データシートを簡単に表示および印刷できるようにする

Microsoft Office Access 2007 では、テーブルやクエリの結果がデータシート ビューで表示されます。データシートの外観 (データシート ビューでの行と列の表示スタイル) をさまざまな方法でカスタマイズすると、データシートの操作、表示、印刷をより簡単に行うことができます。

この記事では、列を固定する方法や、行に交互に表示する背景色を変更する方法など、データシートの外観をカスタマイズする方法を説明します。

この記事の内容

データシートとは

レイアウトの変更を保存する

列または行のサイズを変更する

列を移動する

フォント、フォント サイズ、書式設定、およびフォントの色を変更する

列の表示と非表示を切り替える

列を固定または固定解除する

枠線のスタイルと背景色を変更する

データシートの外観の既定値を設定する

列の合計を表示する

行に交互に表示する背景色を変更する

データシートとは

データシートには、テーブル、フォーム、またはクエリの結果から、各レコードのフィールドが次のように表 (行と列) の形式で表示されます。

データシート ビューの [従業員] テーブル

[分割フォーム] コマンドを使用して、データシート ビューにフォームを表示することもできます。このコマンドを使用すると、新しいオブジェクト タブが開き、レイアウト ビューとデータシート ビューの 2 つのビューが横に並んだフォームが表示されます。フォームを分割するには、フォームを任意のビューで開き、[作成] タブの [フォーム] で [分割フォーム] をクリックします。

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レイアウトの変更を保存する

データシートのレイアウトや外観を変更した場合は、次回データシートを開いたときにその変更が適用されるように、変更内容を保存することができます。データシートのレイアウトを変更した後にデータシートを閉じると、変更を保存するかどうかの確認が表示されます。[はい] をクリックすると変更が保存され、次回データシートを開いたときに適用されます。[いいえ] をクリックすると変更は破棄され、次回データシートを開いたときには、レイアウトの既定値 (または前回保存した設定) が使用されます。

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列または行のサイズを変更する

場合によっては、データシートのすべての列が画面に入りきらなかったり、個々の列が必要以上のスペースを占めていたりすることがあります。また、行の高さを変更した方がよい場合もあります。テーブル、クエリ、またはフォームをデータシート ビューで開いた後、個々の列のサイズを手動で変更したり、列のサイズを内容に合わせて自動で変更したりできます。データシートの行の高さを変更することもできますが、変更後の高さは個々の行ではなくすべての行に適用されます。

列のサイズを手動で変更する

  • サイズを変更する列の右端をマウスでポイントし、マウス ポインタが双方向矢印に変わったら、必要なサイズになるまでドラッグします。

    データシートの列のサイズ変更

    または

  • 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列の幅] をクリックします。

  • [列の幅] ダイアログ ボックスで、列の幅を入力するか [標準の幅] チェック ボックスをオンにして既定の幅を使用し、[OK] をクリックします。

内容に合わせて列のサイズを変更する

  • 列見出しの右端をダブルクリックします。

    または

  • 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列の幅] をクリックします。

  • [列の幅] ダイアログ ボックスの [自動調整] をクリックします。

行のサイズを変更する

行のサイズを変更すると、すべての行のサイズが変更されます。各行のサイズを個別に変更することはできません。

データシートの行のサイズ変更

  • データシートの左側にある 2 つのレコード セレクターの間をマウスでポイントし、必要なサイズになるまでドラッグします。

    または

  • レコード セレクタを右クリックし、ショートカット メニューの [行の高さ] をクリックします。

  • [行の高さ] ダイアログ ボックスで、行の高さを入力し、[OK] をクリックします。

行の高さを既定のサイズに変更する

  1. レコード セレクタを右クリックし、ショートカット メニューの [行の高さ] をクリックします。

  2. [行の高さ] ダイアログ ボックスで、[標準の高さ] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

注: クイック アクセス ツールバーの [元に戻す] ボタンをクリックしても、列の幅や行の高さを元に戻すことはできません。変更内容を元に戻すには、データシートを閉じ、データシートのレイアウトの変更を保存するかどうかの確認に対して [いいえ] をクリックします。[いいえ] をクリックすると、その他のレイアウトの変更もすべて元に戻されます。

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列を移動する

列を別の場所にドラッグすることで、データシートの列の順番を変更できます。たとえば、この操作で列を一番左に移動して、その列が常に画面に表示されるようにできます。

  1. 列見出しをクリックして列を選択します。

  2. 列を別の場所までドラッグします。カーソルが表示されたら、その位置で列をドロップします。

    名前列を左端に移動する

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フォント、フォント サイズ、書式設定、およびフォントの色を変更する

テーブル、クエリ、またはフォームをデータシート ビューで開いた後、フォントの種類やサイズ、書式設定、色などのフォント特性を変更できます。この変更はデータシート全体に適用されることに注意してください。次回データシートを開いたときに変更が自動的に適用されるようにするには、データシートを閉じるとき、レイアウトの変更を保存するかどうかの確認が表示されたら、[はい] をクリックします。

次の図は、[ホーム] タブの [フォント] を示しています。データシートのフォント特性を変更するには、このグループにあるコマンドを使用します。

リボンの [フォント] グループ

  • [ホーム] タブの [フォント] では、次の操作を行うことができます。

    • フォントを変更するには、[フォント] ボックスでフォントを入力またはクリックします。

    • フォント サイズを変更するには、[フォント サイズ] ボックスでフォント サイズを入力またはクリックします。

    • フォント スタイルを変更するには、[太字]、[斜体]、[下線] のいずれかのボタン (またはこれらの任意の組み合わせ) をクリックします。

    • フォントの色を変更するには、[フォントの色] の横にある矢印をクリックし、パレットから色を選択します。

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列の表示と非表示を切り替える

データシートで作業しているときに、列を非表示にして画面から消すことができます。非表示の列を表示するように指定すると、この操作を元に戻すことができます。たとえば、現時点では必要のない情報が含まれている列を非表示にできます。

注: データシートの列の表示と非表示を切り替えるには、最初にテーブル、クエリ、またはフォームをデータシート ビューで開く必要があります。

列を非表示にする

  1. 非表示にする列を選択します。

    隣接する列を選択するには、Shift キーを押しながら追加の列見出しをクリックします。

    注: 隣接していない列を選択することはできません。この場合は、追加の列を別途選択して非表示にします。

  2. 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列を表示しない] をクリックします。

データシートで列を非表示にする

非表示の列を表示する

  1. 列見出しを右クリックし、[列の再表示] をクリックします。

  2. [列の再表示] ダイアログ ボックスで、非表示の列のチェック ボックスのうち表示する必要があるものをオンにし、[閉じる] をクリックします。

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列を固定または固定解除する

特定の列を左側に表示したままで、データシートをスクロールしたり、データシートの別の場所へ移動したりしたいことがあります。たとえば、レコードを識別しやすくするために、列を同じ場所に保持して、タイトルや ID が常に画面に表示されるようにできます。これを実現するには、1 つまたは複数の列を固定します。

注: データシートの列を固定または固定解除するには、最初にテーブル、クエリ、またはフォームをデータシート ビューで表示する必要があります。

列を固定する

  1. 固定する列を選択します。

    特定の列を選択するには、その列の列見出しをクリックします。隣接する列を選択するには、Shift キーを押しながら追加の列見出しをクリックします。隣接していない列を選択することはできません。追加の列は、別途選択して固定します。

  2. 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列の固定] をクリックします。

    注: 固定した列は、他の列よりも左に移動されます。これらの列を元の位置に戻すには、まず固定を解除し、各列を目的の位置までドラッグする必要があります。

すべての列を固定解除する

  • 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列固定の解除] をクリックします。

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枠線のスタイルと背景色を変更する

枠線のスタイルと背景色を変更して、データシートの外観を変えることができます。また、背景色がレコードに交互に表示されるように設定することもできます。この方法については、「行に交互に表示する背景色を変更する」を参照してください。

注: データシートの枠線のスタイルまたは背景色を設定するには、最初にテーブル、クエリ、またはフォームをデータシート ビューで表示する必要があります。

枠線のスタイルを設定する

  1. [ホーム] タブの [フォント] で、[枠線] の横にある矢印をクリックします。

  2. 使用する枠線のスタイルをクリックします。

    [フォント] グループの [グリッド線] ボタン

背景色を設定する

  1. [ホーム] タブの [フォント] で、[塗りつぶし/背景の色] ボタンの横にある矢印をクリックします。

  2. 使用する背景色をクリックします。

    [フォント] グループの [塗りつぶし/背景色] ボタン

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データシートの外観の既定値を設定する

データシートの初期の外観を決定する既定値をカスタマイズできます。既定値をカスタマイズすることで、すべての新しいデータシートに標準の既定の外観を適用できます。これらの設定は、[Access のオプション] ダイアログ ボックスで変更します。ここで行ったレイアウトの設定は、現在のデータベースだけでなく、すべてのデータベースに適用されます。

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックします。

  2. [Access のオプション] をクリックし、[データシート] をクリックします。

  3. 必要なオプションを設定します。

  4. [OK] をクリックします。

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列の合計を表示する

場合によっては、列の一番下に合計を表示すると便利です。Office Access 2007 では、列内のデータの集計操作を簡略化する、集計行と呼ばれる新しいツールが提供されています。集計行を使用して、平均値や列の項目数、列の最大値または最小値など、他の計算を実行することもできます。

データシートの合計行

データシートを表示しているときに集計行を表示するには、次の手順を実行します。

  1. [ホーム] タブの [レコード] で [集計] をクリックします。

    データシートの一番下に新しい行が表示され、最初の列には "集計" という単語が表示されます。

  2. "集計" と表示されているセルをクリックします。

    セル内に矢印が表示されます。

  3. 矢印をクリックして集計関数を選択します。

    使用できる集計関数は、列のデータの種類によって異なります。たとえば、通貨データを含む列の場合は、上の図のような集計関数の一覧が表示されます。

集計行の使用方法の詳細については、この記事の [参照] セクションのリンクをクリックしてください。

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行に交互に表示する背景色を変更する

通常の背景色とは別に、データシートの行には、交互に表示する背景色を設定できます。交互に表示する背景色を設定すると、隣接する行を簡単に見分けることができます。

注: データシートの行に交互に表示する背景色を変更するには、最初にテーブル、クエリ、またはフォームをデータシート ビューで表示する必要があります。

  1. [ホーム] タブの [フォント] で、[代替の塗りつぶし/背景色] ボタンの横にある矢印をクリックします。

    [フォント] グループの [代替の塗りつぶし/背景色] ボタン

  2. 行に交互に表示する背景色をクリックします。

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