データシートの列を追加、削除する

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Access には、データシートの列を追加または削除するいくつかの方法が用意されています。 データシート ビューを使用して、列を追加または削除し、これらの列のデータ型を設定することができます。 また、作業ウィンドウからフィールドを追加したり、デザイン ビューでデータシートの基になるテーブルを開き、フィールドを追加したりすることもできます。 このトピックでは、それぞれの方法の手順について説明します。

データシートの作成および使用の詳細については、データシート ツールを使用したフォームの作成およびデータシートの操作に関する記事を参照してください。

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データシートの列について

データシート ビューを使用して列を追加する

データシート ビューを使用して列を削除する

デザイン ビューを使用して列を追加する

デザイン ビューを使用して列を削除する

Access で情報の入力時にどのようにデータ型が割り当てられるかについて

データシート ビューで類推されないデータ型を設定する

データシートの列について

データシートとは、データベース テーブルに含まれている情報、またはクエリによって返された結果の視覚的な表現です。 データシートの列は、データベース テーブルのフィールドと同じものを表します。 データシートで列を追加または削除すると、データシートの基になるテーブルでフィールドが追加または削除されます。 そのフィールドにデータが含まれている場合は、その情報も削除されます。

列を操作する

Access を使用すると、データシート ビューでテーブルのフィールドを追加または削除できるため、これらのタスクが迅速かつ簡単になります。 既定では、データシート ビューのすべてのテーブルに、[クリックして追加] というラベルの付いた空白列が含まれるようになりました。 列を追加するには、その列見出しの下にある最初の空白セルにデータを入力します。 また、空白列に 1 つまたは複数のデータを貼り付けることもできます。 列を追加または削除する場合にデザイン ビューを使用する必要はなくなりましたが、必要に応じて使用することもできます。

さらに、新しい列に対して、より一般的なデータ型を設定する必要もなくなりました。 既定では、データベース テーブルのフィールドには、テキスト、日付と時刻、数値など、特定の型のデータが含まれている必要があります。 通常、データ型は、データベースのテーブルを設計するときに設定します。 ただし、Access では、新しい列にデータを入力すると、ほとんどのデータ型が類推できるようになりました。 たとえば、新しいテーブルの最初のフィールドに名前を入力すると、そのフィールドのデータ型はテキスト型に設定されます。 日付を貼り付けると、そのフィールドのデータ型は日付/時刻型に設定されます。その他の場合も同様です。 Access では、複数の国/地域の郵便番号などのデータの組み合わせを貼り付けると、情報を保持するのに最適なデータ型 (通常はテキスト データ型) が選択されます。 詳細については、この記事で後述する「Access で情報の入力時にどのようにデータ型が割り当てられるかについて」を参照してください。

データ型の設定の詳細については、「Access デスクトップ データベースのデータ型」を参照してください。 リレーショナル データベースの設計ルールに詳しくない場合は、「データベース設計の基本」を参照してください。

次のセクションの手順では、データシート ビューとデザイン ビューを使用してデータシートの列を追加および削除する方法について説明します。

データシート ビューを使用して列を追加する

このセクションの手順では、データシート ビューを使用したデータシートへの列の追加、列の名前付け、およびデータの入力を行う方法について説明します。 操作中、以下の手順に従うと、データシートの基になるテーブルのフィールドが変更されることに注意してください。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、フィールドを追加するテーブルを見つけてダブルクリックします。

    テーブルがデータシート ビューに表示されます。

  2. (Windows の [地域と言語] の設定に応じて) データシートの右側または左側にスクロールし、空白列を見つけます。

    既定では、空白列の列見出しに [クリックして追加] という文字が表示されています。

  3. 列見出しの下にある最初の空白行に、何らかのデータを入力します。

    または

    最初の空白セルから開始し、フィールドに 1 つまたは複数のデータを貼り付けます。

    変更内容を保存します。

    入力したデータの種類に基づいて、Access によってフィールドのデータ型が設定されます。 たとえば、名前を入力すると、データ型はテキスト型に設定されます。

    Access でのデータ型の設定の詳細については、「Access で情報の入力時にどのようにデータ型が割り当てられるかについて」を参照してください。 データ型を手動で設定する方法については、この記事で後述する「データシート ビューで類推されないデータ型を設定する」を参照してください。

  4. 列見出しをダブルクリックし、新しいフィールドの名前を入力します。

    または

    列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールド名の変更] をクリックします。 次に、フィールドの名前を入力します。

  5. 変更内容を保存します。

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データシート ビューを使用して列を削除する

データシートから列を削除する前に、いくつかの重要な点に注意してください。

  • 列を削除すると、列内のすべてのデータが削除され、削除を元に戻すことはできません。 そのため、列を削除する前にテーブルをバックアップしてください。

  • 特定の種類の列を削除するには、何らかの追加作業が必要となります。 たとえば、データシート ビューを使用して主キー フィールドを削除することはできません。 このタスクを実行するにはデザイン ビューを使用する必要があります。 また、主キーまたはルックアップ フィールドを削除するには、まずフィールドと、フィールドによるデータの取得元であるテーブルとのリレーションシップを削除する必要があります。 関連するフィールドを削除する方法については、この記事では説明しません。

    詳細については、「データベース設計の基本」、「 Access でテーブルの主キーを追加または変更する」、「リレーションシップを作成、編集、または削除する」、「複数値を持つフィールドを作成または削除する」を参照してください。

データシート ビューの列を削除する

  1. 削除する列の見出し行を右クリックします。

  2. ショートカット メニューの [フィールドの削除] をクリックします。

  3. [はい] をクリックして、削除を確認します。

  4. 変更内容を保存します。

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デザイン ビューを使用して列を追加する

以前のバージョンの Access に詳しい場合は、デザイン ビューの使用経験がいくつかあると思います。 デザイン ビューを離れることなく、利用可能なすべてのデータ型を設定したり、ルックアップ フィールドを作成したりできるので、デザイン ビューの方がデータシート ビューよりも柔軟性が高くなります。

デザイン ビューで列を追加する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    または

    Access ステータス バーで、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. [フィールド名] 列で空白行をクリックし、新しいフィールドの名前を入力します。

  3. [データ型] 列で、新しいフィールド名の横にある、新しい列のデータ型を選択します。

  4. 変更内容を保存します。

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デザイン ビューを使用して列を削除する

データシート ビューで列を削除するためのルールは、デザイン ビューでの作業にも適用されます。列を削除すると、その列のデータがすべて削除されます。 さらに、主キーまたはルックアップ フィールドを削除するには、まずこれらのフィールドのリレーションシップを削除する必要があります。

詳細については、「データベース設計の基本」、「 Access でテーブルの主キーを追加または変更する」、「複数値を持つフィールドを作成または削除する」を参照してください。

デザイン ビューで列を削除する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    または

    Access ステータス バーで、[デザイン ビュー] をクリックします。

  2. 削除するフィールド (行) を選択します。

  3. [デザイン] タブの [ツール] で、[行の削除] をクリックします。

    または

    Del キーを押します。

  4. 変更内容を保存します。

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Access で情報の入力時にどのようにデータ型が割り当てられるかについて

空白のデータシートを作成し、フィールドにデータを入力すると、自動的にフィールドにデータ型が割り当てられます。 次の表は、フィールドに入力できるデータの例と、各データに適用されるデータ型を示しています。

注: フィールドにデータを入力することで、添付ファイル型または OLE オブジェクト型を設定することはできません。また、フィールドにデータを入力することで、リッチ テキスト編集のサポートを有効にすることはできません。

次の表は、データシート ビューでデータを入力した際にどのようにフィールドのデータ型が設定されるかを示しています。

入力内容:

Access で作成されるデータ型とフィールド:

安田

短いテキスト (テキスト型)

256 文字を超えるテキスト ブロックまたはテキストと数字。

長いテキスト (メモ型)

注: データシート ビューを使用してリッチ テキスト形式を有効にすることはできません。 また、メモ型フィールドの [追加のみ] というプロパティを有効にした場合は、既定で、カーソルを置いたテキスト フィールドが非表示になります。

リッチ テキスト形式を有効にする方法については、「リッチ テキスト フィールドを作成または削除する」を参照してください。

http://www.contoso.com

認識されるインターネット プロトコルは、http、ftp、gopher、wais、file、https、mhtml、mailto、msn、news、nntp、midi、cid、prospero、telnet、rlogin、tn3270、pnm、mms、outlook です。

注: Access がプロトコルを識別してハイパーリンク型を設定するためには、プロトコルの後に空白以外の文字を続ける必要があります。

ハイパーリンク

5万

数値型、長整数型

50,000

数値型、長整数型

50,000.99

数値型、倍精度浮動小数点数型

50000.389

数値型、倍精度浮動小数点数型

2019/12/31

日付/時刻型のデータの形式は、Windows の地域と言語の設定で指定されている日付および時刻の形式に応じて設定されます。

日付/時刻型

2019 年 12 月 31 日

注: Access で日付/時刻データ型が類推されるようにするには、曜日以外も入力するか貼り付ける必要があります。 たとえば、「火曜日」と入力した場合、テキスト データ型が選択されます。 日付/時刻データ型が類推されるようにするには、曜日に加えて月を入力する必要があります。

日付/時刻型

10:50:23

日付/時刻型

10:50 am

日付/時刻型

17:50

日付/時刻型

¥1,250

Windows の地域と言語の設定に指定されている通貨記号が認識されます。

通貨

21.75

数値型、倍精度浮動小数点数型

123.00%

数値型、倍精度浮動小数点数型

3.46E+03

数値型、倍精度浮動小数点数型

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データシート ビューで類推されないデータ型を設定する

既定では、一部のタスクはデータシート ビューを使用して実行することができません。

  • 空白セルにデータを貼り付けることで、添付ファイル型または OLE オブジェクト型を設定することはできません。

  • また、データを貼り付けることで、長いテキスト (メモ型) フィールドでのリッチ テキスト編集を有効にすることはできません。 リッチ テキストのサポートを有効にするには、デザイン ビューでフィールドのオプションを設定する必要があります。

このセクションの手順では、これらのタスクを実行する方法について説明します。

添付ファイル データ型を設定する

  1. 事前に選択されていない場合は、データシートの空白列 ([クリックして追加] というラベルの付いた列) を選択します。

  2. ドロップダウン リストで、[添付ファイル] を選択します。

  3. 変更内容を保存します。

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リッチ テキスト編集が可能なテーブルに長いテキスト (メモ型) フィールドを追加する

  1. 事前に選択されていない場合は、データシートの空白列 ([クリックして追加] というラベルの付いた列) を選択します。

  2. ドロップダウン リストで、[リッチ テキスト] を選択します。

  3. 変更内容を保存します。

列をルックアップ フィールドに変換する

既定では、データシート ビューを使用して新しい列をルックアップ フィールドに変換することはできません。 Access を初めて使用する場合、ルックアップ フィールドには、別のソース (テーブルまたは項目のリスト) からのデータがリスト表示されます。 既定では、ドロップ ダウン リストを使用してルックアップ データが表示されますが、フォーム内のリスト ボックス (開いたり閉じたりしないリスト) を使用することもできます。

2 種類のルックアップ フィールド: テーブル ベースのリストと値リストを作成できます。 テーブル ベースのリストでは、クエリを使用して別のテーブルからデータが取得され、値リストには、ハード コーディングされた値のセットが表示されます。 次の手順では、両方の種類のリストの作成方法について説明します。

ルックアップ フィールドを追加する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、新しいデータシートの基となるテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

    または

    Access ステータス バーで、[デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューにテーブルが開きます。

  2. 変換するフィールドを選びます。

    または

    [フィールド名] 列で空白行を選択し、新しいフィールドの名前を入力します。

  3. [デザイン] タブの [ツール] で、[ルックアップ列] をクリックします。

    または

    デザイン ビューで、[データ型] 列の下向き矢印をクリックし、[ルックアップ ウィザード] を選択します。

    ルックアップ ウィザードが起動します。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • テーブル ベースのリストを作成する    

      1. [テーブルまたはクエリの値をルックアップ列に表示する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

      2. [表示] でオプションを選択します。次に、リストからテーブルまたはクエリを選択し、[次へ] をクリックします。 たとえば、テーブルの値をルックアップ フィールドで使用する場合は、[テーブル] をクリックします。 クエリを使う場合は、[クエリ] をクリックします。 データベース内のすべてのテーブルおよびクエリのリストを表示するには、[両方] をクリックします。

      3. ルックアップ リストに表示するフィールドを [選択可能なフィールド] ウィンドウから [選択したフィールド] ウィンドウに移動し、[次へ] をクリックします。

      4. 必要に応じて、前の手順で選んだフィールドの並べ替えを行い、[次へ] をクリックします。

      5. 必要に応じて、ルックアップ リストの各列の幅を調整し、[次へ] をクリックします。

      6. 必要に応じて、[ルックアップ列に付けるラベルを指定してください] の下のボックスに名前を入力します。

      7. 必要に応じて、[複数の値を許可する] チェック ボックスをオンにします。 このオプションをオンにすると、リストから複数の項目を選んで保存することができます。

      8. [完了] をクリックします。 テーブルを保存するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。 ルックアップ クエリが新しいテーブルに追加されます。 既定では、クエリによって、指定したフィールドとソース テーブルの主キーの値が取得されます。 すると、ソース テーブルの主キー フィールドのデータ型に対応するデータ型がルックアップ フィールドに対して設定されます。 たとえば、ソース テーブルの主キー フィールドのデータ型がオートナンバー型である場合、ルックアップ フィールドのデータ型は数値型に設定されます。

      9. データシート ビューに戻り、ルックアップ フィールドのリストから項目を選択します。

        または

  5. 値ベースのリストを作成する    

    1. [表示する値をここで指定する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

    2. リストに表示される列の数を [リストの列数] ボックスに入力し、最初の空白セルに値を入力します。

      最初の値を入力すると、そのセルの下に別の空白セルが表示されます。

    3. 最初の値の入力が終了したら、Tab キーまたは下向きキーを使用してフォーカスを次のセルに移動し、2 番目の値を入力します。

    4. 手順 2. ~ 3. を繰り返してリストの残りの値をすべて入力したら、[次へ] をクリックします。

    5. 必要に応じて、新しいフィールドの名前を入力し、[完了] をクリックします。

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