データ収集電子メールのオプション

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[電子メールオプションを使用してデータを収集する] ダイアログボックスを使用して、 Accessがデータ収集の電子メールメッセージに返信する方法を制御するオプションを表示して変更します。設定は、現在選択されている、または生成されている電子メールメッセージに対する今後のすべての返信に適用されます。

これらの設定に加えた変更は、既に Outlook メールボックスに含まれている返信には影響しないことに注意してください。

[メール オプションを使ってデータを収集する] ダイアログ ボックス

ダイアログボックスを表示するには

  1. オプションを変更するメッセージが含まれているデータベースを開きます。

  2. [外部データ] タブの [データの収集] グループで、[返信の管理] をクリックします。 ボタンの画像

  3. [データ収集メッセージの管理] ダイアログボックスで、設定を変更するメッセージを選択し、[メッセージのオプション] をクリックします。

インポート設定

応答を自動的に処理し、データベースにデータを追加する

このオプションを使用すると、 Accessは、 Microsoft Office Outlook 2007または Microsoft Outlook 2010 受信トレイに届くとすぐに返信を処理することができます。 access 2007/2010 と Outlook 2007/2010 は連携して、各返信のフォームコンテンツを access の移動先テーブルにエクスポートします。このチェックボックスがオンになっていない場合は、手動で返信を処理する必要があります。

返信の自動および手動処理の詳細

返信が outlook メールボックスに届いた時点で次の条件が満たされると、返信は outlook から Access に自動的にエクスポートされます。

  • outlook 2007 または outlook 2010    outlook 2007 または outlook 2010 は、コンピューターにインストールされている必要があります。応答が到着したときにプログラムが実行されていない場合、次に Outlook を起動したときに処理が開始されます。

  • access 2007 または access 2010    access 2007 または access 2010 は、コンピューターにインストールされている必要があります。

  • データベース    データベースはパスワードで保護されている必要はなく、排他モードで開くことはできません。電子メールメッセージを送信した後に、データベースの名前または場所が変更されていないこと。

  • テーブルとクエリ    指定したテーブルまたはクエリの名前と、基になるフィールドのプロパティは、電子メールメッセージを送信してから変更されていない必要があります。たとえば、メッセージを送信した後でフィールドのデータ型を数値からオートナンバーに変更した場合、エクスポートは失敗します。

  • 権限   基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するには、必要なアクセス許可が必要です。

1つまたは複数の条件が満たされていない場合、自動処理は失敗します。問題を解決し、失敗した返信を手動でエクスポートします。問題を解決した後でメールボックスに届く返信は、引き続き自動的に処理されます。

手動処理    どちらの応答を処理するかを制御する場合は、[手動処理] を選択します。この場合、返信は outlook の受信トレイに届きますが、outlook の各返信を手動で選択して右クリックし、[ Microsoft Office access にデータをエクスポートする] をクリックするまで、データベースにエクスポートされません。

また、自動処理に失敗した応答を手動で処理する必要がある場合もあります。エラーの原因となった問題を解決したら、各返信を手動でエクスポートする必要があります。

エクスポート操作を開始する前に、次の点に注意してください。

  • access 2007 または access 2010    access 2007 または access 2010 は、コンピューターにインストールされている必要があります。

  • データベース    データベースがパスワードで保護されている場合は、エクスポート操作を開始するときにパスワードの入力を求めるメッセージが表示されます。また、データベースを排他モードで開くことはできません。また、電子メールメッセージを送信した後に、データベースの名前も場所も変更できません。

  • テーブルとクエリ   指定したテーブルやクエリの名前や、基になるフィールドのプロパティは、電子メールメッセージを送信した後に変更されることはありません。

  • 権限   基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するには、必要なアクセス許可が必要です。

メッセージを送信していないユーザーからの返信を破棄する

このオプションを使用すると、メッセージの元の受信者によって送信された返信のみが自動的に処理されます。その他の受信者からの返信は Outlook の [宛先] フォルダーに保存されますが、自動的に処理されることはありません。必要に応じて、これらの返信を手動で処理することができます。

各受信者から複数の返信を受け取る

このオプションを指定すると、受信者は同じ電子メールメッセージに複数の返信を送信できます。このオプションを選択すると、各受信者はメッセージに複数回返信でき、各返信は自動的に処理されます。このオプションを選択しない場合でも、各受信者は複数の返信を送信できますが、各受信者からの最初の返信のみが自動的に処理されます。その受信者からの後続の返信は、Outlook の [宛先] フォルダーに保存されます。次に、手動で処理するか、または削除することができます。

注: この設定では、1つの返信内のレコードの数ではなく、処理される返信の数だけを制御します。つまり、infopath 2007 または infopath 2010 フォームを送信する場合、受信者は1回の返信で複数のレコードを送信できます。レコードはすべて1つのメッセージのフォームに含まれているため、Access によって自動的に返信のすべてのレコードが処理されます。

返信ごとに複数の行を許可する

InfoPath フォームを使ってデータを送信する場合、受信者は、電子メールメッセージの下部にある [行の挿入] をクリックして、レコードを追加できます。返信ごとに1つのレコードのみを処理する場合は、このチェックボックスをオフにします。

既存のデータの更新のみを許可する

InfoPath フォームを使ってデータを更新している場合、受信者は既存のレコードの更新に加えて、新しいレコードを送信することができます。受信者が InfoPath フォームを使用して新しいレコードを追加できないようにするには、このチェックボックスをオンにします。

自動処理の設定

処理する返信の数

自動処理する返信 (すべての受信者からの) の合計数を入力します。すべての返信を自動的に処理する場合は、テキストボックスに大きな値を入力します。指定された値に達した後に受信した返信は、宛先フォルダーに保存されますが、自動的に処理されることはありません。

停止する日付と時刻

この電子メールメッセージの返信の自動処理を停止する日付と時刻を指定します。この日付と時刻の後に受信した返信は、Outlook の移動先フォルダーに保存されますが、自動的に処理されることはありません。

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