データベース オブジェクトをプレビュー表示して印刷する

ここでは、Microsoft Office Access 2007 に用意されているさまざまなプレビューおよび印刷のオプションを示し、テーブル、フォーム、またはレポートからレコードの一部またはすべてを印刷する方法を説明します。また、テーブルのリレーションシップやコード モジュールなど、レコード以外の情報を印刷する方法についても簡単に説明します。

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印刷オプションについて

プレビュー表示を行わずに印刷する

プレビュー表示を行ってから印刷する

印刷オプションを設定する

データシートから印刷する

ピボットテーブル ビューまたはピボットグラフ ビューを印刷する

フォームからデータを印刷する

レポートからデータを印刷する

印刷オプションについて

Office Access 2007 には、印刷内容を管理するために使用できるさまざまなコマンドが用意されています。たとえば、[クイック印刷] コマンドを使用すると、印刷設定を変更せずに、データシート、フォーム、レポート、またはマクロを既定のプリンタに送信できます。一方、[印刷] コマンドを使用すると、プリンタ、必要な印刷枚数、ページの方向などの印刷オプションを指定できます。[印刷] コマンドは、オブジェクトを印刷する前にレイアウトを変更または改良する場合に役立ちます。さらに、[印刷プレビュー] コマンドを使用すると、印刷後のページにデータがどのように表示されるかを確認したり、印刷する前に変更 (余白の変更、データのみを印刷するかどうかの選択、列設定の変更など) を加えることができます。

注: 印刷プレビューは、Visual Basic for Applications (VBA) のコード モジュールを印刷するときには使用できません。

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プレビュー表示を行わずに印刷する

先に印刷後の外観を確認せずに直ちにオブジェクトを印刷するには、既定の設定を使用して印刷する場合は [クイック印刷] コマンドを使用し、プリンタや印刷枚数を選択するなど基本の印刷設定を変更する場合は [印刷] コマンドを使用します。

  • Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をポイントして、[クイック印刷] をクリックします。

オブジェクトを印刷する前に印刷設定を変更する場合は、[印刷] コマンドを使用します。

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。

  2. [印刷] ダイアログ ボックスで、必要な印刷オプションを設定します。

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プレビュー表示を行ってから印刷する

テーブルおよびクエリのデータシート、フォーム、レポート、またはマクロを、ナビゲーション ウィンドウから、またはビューで開いているときにプレビュー表示するには、次の手順を実行します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、プレビュー表示するオブジェクトをクリックします。

  2. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をポイントします。次に、[印刷プレビュー] をクリックします。

    印刷プレビューでオブジェクトが開き、[印刷プレビュー] タブがリボンに追加されます。

テーブルのリレーションシップ ダイアグラムをプレビュー表示する

Access では、データベース内にある各テーブル間のリレーションシップに関する視覚的なレポートを作成できます。リレーションシップ レポートを作成すると、このレポートが自動的に印刷プレビューに表示されます。

  1. [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [リレーションシップ] をクリックします。

    [リレーションシップ] タブが表示され、現在のデータベース内のテーブルと、それらのテーブル間にリレーションシップがある場合はそのリレーションシップが表示されます。

  2. [デザイン] タブの [ツール] で [リレーションシップ レポート] をクリックします。

    テーブルのリレーションシップ レポートの印刷プレビュー

    印刷オプションを変更する場合は、[印刷プレビュー] タブの [ページ レイアウト] にあるコントロールを使用します。

    [ページ レイアウト] グループ

    たとえば、[余白] をクリックして印刷ジョブの余白を設定または変更したり、[] または [] をクリックしてページの印刷方向を変更したりできます。

テーブル定義を印刷する

データベース内に複数のテーブルがある場合は、レコードに対応するテーブルの定義を印刷できます。これには、データベース構造の解析機能を使用します。

データベース構造の解析を使う

この機能を使用すると、ドキュメントを作成する具体的なオブジェクトのほかに、ドキュメントを作成するオブジェクトの種類も選択できます。

  1. [データベース ツール] タブの [解析] で、 ボタンの画像 (データベース構造の解析) をクリックします。

    [データベース構造の解析] ダイアログ ボックスが表示されます。

  2. ドキュメントを作成するオブジェクトのタブをクリックします。

    たとえば、データベースのクエリに関するレポートを作成するには、[クエリ] タブをクリックします。

  3. ドキュメントを作成するオブジェクトを選択したら、[OK] をクリックします。

データベース構造の解析を実行するとレポートが作成され、印刷プレビューで自動的にそのレポートが開きます。

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印刷オプションを設定する

  1. オブジェクトがまだ開いていない場合は、ナビゲーション ウィンドウでオブジェクトを選択します。

  2. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をポイントします。次に、[印刷プレビュー] をクリックします。

    印刷プレビュー画面を開く

    印刷プレビューでオブジェクトが開き、[印刷プレビュー] タブがリボンに追加されます。

  3. [ページ レイアウト] で、使用するコマンドをクリックします。

    たとえば、[余白] をクリックして印刷の余白を設定または変更したり、[] (元の設定が横方向の場合は []) をクリックしてページの印刷方向を変更したりできます。

    注: [ページ レイアウト] のコマンドを使用して変更できないオプション (プリンタの選択、印刷範囲の設定、印刷枚数の選択など) を変更する必要がある場合は、[印刷] の [印刷] をクリックし、[印刷] ダイアログ ボックスでオプションを設定します。

コード モジュールの印刷オプションを設定する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するモジュールを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。Visual Basic Editor が起動します。

    コード モジュール用の印刷オプションを設定する

  2. [ファイル] メニューの [印刷] をクリックします。

  3. [印刷] ダイアログ ボックスで、[設定] をクリックします。

  4. [プリンタの設定] ダイアログ ボックスで必要なオプションを設定し、[OK] をクリックします。

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データシートから印刷する

    1. データシート全体を印刷するには、ナビゲーション ウィンドウで、印刷するテーブルまたはクエリをダブルクリックします。

    2. データシートに含まれているサブデータシートも印刷する場合は、印刷する各サブデータシートについて、該当する行の横にある展開アイコン ([+]) をクリックします。

      印刷を実行する前に、サブデータシートの数を確認してください。すべてのサブデータシートを展開すると、印刷ページが予想外に多くなる場合があります。

    3. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をポイントして、次のいずれかの操作を行います。

      • [印刷] ダイアログ ボックスの設定を変更するには、[印刷] をクリックして必要なオプションを設定します。

        データシートから特定のレコードを印刷する

      • データシートから特定のレコードだけを印刷するには、印刷するレコードを選択します。次の表に、データシート内のデータまたはレコードを選択する手順を示します。

選択対象

操作

フィールド内のデータ

選択するデータ上をドラッグします。

1 つのフィールド全体

データシート内のフィールドの左端で、ポインタが 十字ポインター (プラス記号のポインタ) に変わる場所をクリックします。

隣接するフィールド

フィールドの左端から、選択範囲の最後のフィールドまでドラッグします。

1 つの列

列見出しをクリックします。

隣接する列

列の上部にあるフィールド名から、選択範囲の最後の列までドラッグします。

1 つのレコード

行の左側または右側 (言語設定によって異なる) にある四角のレコード セレクタをクリックします。レコード セレクタが表示されていない場合は、Shift キーを押しながら Space キーを押します。

複数のレコード

最初のレコードのレコード セレクタから、選択範囲の最後のレコードまでドラッグします。

すべてのレコード

[ホーム] タブの [検索] で [選択] の横にある下向き矢印をクリックし、 ボタンの画像 (すべて選択) をクリックします。

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。

    [印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  2. [印刷範囲] の [選択したレコード] をクリックします。

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ピボットテーブル ビューまたはピボットグラフ ビューを印刷する

データベースにピボットテーブル ビューまたはピボットグラフ ビューがあり、これを印刷する場合は、次の手順を実行します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するオブジェクトをダブルクリックします。

  2. [ホーム] タブの [表示] で [表示] の下にある矢印をクリックし、[ピボットテーブル ビュー] または [ピボットグラフ ビュー] をクリックします。

  3. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。

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フォームからデータを印刷する

一部のフォームでは、印刷時にコントロールや会社ロゴなど、フォームのレイアウト コンポーネントがデータと共に印刷されます。このようなレイアウト コンポーネントが印刷されるかどうかは、"LayoutForPrint/プリンタフォント" プロパティの設定によって異なります。"LayoutForPrint/プリンタフォント" プロパティが "はい"に設定されている場合にデータのみを印刷するには、この設定を "いいえ" に変更します。"LayoutForPrint/プリンタフォント" が "いいえ" に設定されている場合、データの位置はフォームまたはレポートのデザインによって異なります。フォームを正しく印刷するには、印刷プレビューでそのフォームを開き、必要に応じて印刷オプションを設定または変更します。

フォームまたはレポートを印刷する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するフォームまたはレポートを選択します。

  2. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。

  3. [印刷] ダイアログ ボックスで、必要な印刷オプションを設定し、[OK] をクリックします。

フォーム内のレコードを個別に印刷する

フォームにデータシート (サブフォームまたはサブレポート) が含まれている場合は、レコードを個別に印刷できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するフォームをダブルクリックします。

  2. フォームのデータシート セクションで、印刷するレコードを選択します。

    データシートのデータまたはレコードを選択するには、次の手順を実行します。

選択対象

操作

フィールド内のデータ

選択するデータ上をドラッグします。

1 つのフィールド全体

データシート内のフィールドの左端で、ポインタが 十字ポインター (プラス記号のポインタ) に変わる場所をクリックします。

隣接するフィールド

フィールドの左端から、選択範囲の最後のフィールドまでドラッグします。

1 つの列

列見出しをクリックします。

隣接する列

列の上部にあるフィールド名から、選択範囲の最後の列までドラッグします。

1 つのレコード

行の左側または右側 (言語設定によって異なる) にある四角のレコード セレクタをクリックします。レコード セレクタが表示されていない場合は、Shift キーを押しながら Space キーを押します。

複数のレコード

最初のレコードのレコード セレクタから、選択範囲の最後のレコードまでドラッグします。

すべてのレコード

[ホーム] タブの [検索] で [選択] の横にある下向き矢印をクリックし、 ボタンの画像 (すべて選択) をクリックします。

  1. 印刷するレコードを選択したら、 Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。

    [印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  2. [印刷範囲] の [選択したレコード] をクリックします。

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レポートからデータを印刷する

レポートを印刷する手順は、基本的にはデータシートやフォームを印刷する場合と同じです。ただし、データシートやフォームと異なり、印刷するレコードは選択できません。レポートでは、ページの範囲を選択する方法でのみ印刷範囲を限定できます。

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。

  2. レポートの一部のデータだけを印刷するには、[印刷範囲] の [ページ指定] をクリックし、[開始] ボックスと [終了] ボックスに値を入力します。

    たとえば、レポートの 5 ページ目だけを印刷するには、[開始] ボックスと [終了] ボックスの両方に「5」と入力します。

レポートのデザインを変更するために必要なアクセス許可を持っている場合は、[ページ設定] ダイアログ ボックス ([ページ設定] をクリックして表示) で印刷レイアウトを変更することにより、レポートの印刷方法をさらに変更することができます。

その他の印刷オプションを使用する

特殊な形式の印刷 (レポートのデータを使用して郵便物の宛名書きを 3 列の形式で印刷するなど) を行う必要がある場合は、[ページ設定] ダイアログ ボックスを使用して必要に応じて設定を変更します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するレポートを選択します。

  2. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をポイントします。次に、[印刷プレビュー] をクリックします。

  3. [印刷プレビュー] タブの [ページ レイアウト] で [ページ設定] をクリックします。

  4. [ページ設定] ダイアログ ボックスで [レイアウト] タブをクリックし、必要なオプションを設定して [OK] をクリックします。

印刷プレビューおよび印刷の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

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