるかもしれませんが、そうではありません。プロジェクトを管理する方法は、目標に大幅に依存します。いくつかの一般的なその他の管理方法を紹介します。

一定の割合で推測

チーム リーダーが「約半分まで進みました」と言い、メンバーはこれが計画したことの約 50% だとわかります。これは進捗管理されている間、進捗管理されていないよりよっぽどましですが、このデータの品質は非常に弱いです。10 日以内にタスクを完了するための計画がある場合で、約 50% が完了したことをレポートする場合、Microsoft Project および Project Server のようなプロジェクト管理ツールがいくつかの前提条件となります。制限があるデータに基づいて、今まで 5 日分の作業時間を要し、5 日分の残りの作業時間があることが分かります。おそらくは本当ですが、約 50% 完了していますが、これまでに 20 日の作業時間がかかり、そのため残存作業に 20 日間かかる可能性がある状況はマスクされています。

残りの量を測定する

数年前のトム・ハンクス主演の「マネー ピット」というダーク コメディ映画で、処理が完了することがないよう住宅請負業者のスタッフの話がありました。ムービー全体で実行しているギャグが「いつ完了するのか」の回答になっていました。「3 週間前」とすべての請負業者が答えています。

残存期間を追跡することが推測だけよりデータの品質は非常によくなります。残存期間に、この作業の実行後に残っているものおよび開始によりますが次の作業がいつ可能かに鋭く焦点を当てます。タスクを設定する方法に基づく残存期間を考える 2 つの方法があります。最初に、すべてのタスクの残存期間を考えます。これは、完了するために必要な作業に注目してしない場合に適切になります。次に、残存期間または割り当てごとに必要な作業を考えます。タスクがリソースを優先する場合は、これはより適切になります。しかし、どちらも、単に一定の割合で推測からは大きなステップ アップです。

どの程度要するかを測る

進捗状況を確認する 1 つの方法は「いままでに 10 日間かかった」です。LOE または「レベルまたは残存作業時間」とも呼ばれます。残存作業時間のレベルは、実際の書き込みレートを確認する優れた方法ですが、ブラインド サイドを実行します。この方法の適切な側では、どの程度このタスクにかかったかをよく理解することができます。悪い側では、何をやり残しているかを理解できない可能性があります。タイムシートの件に関して言えば、多くの場合をこの方法を実装しようとする組織を扱います。ある時期、他の複数の洗練されたプロジェクトの進捗管理手法と結合した場合に、スタッフはこれがただ 1 つの適切な方法と考えますが、多くの場合は独自だけでも非常に強力なことがわかりました。「どこに時間をかけるのか決定できれば」。クライアントから言われます。「いままでやってきたことの先に自分を置けるので、すばやくより効率的になる可能性があります」。彼も正しいです。タイムシートで計画したタスクを追跡することが可能にし、単独で組織を大幅により効果的にしました。これには、パフォーマンスを向上させるために追跡の他の方法を追加できます。

達成額計算方法を使用するのには

達成額の方法が約 30 年前に非常に複雑なプロジェクトを制御する方法として開発されましたが、基本的な概念は非常に単純です。タスクの予算を作成する場合、タスクの作業時間に関係なく、予算の 100% より多くを獲得することはできません。獲得値は「物理」達成率の管理に注目していて、一部の種類のプロジェクトにも適していますが、他ではそれほどではありません。たとえば、道路を作っている場合、100 マイルの道路を構築しるので、マイル マーカー 50 になったときは半分が完了します。今まで稼いだお金の 75% を支出した場合は、大きな問題が発生し、達成額の計算方法は、それをわかりやすくします。これは、実行した時点で予算を 50% 超過した可能性があることを示します。

新しい製品のリサーチを実行したり、ソフトウェアを書いたりしている場合、実際の達成率を測定値がより見つけにくいことあります。達成額の方には、この種類の進捗状況とそれらのすべての進捗状況で使用可能な全体ツールボックスがあり、「加重マイルストーン」は私のお気に入りです。加重マイルストーン プロジェクト管理環境では、作業の主なマイルストーンを設定しそのマイルストーンを達成し、そのマイルストーンの開始前にそのマイルス トーンを表すことを合意していたパーセンテージを獲得します。この方法はとても便利な方法ですが、少し議論が必要です。マイルス トーンを完了しましたか。[はい] または [いいえ]?完了していない場合は、何も獲得しません。完了した場合は、率を獲得しました。

Ivory Snow プロジェクト

次のいずれかを使用している場合でも、注意する必要がある事項は "Ivory Snow" プロジェクトと呼ばれます。これらのプロジェクトは 99.97% 完了にすばやく移動し、残りの時間はそのパーセントに張り付きます。

これらすべての内容の表示方法

どのようなプロジェクト管理ツールを使用しているかに関係なく、進捗状況は大体均一で一般的な要素を表示します。ここでは、Microsoft Project から発生した画像で 50% の進捗状況が 1 本のバーで表示されます。

50 パーセントの達成率が表示されたガント バー

すべて管理している場合は、少なくとも目指している場所の注釈が付きますが、Project および Project Server などの最新のツールではより多くの情報が提供できます。プロジェクトの基準計画を設定している場合、タスクの進行状況を比較するだけでなく、元のプランを比較する方法を比較することができます。

基準が表示されたガント バー

ここで、タスクが 50% 完了していることを期待していたとわかりますが、タスクは 1 週間遅れて開始しています。バーの右側に、50% の時間がかかっているのがわかり (アカウントに週末を取得)、バーの 50% を入力しました。リソースの作業時間を入力していた場合、平日に 80 時間を持って可能性がありますが 40 時間を使用しました。これについて単独で考える場合は、このタスクの進捗管理は正しいですが、タスクは期待したペースとバーン レートで進捗しても、下位にあるすべてのタスクに悪いも影響を及ぼす可能性があります。

それでは追跡します。今すぐですか。

さて、いくつかの基本を説明してきました。既にスキルを持つプロジェクト管理の管理者の上位 20% にいます。本当です。ここにいない 80% より既に上です。ここからは、ある意味基本的ですが潜在的にインパクトに富んでいます。

もし x なら y

何を意味するかと言うと、有効な追跡には結果の数式が必要です: x が発生した場合は、y の操作を実行します。

基本的な数式ですが、最も大変なのはユーザーをトレーニングすることです。数年前に、国で認定されたライフ ガードのチームと作業する権限がありました。スキルを持つプロフェッショナルでしたが、練習出来ても実際に発生するまでは実際に経験しない可能性があります: ライフ ガードは実際の緊急時にどう対処するでしょうか。武装した人達は同じような課題を説明します。トレーニングしトレーニングし、トレーニングできますが、実績の武器が怒りで彼らに向かって発射されたときにどのように反応するか実際にはわかりません。

プロジェクト管理は結果として通常は生死の問題ではありませんが、プロジェクトを管理する人との間で同様の問題があります。プロジェクトの計画どおりに追跡されていない場合は、プロジェクト マネージャーは何をするべきかを知っている必要がありますか。これが事前に長く考えておくことができることです。時間またはお金の代替えの予算がありますか。アクションを実行する権限を取得するチェーンのコマンドを使用していますか。プロジェクトの実行が遅れているかいないときに適切な人に到達する通信計画をしていますか。どの結果が実施する行動を構成しますか。1 日までの遅延はエスカレーションする価値はありますか。1 週間はどうですか。リスクまたはスコープを増やす方法についてですか。このための標準の一部を事前に設定すると、後で動揺が回避できます。

トリックまたは進捗管理

進捗管理のために組織またはプロジェクトを設定することは難しくありません。業界でのいままでのプロジェクト管理の製品にはなんらかのプロジェクトの進捗状況を保存する機能がありますが、成功の可能性が高いことを考慮すべき追跡の 1 つの企業文化側面があり、Messenger に影響しません。ずっと対話してきた多くのプロジェクト マネージャーが、管理者層がプロジェクト レポートを受信するときに、適切な情報だけを許容することに同意しています。

数年前、私は大規模な複数の国事務所の大きな役員室にいました。発行したタイムシートから情報を受け取るプロジェクト管理ツールの影響を説明していました。

「わからない」と上級部長が言い、「なぜ、いつ、タスクが進捗状況を更新していないタイムシートの時間を得るのか」。

「40 時間のタスクがある場合で、そのタスクのタイムシートから 40 時間の残存作業時間を入れると何を期待しますか?」私は聞きました。

上級部長は質問に混乱したようでした。

「私が期待しているのは完了することだ」と彼は言いました。

「しかし、完了していないとしたら?」私は答えました。

「わからない」担当部長は今度は感情的に言いました。「40 時間のタスクがあって、40 時間の作業を行って、これで完了するはずです。」

何が答えだったのかはわかりませんが、最終的に担当部長に話すように頼んだプロジェクト グループのリーダーからしばらく外へ助け出され、たぶん人生はいつも計画どおりにはいかないと説明された。

プロジェクトが計画どおりに進まないと大きな影響がある可能性があることを理解するために管理を導入したことが、すべてのプロジェクトが計画どおりの進捗を報告する必要があるという管理層のインスタンスとまったく同じように、大きな利点をもたらすなにかが破滅している可能性があります。

プロジェクトの進捗管理は、プロジェクトを管理する人だけでなく、組織全体に対してももてなしになる可能性があります。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、カナダのモントリオールに拠点を置き、Microsoft 認定パートナーである HMS Software 社の社長であり創業者です。マギル大学で経済学の学士を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に 30 年以上携わってきました。PMI (プロジェクト マネジメント協会) の古くからの会員であり、MPUG (Microsoft Project Users Group) のモントリオール、トロント、ケベックの支部の設立を支援しました。Vandersluis 氏が寄稿した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada magazine、および PMI の PMNetwork などがあり、Project Times のレギュラー コラムニストです。マギル大学で上級プロジェクト管理を教えており、北米および世界中のプロジェクト管理団体の会合で頻繁に講演しています。HMS Software 社は TimeControl プロジェクト指向型の時間管理システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project ソリューション パートナー企業です。

Chris Vandersluis 氏のメールの連絡先は chris.vandersluis@hms.ca です。

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連のその他の記事については、HMS 社の EPM ガイダンスのサイト (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

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