データをテキスト ファイルにエクスポートする

データをテキスト ファイルにエクスポートする

このトピックでは、Microsoft Access のエクスポート ウィザードを使用してテキスト ファイルにエクスポートする方法について説明します。

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テキスト ファイルへのエクスポートについて

データをテキスト ファイルにエクスポートする

エクスポートについて知っておく必要があること

テキスト ファイル内の見当たらない値または誤っている値のトラブルシューティング

テキスト ファイルへのエクスポートについて

Access のデータを Excel、Word、SharePoint のリストなど、さまざまな形式でエクスポートすることができます。ただし、Access でサポートされていないファイル形式を使用するプログラムにデータをエクスポートすることが必要になる場合もあります。その場合、エクスポート先のプログラムでテキスト (.txt) ファイルを使用できれば、その形式でデータをエクスポートして、生成されたファイルをもう 1 つのプログラムで開くことができます。

テーブル、クエリ、フォーム、レポートをテキスト ファイルとしてエクスポートできます。また、データシート ビューの一部を選択してエクスポートすることもできます。テーブルおよびクエリをエクスポートする場合、オブジェクト全体をエクスポートするか、データのみをエクスポートするかを選択できます。追加の書式設定は必要ありません。

操作が終了すると、Access でテキスト ファイル (*.txt) が作成されます。書式設定を無視することを選択した場合、区切りテキスト ファイル または 固定幅テキスト ファイル のどちらを作成するかを選択できます。書式設定されたデータのエクスポートを選択した場合、Access は、ソース オブジェクトに近いレイアウトで作成を試みます。

エクスポート ウィザードで作成されるテキスト ファイルの種類には、次のものがあります。

  • 区切り記号付きファイル     区切り記号付きファイルでは、各レコードは独自の行として表示され、フィールドは区切り記号と呼ばれる 1 つの文字で区切られます。区切り記号には、コンマ、セミコロンなど、フィールド値に含まれない任意の文字を使うことができます。

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    区切り記号付きファイルの作成を選択できるのは、書式設定なしでテーブルまたはクエリのコンテンツをエクスポートする場合のみです。区切り記号付きファイルには、基になるオブジェクト内のすべてのレコードとフィールドが含まれます。非表示の列およびフィルター処理された行も、他のすべてのデータと共にエクスポートされます。

  • 固定幅ファイル     固定幅ファイルでは、各レコードは個別の行で表示され、各フィールドの幅は、すべてのレコードに渡って一定になります。つまり、どのレコードでも、最初のフィールドの長さは常に 7 文字で、2 番目のフィールドの長さは常に 12 文字などとなります。あるフィールドの実際の値がレコードによって異なる場合、必要な幅より短い値の末尾にはスペース文字が埋め込まれます。

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    固定幅ファイルの作成を選択できるのは、書式設定なしでテーブルまたはクエリのコンテンツをエクスポートする場合のみです。固定幅ファイルには、基になるオブジェクト内のすべてのレコードとフィールドが含まれます。非表示の列およびフィルター処理された行も、他のすべてのデータと共にエクスポートされます。

  • 書式付きファイル     書式付きファイルでは、グリッド内のコンテンツがハイフン (-) およびパイプ文字を使用して整理されます。レコードは行として表示され、フィールドは列として表示されます。フィールド名は、最初の行に表示されます。

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    書式付きファイルの作成を選択できるのは、書式設定を保持したままテーブル、クエリ、フォーム、またはレポート内のデータをエクスポートすることを選択した場合のみです。書式付きファイルには、ソース オブジェクトに含まれている、または現在のビューに表示されているレコードおよびフィールドのみが含まれます。非表示の列およびフィルター処理された行はエクスポートされません。

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データをテキスト ファイルにエクスポートする

データをテキスト ファイルとしてエクスポートするプロセスは、大きく分けて次の手順で構成されます。

  • ソース データベースを開いて確認する

  • エクスポート ウィザードを実行する

  • エクスポート設定を保存して、テキスト ファイルを確認する

以下の手順では、各タスクを実行する方法について説明します。

ソース データベースを開いて確認する

  1. Access でソース データベースを開きます。

  2. ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするデータを含むオブジェクトを選択します。テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。

    注: 1 回のエクスポート操作でエクスポートできるデータベース オブジェクトは 1 つのみです。サブフォームまたはサブデータシートを含むフォームまたはデータシートをエクスポートする場合、メインのフォームまたはデータシートのみがエクスポートされます。サブフォームおよびサブデータシートをテキスト ファイルに表示する必要がある場合は、それぞれについてエクスポート操作を繰り返す必要があります。これに対して、レポートをエクスポートする場合は、レポートに含まれるサブフォームおよびサブレポートもメインのレポートと共にエクスポートされます。

  3. ソース データを調べて、エラー インジケーターまたはエラー値が含まれていないことを確認します。

    データにエラーが含まれている場合は、必ず、それを解決してからデータをエクスポートします。解決しない場合は、テキスト ファイルに null 値が表示されます。

  4. ソース オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合、オブジェクトの書式設定を保持したままでデータをエクスポートするかどうかを決定します。

    この決定は、生成されるファイルの 3 つの側面 (プロセスで作成されるテキスト ファイルの種類、エクスポートされるデータの量、データの表示形式) に影響します。次の表では、書式設定されたデータと書式設定されていないデータのエクスポート結果について説明します。

    エクスポート時の書式設定

    ソース オブジェクト

    生成されるファイルの種類

    フィールドとレコード

    書式設定

    なし

    テーブルまたはクエリのいずれかである必要があります。

    区切り記号付きファイルまたは固定幅ファイル

    基になるオブジェクトのすべてのフィールドとレコードがエクスポートされます。

    エクスポート操作の実行中、[書式設定] プロパティの設定は無視されます。

    ルックアップ フィールドの場合、ルックアップ ID の値のみがエクスポートされます。

    あり

    テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。

    書式付きファイル

    現在のビューまたはソース オブジェクトに表示されているフィールドおよびレコードのみがエクスポートされます。

    ウィザードは、各列の [書式設定] プロパティの設定に従います。

    リッチ テキスト形式は無視されます。

    ルックアップ フィールドの場合、ルックアップ値がエクスポートされます。

    ハイパーリンクはテキスト ファイル内で切り詰められることがあります。

  5. テーブル、クエリ、またはフォームの一部のみをエクスポートするには、データシート ビューでオブジェクトを開き、必要なレコードのみを選択します。

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エクスポート ウィザードを実行する

  1. Access ナビゲーション ウィンドウで、ソース オブジェクトを右クリックし、[エクスポート] をポイントして [テキスト ファイル] をクリックします。ナビゲーション ウィンドウでソース オブジェクトを強調表示してエクスポート - テキスト ファイル ウィザードを起動し、[外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[テキスト ファイル] をクリックすることもできます。

    [エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスが開きます。

    [エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスで、エクスポート オプションを選択します。

  2. [エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスで、Access で提案されるテキスト ファイル名を受け入れるか、変更します。

  3. テーブルまたはクエリのエクスポートで、書式設定およびレイアウトを保持してデータをエクスポートする場合は、[書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] チェック ボックスをオンにします。フォームまたはレポートをエクスポートする場合、このオプションは既にオンになっていますが、淡色で表示されます。

    注: 最初のチェック ボックスをオンにしなければ、2 番目と 3 番目のチェック ボックスをオンにすることはできません。

  4. エクスポート操作の完了後にエクスポート先のテキスト ファイルを表示するには、[エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。

  5. ソースがデータシートで、開いているデータシートで一部のレコードを選択してからエクスポート操作を開始する場合、[選択したレコードのみをエクスポートする] チェック ボックスをオンにすることができます。ただし、データシート ビュー内のすべてのレコードをエクスポートする場合は、このチェック ボックスをオフのままにします。

    注: ソース データシート内のレコードをどれも選択しない場合、またはソースがデータシートではない場合、このチェック ボックスを使用することはできません (淡色で表示されます)。

  6. [OK] をクリックします。

  7. 手順 2 で指定するテキスト ファイルが既に存在する場合、Access により、ファイルを上書きするかどうかの確認を求められます。[はい] をクリックして上書きするか、[いいえ] をクリックして [エクスポート - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスに戻って別の名前を指定します。

    重要: 既存のテキスト ファイルにデータを追加することはできません。

  8. 書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする場合、ファイルの保存に使用するエンコーディングを選択するように求められます。既定を受け入れるか、必要なオプションを選択して、[OK] をクリックします。

    Access により、データがエクスポートされ、ウィザードの最後のページに状態が表示されます。

  9. 書式設定またはレイアウトなしでのデータのエクスポートを選択した場合、テキスト エクスポート ウィザードが起動し、作成するテキスト ファイルの種類を選択するように求められます。[区切り記号付き] または [固定幅] をクリックし、[次へ] をクリックします。

    通常、どちらを選択するかは、エクスポートされたファイルを使用するシステムによって異なります。区切り記号付きファイルで動作するプログラムもあれば、区切り記号付きファイルと固定幅ファイルのいずれであっても動作するプログラムもあります。ユーザーがデータを確認する必要がある場合、固定幅ファイルの方が区切り記号付きファイルよりもはるかに見やすい可能性があります。

  10. 前の手順で選択したファイルに基づいて、以降のいずれかのセクションの操作を実行します。

    • 区切り記号付き    

      • [フィールド区切り記号:] で、フィールドを区切る文字 (タブ、セミコロン、コンマ、スペース、またはその他) を選択するか、指定します。

      • テキスト ファイルにフィールド名を含めるには、[先頭行をフィールド名として使う] チェック ボックスをオンにします。

      • [テキスト区切り記号] の一覧で、テキスト区切り記号 (テキスト値を囲むために使用する文字) を選択します。単一引用符または二重引用符のペアで値リストを囲むと、値を値リストにまとめて保持できます。このため、ソース データに、複数値を持つフィールドが含まれており、区切り文字としてセミコロンを選択した場合、テキスト区切り記号の選択が非常に重要になります。

    • 固定幅    

      • フィールドを区切る垂直線を確認して配置します。必要に応じて、右側にスクロールしてフィールド全体を確認します。

  11. ウィザードの最後のページで、テキスト ファイルのファイル名とパスを編集するか、そのままにして、[次へ] をクリックします。

  12. [完了] をクリックします。Access により、データがエクスポートされ、ウィザードの最後のページにエクスポート操作の状態が表示されます。

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エクスポートについて知っておく必要があること

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テキスト ファイル内の見当たらない値または誤っている値のトラブルシューティング

次の表は、一般的なエラーのトラブルシューティングを行うさまざまな方法をまとめたものです。

ヒント:  不足している値が少ない場合は、Excel ファイル内で修正します。そうでない場合は、ソース オブジェクトを Access データベース内で修正してから、エクスポート操作を繰り返してください。

問題

説明

フィールド名が存在しない

固定幅ファイルの場合は、フィールド名が含まれないので、テキスト ファイルに手動で追加します。区切り記号付きファイルの場合、ウィザードで[先頭行をフィールド名として使う] チェック ボックスをオンにすると、フィールド名が含まれます。

複数値を持つフィールドが表示される

既定では、複数の値をサポートするフィールドは、セミコロン (;) で区切られ、二重引用符 ("") で囲まれた値リストとしてエクスポートされます。フィールド区切り記号をセミコロンに設定し、テキスト区切り記号を [なし] に変更した場合、複数値リストの各値が個別のフィールドに属しているように表示されます。区切り文字の設定を変更してエクスポート操作をもう一度実行するか、手動で、テキスト ファイル内の複数値を持つフィールドの値を二重引用符で囲みます。

画像、オブジェクト、添付ファイルが存在しない

グラフィック要素 (ロゴ、OLE オブジェクト フィールドの内容、ソース データの一部である添付ファイルなど) はエクスポートされません。

Graph オブジェクトが存在しない

Microsoft Graph オブジェクトを含むフォームまたはレポートをエクスポートした場合、Graph オブジェクトはエクスポートされません。

式が存在しない

値の計算に使用された式は、テキスト ファイルにエクスポートされません。式の結果のみがエクスポートされます。エクスポート操作の完了後に、数式をテキスト ファイルに手動で追加します。

サブフォームやサブデータシートが存在しない

フォームまたはデータシートをエクスポートした場合、メイン フォームまたはデータシートのみがエクスポートされます。必要なサブフォームおよびサブデータシートごとにエクスポート操作を繰り返します。

はい/いいえフィールドに値 1 および 0 が表示される

データを区切り記号付きファイルまたは固定幅ファイルにエクスポートした場合、はい/いいえフィールドの値は、1 (「真」または「はい」) および 0 (「偽」または「いいえ」) で表示されます。テキスト ファイル内で検索と置換操作を行って、値を修正します。

Null 値

ソース ファイルを調べて、対応する値がソース フィールド内で正しく表示されていることを確認します。エラー値やサポートされていない値が見つかった場合は、ソースを修正して再度エクスポートを実行します。

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