データ収集電子メールのオプション

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[電子メールによるデータ収集のオプション] ダイアログ ボックスを使用して Microsoft Office Access 2007 がデータ収集電子メール メッセージをどのように処理するかを確認し、変更します。設定は、現在選択されている電子メール メッセージ、または、これから作成される電子メール メッセージに対する返信のうち、設定後に受信するすべての返信に対して適用されます。

この設定に対する変更は、Outlook メールボックスに既に届いている返信に対しては適用されないことに注意してください。

[電子メールによるデータ収集のオプション] ダイアログ ボックス

ダイアログ ボックスを表示するには

  1. オプションを変更するメッセージが含まれているデータベースを開きます。

  2. 外部データ] タブの [データの収集] で、[返信の管理] をクリックします。 ボタン イメージ

  3. [データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックスで設定を変更するメッセージを選択し、[メッセージのオプション] をクリックします。

インポートの設定

[返信を自動的に処理し、データベースに追加する]

このオプションは、返信が Microsoft Office Outlook 2007 の受信トレイに届いたらすぐに Microsoft Office Access 2007 が処理するよう設定します。Office Outlook 2007 と Office Access 2007 は連携して動作し、各返信のフォームの内容を Access の登録先のテーブルにエクスポートします。このチェック ボックスがオフの場合、返信は手動で処理する必要があります。

自動および手動の返信の処理に関する詳細情報

返信が Outlook メールボックスに届いたときに次の条件を満たす場合、返信は Outlook から Access へ自動的にエクスポートされます。

  • Office Outlook 2007     Office Outlook 2007は、お使いのコンピューターにインストールする必要があります。返信が届いたときに、プログラムが実行されていない場合の処理を次回 Outlook を起動するとなります。

  • Office Access 2007     Office Access 2007は、お使いのコンピューターにインストールする必要があります。

  • データベース    データベースは、パスワードで保護されていないこと、また、排他モードで開かれていない必要があります。データベースは、電子メール メッセージを送信したときと同じ名前で同じ場所に保存されている必要があります。

  • テーブルとクエリ    指定したテーブルとクエリの名前と、基になるフィールドのプロパティは、電子メール メッセージを送信したときと同じである必要があります。たとえば、フィールドのデータ型をメッセージを送信した後に数値型からオートナンバー型に変更した場合、エクスポートは失敗します。

  • 権限     コンテンツの基となっているテーブルやクエリの追加や更新に必要な権限を持っている必要があります。

1 つ、または複数の条件が満たされない場合は、自動処理は失敗します。問題点を修正し、失敗した返信を手動でエクスポートします。問題が解決した後でメールボックスに届いた返信は、自動的に処理が続行されます。

手動処理     どの返信を処理するか、また、いつ処理するかを制御する場合は、手動で処理します。この場合、返信が Outlook の受信トレイに届いても、Outlook 内で手動で各返信を選択し、右クリックして [Microsoft Office Access にデータをエクスポート] をクリックするまでデータベースにエクスポートされません。

自動処理に失敗した返信も、手動で処理する必要があります。失敗の原因となった問題点を解決後、返信を手動でエクスポートします。

エクスポートを開始する前に、次の点を確認します。

  • Office Access 2007     Office Access 2007は、お使いのコンピューターにインストールする必要があります。

  • データベース    データベースがパスワードで保護されている場合、エクスポート処理を開始するとパスワードを入力するようメッセージが表示されます。また、データベースは排他モードで開かれていないこと、また、電子メール メッセージ送信後データベースの名前と場所が変更されていないことが必要です。

  • テーブルとクエリ     指定したテーブルとクエリの名前と、基になるフィールドのプロパティは、電子メール メッセージを送信したときと同じである必要があります。

  • 権限     コンテンツの基となっているテーブルやクエリの追加や更新に必要な権限を持っている必要があります。

[メッセージを送信しなかった相手から届いた返信を破棄する]

このオプションは、最初からメッセージの宛先となっていた相手からの返信のみを自動的に処理するように設定します。その他の相手からの返信は、Outlook の指定のフォルダに保存されますが、自動的には処理されません。必要な場合は、これらの返信を手動で処理できます。

[1 つの宛先からの複数の返信を受け入れる]

このオプションは、受信者が同じ電子メール メッセージに複数の返信を送ることを許可します。このチェック ボックスをオンにすると、各受信者は複数回返信を送信することができ、すべての返信は自動的に処理されます。このチェック ボックスがオフの場合は、受信者は複数回返信を送信することができますが、各受信者の最初の返信だけが自動的に処理されます。同じ受信者から送られた 2 回目以降の返信は、Outlook の指定のフォルダに保存され、手動で処理することも削除することもできます。

注: この設定は、返信の数を制御しますが、1 つの返信のレコード数は制御しません。つまり Microsoft Office InfoPath 2007 のフォームを送信した場合、受信者は 1 つの返信で複数のレコードを返信することができます。1 つのメッセージの中のフォームにすべてのレコードが含まれているので、Access はその返信のすべてのレコードを自動的に処理します。

[1 つの返信で複数の行を使用できるようにする]

データ送信に InfoPath フォームを使用している場合、受信者は電子メール メッセージの下部にある [行の挿入] をクリックしてレコードを追加することができます。1 つの返信で 1 レコードだけ処理したい場合は、このチェック ボックスをオフにします。

[既存のデータの更新のみを許可する]

データの更新に InfoPath フォームを使用している場合、受信者は既存のレコードの更新に加えて、新しいレコードを送信することもできます。受信者が InfoPath フォームで新しいレコードを追加できないようにするには、このチェック ボックスをオンにします。

自動処理の設定

[処理する返信の数]

自動的に処理する返信の総数 (すべての受信者からの返信の総数) を入力します。すべての返信を自動的に処理したい場合は、大きな数値をテキスト ボックスに入力します。設定した数に達した後に届いた返信は指定のフォルダに保存されますが、自動的には処理されません。

[終了する日付と時刻]

このメッセージへの返信の自動処理を終了する日付と時刻を指定します。この日付と時刻以降に届いた返信は Outlook の指定のフォルダに保存されますが、自動的には処理されません。

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