データベースにレコードを追加する

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この記事では、 Accessデータベースにデータを入力する方法について説明し、さまざまなデータ入力のプロセスを理解できます。Access で複数のデータの入力方式を使用する方法についても説明します。

この記事の内容

基本的なレコードを追加する方法

データシート ビューでテーブルに直接レコードを追加します。

フォームを使用してレコードを追加します。

ルックアップ フィールドでアイテムを編集します。

長さ 0 の文字列を入力します。

レコードを追加するには、インポートする、またはデータへのリンク

データの入力時の内容を保存する方法

基本的なレコードを追加する方法

Access データベースで正確かつ迅速にデータを入力するには、データベースの動作方法については、いくつかの基本的な概念を理解するのに役立ちます。次のセクション内の情報は、データを入力する方法を制御する基本的な構造とデザイン原則について説明します。

データベース設計がデータの入力に与える影響

Access データベースは、Microsoft Word 文書または PowerPoint のスライド デッキと同じようにファイルではありません。Access データベース オブジェクトのコレクションは、代わりに、: テーブル、フォーム、レポート、クエリ、およびなど、正常に機能するデータベースの共同作業をする必要があります。

さらに、それらのオブジェクトは、一連の設計の基本原則に従う必要があります。 またはデータベースは正しく動作しないまたは完全に失敗します。でき、それらのデザインの方針では、データを入力する方法に影響します。データベース オブジェクトは、以下の点に注意してくださいや設計を行う際に便利です。

  • 1 つまたは複数のテーブル内のすべてのデータが保存されます。使用するテーブルの数は、デザインと、データベースの複雑さによって異なります。フォーム、レポートでデータを表示することがありますまたは Access でのみテーブル内のデータとデータベース内の他のオブジェクトの保存、クエリによって返される結果では、2 つのテーブルの一番上に構築されます。

  • 各テーブルには、データの種類を 1 つだけを受け入れる必要があります。たとえば、[ビジネス用連絡先情報のテーブルは売上情報を含めないようにします。場合は、正しい情報を見つける困難不可能になることができます。

  • 一般的に、各テーブルのフィールドのデータの種類を 1 つだけを受け入れます。たとえば、数値型に設定されたフィールドにノートを保存することはできません。このようなフィールドにテキストを入力すると、エラー メッセージが表示されます。ただし、ハード、高速なルールはできません。たとえば、郵便番号) などの番号を保存するには、短いテキスト データ型に設定されたフィールドには、アクセスが 1 に考慮されるため、そのデータの計算を行うことはできませんのテキスト。

  • いくつかの例外処理] で、レコードのフィールド 1 つだけの値を使用します。たとえば、住所フィールドの 1 つ以上のアドレスを入力することができますされません。これは、既定では、データの種類を制限するには、そのセルを設定していないセルを 1 つの名前、住所、画像の任意の数を入力することができる Microsoft Excel とは異なりします。

    ただし、短いテキスト (テキスト) または長いテキスト (メモ) のデータ型に設定されたフィールドのアイテムの区切り記号付きのリストを入力できます。また、 Accessには、複数値を持つフィールドと呼ばれる機能が用意されています。複数のデータを 1 つのレコードに添付して、複数値を使用するリストを作成するのには、複数値を持つフィールドを使用します。たとえば、データベースのレコードに Microsoft PowerPoint のスライド デッキと画像の任意の数を添付できます。名前のリストを作成し、必要に応じてそれらの名前の数だけを選択できます。複数値を持つフィールドの使用は、アクセスする、特殊な非表示のテーブルで、データを保存して"バック グラウンドで"のルールが適用されるためする 1 つのテーブルのフィールドを 1 つ以上のレコードを保存することができますが、実際には、データベースのデザインのルールを解除するかもしれません。

  • 以前のバージョンの Access (2007) の前に、設計し、データを入力する前に、1 つ以上のテーブルを作成する必要があります。テーブルに追加するフィールドを決定する必要し、各フィールドのデータ型を設定する必要があります。Accessの新しいバージョンは、[今すぐ空のテーブルを開くし、データの入力を開始できます。Access には、入力した内容に基づいてフィールドのデータ型が推測されます。

詳細情報

このセクションの情報は、データベースのデザイン、テーブルのデザイン、および複数値を持つフィールドと呼ばれる機能にタッチします。

次のリンクでは、それらの項目について説明している記事へ移動します。

  • データベース設計の基本

    この記事では、データベースのデータ、および正規化のデザインなどの基本的な概念について説明、プロセス関連テーブルにデータを分割して、冗長なデータを除去します。

  • テーブルを作成する

    この記事では、テーブルを作成する、主キー (各行または各テーブルにレコードを一意に識別するフィールド) を追加する方法とデータ型とテーブルのプロパティを設定する方法について説明します。

  • データベースのレコードにファイルやグラフィックスを添付する

    この記事では、添付ファイル フィールドに 1 つ以上のデータを添付する方法について説明します。

  • 複数の値を格納するリストを使用する

    この記事では、1 つ以上の値を格納する] チェック ボックスの一覧とチェック ボックス付きドロップダウン リストを使用する方法について説明します。

データを入力する方法に及ぼす影響データ型

データベースのテーブルをデザインする際に、プロセスをより正確なデータを入力することにより、そのテーブルの各フィールドのデータ型を選択します。たとえば、空のテーブルを開いてし、売り上げ高のセットを入力します。[フィールドの数値データ型が設定されます。他のユーザーは、そのフィールドにテキストを入力すると、エラーが表示されますがメッセージし、そのユーザーが変更されたレコードを保存できない: データを保護することができます。

データ型を表示する方法を確認します。

ナビゲーション ウィンドウで、次のいずれかの操作を行います。

  • データシート ビューでテーブルを開きます、調査テーブルをダブルクリックします。[フィールド] タブの [書式設定] グループで、データ型] ボックスの値を確認します。メモは、Access 2007 を使用している場合は、[データシート] タブの [データ型と書式設定] で、このリストが表示されます。値に変更するさまざまなフィールド、テーブル内にカーソルを置きます。次の図では、リストが表示されます。

    [データ型] ボックスの一覧

  • 調査し、[デザイン ビュー] をクリックするテーブルを右クリックします。

    デザイン グリッドで、テーブルが表示し、グリッドの上部のセクションは、各テーブルのフィールドの名前およびデータ型を示しています。この図は、一般的なテーブルをデザイン グリッドで示します。

    デザイン ビュー内のフィールド

各テーブルのフィールドに設定されているデータ型のフィールドにデータの種類が許可されている制御の最初のレベルを提供します。場合によっては、必要なすべてのデータを入力するには、長いテキスト フィールドを使用する場合などです。それ以外の場合、オート ナンバー型フィールドを使用する場合、データの入力など、フィールドの設定できなくなりますすべての情報を入力します。次の表は、データ型をAccessを提供して、データの入力がどのように影響について説明します。

データ型

データ入力の効果

短いテキスト

Access 2013、種類が短いテキストに名前が変更されたテキストのデータの先頭に注意してください。

短いテキスト フィールドでは、テキストか数字を含む区切りの項目のリストを入力します。テキスト フィールドの数を減らして文字より長いテキスト フィールドには、0 ~ 255 文字です。場合によっては、短いテキスト フィールドのデータを計算を実行する変換関数を使用できます。

長いテキスト

Access 2013、種類が長いテキストに名前が変更されたメモ データの先頭に注意してください。

この種類のフィールドには、大量のテキストと数値のデータを入力できます。また、データベース デザイナー フィールドのリッチ テキストの書式設定をサポートする場合、通常、Word などの word 処理プログラムで検索した種類の書式設定を適用できます。たとえば、特定の文字にしたり、テキストに異なるフォントとフォント サイズを適用でき、太字や斜体にしたり、ようにできます。データにハイパー テキスト マークアップ言語 (HTML) のノート シールを追加することもできます。

さらに、長いテキスト フィールドには、追加のみと呼ばれるプロパティが設定されています。そのプロパティを有効にしたときに、長いテキスト フィールドに新しいデータを追加することができますが、既存のデータを変更することはできません。案件履歴データベースが変更されない永続的なレコードを保持する必要がありますなどのアプリケーションで使用するための機能が想定しています。長いテキスト フィールドの追加のみプロパティが有効になっている、既定では、カーソルを置くと、フィールド内のテキストが表示されなくなります。テキストに書式設定、またはその他の変更を適用することはできません。

短いテキスト フィールドと同様に、長いテキスト フィールドのデータに対して変換関数を実行することもできます。

数値

この種類のフィールドに数値だけを入力することができ、数値フィールドの値を計算を行うことができます。

大きい数値

大量のデータ型は、Office 365 サブスクリプションのバージョンの Access でのみ利用可能なに注意してください。

この種類のフィールドに数値だけを入力することができ、多数のフィールドの値の計算を行うことができます。

日付/時刻

この種類のフィールドには、日付と時刻のみを入力できます。方法、データベース フィールドの設定、によってこれらの条件が発生する可能性があります。

  • データベース デザイナーでは、定型入力のフィールド (一連のフィールドを選択するときに表示される文字がリテラルおよびプレース ホルダー) に設定されている場合は、スペースと、定型入力を提供する形式でデータを入力する必要があります。たとえば、mmm_dd_yyyy を表示する場合は、所定の場所に Oct 11 2017年を入力してください。完全な月の名前、または 2 桁の年の値を入力することはできません。

  • デザイナーでは、日付または時刻を入力する方法を制御する定型入力を作成しなかった場合は、任意の有効な日付または時刻の形式を使用して値を入力できます。11 月 2017年を入力するなど、10/11/17、2017 年 10 月 11日などです。

  • データベース デザイナーは、フィールドに表示形式を適用することがあります。その場合は、定型入力が存在しない場合は、ほぼ形式] で、値を入力することができますが、表示形式に従う日付が表示されます。たとえば、2017/10/11 を入力することができますが、11-Oct-2017 としての値が表示されるように表示形式を設定することがあります。

通貨

この種類のフィールドに通貨値だけを入力できます。また、通貨記号を手動で入力する必要はありません。既定では、Windows の地域設定で指定された通貨記号 (¥、£、$、およびなど) が適用されます。必要な場合は、別の通貨を反映するには、この通貨記号を変更できます。

オートナンバー型

このフィールドの種類のデータをいつでも変更または入力ことはできません。Access では、テーブルに新しいレコードを追加したときに、オート ナンバー型フィールドの値が増加します。

集計

集計データ型は、Access 2010 でのアクセスを先頭に追加された注意してください。

このフィールドの種類のデータをいつでも変更または入力ことはできません。このフィールドの結果は、定義した式によって決定されます。追加またはテーブルに新しいレコードを編集するたびに、計算フィールドの値が更新されます。

Yes/No

このデータ型に設定されているフィールドをクリックすると、チェック ボックスまたはによっては、フィールドの書式を設定する方法、ドロップダウン リストが表示されます。一覧を表示するには、[フィールドの書式を設定する場合は、リストから、もう一度のフィールドに適用された書式に応じてはいまたはなしTrueまたはFalse、またはまたは [オフを選択できます。リスト内の値を入力するか、フォームやテーブルから直接、リスト内の値を変更することはできません。

OLE オブジェクト型

別のプログラムで作成されたファイルからデータを表示するには、この種類のフィールドを使用します。たとえば、OLE オブジェクト フィールドには、テキスト ファイル、Excel のグラフ、または PowerPoint のスライド デッキを表示できます。

添付ファイルは、その他のプログラムからのデータを表示する高速化、簡単により柔軟な方法を提供します。詳細については、次の表の後で、添付ファイルのエントリを参照してください。

ハイパーリンク

この種類のフィールドにデータを入力することができ、Web アドレスに自動的にします。たとえば、] フィールドに値を入力する場合は、Access で文字列を囲みますhttp://www 。your_text.comします。有効な Web アドレスを入力する場合は、リンクが有効です。それ以外の場合、リンクは、エラー メッセージになります。また、既存のハイパーリンクを編集することは難しいため、ハイパーリンク フィールドにマウスをクリックすると、ブラウザーを起動し、リンクに指定されているサイトに移動します。ハイパーリンク フィールドを編集するには] タブの [または方向キーを使用して、[ハイパーリンク] フィールドにフォーカスを移動や、編集できるようにするのには、F2 キーを押します隣接するフィールドを選択します。

添付ファイル

この種類のフィールドにその他のプログラムからデータを割り当てることができますが、入力するか、それ以外の場合、テキストまたは数値データを入力することはできません。

添付ファイル フィールドを使用する方法の詳細については、「ファイルを添付して、データベースのレコードにグラフィック」を参照してください。

ルックアップ ウィザード

ルックアップ ウィザードは、データ型ではできません。2 種類のドロップダウン リストを作成するのには、ウィザードを使用する代わりに、: リストとルックアップ フィールドの値します。値リストは、ルックアップ ウィザードを使用するときに手動で入力したアイテムの区切り記号付きのリストを使用します。これらの値を他のデータや、データベース内のオブジェクトの独立したことはできます。

一方、ルックアップ フィールドでは、クエリを使用して、他のテーブルまたは SharePoint を実行しているサーバーなどの別の場所に、データベース内の 1 つ以上のデータを取得します。ルックアップ フィールドでは、ドロップダウン リスト内のデータが表示されます。既定では、ルックアップ ウィザードは、数値データ型をテーブルのフィールドを設定します。

テーブルに直接およびフォームやレポートで、ルックアップ フィールドを使用することができます。コンボ ボックスと呼ばれるリスト コントロールの種類に既定では、ルックアップ フィールドの値が表示される、ドロップダウンの矢印のあるリスト: 空のルックアップ リスト します。設定方法によって、データベース デザイナーは、ルックアップ フィールドとコンボ ボックス、リスト内のアイテムを編集し、リストにアイテムを追加できます。そのため、データベース デザイナーは、ルックアップ フィールドのプロパティを設定する必要があります (プロパティが一覧に制限と呼ばれます、デザイナーは無効にする)。

ルックアップ リスト内の値を直接編集することができない場合を追加または定義済みの値のリストで、ルックアップ フィールドのソースとして使用するテーブルのデータを変更する必要があります。これを行う方法の詳細については、この記事の後半でルックアップ フィールドのアイテムの編集] を参照してください。

最後に、ルックアップ フィールドを作成するとオプションで設定できます複数の値をサポートするようにします。これを行うには、結果の一覧は、リストの各項目の横にあるチェック ボックスを表示し、選択したり、必要に応じて、アイテムの数をオフにします。この図は、標準的な複数値リストを示します。

チェック ボックス一覧

複数値を持つルックアップ フィールドを作成して、結果リストの使用については、「複数の値を格納するリストを使用して複数値を持つフィールドの概要」を参照してください。

注: 添付ファイル、計算、大量のデータ型は、.mdb ファイル形式で使用できません。

データを入力する方法に及ぼす影響テーブル フィールドのプロパティ

複数のフィールドのプロパティはデータベースとデータ型を特定のフィールドに入力することができますかを制御するための構造を制御するデザインの方針のほか、Access データベースにデータを入力する方法をも影響します。

テーブルのフィールドのプロパティを表示します。

Access には、テーブルのフィールドのプロパティを表示する 2 つの方法が用意されています。[データシート] タブのコントロールを使用するか、デザイン ビューでテーブルを開くことができます。次の手順では、両方の方法を使用する方法を説明します。

[データシート] タブでテーブルのプロパティを表示

  1. ナビゲーション ウィンドウで使用するテーブルをダブルクリックします。

  2. [フィールド] タブをクリックし、書式設定] グループでコントロールを使用して、各テーブルのフィールドのプロパティを表示します。メモは、Access 2007 を使用している場合は、[データシート] タブの [データ型と書式設定] で、このリストが表示されます。

デザイン ビューでテーブルのプロパティを表示します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、ショートカット メニューの [デザイン ビュー ボタン イメージ ] をクリックし、目的のテーブルを右クリックします。

    Access では、デザイン グリッドでテーブルを開きます。

  2. グリッドの下の部分でが選択されていない場合は、 [全般] タブをクリックします。

    または

    ルックアップ フィールドのプロパティを表示するには、[ルックアップ] タブをクリックします。

    ルックアップ フィールドは、クエリを使用して、データベース内の 1 つまたは複数のテーブルから値を取得するテーブルのフィールドです。既定では、ルックアップ フィールドには、リストのフォームで、これらの値が表示されます。データベース デザイナーは、ルックアップ フィールドの設定方法、に応じて、リストから 1 つまたは複数のアイテムを選択します。

次の表は、データの入力に最大の影響するプロパティを表示し、データの入力がどのように影響を説明します。

プロパティ

テーブル デザイン グリッド内の場所

使用可能な値

データを入力するときの動作

フィールド サイズ

[全般] タブ

0 ~ 255

文字数の制限は、テキスト データ型に設定されているフィールドにのみ適用されます。指定された文字数より多くの入力を開こうとすると、フィールドをカットしてにします。

必須

[全般] タブ

Yes/No

有効な場合、このプロパティによって強制] フィールドに値を入力し、アクセスできる必要なフィールドを完了するまで、新しいデータを保存します。オフにすると、フィールドは、null 値フィールドが空白のままを承諾します。

注: Null 値がゼロの値と同じではできません。ゼロは数字と、"null"が表示されない、未定義の値、または不明な値です。

ゼロの長さの文字列を許可します。

[全般] タブ

Yes/No

長さ 0 の文字列を入力するには、有効にしたときに、文字が含まれていません。長さ 0 の文字列を作成するには、フィールドには、二重引用符のペアを入力する ("")。

Indexed

[全般] タブ

Yes/No

テーブルのフィールドのインデックスを作成するときにアクセスできなくなります重複する値を追加します。1 つ以上のフィールドからインデックスを作成することもできます。これを行う場合は、両方のフィールドではなく、1 つのフィールドに値を複製することができます。

定型入力

[全般] タブ

定義済みまたはカスタム リテラルおよびプレース ホルダーの文字セット

定型入力を強制的にすると、定義済み書式でデータを入力します。定型入力テーブルまたはフォーム上のコントロールでフィールドを選択するときに表示されます。たとえば、日付フィールドをクリックして、この文字のセットを参照してください: MMM-DD-YYYY します。定型入力です。4 桁の数字として、OCT などの 3 文字の略語としての値を月と年の値を入力する必要はに対する OCT-15-2017 の例。

注: 定型入力にのみデータを入力する方法を制御し、いないストアにアクセスする方法や、そのデータを表示する注意します。

作成して、定型入力の使用の詳細については、「定型入力の制御データの入力形式」を参照してください。Access の格納方法と日付/時刻データを表示する方法の詳細については、「日付または時刻の値を入力する」を参照してください。

リストの制限

[ルックアップ] タブ

Yes/No

ルックアップ フィールドのアイテムへの変更を無効に切り替えます。Access の新しいユーザーは、ルックアップ フィールド内のアイテムを手動で変更することもありますみてください。アクセスできない場合は、フィールド内のアイテムを変更する、このプロパティが [はい] に設定します。場合は、リスト値リストを編集するには) または (ルックアップ フィールドを編集するには) 場合は、リストのソース データを含むテーブルを開く必要がありますこのプロパティが有効になっている場合、リスト内のアイテムを変更する必要がある値を変更します。詳細については、ルックアップ フィールドを使用して、この記事の後半でルックアップ フィールドのアイテムの編集] を参照してください。

値リストの編集の許可

[ルックアップ] タブ

Yes/No

有効または値のリストではなくルックアップ フィールドのリスト項目の編集] コマンドが無効にします。ルックアップ フィールドには、そのコマンドを有効にするには、"リスト項目編集フォーム"プロパティに有効なフォームの名前を入力します。値リストの編集を許可する] コマンドは、リスト ボックスまたはコンボ ボックス コントロールを右クリックして開いたショートカット メニューが表示されます。コマンドを実行するときに、リスト アイテムの編集] ダイアログ ボックスが表示されます。代わりに、"リスト項目編集フォーム"プロパティにフォームの名前を指定すると、そのフォーム] ダイアログ ボックスを表示するのではなくが開始されます。

注: ボックスの一覧から [リスト項目の編集] コマンドを実行して、コンボ ボックス コントロールを選択し、フォーム、フォーム上に置かれたテーブルやクエリの結果内にあるコンボ ボックス コントロールから次のように設定します。 します。フォームをデザイン ビューまたは [参照] ビューで開くことがあります。テーブルとクエリの結果セットは、データシート ビューで開いてである必要があります。

リスト項目編集フォーム

[ルックアップ] タブ

データ入力フォームの名前

テーブル プロパティの値として使うデータ入力フォームの名前を入力すると、ユーザーのリスト項目の編集] コマンドの実行時に、そのフォームが開きます。それ以外の場合、ユーザーは、コマンドを実行すると、リスト アイテムの編集] ダイアログ ボックスが表示されます。

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データシート ビューでテーブルに直接レコードを追加します。

データシート ビューで開いているテーブルを Excel ワークシートのようなと入力するか、1 つまたは複数のフィールドにデータを貼り付ける: ワークシートのセルと同じようです。

以下の点に注意してください。

  • 明示的にデータを保存する必要はありません。アクセスは、同じ行で、新しいフィールドにカーソルを移動するときに、または別の行にカーソルを移動すると、テーブルに変更をコミットします。

  • 既定では、Access データベース内のフィールドが、特定の種類の文字列または数値などのデータを受け入れるように設定します。フィールドを受け入れるように設定されているデータの種類を入力する必要があります。ない場合は、エラー メッセージが表示されます。

    無効な値のエラー メッセージ

  • フィールドには、適用された定型入力があります。定型入力は、特定の形式でデータを入力するための文字がリテラルおよびプレース ホルダーのセットです。

    定型入力の詳細については、「定型入力の制御データの入力形式」を参照してください。

  • 添付ファイルと複数値を持つリスト、を除き、多くのフィールドで 1 つのレコードを入力できます。フィールドが [添付ファイルを受け入れるかどうかがわからない場合は、フィールドのプロパティを確認できます。これを行うには、テーブルのフィールドのプロパティを表示する] で前述の手順を参照してください。各リスト アイテムの横にあるチェック ボックスが表示されたために常に、複数値を持つリストを識別できます。

テーブルにデータを入力します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで使用するテーブルをダブルクリックします。

    既定では、アクセスがデータシート ビューでテーブルを開き、Excel ワークシートのようなグリッド線に合わせるします。

  2. クリックしてまたはそれ以外の場合、使用する最初のフィールドにフォーカスを移動し、データを入力します。

  3. 同じ行に次のフィールドに移動するには、TAB キーを押して、右または左方向キーを使用または次のフィールドのセルをクリックします。

    既定で] タブの [を押すと、左または右にカーソルが移動するかどうかを決定するのに Windows の地域設定が使用されます。コンピューターは、左から右に表示する言語を使用している場合、カーソルは、TAB キーを押したときの右に移動します。コンピューターでは、右から左に表示する言語を使用する場合は、左に、カーソルが移動します。

    列内の次のセルに移動するには、[を使用して下方向キー、または目的のセルをクリックします。

リッチ テキストは、長いテキスト (メモ) フィールドのデータに書式を適用します。

  1. テーブルをデータシート ビューで開き、長いテキスト フィールドを選択します。Access 2007 またはメモ型フィールドには、Access 2010 を使用している場合。

    一般的に、長いテキスト フィールドにはコメントまたは「コメント」という名前のフィールドを確認できるように、ノートまたは「ノート」というします。長いテキスト フィールドが見つからない場合は、テーブルのフィールドのプロパティを表示する] で前述の手順を参照してください。

  2. [ホーム] タブの [フォント] グループで、使用ボタンやメニューのテキストの書式を設定します。

    Access の [フォント] グループで使用できるコマンド

    さまざまなフォントとサイズを適用する、太字や斜体、色を変更して、できます。

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フォームを使用してレコードを追加します。

データ入力フォームには、データを入力する簡単、迅速かつ正確な方法を提供できます。通常、一度に 1 つ以上のテーブルにデータを入力する必要がある場合は、フォームを作成します。また、(トレーニング コストを削減するステップ) を使用するデータベースを簡単にして、ユーザーが正確なデータを入力できるようにするには、いくつかのテーブルのフィールドを非表示にする場合は、フォームを作成します。

フォームを使用してデータを編集する方法は、フォームのデザインによって異なります。フォーム コントロール、リスト、テキスト ボックス、ボタン、およびデータシートなどの任意の数を含めることができます: グリッドを Excel ワークシートのようになります。でき、フォーム上のコントロールの各からデータを読み取るか、基になるテーブルのフィールドにデータを書き込みます。特定のコントロールで行うには、基になるテーブルのフィールド プロパティが設定されている、すべてを設定しているデータ型、およびデータベース デザイナーは、各コントロールの設定、いくつかのプロパティをかによって決まります。データ型とフィールド プロパティの影響データ入力の詳細については、前述のセクションで、テーブル フィールドのプロパティがデータを入力する方法に及ぼす影響、およびデータ型のデータを入力する方法に及ぼす影響を参照してください。

次に、最も一般的なデータ入力コントロールを使用する方法について説明します。特定のデータベースについて質問がある場合は、システム管理者またはデータベースのデザイナーに問い合わせてください。

追加またはテキスト ボックス内のテキストを編集します。

追加またはテキスト ボックス内のテキストを編集する場合に短いテキストまたは長いテキスト フィールドのデータを操作します。操作を行う際、長いテキスト フィールド (または、長いテキスト フィールドにバインド コントロール) を設定できますを覚えてリッチ テキスト形式をサポートして、テキストにし、さまざまなフォント、サイズ、スタイル、および色を適用することができます。

テキスト ボックス内のテキストを編集します。

  • テキスト ボックスにカーソルを置き、データを変更します。短いテキスト"または"長いテキスト フィールドに数値で計算を実行できないことにご注意ください。

リッチ テキストの書式を適用します。

注: テキスト ボックスは、長いテキスト (メモ) フィールドにバインドされている場合にのみ、この手順を実行できます。テーブルのフィールドのプロパティを表示する] で前述の手順を参照してください。

  1. フォームまたはレイアウト ビュー、またはテーブルをデータシート ビューで開きで開いているフォーム、長いテキスト (メモ) フィールドを選択します。

  2. [ホーム] タブの [フォント] グループで、使用ボタンやメニューのテキストの書式を設定します。

    Access の [フォント] グループで使用できるコマンド

    さまざまなフォントとサイズを適用する、太字や斜体、色を変更して、できます。

リストを使用してデータを入力します。

フォームでは、リストを使用して、テーブルおよびクエリの結果をデータシート ビューで開いて設定-Excel ワークシートのようなグリッド線に合わせるします。

フォームのリストを使用するときに、コンボ ボックス コントロールまたはリスト ボックス コントロールが表示されます。次の図は、コンボ ボックスし、リスト ボックスのコントロールをそれぞれします。

空のルックアップ リスト

フォーム上の基本リスト ボックス コントロール

テーブルまたはクエリの結果セットのリストを使用すると、既定でコンボ ボックスが使用されます。

さらに、リストは、複数の値をサポートすることができます。リストの各項目の横にあるチェック ボックスの一覧が表示されたら、そのリストで 100 個のアイテムを選択します。プログラミングせずに作成できる複数値を持つリストは、一般的なビジネス上の問題を解決できます。たとえば、カスタマー サポートの問題を追跡する Access データベースを使用するとします。問題に複数の人を割り当てる必要がある場合は、複数値を持つリストを使用することができます。次の図は、一般的な複数値を持つリストを表示します。

開いた状態のチェック ボックス ドロップダウン リスト   チェック ボックス一覧

リスト内のアイテムを編集することもできます。か、データベース デザイナーで、コマンドを使用する場合は、追加に変更、およびリストから直接リスト アイテムを削除します。ただし、データベースの設計者は、すべてのデータベースを利用できないことがありますので、コマンドを無効にする選択できます。

次のセクションでは、使用してリストを編集する方法について説明します。

ドロップダウン リストからアイテムを選択します。

  1. フォーム、テーブル、またはリストを含むクエリの結果セットを開きます。

    注: フォーム ビューまたはレイアウト ビューでフォームを開く必要があります。テーブルを開く必要があり、クエリの結果をデータシート ビューで設定します。

  2. リストの横にある下矢印をクリックし、必要な項目を選択します。

  3. データベースには、選択をコミットするには、別のフィールドにカーソルを移動します。

ボックスの一覧から項目を選択します。

  1. リストを含むフォームを開きます。

  2. リスト ボックス内の項目の一覧をスクロールし、目的のアイテムを選択します。

  3. データベースには、選択をコミットするには、別のフィールドにカーソルを移動します。

チェック ボックス付きドロップダウン リストからアイテムを選択します。

  1. フォーム、テーブル、またはリストを含むクエリの結果セットを開きます。

    注: フォームやテーブルやクエリの結果セットのチェック ボックスのドロップダウン リストを使用することができます。これを行うには、フォーム] ビューまたは [参照] ビューでフォームを開く必要がありますテーブルを開く必要があり、データシート ビューでクエリの結果を設定します。

  2. リストの横にある下向き矢印をクリックします。

  3. 最大 100 個のチェック ボックスをオンにし、[ OK] をクリックします。

チェック ボックスの一覧から項目を選択します。

  1. リストを含むフォームを開きます。

    注: フォーム ビューでフォームを開くか、ビューの参照が必要です。

  2. リストの横にある下向き矢印をクリックします。

  3. 最大 100 個までのチェック ボックスをオンにし、[ OK] をクリックします。

リスト内のアイテムを編集します。

注: あらゆる種類のフォーム、テーブル、またはクエリの結果セット内のリストを編集することができます。注意するフォーム] ビューまたは [参照] ビューでフォームを開く必要がありますとテーブルを開く必要がありますしてデータシート ビューでクエリの結果セットください。また、そのデータベース デザイナーまたは IT 部門このコマンドが無効にすることが、可能であるいないすべてのためにご注意ください。

  1. フォーム、テーブル、またはリストを含むクエリの結果セットを開きます。

  2. を編集するリストを右クリックし、[リスト項目の編集] をクリックします。

    ダイアログ ボックス、またはデータ入力フォームが表示されます。画面が表示される場合は、編集するリストの種類によって異なります。アクセスが 2 つの基本的な種類のリストを使用して、値のリストとルックアップ リスト。値リストを手動で入力して、ルックアップ リストは、1 つまたは複数のテーブルからのデータを取得するクエリを使用してアイテムのセットを表示します。次のいずれかを実行します。

    • 値リストを編集している場合は、リストのデータを編集するため、リスト アイテムの編集] ダイアログ ボックスを使用しが完了したら、[ OK ] をクリックします。

    • ルックアップ リストを編集している場合は、データ入力フォームが表示されます。リスト データを編集するのにには、そのフォームを使用します。

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ルックアップ フィールドでアイテムを編集します。

ルックアップ フィールドには、1 つまたは複数のアイテムを選択するユーザーが使用できるデータの一覧が表示されます。ルックアップ リストの 2 つの種類を作成することができます。

  • 値のリスト   ハードコーディングされた一式手動で入力した値にはが含まれます。ルックアップ フィールドの"値集合ソース"プロパティの値が存在します。

  • ルックアップ リスト   これらは、クエリを使用して、別のテーブルから値を取得します。フィールドの [値集合ソース] プロパティには、ハードコーディングされた値のリストではなくクエリが含まれています。

既定が表示されますルックアップ データ] ボックスで、リスト ボックス コントロールを指定することができます。ドロップ ダウン リストが開き、リストが表示され、選択した後を閉じます。リスト ボックスを開いたまま常にします。

リスト アイテムの編集] コマンドを実行するか、"値集合ソース"プロパティまたはソース テーブルに直接データを編集することができます。[リスト項目の編集] コマンドを使用する方法の詳細については、前述のリストを使用してデータを入力] を参照してください。このセクションの手順では、"値集合ソース"プロパティまたはソース テーブルに直接アイテムを編集する方法について説明します。プロセスは、さまざまな、いくつかの手順に従います。

  • ルックアップ フィールドを特定します。テーブルを含むフォームを操作するときに少し異なる手順に従います。

  • ルックアップ フィールドの種類を特定するには、値のリストまたはルックアップ リストします。ルックアップ リストを使用している場合は、ルックアップ フィールドのデータを提供するソース テーブルを特定します。

  • 値リストの項目を編集します。

    または

    ルックアップ リストのソース テーブルを開き、そのテーブルのデータを編集します。

フォームのルックアップ フィールドを特定します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでは、フォームを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

    または

    フォームが既に開いている場合は、[フォーム] タブを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー ] をクリックすることができます。

    または

    [ホーム] タブの [表示] のビュー ] ボタンを使用可能なビューを切り替える] をクリックします。または、ビュー] の下の矢印をクリックして、メニューから [使用できるビューのいずれかを選択します。

    Access のリボンの画像

  2. リスト ボックスまたはコンボ ボックス コントロールを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。

  3. プロパティ シートで、[すべて] タブをクリックし、[値集合タイプ値集合ソースのプロパティを確認します。値のリストまたはテーブル/クエリ] のいずれか、[値集合タイプ] プロパティを含めるかし、"値集合ソース"プロパティは、クエリ、またはセミコロンで区切ってアイテムのリストを含める必要があります。必要に応じて、アイテムまたはクエリの一覧を確認できるように、プロパティ シートを拡大します。

    通常、値リストは、この基本的な書式を使用: "アイテム「;」アイテム「;」アイテム"

    この例では、リストには、二重引用符で囲まれ、セミコロンで区切って、アイテムのセットがします。

    選択クエリは、この基本的な書式を使用:選択 [では]. [<] から [では]します。

    この例では、クエリには、2 つの句 (選択と差出人) が含まれています。最初の句は、テーブルまたはクエリおよびそのテーブルまたはクエリのフィールドを参照します。2 番目の句は、テーブルまたはクエリのみを指します。ここでは、重要な点に注意してください: SELECT 句のないテーブルまたはクエリの名前を含むをお勧めしており、少なくとも 1 つのフィールドの名前が含まれている必要があります。ただし、from 句は、テーブルまたはクエリを参照する必要があります。したがって、見つかることが常に元のテーブルまたはソース クエリ ルックアップ フィールドの FROM 句を閲覧しています。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • 値リストを使用している場合は、リスト内のアイテムを編集します。各アイテムを二重引用符で囲むし、各アイテムをセミコロンで区切りますを確認します。

    • ルックアップ リストで、クエリは、ナビゲーション ウィンドウで、別のクエリを参照している場合は、2 番目のクエリをデザイン ビューで開きます (クエリを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックして)。クエリ デザイナーの上部に表示されているテーブルの名前をメモし、次の手順に進みます。

      または

      ルックアップ フィールドのクエリでは、表を参照する場合、テーブルの名前をメモし、次の手順に移動します。

  5. データシート ビューで開くナビゲーション ウィンドウでテーブルをダブルクリックし、[必要に応じて、リスト アイテムを編集します。

テーブルからルックアップ フィールドを特定します。

  1. ナビゲーション ウィンドウでは、テーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. データ型] 列で、クエリ デザイン グリッドの上部のセクションでをクリックするか、それ以外の場合、テキストにフォーカスを移動番号] や [はい/いいえフィールド。

  3. テーブル デザイン グリッドの下部で [ルックアップ] タブをクリックし、[し、 [値集合タイプ値集合ソースのプロパティを確認します。

    [値集合タイプ] プロパティには、値のリストまたはテーブル/クエリを読む必要があります。"値集合ソース"プロパティには、クエリまたは値リストのいずれかを含める必要があります。

    値リストは、この基本的な書式を使用: "アイテム「;」アイテム「;」アイテム"

    この例では、リストには、二重引用符で囲まれ、セミコロンで区切って、アイテムのセットがします。

    選択クエリが通常は、この基本的な書式を使用:選択 [では]. [<] から [では]します。

    この例では、クエリには、2 つの句 (選択と差出人) が含まれています。最初の句は、テーブルまたはクエリおよびそのテーブルまたはクエリのフィールドを参照します。2 番目の句は、テーブルまたはクエリのみを指します。ここでは、重要な点に注意してください: SELECT 句のないテーブルまたはクエリの名前を含むをお勧めしており、少なくとも 1 つのフィールドの名前が含まれている必要があります。ただし、from 句は、テーブルまたはクエリを参照する必要があります。したがって、見つかることが常に元のテーブルまたはソース クエリ ルックアップ フィールドの FROM 句を閲覧しています。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • 値リストを使用している場合は、リスト内のアイテムを編集します。各アイテムを二重引用符で囲むし、各アイテムをセミコロンで区切りますを確認します。

    • ルックアップ フィールドで、クエリは、ナビゲーション ウィンドウで、別のクエリを参照している場合は、2 番目のクエリをデザイン ビューで開きます (クエリを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックして)。クエリ デザイナーの上部に表示されているテーブルの名前をメモし、次の手順に進みます。

      または

      ルックアップ フィールドのクエリでは、表を参照する場合、テーブルの名前をメモし、次の手順に移動します。

  5. データシート ビューで開くナビゲーション ウィンドウでテーブルをダブルクリックし、[必要に応じて、リスト アイテムを編集します。

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長さ 0 の文字列を入力します。

Access では、2 種類の空白の値を区別することができます: Null 値と長さ 0 の文字列。Null 値は、未知の値を指定し、長さ 0 の文字列は、スペースを含むフィールドを指定します。たとえば、顧客データのテーブルがあるし、そのテーブルに fax 番号のフィールドが含まれているとします。空白にしておきますフィールドには、顧客の fax 番号のことを確認していない場合はします。その場合は、フィールドを空白のままにして、null 値を値が不明であることを入力します。後で顧客を fax 機器がないことを判断した場合は、フィールドに値がないことを示す長さ 0 の文字列を入力できます。

注: フィールドが null 値を使用するを防ぐためのプロパティを設定することができますにご注意ください。プロパティの設定の詳細については、この記事のデータ型のデータを入力する方法に及ぼす影響、それ以前のバージョンを参照してください。

  1. データシート ビューまたはフォーム ビューまたは [参照] ビューでフォームにテーブルを開きます。

  2. 、必要なフィールドを選択し、その間にスペースを二重引用符 2 つの入力 ("")。

  3. データベースに変更をコミットする別のレコードにカーソルを移動します。既定では、引用符は表示されません。

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レコードを追加するには、インポートする、またはデータへのリンク

インポートしたり、他の Access データベース、Excel ブック、テキスト ファイル、Word 文書では、Microsoft SharePoint サービスを実行しているサーバー上のリストなどのデータ ソースのさまざまな内にあるデータにリンクできます。

この記事の対象外がインポートして、これらのデータ ソースへのリンクにする方法について説明します。これらのリンクをインポートして、データへのリンクについての情報を移動します。

データの入力時の内容を保存する方法

Access には、さまざまなデータの入力の処理が高速にする方法が用意されています。次のセクションの手順では、フォームのフィールドとリストの既定値を設定する方法とデータを並べ替えるときは、値を再利用するショートカット キーを使用する方法について説明します。

フィールドまたはコントロールに既定値を設定します。

多数のレコードが同じ国/地域、市区町村など、特定のフィールドの値を共有している場合は、そのフィールドにバインドされたコントロールの既定値を設定して時間を節約することができます。フォームを開くまたは新しいレコードを作成する場合に既定値、そのコントロールに既定で表示されます。

コントロールの既定値を設定する

  1. デザイン ビューでフォームを開きます。

  2. 使用して、[プロパティ] をクリックするコントロールを右クリックします。

  3. [データ] タブには、目的の値に既定値] プロパティを設定します。

  4. 新しい既定値を設定するには、1 ~ 3 の手順を繰り返します。

別の値を指定します。

  • テキスト ボックス内の値、新しいデータを入力します。いつでも、既定値を上書きすることができます。

    または

  • リスト内の値の一覧から新しい値を選択します。

並べ替えを行うときに、値を再利用します。

レコード間を移動すると、同じ値を使用してレコードを分類する必要があります。繰り返すのショートカット キーを使用して時間を節約できます行うと、その分類の値。たとえば、製品の種類ごとに注文のリストを並べ替えるとします。最初のレコードでは、顧客がソフト飲み物を購入した受注で並べ替えるには、ソフト飲み物を入力します。次のレコードに移動するときにコピーし、その値の並べ替えを再利用することができます。

注: 次の手順では、フォーム ビューでフォームを開くことがあると仮定します。

  1. 前のレコードの対応するフィールドの値を再利用するフィールドに移動します。

  2. Ctrl キーを押しながら ' (アポストロフィ)。

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