テーブルの概要

すべての情報やデータはテーブルに保存されるため、テーブルはデータベースにとって重要なオブジェクトです。たとえば、ビジネス用のデータベースには、サプライヤーの名前、電子メール アドレス、電話番号を格納する、"連絡先" テーブルを設定できます。この記事では、Access のテーブルの概要を示します。テーブルを作成する前に、要件について検討し、必要なすべてのテーブルを特定してください。データベースの計画とデザインの概要については、「データベース設計の基本」をご覧ください。

この記事の内容

概要

Access デスクトップ データベースにテーブルを追加する

テーブルを保存する

概要

Access のようなリレーショナル データベースでは、複数の関連テーブルがあるのが一般的です。優れたデザインのデータベースでは、特定の主題 (従業員や製品など) に関するデータがテーブルごとに格納されます。テーブルにはレコード (行) とフィールド (列) があります。フィールドには、さまざまな種類のデータ (テキスト、数値、日付、ハイパーリンクなど) が設定されます。

レコードとフィールドのレイアウトを示す、Access の Customers テーブル

  1. レコード: 特定の従業員や製品に関する情報など、特定のデータが保存されます。

  2. フィールド: 名前や電子メール アドレスなど、テーブルの主題の 1 つの側面に関するデータが保存されます。

  3. フィールド値: 各レコードには 1 つのフィールド値があります。たとえば、Contoso, Ltd. や someone@example.com などです。

テーブルとフィールドのプロパティ

テーブルとフィールドの特性や動作を定義し、制御するのがプロパティです。 テーブルのプロパティは、テーブルのプロパティ シートで設定されます。たとえば、テーブルの "既定のビュー" プロパティを設定して、テーブルの既定の表示を指定できます。フィールドのプロパティは、フィールドの特定の動作を定義します。[フィールド プロパティ] ウィンドウを使って、デザイン ビューで任意のフィールド プロパティを設定することもできます。すべてのフィールドにデータ型があります。これは、フィールドに格納される情報の種類を定義します。データ型の例として、複数行テキストや通貨が挙げられます。

テーブル リレーションシップ

データベースの各テーブルには特定の主題に関するデータが格納されますが、Access などのリレーショナル データベースのテーブルには関連する主題に関するデータが格納されます。データベースに格納されるテーブルの一例を次に示します。

  • 自社の顧客やその住所を一覧表示する顧客テーブル

  • 各アイテムの価格や画像などの情報を含め、販売する製品を一覧表示する製品テーブル

  • 顧客の注文を記録する注文テーブル

別々のテーブルに格納されているデータを関連付けるには、リレーションシップを作成します。リレーションシップとは、共通のフィールドを持つ 2 つのテーブル間の論理的な関連付けです。

キー

テーブル リレーションシップの一部であるフィールドは、キーと呼ばれます。キーは通常は 1 つのフィールドから成りますが、複数のフィールドから成る場合もあります。キーは 2 種類あります。

  • 主キー: テーブルで設定できる主キーは 1 つだけです。主キーは、テーブルに格納された各レコードを一意に識別する 1 つ以上のフィールドから成ります。Access では、ID 番号と呼ばれ、主キーとして機能する一意の識別番号が自動的に提供されます。詳細については、「テーブルの主キーを追加または変更する」をご覧ください。

  • 外部キー:  テーブルには 1 つ以上の外部キーを設定できます。外部キーには、別のテーブルの主キーの値に対応する値が含まれます。たとえば、各注文に "顧客" テーブルのレコードに対応する顧客 ID 番号が含まれる "注文" テーブルなどが考えられます。この顧客 ID のフィールドが "注文" テーブルの外部キーになります。

キー フィールド間の値の対応関係は、テーブル リレーションシップの基礎となります。関連テーブルのデータを関連付けるには、テーブル リレーションシップを使用します。たとえば、"顧客" テーブルと "注文" テーブルがあるとします。"顧客" テーブルの各レコードは、主キー フィールドである ID フィールドで識別されています。

各注文を顧客に関連付けるには、"顧客" テーブルの ID フィールドに対応する外部キー フィールドを "注文" テーブルに追加し、2 つのキー間のリレーションシップを作成します。レコードを "注文" テーブルに追加する場合は、"顧客" テーブルの顧客 ID の値を使用します。注文の顧客に関する情報を確認するときは、このリレーションシップを使用して "注文" テーブルのレコードと "顧客" テーブルのデータの対応関係を調べます。

[リレーションシップ] ウィンドウに表示される Access のテーブル リレーションシップ
  1. 主キー。フィールド名の横のキー アイコンが目印です。

  2. 外部キー。アイコンが表示されていないことに注目してください。

リレーションシップを使用する利点

データを関連テーブルに分けておくと、次の利点を得ることができます。

  • 一貫性   各データ項目は 1 つのテーブルに 1 回だけ記録されるので、明確さと一貫性が高まります。たとえば、注文データ用のテーブルに顧客名を繰り返し保存すると一貫性が損なわれる可能性がありますが、リレーションシップを使用すると、顧客に関するテーブルに顧客名を 1 回保存するだけで済みます。

  • 効率性   データを 1 か所にまとめて保存すれば、ディスク領域を節約できます。また、テーブルのサイズが小さい方が、データをすばやく取得できます。さらに、主題ごとに異なるテーブルを使用しないと、テーブルに null 値 (空のデータ) や重複データが生じます。どちらも領域の浪費とパフォーマンスの低下につながる可能性があります。

  • 包含性   データベースのデザインからの方が、主題が各テーブルに適切に分けられているかどうかを容易に把握できます。

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Access デスクトップ データベースにテーブルを追加する

既存のどのテーブルにも属していないデータを格納した新しいソースがある場合は、新しいテーブルを作成します。テーブルを Access データベースに追加する方法には、新しいデータベースを作成する方法、既存のデータベースにテーブルを挿入する方法、別のデータ ソース  (Microsoft Excel ブック、Microsoft Word 文書、テキスト ファイル、Web サービス、他のデータベースなど) のテーブルをインポートするか、それらにリンクする方法があります。空のデータベースを新たに作成すると、新しい空のテーブルが自動的に挿入されます。その後で、テーブルにデータを入力し、フィールドの定義を開始できます。

テーブルにフィールドを追加する方法については、「テーブルに新しいフィールドを挿入、追加、作成する」の記事を参照してください。

新しいテーブルを新しいデスクトップ データベースに作成する

  1. [ファイル] メニューの [新規作成]、[空のデスクトップ データベース] の順にクリックします。

  2. [ファイル名] ボックスに、新しいデータベースのファイル名を入力します。

  3. 別の場所にデータベースを保存するには、フォルダーのアイコンをクリックします。

  4. [作成] をクリックします。

新しいデータベースが Table1 というテーブル名で開くので、格納するデータの種類に基づいて名前を変更します。

新しいテーブルを既存のデータベースに作成する

  1. [ファイル]、[開く] の順にクリックし、そのデータベースが [最近使ったファイル] の一覧に表示されている場合はクリックします。一覧表示されていない場合は、表示オプションの 1 つを選択して目的のデータベースを探します。

  2. [作成] の [テーブル] をクリックします。

新しいテーブルがデータシート ビューに追加されて開きます。

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外部データ

リンクできる外部データ ソースは、他のデータベース、テキスト ファイル、Excel ブックなど、さまざまです。Access では、外部データにリンクすると、そのリンクをテーブルと同じように扱うことができます。外部データ ソースとリンクの作成方法に応じて、リンク テーブルでデータを編集し、リンク テーブルに関係するリレーションシップを作成できます。ただし、リンクを使用して外部データのデザインを変更することはできません。

インポートまたはリンクによりテーブルを作成する

他の場所に保存されているデータをインポートするか、それらのデータにリンクすることで、テーブルを作成できます。この操作は、Excel シート、Windows SharePoint Services リスト、XML ファイル、他の Access データベース、Microsoft Outlook フォルダーなどのデータに対して行うことができます。

データをインポートすると、現在のデータベースの新しいテーブルにデータのコピーが作成されます。その後でソース データを変更しても、インポートしたデータには反映されません。逆に、インポートしたデータを変更しても、ソース データには反映されません。データ ソースに接続してデータをインポートした後は、ソースに接続しなくてもインポートしたデータを使用できます。インポートしたテーブルのデザインは変更できます。

データにリンクするときに、現在のデータベース内にリンク テーブルを作成します。これは、他の場所に保存されている既存の情報にアクセスできるリンクとして機能します。リンク テーブル内のデータを変更すると、ソース内の対応するデータが変更されます。データがソース内で変更されると、変更内容はリンク テーブルに反映されます。リンク テーブルを使用する場合は常に、データ ソースに接続できる必要があります。リンク テーブルのデザインは変更できません。

注: リンク テーブルを使用して Excel シート内のデータを編集することはできません。その解決策として、ソース データを Access データベースにインポートし、Excel からデータベースにリンクしてください。Excel から Access へのリンクの詳細については、Excel ヘルプを検索してください。

外部データのインポートおよびリンクにより新しいテーブルを作成する

  1. [外部データ] タブの [インポートとリンク] で、利用可能なデータ ソースを 1 つクリックします。

  2. 各手順で表示されるダイアログ ボックスの指示に従って操作します。

    Access により新しいテーブルが作成され、ナビゲーション ウィンドウに表示されます。

ヒント: SharePoint リストのインポートや SharePoint リストへのリンクも行うことができます。詳細については、「SharePoint リストからデータをインポートする、SharePoint リストにデータをリンクする」をご覧ください。

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Web サービスを使用してテーブルを作成する

Web サービス インターフェイスを提供する Web サイトのデータに接続するテーブルをデータベースに作成できます。

注: Web サービス テーブルは読み取り専用です。

  1. [外部データ] タブの [インポートとリンク] で [その他] をクリックし、[データ サービス] をクリックします。

  2. 使用する接続が既にインストールされている場合は、手順 5. に進んでください。それ以外の場合は、次の手順に進みます。

  3. [新しい接続のインストール] をクリックします。

  4. 使用する接続ファイルをクリックし、[OK] をクリックします。

  5. [Web サービス データへのリンクの作成] ダイアログ ボックスで、使用する接続を展開します。

  6. リンク先のテーブルを選択します。ダイアログ ボックスの右側にフィールドが表示されます。

  7. 必要に応じて、[リンク名を指定してください] ボックスにリンク テーブルの名前を入力します。これが Access のナビゲーション ウィンドウでリンク テーブルの名前として使用されます。

  8. [OK] をクリックします。リンク テーブルが作成されます。

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デスクトップ データベースのテーブル プロパティを設定する

テーブル全体またはレコード全体に適用されるプロパティを設定できます。

  1. プロパティを設定するテーブルを選択します。

  2. [ホーム] タブの [表示] で [表示] をクリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

  3. [デザイン] タブの [表示/非表示] グループの [プロパティ シート] をクリックします。

    Access の [デザイン] タブの [表示/非表示] グループ .

  4. プロパティ シートの [標準] タブをクリックします。

  5. 設定するプロパティの左のボックスをクリックしてから、そのプロパティの設定を入力します。テーブルのプロパティの一覧を表示するには、[使用できるテーブル プロパティ] をクリックしてください。

  6. Ctrl キーを押しながら S キーを押して変更内容を保存します。

    使用するテーブル プロパティ

    目的

    SharePoint サイトでビューを表示

    テーブルに基づくビューを SharePoint サイトで表示できるようにするかどうかを指定します。

    注: この設定の効果は、"SharePoint サイトですべてのビューを表示" データベース プロパティの設定に応じて変わります。

    展開したサブデータシート

    テーブルを開いたときに、すべてのサブデータシートを展開します。

    サブデータシートの高さ

    次のいずれかの操作を行います。

    • サブデータシート ウィンドウを展開してすべての行を表示する場合は、このプロパティを 0 インチのままにします。

    • サブデータシートの高さを制御する場合は、目的の高さをインチ単位で入力します。

    印刷の向き

    左から右方向に書く言語であるか右から左方向に書く言語であるかによって、表示方向を設定します。

    説明

    テーブルの説明を入力します。この説明は、テーブルのツールヒントに表示されます。

    既定のビュー

    [データシート]、[ピボットテーブル]、または [ピボットグラフ] をテーブルを開いたときの既定のビューに設定します。

    入力規則

    レコードを追加または変更する際に必ず真となる必要がある式を入力します。

    エラーメッセージ

    レコードが "入力規則" プロパティの式に違反したときに表示されるメッセージを入力します。

    フィルター​​

    一致した行のみをデータシート ビューに表示するための条件を定義します。

    並べ替え

    1 つ以上のフィールドを選択して、データシート ビューでの行の既定の並べ替え順を指定します。

    サブデータシート名

    サブデータシートをデータシート ビューに表示するかどうかを指定します。表示する場合は、どのテーブルまたはクエリからサブデータシートに行が提供されるかを指定します。

    リンク子フィールド

    テーブルに対して指定されている "リンク親フィールド" プロパティに一致し、サブデータシートに使用される、テーブルやクエリ内のフィールド リストを示します。

    リンク親フィールド

    テーブルに対して指定されている "リンク子フィールド" プロパティに一致する、テーブル内のフィールド リストを示します。

    読み込み時にフィルターを適用

    テーブルがデータシート ビューで開かれたときに、"フィルター" プロパティのフィルター条件を自動的に適用します ("フィルター" プロパティが [はい] に設定されている場合)。

    読み込み時に並べ替えを適用

    テーブルがデータシート ビューで開かれたときに、"並べ替え" プロパティの並べ替え条件を自動的に適用します ("並べ替え" プロパティが [はい] に設定されている場合)。

    ヒント: プロパティ ボックスで設定の入力領域または編集領域を拡大するには、Shift キーを押しながら F2 キーを押して、[ズーム] ボックスを表示します。"入力規則" プロパティを式に設定する際に、効率よく作成するには、[入力規則] プロパティ ボックスの横にある [ビルダー] ボタン をクリックして、式ビルダーを表示します。

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Access デスクトップ データベースでテーブルにフィールドを追加する

記録する必要のあるデータを、それぞれ個別のフィールドに格納します。たとえば、連絡先テーブルには、姓、名、電話番号、住所用のフィールドを作成し、製品テーブルには、製品名、製品 ID、価格用のフィールドを作成します。

フィールドを作成する前に、データを使いやすい小さな要素に分けてください。後でデータを分割するよりも、結合する方がはるかに簡単です。たとえば、"氏名" フィールドの代わりに、"姓" フィールドと "名" フィールドを分けて作成することを検討してください。そうすれば、姓と名のどちらか一方または両方を使用して、検索や並べ替えを簡単に行うことができます。データ項目のレポート、並べ替え、検索、または計算を行う予定がある場合は、1 つのフィールドにその項目だけを入力します。

フィールドを作成したら、フィールド プロパティを設定して、フィールドの外観と動作も設定できます。

Access では、データシート ビューで新しい列にデータを入力することにより、新しいフィールドを作成することができます。この方法でフィールドを作成すると、入力した値に基づいてフィールドのデータ型が自動的に割り当てられます。入力した値からテキスト型以外のデータ型が推測されない場合は、テキスト型に設定されますが、データ型は変更できます。

データを入力してフィールドを追加する

データシート ビューで新しいテーブルを作成する場合や、既存のテーブルを開く場合は、データシートの [新しいフィールドの追加] 列にデータを入力して、テーブルにフィールドを追加できます。

[新しいフィールドの追加] 列のある Access のデータシート

1. 空白の [新しいフィールドの追加] 列にデータを入力します。

新しいフィールドを追加するには、次の操作を行います。

  1. テーブルをデータシート ビューで作成するか、開きます。

  2. [新しいフィールドの追加] 列に、作成するフィールドの名前を入力します。フィールドを特定しやすいように、わかりやすい名前を使用してください。

  3. 新しいフィールドにデータを入力します。

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フィールドのプロパティを設定する

フィールドを作成した後で、フィールド プロパティを設定して、その外観と動作を制御できます。

たとえば、フィールド プロパティを設定すると、以下のことができます。

  • フィールド内のデータの外観を制御する

  • フィールドに不適切なデータが入力されるのを防ぐ

  • フィールドの既定値を指定する

  • フィールドの検索と並べ替えを迅速化する

用意されているフィールド プロパティの一部は、データシート ビューでの作業中に設定できます。ただし、すべてのフィールド プロパティにアクセスして設定するには、デザイン ビューを使用してください。

データシート ビューでフィールド プロパティを設定する

データシート ビューでの作業中には、フィールドの名前、データ型、"書式" プロパティを変更できます。フィールドのその他のプロパティの一部も変更できます。

  • データシート ビューでテーブルを開くには、次の操作を行います。   ナビゲーション ウィンドウで、目的のテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [データシート ビュー] をクリックします。

  • フィールドの名前を変更するには、次の操作を行います。   データシート ビューでデータを入力してフィールドを追加すると、そのフィールドには汎用名が自動的に割り当てられます。新しい最初のフィールドには Field1、次のフィールドには Field2 と割り当てられます。既定では、フィールドの名前はフィールドが表示される場所のラベル (データシートの列見出しなど) として使用されます。フィールドの名前をわかりやすいものに変更すると、レコードを表示または編集する際に扱いやすくなります。

  • 名前を変更するフィールドの見出し (Field1 など) を右クリックします。

  • ショートカット メニューの [列名の変更] をクリックします。

  • フィールドの見出しに新しい名前を入力します。

フィールド名に使用できる文字 (数字も可) の数は、スペースも含めて 64 文字までです。

フィールドのデータ型を変更する

データシート ビューでデータを入力してフィールドを作成すると、Access によってそのデータが調べられ、フィールドの最適なデータ型が決定されます。たとえば、「1/1/2006」と入力した場合、このデータは日付と判断され、フィールドのデータ型は日付/時刻型に設定されます。Access でデータ型を特定できない場合、既定でテキスト型に設定されます。

フィールドのデータ型に応じて、設定できる他のフィールド プロパティが決まります。たとえば、ハイパーリンク型またはメモ型のフィールドで設定できるのは、"追加のみ" プロパティだけです。

フィールドのデータ型を手動で変更しなければならない場合もあります。たとえば、10/2001 のように、日付に似た部屋番号があるとします。データシート ビューで新しいフィールドに「10/2001」と入力すると、データ型の自動検出機能によって、そのフィールドには日付/時刻型が選択されます。部屋番号は日付ではなくラベルなので、本来はテキスト型を使用してください。フィールドのデータ型を変更するには、次の手順に従います。

  1. [データシート]タブをクリックします。

  2. [データの型と表示形式] で、[データ型] ボックスの一覧から目的のデータ型を選択します。

    [データ型と書式設定] グループの Access のリボンの画像

フィールドの書式を変更する

入力したデータの種類によっては、新しいフィールドのデータ型が決定されるだけでなく、フィールドの "書式" プロパティも設定されることがあります。たとえば、「10:50 a.m.」と入力した場合は、データ型が日付/時刻型に設定され、さらに "書式" プロパティが "時刻 (M)" に設定されます。フィールドの "書式" プロパティを手動で変更するには、次の操作を行います。

  1. リボンの [データシート] タブをクリックします。

  2. [データの型と表示形式] の [書式] ボックスの一覧で、目的の形式を入力します。

    注: フィールドのデータ型 (テキスト型など) によっては、[書式] ボックスの一覧を使用できない場合があります。

その他のフィールド プロパティを設定する

  1. データシート ビューで、プロパティを設定するフィールドをクリックします。

  2. [データシート] タブの [データの型と表示形式] で、目的のプロパティを選択します。

    [データ型と書式設定] グループの Access のリボンの画像

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フィールドのプロパティを設定する

デザイン ビューでテーブルを開くと、フィールド プロパティを設定できます。

  • データシート ビューでテーブルを開くには、次の操作を行います。   ナビゲーション ウィンドウで、目的のテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  • フィールドのデータ型を変更するには、次の操作を行います。   データ型を設定するフィールドの名前を探し、[データ型] フィールドをクリックして、一覧からデータ型を選択します。

  • その他のフィールド プロパティを設定するには、次の操作を行います。   テーブル デザイン グリッドで、プロパティを設定するフィールドを選択します。[フィールド プロパティ] ウィンドウで、各プロパティについて目的の設定を入力します。Ctrl キーを押しながら S キーを押して変更内容を保存します。

    注: 設定できるプロパティは、フィールドのデータ型に応じて変わります。

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テーブルを保存する

テーブルを作成または変更した後、デスクトップのデータベースにそのデザインを保存する必要があります。テーブルを初めて保存する場合には、その内容を示す名前を付けます。英数字ではスペースも含めて最大 64 文字を使用できます。たとえば、テーブルに「顧客」、「部品在庫」、「製品」などの名前を付けます。

Access ではテーブルに名前を付けると、多くの柔軟性が提供されますが、注意の必要な制限がいくつかあります。テーブル名は最大 64 文字で、文字、数字、スペース、および特殊記号の任意の組み合わせを含めることができます。ただし、ピリオド (.)、感嘆符 (!)、角かっこ ([])、先頭のスペース、先頭の等号 (=)、または復帰などの印刷できない文字は除きます。名前に次の文字を含めることもできません: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.。

ヒント: データベース内のオブジェクトについて命名規則を定めて、それを一貫して使用する必要があります。

  1. クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックするか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

  2. テーブルを初めて保存する場合には、テーブルの名前を入力して [OK] をクリックします。

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