データベースにレコードを追加する

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ここでは、 Accessデータベースにデータを入力する方法について説明し、さまざまなデータ入力のプロセスを理解するために必要な背景情報について説明します。Access で複数のデータの入力方式を使用する方法についても説明します。

この記事の内容

レコードを追加するための基礎知識

データシート ビューでテーブルに直接レコードを追加する

フォームを使用してレコードを追加する

ルックアップ フィールドの項目を編集する

長さ 0 の文字列 (空文字列) を入力する

データのインポートやリンクによってレコードを追加する

データ入力の時間を節約する方法

レコードを追加するための基礎知識

Access データベースにデータを正確かつ迅速に入力するには、データベースの動作に関する基本事項を理解することが重要です。ここでは、データの入力方法を制御する基本的な構造およびデザインの方針について説明します。

データベース デザインがデータ入力に及ぼす影響

Access データベースは、Microsoft Word 文書または PowerPoint のスライド デッキと同じようにファイルではありません。Access データベース オブジェクトのコレクションは、代わりに、: テーブル、フォーム、レポート、クエリ、およびなど、正常に機能するデータベースの共同作業をする必要があります。

さらに、このオブジェクトはデザインの方針に従う必要があり、従っていない場合は、データベースの性能が極端に悪くなるか動作しなくなる可能性があります。このデザインの方針によって、データの入力方法も決まります。データベース オブジェクトとデザインに関する上記の事柄を常に頭に入れておく必要があります。

  • Access では、1 つまたは複数のテーブルにすべてのデータが格納されます。使用するテーブルの数は、データベースのデザインと複雑さによって異なります。データを表示するのはフォーム、レポート、クエリの抽出結果などでも可能ですが、データを格納するのはテーブルに限られ、データベース内の他のオブジェクトはテーブルに基づいて構築されます。

  • 1 つのテーブルには同じ種類のデータだけを格納します。たとえば、勤務先の連絡先情報のテーブルには、売上情報が含まれないようにします。別の情報が含まれていると、正しい情報の検索が、不可能ではないとしても、困難になることがあります。

  • テーブルの各フィールドには、それぞれ同じ型のデータしか入力できません。たとえば、数値型に設定されたフィールドにメモを格納することはできません。そのようなフィールドにテキストを入力しようとすると、Access のエラー メッセージが表示されます。ただし、この規則は厳密なものではありません。たとえば、テキスト型に設定されたフィールドに数値 (郵便番号など) を入力することはできますが、このデータについて計算を行うことはできません。

  • いくつかの例外処理] で、レコードのフィールド 1 つだけの値を使用します。たとえば、住所フィールドの 1 つ以上のアドレスを入力することができますされません。これは、既定では、データの種類を制限するには、そのセルを設定していないセルを 1 つの名前、住所、画像の任意の数を入力することができる Microsoft Excel とは異なりします。

    ただし、テキストまたはメモ データ型に設定されたフィールドのアイテムの区切り記号付きのリストを入力できます。また、 Accessには、複数値を持つフィールドと呼ばれる機能が用意されています。複数のデータを 1 つのレコードに添付して、複数値を使用するリストを作成するのには、複数値を持つフィールドを使用します。たとえば、データベースのレコードに Microsoft PowerPoint のスライド デッキと画像の任意の数を添付できます。名前のリストを作成し、必要に応じてそれらの名前の数だけを選択できます。複数値を持つフィールドの使用は、アクセスする、特殊な非表示のテーブルで、データを保存して"バック グラウンドで"のルールが適用されるためする 1 つのテーブルのフィールドを 1 つ以上のレコードを保存することができますが、実際には、データベースのデザインのルールを解除するかもしれません。

  • 以前のバージョンの Access (2007) の前に、設計し、データを入力する前に、1 つ以上のテーブルを作成する必要があります。テーブルに追加するフィールドを決定する必要し、各フィールドのデータ型を設定する必要があります。Accessの新しいバージョンは、[今すぐ空のテーブルを開くし、データの入力を開始できます。Access には、入力した内容に基づいてフィールドのデータ型が推測されます。

詳細情報

このセクションの情報は、データベースのデザイン、テーブルのデザイン、および複数値を持つフィールドと呼ばれる機能にタッチします。

各項目の詳細については、該当する記事のリンクをクリックしてください。

データ型がデータの入力方法に及ぼす影響

データベース テーブルをデザインするとき、データ入力の精度を上げるために、そのテーブルの各フィールドのデータ型を選択します。たとえば、空白のテーブルを開いて、売上高を入力すると、そのフィールドのデータ型が数値であると自動的に推測されます。そのフィールドにテキストを入力しようとしても、エラー メッセージが表示され、変更したレコードも保存されないので、計算値を保護することができます。

データ型の表示方法

ナビゲーション ウィンドウで、次のいずれかの操作を行います。

  • データシート ビューでテーブルを開きます、調査テーブルをダブルクリックします。[フィールド] タブの [書式設定] グループで、データ型] ボックスの値を確認します。メモは、Access 2007 を使用している場合は、[データシート] タブの [データ型と書式設定] で、このリストが表示されます。値に変更するさまざまなフィールド、テーブル内にカーソルを置きます。次の図では、リストが表示されます。

    [データ型] ボックスの一覧

  • 調べるテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

    Access のデザイン グリッドでテーブルが開かれ、グリッドの上部セクションに各テーブル フィールドの名前とデータ型が表示されます。次の図は、デザイン グリッドの典型的なテーブルです。

    デザイン ビューのフィールド

各テーブルのフィールドに設定されているデータ型では、制御できるものとフィールドに入力することはできませんの最初のレベルを提供します。場合によっては、必要なすべてのデータを入力するにはメモ型フィールドを使用する場合などです。それ以外の場合、オート ナンバー型フィールドを使用する場合、データの入力など、フィールドの設定できなくなりますすべての情報を入力します。次の表は、データ型をAccessを提供して、データの入力がどのように影響について説明します。

データの種類

データ入力への影響

テキスト

テキスト フィールドでは、アイテムの区切り記号付きのリストを含む文字列または数値のいずれかの文字を入力します。テキスト フィールドには小さい数の文字をメモ型フィールドには、0 ~ 255 文字です。場合によっては、テキスト フィールドのデータを計算を実行する変換関数を使用することができます。Access 2013、種類が短いテキストに名前が変更されたテキストのデータの先頭に注意してください。

メモ

メモ型フィールドには大量のテキストと数値データを入力できます。また、データベース デザイナがフィールドのリッチ テキスト書式を有効にしている場合は、Word などのワードプロセッサに標準装備されている種類の書式を設定できます。たとえば、テキストの特定の文字のフォントやフォント サイズを変更したり、文字を太字や斜体にしたりすることができます。データにハイパーテキスト マークアップ言語 (HTML) のタグを追加することもできます。

さらに、メモ型フィールドには、追加のみと呼ばれるプロパティが設定されています。そのプロパティを有効にしたときに、メモ型フィールドに新しいデータを追加することができますが、既存のデータを変更することはできません。案件履歴データベースが変更されない永続的なレコードを保持する必要がありますなどのアプリケーションで使用するための機能が想定しています。メモ型フィールドの追加のみプロパティが有効になっている、既定では、カーソルを置くと、フィールド内のテキストが表示されなくなります。テキストに書式設定、またはその他の変更を適用することはできません。

Access 2013、種類が長いテキストに名前が変更されたメモ データの先頭に注意してください。

テキスト型フィールドと同様に、メモ型フィールドのデータに対して変換関数を実行することもできます。

数値

数値型フィールドには数値だけを入力でき、計算も実行できます。

大きい数値

この種類のフィールドに数値だけを入力することができ、多数のフィールドの値の計算を行うことができます。大量のデータ型は、Office 365 サブスクリプションのバージョンの Access でのみ利用可能なに注意してください。

日付/時刻

日付/時刻型フィールドには日付と時刻だけを入力できます。フィールドの設定により、次のような制限がある場合があります。

  • データベース デザイナーでは、定型入力のフィールド (一連のフィールドを選択するときに表示される文字がリテラルおよびプレース ホルダー) に設定されている場合は、スペースと、定型入力を提供する形式でデータを入力する必要があります。たとえば、mmm_dd_yyyy を表示する場合は、所定の場所に Oct 11 2017年を入力してください。完全な月の名前、または 2 桁の年の値を入力することはできません。

  • デザイナーでは、日付または時刻を入力する方法を制御する定型入力を作成しなかった場合は、任意の有効な日付または時刻の形式を使用して値を入力できます。11 月 2017年を入力するなど、10/11/17、2017 年 10 月 11日などです。

  • データベース デザイナーは、フィールドに表示形式を適用することがあります。その場合は、定型入力が存在しない場合は、ほぼ形式] で、値を入力することができますが、表示形式に従う日付が表示されます。たとえば、2017/10/11 を入力することができますが、11-Oct-2017 としての値が表示されるように表示形式を設定することがあります。

通貨

通貨型フィールドには通貨値だけを入力できます。通貨記号は手動で入力する必要はありません。既定では、Windows の地域の設定で指定されている通貨記号 (¥、£、$ など) が使用されます。

オートナンバー

オートナンバー型フィールドのデータは、どのような場合でも入力したり変更したりすることはできません。新しいレコードをテーブルに追加するたびに、オートナンバー型フィールドの値が自動的にインクリメントされます。

計算

入力または、このフィールドの種類のデータをいつでも変更できません。このフィールドの結果は、定義した式によって決定されます。追加またはテーブルに新しいレコードを編集するたびに、計算フィールドの値が更新されます。集計データ型は、Access 2010 でのアクセスを先頭に追加されたに注意してください。

Yes/No

Yes/No 型に設定されているフィールドをクリックすると、フィールドに指定した形式に合わせてチェック ボックスまたはドロップダウン リストのどちらかが表示されます。フィールドでリストが表示されるように設定した場合は、やはりフィールドに指定した形式に応じて、リストから Yes または NoTrue または FalseOn または Off を選択できます。リストに値を入力したり、フォームやテーブルから直接リストの値を変更したりすることはできません。

OLE オブジェクト

OLE オブジェクト型フィールドは、別のアプリケーションで作成されたファイルのデータを表示するときに使用します。たとえば、この型のフィールドには、テキスト ファイル、Excel のグラフや PowerPoint のスライド デッキを表示できます。

添付ファイルを使用すると、他のプログラムのデータをすばやく簡単に柔軟に表示できます。詳細については、この表の「添付ファイル型」を参照してください。

ハイパーリンク

この型のフィールドには、任意のデータを入力することができ、入力したデータは自動的に Web アドレスに変換されます。たとえば、このフィールドに値を入力すると、入力したテキストを囲むように、http://www.<入力したテキスト>.com」と表示されます。有効な Web アドレスを入力すると、リンクが機能します。それ以外の場合は、リンクをクリックするとエラー メッセージが表示されます。また、既存のハイパーリンクを編集するのは難しい場合があります。ハイパーリンク型フィールドをマウスでクリックすると、ブラウザーが起動して、リンクで指定されているサイトが表示されるためです。ハイパーリンク型フィールドを編集するには、隣接するフィールドを選択し、Tab キーや方向キーを使用してハイパーリンク型フィールドにフォーカスを移動してから、F2 キーを押して編集可能な状態にします。

添付ファイル

添付ファイル型フィールドには他のプログラムのデータを添付することができますが、テキスト データや数値データは入力できません。

添付ファイル型フィールドの使用方法については、「データベースのレコードにファイルやグラフィックスを添付する」を参照してください。

ルックアップ ウィザード

ルックアップ ウィザードはデータ型ではありません。このウィザードは、値リストとルックアップ フィールドの 2 種類のドロップダウン リストを作成するために使用します。ルックアップ ウィザードを使用する場合、値リストでは、手動で入力する区切り記号付きの項目リストを使用します。値リスト内の値は、データベース内の他のすべてのデータまたはオブジェクトに依存せずに設定できます。

一方、ルックアップ フィールドでは、クエリを使用して、他のテーブルまたは SharePoint を実行しているサーバーなどの別の場所に、データベース内の 1 つ以上のデータを取得します。ルックアップ フィールドでは、ドロップダウン リスト内のデータが表示されます。既定では、ルックアップ ウィザードは、数値データ型をテーブルのフィールドを設定します。

ルックアップ フィールドは、テーブルで直接編集できるだけでなく、フォームやレポートでも操作できます。既定では、ルックアップ フィールドの値はコンボ ボックス (ドロップダウン矢印のあるリスト) 空白のルックアップ リスト と呼ばれる種類のリスト コントロールに表示されます。データベース デザイナがルックアップ フィールドとコンボ ボックスに設定したプロパティに応じて、リストの項目を編集したり、リストに項目を追加したりすることができます。そのためには、データベース デザイナはルックアップ フィールドのプロパティを設定する必要があります (このプロパティは "入力チェック" と呼ばれるもので、デザイナはこれをオフにする必要があります)。

ルックアップ リスト内の値を直接編集することができない場合を追加または定義済みの値のリストで、ルックアップ フィールドのソースとして使用するテーブルのデータを変更する必要があります。これを行う方法の詳細については、この記事の後半でルックアップ フィールドのアイテムの編集] を参照してください。

また、ルックアップ フィールドを作成するときに、オプションで複数値を格納できるように設定できます。そうすることで、結果リストの各項目の先頭にチェック ボックスが表示され、必要な数の項目をオンまたはオフにすることができます。次の図は、複数値を持つリストの例です。

チェック ボックス一覧

複数値を持つルックアップ フィールドの作成および結果リストの使用については、「複数の値を格納するリストを使用する」および「複数値を持つフィールドの概要」を参照してください。

注: 添付ファイル、計算、大量のデータ型は、.mdb ファイル形式で使用できません。

テーブル フィールドのプロパティがデータの入力方法に及ぼす影響

デザインの方針がデータベースの構造を決定し、データ型がフィールドに入力可能な値を左右するのに加えて、フィールド プロパティも Access データベースへのデータの入力方法に影響を及ぼします。

テーブル フィールドのプロパティを表示する

Access には、テーブルのフィールドのプロパティを表示する 2 つの方法が用意されています。[データシート] タブのコントロールを使用するか、デザイン ビューでテーブルを開くことができます。次の手順では、両方の方法を使用する方法を説明します。

[データシート] タブでテーブル プロパティを表示する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、使用するテーブルをダブルクリックします。

  2. [フィールド] タブをクリックし、書式設定] グループでコントロールを使用して、各テーブルのフィールドのプロパティを表示します。メモは、Access 2007 を使用している場合は、[データシート] タブの [データ型と書式設定] で、このリストが表示されます。

デザイン ビューでプロパティを表示する

  1. ナビゲーション ウィンドウで目的のテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの ボタン イメージ (デザイン ビュー) をクリックします。

    デザイン グリッドにテーブルが表示されます。

  2. グリッドの下部にある [標準] タブが選択されていない場合はクリックします。

    または

    ルックアップ フィールドのプロパティを表示するには、[ルックアップ] タブをクリックします。

    ルックアップ フィールドは、クエリを使用してデータベースのテーブルから値を取得するテーブル フィールドです。既定では、取得された値はルックアップ フィールドにリスト形式で表示されます。データベース デザイナがルックアップ フィールドをどのように設定したかによって、そのリストから 1 つまたは複数の項目を選択できます。

次の表は、データ入力に強い影響力を持つプロパティの一覧で、それぞれデータ入力にどのような影響を与えるのかを示しています。

Property/プロパティ

テーブル デザイン グリッド内の場所

指定可能な値

データ入力時の動作

フィールドサイズ

[標準] タブ

0 ~ 255

文字数制限はテキスト型フィールドだけに適用されます。指定文字数を超えて入力しても、超えた分は切り捨てられます。

必須

[標準] タブ

Yes/No

このプロパティを有効にすると、フィールドへの値の入力が強制され、そのフィールドに値を入力するまで新しいデータを保存できなくなります。このプロパティを無効にすると、フィールドに Null 値を設定できます (フィールドを空白のままにしておくことができます)。

注: Null 値は 0 の値とは異なります。0 は数字ですが、"Null" は存在しないか、定義されていないか、または不明な値のことです。

空文字列の許可

[標準] タブ

Yes/No

このプロパティを有効にすると、長さ 0 の文字列 (空文字列) を入力できるようになります。長さ 0 の文字列を作成するには、フィールドに 1 対の二重引用符 ("") を入力します。

インデックス

[標準] タブ

Yes/No

テーブル フィールドにインデックスを設定すると、重複する値が追加されるのを防ぐことができます。複数のフィールドからインデックスを作成することもできます。この場合、1 つのフィールドに重複する値を入力できますが、両方のフィールドに重複する値を入力することはできません。

定型入力

[標準] タブ

リテラル文字およびプレースホルダー文字の定義済みセットまたはカスタム セット

定型入力を強制的にすると、定義済み書式でデータを入力します。定型入力テーブルまたはフォーム上のコントロールでフィールドを選択するときに表示されます。たとえば、日付フィールドをクリックして、この文字のセットを参照してください: MMM-DD-YYYY します。定型入力です。4 桁の数字として、OCT などの 3 文字の略語としての値を月と年の値を入力する必要はに対する OCT-15-2017 の例。

注: 定型入力が制御するのはデータの入力方法だけで、そのデータが Access でどのように格納および表示されるかには影響しません。

作成して、定型入力の使用の詳細については、「定型入力の制御データの入力形式」を参照してください。Access の格納方法と日付/時刻データを表示する方法の詳細については、「日付または時刻の値を入力する」を参照してください。

LimitToList/入力チェック

[ルックアップ] タブ

Yes/No

ルックアップ フィールドのアイテムへの変更を無効に切り替えます。Access の新しいユーザーは、ルックアップ フィールド内のアイテムを手動で変更することもありますみてください。アクセスできない場合は、フィールド内のアイテムを変更する、このプロパティが [はい] に設定します。リスト (値リストを編集する場合) または (ルックアップ フィールドを編集するには) 場合は、リストのソース データを含むテーブルを開く必要がありますこのプロパティが有効になっている場合、リスト内のアイテムを変更する必要がある値を変更します。詳細については、ルックアップ フィールドを使用して、この記事の後半でルックアップ フィールドのアイテムの編集] を参照してください。

Allow Value List Edits/値リストの編集の許可

[ルックアップ] タブ

Yes/No

ルックアップ フィールドではなく、値リストについて [リスト項目の編集] コマンドを有効または無効にします。ルックアップ フィールドについてこのコマンドを有効にするには、"ListItemsEditForm/リスト項目編集フォーム" プロパティに有効なフォーム名を入力します。[値リストの編集の許可] コマンドは、リスト ボックスやコンボ ボックスのコントロールを右クリックしたときに開くショートカット メニューに表示されます。このコマンドを実行すると、[リスト項目の編集] ダイアログ ボックスが表示されます。"ListItemsEditForm/リスト項目編集フォーム" プロパティでフォームの名前を指定している場合は、ダイアログ ボックスの代わりにそのフォームが表示されます。

注: [リスト項目の編集] コマンドは、フォームにあるリスト ボックスとコンボ ボックス コントロール、およびテーブルとクエリ結果セットにあるコンボ ボックス コントロールから実行できます。フォームはデザイン ビューまたはブラウズ ビューで開いておく必要があります。テーブルとクエリ結果セットはデータシート ビューで開いておく必要があります。

List Items Edit Form/リスト項目編集フォーム

[ルックアップ] タブ

データ入力フォームの名前

このテーブル プロパティの値としてデータ入力フォームの名前を設定した場合、ユーザーが [リスト項目の編集] コマンドを実行したときにそのフォームが開きます。フォーム名を設定していない場合は、ユーザーがコマンドを実行すると [リスト項目の編集] ダイアログ ボックスが表示されます。

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データシート ビューでテーブルに直接レコードを追加する

データシート ビューで開かれたテーブルは Excel ワークシートに似ていて、ワークシートのセルに相当する 1 つ以上のフィールドにデータを入力したり貼り付けたりすることができます。

このとき、以下の点に注意してください。

  • データを明示的に保存する必要はありません。同じ行の別のフィールドにカーソルを移動するか、カーソルを別の行に移動すると、変更内容が自動的にテーブルにコミットされます。

  • 既定では、Access データベースのフィールドは、テキストや数値など、特定のデータ型の値だけを受け入れるように設定されています。フィールドには、指定されたデータ型の値を入力する必要があります。違うデータ型の値を入力すると、エラー メッセージが表示されます。

    無効な値のエラー メッセージ

  • フィールドには、定型入力が適用されている場合があります。定型入力は、リテラル文字列とプレースホルダー文字列を組み合わせたもので、入力データの形式を指定するために使用します。

    定型入力の詳細については、「定型入力の制御データの入力形式」を参照してください。

  • 添付ファイルと複数値を持つリストという例外はありますが、ほとんどのフィールドには、レコードを 1 つずつしか入力できません。フィールドが添付ファイルを受け入れるかどうか不明な場合は、フィールドのプロパティを確認できます。フィールドのプロパティを確認する手順については、この記事の「テーブル フィールドのプロパティを表示する」を参照してください。複数値を持つリストの場合は、各リスト項目の先頭にチェック ボックスが表示されているので、簡単に見分けることができます。

テーブルにデータを入力する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、使用するテーブルをダブルクリックします。

    既定では、データシート ビュー (Excel ワークシートに似たグリッド) でテーブルが開かれます。

  2. 使用する最初のフィールドをクリックして (フォーカスを置いて)、データを入力します。

  3. 同じ行の次のフィールドに移動するには、Tab キーを押すか、右または左方向キーを使用するか、または次のフィールドのセルをクリックします。

    Tab キーを押したときにカーソルが移動する方向 (左または右) は、既定では Windows の地域の設定に従って決定されます。左から右に表示する言語が使用されているコンピューターでは、Tab キーを押すとカーソルが右方向に移動します。右から左に表示する言語が使用されているコンピューターでは、カーソルが左方向に移動します。

    同じ列の次のセルに移動するには、上または下方向キーを使用するか、移動先のセルをクリックします。

リッチ テキストは、長いテキスト (メモ) フィールドのデータに書式を適用します。

  1. テーブルをデータシート ビューで開き、長いテキスト フィールドを選択します。Access 2007 またはメモ型フィールドには、Access 2010 を使用している場合。

    一般的に、長いテキスト フィールドにはコメントまたは「コメント」という名前のフィールドを確認できるように、ノートまたは「ノート」というします。長いテキスト フィールドが見つからない場合は、テーブルのフィールドのプロパティを表示する] で前述の手順を参照してください。

  2. [ホーム] タブの [フォント] にあるボタンおよびメニューを使用してテキストの書式を設定します。

    Access のリボンの画像

    別のフォントやサイズを適用したり、太字や斜体にしたり、色を変えたりすることができます。

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フォームを使用してレコードを追加する

データ入力フォームを使用すると、簡単にすばやく、より正確にデータを入力することができます。通常、複数のテーブルに同時にデータを入力する必要がある場合にフォームを作成します。また、テーブルの一部のフィールドを非表示にする場合、教育コストを下げるためにデータベースを使いやすくする場合、またはユーザーがデータを正確に入力できるようにサポートする場合にも、フォームを作成します。

フォームを使用してデータを編集する方法は、フォームのデザインにより異なります。フォームには、リスト、テキスト ボックス、ボタン、データシート (Excel のワークシートのようなグリッド) など、任意の数のコントロールを含めることができます。次に、フォーム上の各コントロールによって、基となるテーブル フィールドとの間でデータが読み書きされます。コントロールを使用してできる作業は、基になるテーブル フィールドのデータ型セット、そのフィールドに設定されているプロパティ、およびデザイン時に各コントロールに設定された複数のプロパティにより異なります。データ型およびフィールド プロパティがデータ入力に及ぼす影響の詳細については、前述の「データ型がデータの入力方法に及ぼす影響」と「テーブル フィールドのプロパティがデータの入力方法に及ぼす影響」を参照してください。

最も一般的なデータ入力コントロールについて以下に説明します。自分が使用しているデータベースに関して疑問のある場合は、システム管理者またはデータベース デザイナに相談してください。

テキスト ボックスにテキストを追加するまたはテキスト ボックスのテキストを編集する

追加またはテキスト ボックス内のテキストを編集する場合にテキストまたはテキスト (メモ型) フィールドくらいの期間内のデータを操作します。操作を行う際、長いテキスト フィールド (または、長いテキスト フィールドにバインド コントロール) を設定できますを覚えてリッチ テキスト形式をサポートして、テキストにし、さまざまなフォント、サイズ、スタイル、および色を適用することができます。

テキスト ボックスのテキストを編集する

  • テキスト ボックスにカーソルを置き、データを変更します。テキストまたは長いテキスト (メモ) の数値で計算を実行できないことに注意してください。 フィールド。

リッチ テキスト書式を適用する

注: テキスト ボックスは、長いテキスト (メモ) フィールドにバインドされている場合にのみ、この手順を実行できます。テーブルのフィールドのプロパティを表示する] で前述の手順を参照してください。

  1. フォームまたはレイアウト ビュー、またはテーブルをデータシート ビューで開きで開いているフォーム、長いテキスト (メモ) フィールドを選択します。

  2. [ホーム] タブの [フォント] にあるボタンおよびメニューを使用してテキストの書式を設定します。

    Access のリボンの画像

    別のフォントやサイズを適用したり、太字や斜体にしたり、色を変えたりすることができます。

リストを使用してデータを入力する

フォーム、およびデータシート ビュー (Excel ワークシートに似たグリッド) で開かれたテーブルやクエリの結果セットでは、リストを使用できます。

リストをフォームで使用する場合、コンボ ボックス コントロールやリスト ボックス コントロールが表示されます。次の図は、それぞれコンボ ボックスとリスト ボックスのコントロールを示します。

空白のルックアップ リスト

フォームの基本的なリスト コントロール

リストをテーブルやクエリの結果セットで使用する場合は、既定でコンボ ボックスが使用されます。

さらに、リストは、複数の値をサポートすることができます。リストの各項目の横にあるチェック ボックスの一覧が表示されたら、そのリストで 100 個のアイテムを選択します。プログラミングせずに作成できる複数値を持つリストは、一般的なビジネス上の問題を解決できます。たとえば、カスタマー サポートの問題を追跡する Access データベースを使用するとします。問題に複数の人を割り当てる必要がある場合は、複数値を持つリストを使用することができます。次の図は、一般的な複数値を持つリストを表示します。

開いた状態のチェック ボックス付きドロップダウン リスト   チェック ボックス一覧

リストの項目を編集することもできます。データベース デザイナがコマンドを有効にすると、リスト項目の追加、変更、および削除をリストで直接行うことができるようになります。ただし、データベース デザイナにはコマンドを無効にするという選択もあるので、この機能をどのデータベースでも利用できるわけではありません。

次のセクションの手順では、リストを使用および編集する方法について説明します。

ドロップダウン リストから項目を選択する

  1. リストが含まれるフォーム、テーブル、またはクエリの結果セットを開きます。

    注: フォームはフォーム ビューかレイアウト ビューで、テーブルやクエリの結果セットはデータシート ビューで開く必要があります。

  2. リストの右側にある下矢印をクリックして、目的の項目を選択します。

  3. 選択内容をデータベースにコミットするには、カーソルを別のフィールドに移動します。

リスト ボックスから項目を選択する

  1. リストが含まれるフォームを開きます。

  2. リスト ボックスの項目の一覧を下にスクロールし、目的の項目を選択します。

  3. 選択内容をデータベースにコミットするには、カーソルを別のフィールドに移動します。

チェック ボックス付きドロップダウン リストから項目を選択する

  1. リストが含まれるフォーム、テーブル、またはクエリの結果セットを開きます。

    注: チェック ボックス付きドロップダウン リストは、フォーム、テーブル、およびクエリの結果セットで使用できます。そのためには、フォームはフォーム ビューかブラウズ ビューで、テーブルやクエリの結果セットはデータシート ビューで開く必要があります。

  2. リストの右側にある下矢印をクリックします。

  3. 最大 100 個までのチェック ボックスをオンにして、[OK] をクリックします。

チェック ボックス リストから項目を選択する

  1. リストが含まれるフォームを開きます。

    注: フォームはフォーム ビューかブラウズ ビューで開く必要があります。

  2. リストの右側にある下矢印をクリックします。

  3. 最大 100 個までのチェック ボックスをオンにして、[OK] をクリックします。

リストの項目を編集する

注: フォーム、テーブル、またはクエリの結果セットでは、どの種類のリストでも編集できます。ただし、そのためには、フォームはフォーム ビューかブラウズ ビューで、テーブルやクエリの結果セットはデータシート ビューで開く必要があります。また、このコマンドはデータベース デザイナや IT 部門が無効にする場合もあるので、常に利用できるとは限りません。

  1. リストが含まれるフォーム、テーブル、またはクエリの結果セットを開きます。

  2. 編集するリストを右クリックして、[リスト項目の編集] をクリックします。

    ダイアログ ボックスまたはデータ入力フォームが表示されます。表示される画面は、編集対象のリストの種類によって異なります。Access には、値リストとルックアップ リストという 2 種類の基本リストがあります。値リストには手動で入力した項目のセットを表示することができ、ルックアップ リストではクエリを使用して 1 つ以上のテーブルからデータを取得できます。次のいずれかの操作を行います。

    • 値リストを編集している場合は、[リスト項目の編集] ダイアログ ボックスを使用してリスト データを編集し、それが終わったら [OK] をクリックします。

    • ルックアップ リストを編集している場合は、データ入力フォームが表示されます。そのフォームを使用してリスト データを編集します。

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ルックアップ フィールドの項目を編集する

ルックアップ フィールドには、ユーザーが項目を選択するのに使用できるデータのリストが表示されます。2 種類のルックアップ リストを作成できます。

  • 値リスト    手動で入力した値のハードコード セットが含まれます。これらの値は、ルックアップ フィールドの [値集合ソース] プロパティにあります。

  • ルックアップ リスト    クエリを使用して、別のテーブルから値を取得します。フィールドの [値集合ソース] プロパティには、値のハードコード リストではなくクエリが含まれます。

既定では、ルックアップ データはドロップダウン リストに表示されますが、リスト ボックス コントロールも指定できます。ドロップダウン リストの場合は、開いたときにリストが表示され、項目を選択すると閉じられます。それに対して、リスト ボックスは常に開いたままになっています。

リスト アイテムの編集] コマンドを実行するか、"値集合ソース"プロパティまたはソース テーブルに直接データを編集することができます。[リスト項目の編集] コマンドを使用する方法の詳細については、前述のリストを使用してデータを入力] を参照してください。このセクションの手順では、"値集合ソース"プロパティまたはソース テーブルに直接アイテムを編集する方法について説明します。プロセスは、さまざまな、いくつかの手順に従います。

  • ルックアップ フィールドを特定します。フォームを使用するときは、テーブルの場合とやや異なる手順に従います。

  • ルックアップ フィールドの種類 (値リストまたはルックアップ リスト) を特定します。ルックアップ リストを使用している場合は、ルックアップ フィールドにデータを提供するソース テーブルを特定します。

  • 値リストの項目を編集します。

    または

    ルックアップ リストのソース テーブルを開いて、そのテーブルのデータを編集します。

フォームからルックアップ フィールドを特定する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、フォームを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

    または

    既にフォームを開いている場合は、フォーム タブを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    または

    [ホーム] タブの [表示] で [表示] ボタンをクリックし、使用可能なビューを切り替えます。または、[表示] の下にある矢印をクリックして、メニューから使用可能なビューのいずれかを選択することもできます。

    Access のリボンの画像

  2. リスト ボックスまたはコンボ ボックスのコントロールを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。

  3. プロパティ シートの [すべて] タブをクリックし、"Row Source Type/値集合タイプ" プロパティおよび "Row Source/値集合ソース" プロパティを探します。"Row Source Type/値集合タイプ" プロパティには、[値リスト] または [テーブル/クエリ] のいずれかが含まれ、"Row Source/値集合ソース" プロパティには、セミコロン (;) で区切られた項目のリストまたはクエリが含まれています。項目のリストまたはクエリが確認できるように、必要に応じてプロパティ シートを拡大します。

    通常、値リストには、"<項目>";"<項目>";"<項目>" という基本的な構文が使用されます。

    この場合、リストは二重引用符 (") で囲まれてセミコロン (;) で区切られた項目のセットになります。

    選択クエリには、SELECT [<テーブル名またはクエリ名>].[<フィールド名>] FROM [<テーブル名またはクエリ名>] という基本的な構文が使用されます。

    この場合は、クエリに 2 つの句 (SELECT および FROM) が含まれています。1 番目の句は、テーブルまたはクエリと、そのテーブルかクエリのフィールドを参照します。2 番目の句は、テーブルまたはクエリだけを参照します。ここで重要な点は、SELECT 句には、フィールド名が必ず含まれますが、テーブルやクエリの名前は含まれない場合があるということです。ただし、FROM 句は必ずテーブルかクエリを参照します。このため、FROM 句を調べることで、ルックアップ フィールドのソース テーブルやソース クエリが常に見つかるというわけです。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • 値リストを使用している場合は、リストの項目を編集します。各項目は二重引用符で囲み、それぞれセミコロンで区切るようにしてください。

    • ルックアップ リストのクエリが別のクエリを参照している場合は、ナビゲーション ウィンドウを使用して、そのクエリをデザイン ビューで開きます (クエリを右クリックして [デザイン ビュー] をクリックします)。クエリのデザイン グリッドの上部セクションに表示されるテーブル名を確認して、次の手順に進みます。

      または

      ルックアップ フィールドのクエリがテーブルを参照している場合は、そのテーブルの名前を確認して、次の手順に進みます。

  5. ナビゲーション ウィンドウでそのテーブルをダブルクリックしてデータシート ビューで開いたら、必要に応じてリスト項目を編集します。

テーブルからルックアップ フィールドを特定する

  1. ナビゲーション ウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. クエリのデザイン グリッドの上部セクションで、[データ型] 列のテキスト型、数値型、または Yes/No 型のフィールドをクリックします (フォーカスを置きます)。

  3. テーブルのデザイン グリッドの下部セクションで、[ルックアップ] タブをクリックし、"Row Source Type/値集合タイプ" プロパティおよび "Row Source/値集合ソース" プロパティを探します。

    "Row Source Type/値集合タイプ" プロパティには、[値リスト] または [テーブル/クエリ] と示されています。"Row Source/値集合ソース" プロパティには、値リストまたはクエリが含まれています。

    値リストには、"<項目>";"<項目>";"<項目>" という基本的な構文が使用されます。

    この場合、リストは二重引用符 (") で囲まれてセミコロン (;) で区切られた項目のセットになります。

    通常、選択クエリには、SELECT [<テーブル名またはクエリ名>].[<フィールド名>] FROM [<テーブル名またはクエリ名>] という基本的な構文が使用されます。

    この場合は、クエリに 2 つの句 (SELECT および FROM) が含まれています。1 番目の句は、テーブルまたはクエリと、そのテーブルかクエリのフィールドを参照します。2 番目の句は、テーブルまたはクエリだけを参照します。ここで重要な点は、SELECT 句には、フィールド名が必ず含まれますが、テーブルやクエリの名前は含まれない場合があるということです。ただし、FROM 句は必ずテーブルかクエリを参照します。このため、FROM 句を調べることで、ルックアップ フィールドのソース テーブルやソース クエリが常に見つかるというわけです。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • 値リストを使用している場合は、リストの項目を編集します。各項目は二重引用符で囲み、それぞれセミコロンで区切るようにしてください。

    • ルックアップ フィールドのクエリが別のクエリを参照している場合は、ナビゲーション ウィンドウを使用して、そのクエリをデザイン ビューで開きます (クエリを右クリックして [デザイン ビュー] をクリックします)。クエリのデザイン グリッドの上部セクションに表示されるテーブル名を確認して、次の手順に進みます。

      または

      ルックアップ フィールドのクエリがテーブルを参照している場合は、そのテーブルの名前を確認して、次の手順に進みます。

  5. ナビゲーション ウィンドウでそのテーブルをダブルクリックしてデータシート ビューで開いたら、必要に応じてリスト項目を編集します。

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長さ 0 の文字列 (空文字列) を入力する

Microsoft Access では、Null 値と長さ 0 の文字列という 2 種類の空白値を識別できます。Null 値は未知の値を示し、長さ 0 の文字列は空白を格納するフィールドを示します。たとえば、得意先データのテーブルがあり、そのテーブルに FAX 番号のフィールドが含まれているとします。得意先の FAX 番号が不明な場合は、フィールドを空白にしておきます。その場合、フィールドを空白にしておくと、値が不明であることを示す Null 値が入力されます。後で得意先がファックスを持っていないことがわかった場合は、値がないことを明示的に示す長さ 0 の文字列をフィールドに入力します。

注: プロパティの設定によって、フィールドで Null 値を使用できないようにすることができます。プロパティの設定の詳細については、上述した「データ型がデータの入力方法に及ぼす影響」を参照してください。

  1. テーブルをデータシート ビューで開くか、フォームをフォーム ビューまたはブラウズ ビューで開きます。

  2. 目的のフィールドを選択し、間にスペースを入れずに二重引用符を 2 つ ("") 入力します。

  3. カーソルを別のレコードに移動して、変更内容をデータベースにコミットします。既定では、この引用符は表示されません。

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データのインポートやリンクによってレコードを追加する

インポートしたり、他の Access データベース、Excel ブック、テキスト ファイル、Word 文書では、Microsoft SharePoint サービスを実行しているサーバー上のリストなどのデータ ソースのさまざまな内にあるデータにリンクできます。

このようなデータ ソースからのインポートやリンク設定の方法については、ここでは説明しません。データのインポートとリンク設定については、次のトピックを参照してください。

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データ入力の時間を節約する方法

Access には、データ入力処理を高速化するためのさまざまな方法が用意されています。次のセクションの手順では、フォームのフィールドやリストの既定値を設定する方法、およびデータを分類するときにショートカット キーを使用して値を再利用する方法について説明します。

フィールドやコントロールの既定値を設定する

あるフィールドで多数のレコードが同じ値を共有している場合 (都道府県や市町村など) は、そのフィールドに連結されたコントロールの既定値を設定することで、時間を節約できます。フォームを開いたときや新しいレコードを作成するとき、そのコントロールに既定値が自動的に表示されます。

コントロールの既定値を設定する

  1. フォームをデザイン ビューで開きます。

  2. 既定値を設定するコントロールを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。

  3. [データ] タブで、"DefaultValue/既定値" プロパティを目的の値に設定します。

  4. 手順 1. ~ 3. を繰り返して、新しい既定値を設定します。

別の値を設定する

  • テキスト ボックスの値を変更する場合は、新しいデータを入力します。既定値はいつでも上書きできます。

    または

  • リストの値を変更する場合は、リストから新しい値を選択します。

分類の値を再利用する

レコード間を移動すると、同じ値を使用してレコードを分類する必要があります。繰り返すのショートカット キーを使用して時間を節約できます行うと、その分類の値。たとえば、製品の種類ごとに注文のリストを並べ替えるとします。最初のレコードでは、顧客がソフト飲み物を購入した受注で並べ替えるには、ソフト飲み物を入力します。次のレコードに移動するときにコピーし、その値の並べ替えを再利用することができます。

注: 次の手順は、フォームがフォーム ビューで開いていることが前提となります。

  1. 前のレコードの対応するフィールドの値を再利用するフィールドに移動します。

  2. Ctrl キーを押しながら ' (アポストロフィ) キーを押します。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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