データベースを SharePoint サイトに発行する

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Microsoft Office Access 2007 データベースを Windows SharePoint Services 3.0 サイトに発行すると、組織の他のメンバがデータベースを使って作業できます。

このトピックの内容

概要

SharePoint サイトに、データベースを発行します。

SharePoint サイトにデータベースを再発行します。

概要

データベースを SharePoint サイトに発行すると、データベース内のフォーム、レポート、およびクエリ用のフロントエンドとして引き続き Access を使用しながら、SharePoint サイトを使用している他のユーザーとデータを共有できます。

発行済みデータベースを操作するには、2 とおりの方法があります。データベース デザイナは、SharePoint サイトのデータを使用するクエリ、フォーム、およびレポートを構築できます。データベース ユーザーは、Access を使用して SharePoint サイトのデータを入力、表示、および分析できます。

あらかじめ作成済みのデータベースを発行することも、SharePoint リストまたはライブラリにリンクされた 1 つ以上のテーブルからデータベースを構築することもできます。SharePoint リストまたはライブラリのデータを Access テーブルにリンクすると、Access のフォーム、クエリ、およびレポートに基づくそれらのリストまたはライブラリのビューを作成できます。これによって、SharePoint サイト上のデータを追跡管理する Access アプリケーションを構築できます。

場合は、SharePoint サイトには、顧客サービスの問題を追跡し、従業員の情報を格納するリストが含まれている、たとえば、としては、これらのリストのフロント エンド データベースを Access でに作成できます。これらの問題と書式を設定して、チームの進捗会議用のレポートの作成を発行する Access レポートを分析する Access のクエリを作成することができます。ユーザーが自分のコンピューターに持って場合に、Access クエリとレポートできるようになります SharePoint リストの表示] メニューの [ [表示] メニュー にします。ユーザーは、SharePoint サイトのリストを表示するときに、見つけて開くことが、クエリ、レポート、およびその他の Access オブジェクトを表示] メニューをクリックするとします。

データベースを SharePoint サイトに初めて発行するとき、Web サーバーの一覧が Access に表示されるので、発行先となるドキュメント ライブラリなどの場所に簡単に移動できます。データベースを発行すると Access に発行先の場所が記憶されるため、変更を発行するときにサーバーを再度探す必要がありません。

SharePoint サイトへのデータベースの発行は、Office Access 2007 形式で保存されているデータベース ファイルに対してのみ実行できます。

SharePoint サイト上のデータを処理する

SharePoint リストに基づくデータベースを作成する場合は、SharePoint リストから開始できます。SharePoint リストの操作] メニューの [ メニューの画像 に [ Microsoft Access で開く] をクリックして [SharePoint サイト上のデータにリンクする] を選びます。[フォーム、レポート、およびデータベースに追加する他のリストと同様に、データのクエリを作成できます。

データベースを SharePoint サイト上のライブラリに発行した場合、Access で作成したオブジェクトは、他のユーザーの SharePoint リストの [表示] メニューに表示されます。ユーザーがビューを開くと、Access オブジェクトは読み取り専用で表示されます。ビューを更新するには、発行したデータベースを編集します。それによって、対応するオブジェクトを更新できます。

ユーザーが発行済みデータベースを使って作業するとき、ローカル コピーを保存するように求められます。変更は、ユーザーが発行するまでローカルに保存されます。通常、これによってパフォーマンスが向上し、ネットワーク エラー発生時のデータ回復が簡単になります。データまたはオブジェクトに変更を加えた場合、他のユーザーに変更内容が表示されるようにするには、データベースを再発行する必要があります。

Access には、たとえば通知を作成したりリストの列を修正したりするために、SharePoint リストのデータを簡単に処理できる複数のボタンがあります。発行済みデータベース内の SharePoint リストにリンクされたテーブルを Access を使用して編集する場合、ボタンは [データシート] タブの [SharePoint リスト] グループに表示されます。

データベースを SharePoint サイトに発行すると、サイトを操作するためのアクセス許可があるユーザーがそのデータベースを利用できるようになります。ドキュメント ライブラリなどのデータベース発行先の場所にあるリストを変更するためのアクセス許可がユーザーにある場合、ユーザーはデータベースを更新できます。SharePoint サイト上のリストに投稿するためのアクセス許可がある場合、ユーザーはデータベースにデータを追加できます。ユーザーにリストを表示するためのアクセス許可がある場合、ユーザーはデータベース内のデータを表示できます。

データベースを再発行する

データベースを SharePoint サイトに発行した後、データに変更を加えた場合は、最新の変更内容を保存するためにデータベースを再発行する必要があります。再発行すると、データベースは Access を次回開いたときに使用可能なデータベースとして表示されます。

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データベースを SharePoint サイトに発行する

データベースを発行すると、既存のデータベースから作業を開始することも、SharePoint サイト上のリストを使用してデータベースを構築することもできます。

  1. Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックし、 [発行] をポイントし、ドキュメント管理サーバー] をクリックします。

  2. データベースの発行先となる SharePoint サイトの URL を入力します。

    前回 Access を開いたときと同じ場所を使用する場合、データベースは [Web サーバーに発行] ダイアログ ボックスに表示されます。

    注: このオプションは、データベースが Office Access 2007 形式で保存されている場合にのみ使用できます。

  3. データベースを発行するドキュメント ライブラリなどのライブラリを選択し、[開く] をクリックします。

  4. [名前] ボックスにデータベースのファイル名を入力します。

  5. [発行] をクリックします。

注: SharePoint サイトからデータベースを開くと、ローカル コピーを保存するように求められます。

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データベースを SharePoint サイトに再発行する

データベースのデータまたはデザインに変更を加えたら、データベースを SharePoint サイトに再発行する必要があります。データベースを再発行すると、Access に場所が記憶されるため、再度その場所に移動する必要がありません。

SharePoint ライブラリに発行されたデータベースを編集するために開くと、[SharePoint サイトに発行] ボタンがあるメッセージ バーがデータベースの上部に表示されます。何かの理由でメッセージ バーが使用できない場合、たとえば作業中にメッセージ バーを閉じた場合などは、Microsoft Office ボタンの発行コマンドを使用できます。  

  1. メッセージ バーの [SharePoint サイトに発行] ボタンをクリックします。

    注: ]、[ SharePoint サイトに発行] ボタンとメッセージ バーが表示されない場合 Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックし、[ドキュメント管理サーバー] をクリックし、[発行] をポイントします。

  2. [Web サーバーに発行] ダイアログ ボックスで、表示されているライブラリが再発行先の場所であることを確認します。

  3. [発行] をクリックします。

  4. サイト上のデータベースのコピーを置き換えるように求められたら、[はい] をクリックします。

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