データベースのデザインについて

データベースを適切にデザインすると、データベースを簡単に管理することができます。データをテーブルに保存する場合、各テーブルには、得意先などの 1 つの主題に関するデータのみを保存するようにします。その結果、1 つの場所で住所などの特定のデータを更新するだけで、変更内容が自動的にデータベース全体に反映されます。

適切にデザインされたデータベースには、通常、必要な情報を表示するさまざまな種類のクエリがあります。クエリを実行すると、佐賀県にあるすべての得意先などのデータのサブセット、または得意先情報と組み合わせた受注情報など、異なるテーブルのデータの組み合わせを表示することができます。

A query with fields from two tables

ボタンの画像  このクエリを実行すると、4 月に締切日を迎える佐賀県にある得意先の受注コード、得意先名、都道府県、および締切日の情報を取得することができます。

データベースから取得する結果、つまり、使用するフォームやデータ アクセス ページ、および印刷するレポートからは、データベースのテーブルを構成する方法に関する手掛かりを得られないことがあります。フォーム、レポート、データ アクセス ページは、テーブルではなくクエリを基にしていることが多いためです。

Access を使用して、実際にテーブル、クエリ、フォーム、およびその他のオブジェクトを作成する前に、まず、紙にデザインの原案をまとめ、調整することをお勧めします。また、デザインしようとしているデータベースによく似た、適切なデザインのデータベースを参考にしたり、ノースウィンド データベースのデータ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウを開いて、デザインを参考にすることもできます。

データベースをデザインする場合、次の基本的な手順に従ってください。

データベースの目的を決めます。

データベースをデザインする場合、まず、データベースの目的と使用方法を決めます。

  • データベースのユーザーと相談します。データベースを使って何をするかについて検討してください。

  • データベースを使って作成するレポートの原案を作成します。

  • 現在データの記録に使用しているフォームを収集します。

データベースの目的が決まると、データベースに必要な情報の一覧ができます。その一覧から、データベースに保存する必要がある情報や各情報が属する主題を決めることができます。これらの情報はデータベースのフィールド (列) に対応し、情報が属する主題はテーブルに対応します。

データベースに必要なフィールドを決めます。

各フィールドは、特定の主題に関する情報です。たとえば、得意先の会社名、住所、都道府県名、電話番号などの情報を保存する必要があるとします。この場合、これらの情報ごとに異なるフィールドを作成する必要があります。必要なフィールドを決める場合、次のデザインの方針に従ってください。

  • 必要な情報がすべて含まれるように設定します。

  • 最小の論理単位で情報を保存します。たとえば、社員の氏名を [名前] フィールドと [姓] フィールドに分けると、[姓] でデータを簡単に並べ替えることができます。

  • 複数の項目で構成されるデータのフィールドを作成しないようにします。たとえば、[仕入先] テーブルに [商品] フィールドを作成し、仕入先から受け取る各商品をカンマで区切って入力するようにすると、特定の商品を提供する仕入先のみを検索するのが困難になります。

  • 派生したデータ、またはデータ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式の結果のような計算されたデータを含めないようにします。たとえば、[単価] フィールドと [数量] フィールドがある場合、2 つのフィールドの値の積となる別のフィールドを作成しないでください。

  • 複数のよく似たフィールドを作成しないようにします。たとえば、[仕入先] テーブルに [商品 1]、[商品 2]、[商品 3] というフィールドを作成すると、特定の商品を提供するすべての仕入先の検索が困難になります。また、仕入先が提供する商品が 4 つ以上になった場合、データベースのデザインの変更が必要になります。[仕入先] テーブルではなく [商品] テーブルに商品に関するフィールドを作成する場合、商品のフィールドは 1 つだけにする必要があります。

データベースに必要なテーブルを決めます。

各テーブルには、1 つの主題に関する情報のみを含めるようにします。フィールドの一覧を作成すると、必要なテーブルの手掛かりが得られます。たとえば、[入社日] フィールドの主題は社員なので、このフィールドは [社員] テーブルに属します。[得意先] テーブル、[商品] テーブル、[受注] テーブルなどを作成することができます。

各フィールドが属するテーブルを決めます。

各フィールドが属するテーブルを決める場合、次のデザインの方針に従ってください。

  • フィールドを 1 つのテーブルのみに追加します。

  • テーブルの複数のレコードに同じ情報が表示される場合、テーブルにフィールドを追加しないようにします。テーブルのフィールドに多数の重複する情報が含まれる場合、そのフィールドは適切なテーブルに作成されていない可能性があります。

    たとえば、[受注] テーブルに得意先の住所を含むフィールドを作成した場合、得意先から複数の受注がある場合があるので、複数のレコードで同じ情報が繰り返される可能性があります。しかし、[得意先] テーブルに住所フィールドを作成すると、一度しか表示されません。この点で、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベースのテーブルは、スプレッドシートなどの単層ファイル データベースのテーブルとは異なります。

    各情報が一度しか保存されていない場合、1 つの場所で更新することができるので、効率的です。また、重複するデータに異なる情報が含まれる可能性もなくなります。

各レコードの固有の値を持つフィールドを識別します。

たとえば、ある得意先の情報とその得意先から受けたすべての注文を結合するなど、Access で個別のテーブルに保存された情報を結合するために使うフィールドを識別します。データベースの各テーブルには、テーブルの各レコードを固有に識別できるフィールドを 1 つまたは 1 組含める必要があります。このようなフィールドをデータ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーと呼びます。

テーブル間のリレーションシップを決めます。

複数のテーブルに情報を分割し、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーとして使うフィールドを決めた後は、関連付けられた情報を Access で再度結合する手段が必要になります。そのためには、Access データベースのテーブル間のデータ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップを定義します。

ノースウィンド データベースなどの適切にデザインされた既存のデータベースのリレーションシップを参照すると便利です。

デザインを調整します。

テーブル、フィールド、およびデータ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップを作成した後はデザインを再検討し、データベースに問題のある箇所が残っていないかどうかを調べます。この時点でのデザインの変更は、テーブルにデータを入力した後で変更するよりも簡単です。

テーブルを作成してテーブル間のリレーションシップを設定し、テーブルに十分なサンプル データを入力すると、デザインをテストできます。データベースのリレーションシップをテストするには、クエリを作成して期待どおりの結果が得られるかどうかを確認します。フォームおよびレポートを大まかに作成し、期待どおりにデータが表示されるかどうかを確認してください。不必要なデータの重複が見つかった場合は削除します。問題がある場合はデザインを調整します。

データを入力し、ほかのデータベース オブジェクトを作成します。

デザインの方針に合ったテーブルの構造であることが確認できた場合は、テーブルに既存のデータをすべて追加します。その後、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップクエリ、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップクエリフォーム、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップクエリフォームレポート、データ アクセス ページ、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップクエリフォームレポートマクロ、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップクエリフォームレポートマクロモジュールなどのデータベース オブジェクトを作成することができます。

Access の解析ツールを使ってデータベースを解析します。

Access には、データ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベースのデザインを調整する際に便利な 2 つのツールがあります。

  • テーブル正規化ウィザードを使用すると、1 つずつテーブルのデザインを解析し、必要に応じて新しいテーブルの構造とデータ アクセス ページリレーションシップ ウィンドウ式Microsoft Access データベース主キーリレーションシップを提案し、適切な場合は、テーブルを複数の新しい関連テーブルに分割することができます。

  • パフォーマンス最適化ツールでは、データベース全体が解析され、データベースの機能を向上するための推奨事項や提案事項が作成されます。このウィザードでは、提案事項や推奨事項を実行することもできます。

Access でのデータベースのデザインの詳細については、サポート技術情報の記事「Access におけるデータベース設計に関する情報の参照先」を参照してください。

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