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データベースのデザイン要素を保存して再利用する

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Access には、データベースのデザインを再利用するためのさまざまな方法が用意されています。 データベース全体をテンプレートとして保存する、データベースの一部をアプリケーション パーツとして保存する、および 1 つのフィールドや一連のフィールドをデータ型テンプレートとして保存することができます。 いずれの場合も、他のユーザーと共有できるファイルが作成されます。 さらに、サード パーティが提供する同様のファイルも使用できます。

この記事では、さまざまなデータベース オブジェクトをテンプレート (場合によってはデータも含まれます) として保存する方法について説明します。 また、さまざまなテンプレート ファイルとその共有方法についても説明します。 さらに、Access に付属するアプリケーション パーツについても詳しく説明します。

この記事の内容

概要

場合によっては、一から作業を始めたくないことがあります。 データベースを適切に設計するために長時間かかる場合は、設計を再利用するなどして、データベース設計を最大限に活用することがあります。 また、他のユーザーが既に作成した設計を活用することもあります。 Access には、データベース設計を再利用するための方法が主に 3 つ用意されています。

  • データベーステンプレート   は、新しいデータベースの作成に使用できるファイル (ファイルの種類 * .accdt) です。 一般的に、テンプレートから作成されたデータベースはすぐに使用できますが、特定のニーズに合うようにカスタマイズすることもできます。 たとえば、資産管理 Web データベース テンプレートには、基本的な資産管理機能が用意されていますが、組織に関連した部署や予算の情報を追加すると、データベースを拡張することもできます。 Access には、さまざまなデータベース テンプレートが付属しており、これらは Access を起動したときに Backstage ビューで確認できます。

  • アプリケーションパーツ   は、データベーステンプレートと同じようなファイルですが、新しいデータベースの基礎として機能するのではなく、既存のデータベースにデザイン要素を追加するために使います。 たとえば、コメント アプリケーション パーツに用意されているテーブルは、日付/時刻フィールドなど、コメントが含まれるように設定されています。 一部のアプリケーション パーツで起動するウィザードは、アプリケーション パーツが既存のテーブルにどのように適合するかを定義するリレーションシップを作成するのに役立ちます。 Access にはさまざまなアプリケーション パーツが付属しており、[作成] タブで確認できます。

  • データ型テンプレート   は、新しいフィールドとフィールドの組み合わせを作成するために使用できるファイルです。 たとえば、開始日/終了日データ型テンプレートを使用して、日付/時刻の組み合わせのフィールドをワンクリックでテーブルに追加できます。 データ型テンプレートでは、データベース テンプレートとアプリケーション パーツとは別のファイルの種類 (*.accft) が使用されます。 Access にはさまざまなデータ型テンプレートが付属しており、データシート ビューでテーブルを開いているときに [フィールド] タブで確認できます。

データベースのデザイン要素を保存および共有して再利用する

データベーステンプレートまたはアプリケーションパーツを作成する   [ファイル] タブのコマンドを使用して、データベースを * .accdt ファイルとして保存します。 (手順については、「データベースデザイン要素を保存して再利用する」を参照してください)。 その後、テンプレートを使用して新しいデータベースを作成したり、アプリケーションパーツの場合は既存のデータベースにその機能を追加したりできます。

作成するデータベーステンプレートとアプリケーションパーツは、既定で、ローミングアプリケーションデータテンプレートフォルダー (C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ など) に格納されます。 このフォルダーにテンプレート ファイルを保存すると、データベース テンプレートまたはアプリケーション パーツとして使用できるようになります。 同様に、このフォルダーのテンプレート ファイルをコピーして、他のユーザーに渡して独自に使用してもらうこともできます。

注: 通常どおり、サード パーティのファイルを使用する際は注意してください。

データ型テンプレートを作成する   [フィールド] タブのコマンドを使用して、テーブルのフィールドの選択範囲を *. ft ft ファイルとして保存します。 (手順については、「データベースデザイン要素を保存して再利用する」を参照してください)。

作成したデータ型テンプレートは、既定で、ローミングアプリケーションデータテンプレートフォルダー (C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ など) に格納されます。 このフォルダーにデータ型テンプレート ファイルを保存すると、新しいフィールドのデータ型として使用できるようになります。 同様に、このフォルダーのテンプレート ファイルをコピーして、他のユーザーに渡して独自に使用してもらうこともできます。

注: 通常どおり、サード パーティのファイルを使用する際は注意してください。

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データベースをデータベース テンプレートまたはアプリケーション パーツ (*.accdt) として保存する

Backstage ビューの [保存して発行] タブのコマンドを使用して、データベースをデータベース テンプレートまたはアプリケーション パーツとして保存します。

  1. [ファイル] タブの [保存して発行] をクリックします。

  2. [データベースに名前を付けて保存] の [テンプレート] をクリックします。

  3. [このデータベースから新しいテンプレートを作成] ダイアログ ボックスで、次のフィールドを指定します。

    • Name   必ず指定します。 テンプレートまたはアプリケーションパーツを識別するテキストを入力します。 Access では、この名前はテンプレートまたはアプリケーションパーツの横に表示されます。

    • 説明   テンプレートまたはアプリケーションパーツの内容または目的を説明するテキストを入力します。 これは、テンプレートまたはアプリケーションパーツのヒントに表示されます。

    • カテゴリ   リボンのユーザーテンプレートでアプリケーションパーツを表示するには、[ユーザーテンプレート] を選択します (既定)。 カテゴリを入力して追加することもできます。その後、そのカテゴリに、このカテゴリと将来のアプリケーションパーツを割り当てることができます。 新しいカテゴリがリボンに表示されます。

    • アイコン   テンプレートまたはアプリケーションパーツに表示するアイコンを指定します。 アプリケーションパーツの場合、このアイコンはリボンのアプリケーションパーツギャラリーに表示されます。

    • プレビュー   Backstage ビューでテンプレートに表示するためのより大きなイメージを指定します。 テンプレートを参照する際に、このイメージがこのテンプレートの目印になります。

    • 主テーブル   アプリケーションパーツのプライマリテーブルとなるテーブルを指定します。 この表は、既定では、パーツが追加されたデータベース内の他のテーブルにアプリケーションパーツを関連付けるために使われます。 ユーザーがアプリケーションパーツを使用すると、Access によってウィザードが開始され、リレーションシップの作成に役立ちます。 既定ではプライマリテーブルが使用されますが、ウィザードの実行時に別のテーブルを選ぶことができます。

    • インスタンス化フォーム   このテンプレートを使ったデータベースが最初に開かれたときに既定で開くフォームを指定します。 既定では、このフォームは一度だけ開きます。 フォームには、開いたときに実行されるコードを含めることができますが、コードが存在すると、セキュリティ警告が生成されます。

    • アプリケーションパーツ   このチェックボックスをオンにすると、データベースがアプリケーションパーツとして保存されます。 データベーステンプレートとしてデータベースを保存するには、このチェックボックスをオフにします。

      注: このチェック ボックスは、主テーブルの値を指定する前にオンにする必要があります。

    • テンプレートにデータを含める   データベース内のデータをテンプレートの一部として保存するには、このチェックボックスをオンにします。 テンプレートから新しいデータベースを作成すると、このデータが含まれます。

  4. [OK] をクリックして、テンプレートを保存します。 既定では、テンプレートは C:\ユーザー\<現在のユーザー>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ に保存されます。

フィールドをデータ型テンプレート (*.accft) として保存する

データ型テンプレートを作成するには、フィールドまたはフィールドの組み合わせを選択し、リボンのコマンドを使用してテンプレートとして保存します。 開始する前に、フィールドが適切に設定されていることを確認します。これは、データ型テンプレートの一部として保持するプロパティを設定するためです。 たとえば、"ユーロ" データ型のテンプレートを作成する場合は、通貨フィールドを作成し、その書式を [ユーロ] に設定することができます。

  1. テンプレートとして保存するフィールドが含まれているテーブルを開きます。

  2. 再利用のために保存するフィールドを選択します。

  3. [フィールド] タブの [追加と削除] グループで [その他のフィールド] をクリックし、[選択したフィールドを新しいデータ型として保存] をクリックします。

  4. [フィールドから新しいデータ型を作成] ダイアログ ボックスで、次の項目を指定します。

    • Name   必ず指定します。 データ型テンプレートを識別し、[その他のフィールド] リストからフィールドを選択すると、使用可能なフィールドの一覧に表示されます。

    • 説明   データ型テンプレートの内容または目的を説明するテキストを入力します。 これは、[その他のフィールド] リストの [データ型] テンプレートの上にマウスポインターを置くと表示されるヒントに表示されます。

    • カテゴリ   [その他のフィールド] リストで、データ型テンプレートの一覧を表示するカテゴリを選びます。 既定では、カテゴリはユーザー定義型です。

    • インスタンス化フォーム   必要に応じて、データ型テンプレートを初めて使用するときに既定で開くフォームを指定します。

  5. [OK] をクリックして、データ型テンプレートを保存します。

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サード パーティのデータベース設計を再利用する

.accdt ファイルのコピーをコンピューター上の適切なフォルダーに保存すると、サード パーティのデータベース テンプレートやアプリケーション パーツをリボンで使用できるようになります。

  1. テンプレート ファイルを取得します (.accdt または .accft というファイル拡張子が付いています)。

  2. このファイルのコピーを <システム ルート>\ユーザー\<現在のユーザー>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ に保存します。

    • <システム ルート> は、Windows をインストールしたルート フォルダーになります (通常は C:\)。

    • <現在のユーザー> は、Windows にログインする際に使用したユーザー名になります。

      注: フォルダーがまだ存在しない場合は、作成してください。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • データベース テンプレートを使用するには、[ファイル] タブの [新規作成] をクリックし、[マイ テンプレート] をクリックします。必要なテンプレートをクリックし、[作成] をクリックします。

    • アプリケーション パーツを使用するには、パーツを追加するデータベースを開き、[作成] タブの [アプリケーション パーツ] をクリックして、必要なパーツをクリックします。

    • データ型テンプレートを使用するには、フィールドを作成するテーブルを開き、[フィールド] タブの [追加と削除] グループで [その他のフィールド] をクリックし、必要なデータ型テンプレートをクリックします。

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